CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ðỐI VỚI HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
2.3.3 Kiểm soỏt quỏ trỡnh xuất chuyển, nhập kho giữa cỏc ủơn vị
Hình 2.8. Nhập lại vật tư chuyển từ kho XN về kho Công Ty (công trình có mã) Thủ kho cụng ty cú trỏch nhiệm kiểm tra hàng nhập cú ủỳng với chủng loại và tiến hành tiếp nhận nhập kho theo bảng kờ ủề nghị nhập. Việc nhập sau khi hoàn tất, thủ kho ký xác nhận, người giao là nhân viên giao hàng tại cỏc ủơn vị, thủ kho cú trỏch nhiệm sắp xếp hàng vào kho ủỳng nơi quy ủịnh.
Bảng kờ nhập vật tư, sau ủú ủược chuyển về lại cho Ban Kế hoạch- ðầu tư kiểm tra lập phiếu nhập kho, phiếu nhập sau khi ủó lập phải cú ủầy ủủ chữ ký của thủ kho cụng ty, giỏm ủốc Ban Kế hoạch- ðầu tư và Tổng giỏm cụng ty.
Kiểm tra ðối chiếu Ban KH-
ðT
Tổng giỏm ủốc Thủ kho
Giỏm ủốc XN
K.T Vật Tư
D Bộ phận sử
dụng
Thẻ kho ðề nghị nhập
vật tư
Nhập liệu
ðề nghị nhập vật tư ðề nghị nhập
vật tư ðề nghị nhập
vật tư ðề nghị nhập
vật tư ðề nghị nhập
vật tư
Kiểm tra nhập liệu Nhập kho
D PNK PNK
PNK PNK
PNK PNK PNK
PNK PNK PNK PNK
Phiếu nhập ủược lập thành 4 liờn: Nhõn viờn nhập giữ 1 liờn kốm bản sao bảng kờ nhập vật tư, 1 liờn lưu tại Ban Kế hoạch- ðầu tủể nhập liệu và lưu, 1 liên thủ kho công ty theo dõi vào thẻ, 1 liên kèm bảng gốc Bảng kê nhập vật tư ủưa lại cho kế toỏn vật tư theo dừi kiểm tra, kiểm soỏt,hạch toỏn, lưu chứng từ.
Rủi ro bảng kê nhập: dựa theo hồ sơ dự toán không có mã vật tư, do vậy dễ xảy ra trường hợp thủ kho cụng ty nhận vật tư khụng ủỳng với vật tư ủó xuất theo cụng trỡnh, khi phỏt hiện sai sút tại Ban Kế hoạch- ðầu tư dẫn ủến mất thời gian, quy trỡnh chứng từ lại thực hiện lại, mất thời gian.
• Trường hợp xuất chuyển vật tư nhập lại tại các kho nhỏ của Xí nghiệp Nhằm phục vụ cho mục ủớch cung ứng hàng kịp thời cho hoạt ủộng sản xuất kinh doanh giữa cỏc ủơn vị, nờn nhiều phõn hệ kho ủược mở riờng cho từng ủơn vị quản lý, việc mở riờng cỏc kho này giỳp cho cỏc xớ nghiệp giản ủơn ủược quy trỡnh cung ứng nhưng ủụi khi vẫn xảy ra trường hợp thiếu hụt vật tư bất thường ở kho này, dư thừa ở các kho khác.
Khi cỏc ủơn vị ủề xuất xin vật tư, nhõn viờn lập phiếu kiểm tra nếu vật tư trờn 2 kho vật tư lớn của cụng ty ủều tồn kho khụng ủủ xuất, bỏo lại cho nhõn viờn mua hàng kiểm tra liờn lạc với cỏc kho ủơn vị kiểm tra lại lượng tồn kho, kế hoạch SXKD của ủơn vị và ủề nghị chuyển lại số lượng vật tư cú thể ủỏp ứng ủược về lại kho cụng ty. Thủ tục làm phiếu chuyển kho ủược lập tại kho của xí nghiệp, nội dung phiếu chuyển giống như chuyển từ kho công ty về kho xí nghiệp, chỉ khác là kho chuyển là kho xí nghiệp và kho nhận là kho lớn công ty.
Người lập phiếu chuyển kho từ kho xí nghiệp là kế toán xí nghiệp, kiểm tra lại lượng tồn kho tối thiểu cho phộp và xin ý kiến lónh ủạo trực tiếp. Phiếu chuyển kho phải cú ủầy ủủ cỏc thụng tin cần thiết, chữ ký cỏc bờn: bờn nhận:là thủ kho công ty; bên giao: là thủ kho của xí nghiệp và Gð Ban KHðT
ký. Việc nhập liệu vào phần mềm quản lý kho, do kế toán xí nghiệp thực hiện sau khi thủ kho xớ nghiệp ủó hoàn tất việc nhập vật tư về kho cụng ty
Hình 2.9. Nhập vật tư chuyển từ kho XN về kho Công Ty
PCK ủược lập thành 5 liờn: 1 liờn thủ kho cụng ty giữ ủể vào thẻ kho, 1 liên lưu tại Ban Kế hoạch- ðầu tư nhập liệu và lưu, 1 liên thủ kho xí nghiệp vào thẻ, 1 liờn kế toỏn xớ nghiệp theo dừi kiểm tra lại việc hàng ủó chuyển ra khỏi kho mình trên hệ thống quản lý kho, 1 liên kế toán vật tư của công ty theo dõi kiểm tra, kiểm soát và hạch toán.
Biểu mẫu: Phiếu chuyển kho – Phụ lục 17
Rủi ro: hàng nhập sai quy cỏch chủng loại, khụng ủỳng với mó hàng.
Hoặc phiếu nhập kho không lập kịp thời cho mỗi lần nhập, công ty yêu cầu nhập trước bổ sung phiếu sau, dễ xảy ra thất thoỏt, khụng theo dừi ủỳng với thực tế hàng nếu có sai sót xảy ra.
PCK PCK PCK Kế toán Xí
nghiệp
Tổng giỏm ủốc Ban KHðT
Giỏm ủốc XN
K.T Vật Tư
D Kho Xí
nghiệp Thủ
kho
ðề nghị nhập vật tư
Nhập kho PCK
D
ðề nghị nhập vật tư ðề nghị
nhập vật tư ðề nghị
nhập vật tư ðề nghị
nhập vật tư
PCK PCK PCK PCK PCK
PCK PCK
Thẻ kho Nhập liệu
Kiểm tra nhập liệu Thẻ kho
PCK