CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ðỐI VỚI HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
2.3.4 Kiểm soát tồn kho
Tất cả chứng từ liên quan từ việc lên bảng kê xin vật tư, phiếu xuất nhập, hay chuyển kho của tất cả cỏc kho trong cụng ty từ 2 kho lớn ủến cỏc kho nhỏ ủều ủược quy ủịnh theo biểu mẫu, cú ủầy ủủ tất cả chữ ký của nhưng nhõn viờn và cỏc bộ phận liờn quan, nhằm phục vụ cho vấn ủề kiểm soỏt và phõn ủịnh rừ trỏch nhiệm của cỏ nhõn sau này. Hồ sơ chứng từ ủều ủược sao lưu tập hợp tại cỏc bộ phận liờn quan và ủược gởi ủầy ủủ một bộ chuyển về cho kế toỏn vật tư cụng ty rà soỏt, kiểm tra lại tớnh hợp lý, ủầy ủủ của chứng từ, mục ủớch xuất dựng, hạch toỏn, kiểm tra việc nhập liệu vật tư…. Trỏnh trường hợp, các giao dịch có phiếu vật tư xuất nhập chuyển kho có thực, nhưng chứng từ sút khụng ủược nhập liệu.
Cuối mỗi tháng, mỗi quý, mỗi năm, các bộ phận quản lý kho của công ty và tại cỏc xớ nghiệp cú nhiệm vụ lập cỏc bỏo cỏo tổng hợp ủể cung cấp cỏc thông tin về tình hình nhập xuất vật tư tại từng kho. Phân mềm kế toán ERP cho phép hỗ trợ thực hiện công việc này một cách nhanh chóng và chính xác.
ðồng thời cung cấp kịp thời các báo cáo kế toán quản trị hàng tồn kho khi ngay khi nhà quản lý yêu cầu.
Mục ủớch của việc kiểm soỏt: giỳp cho việc cung cấp cỏc Bỏo cỏo trực tiếp với BGð hoặc các Ban khác khi có yêu cầu số liệu thực tế xuất kho trong ngày và số liệu tồn kho tháng, quý, năm.
Rủi ro:
- Hàng hóa trong kho có thể sai lệch với sổ sách.
- Thời ủiểm chốt sổ kiểm kờ phải quy ủịnh rừ, vỡ trong thời gian kiểm kê hàng hóa vẫn phải nhập xuất ra khỏi kho.
- Hệ thống kho bói cú bảo ủảm khụng, lượng người ủi lại ra vào kho nhiều.
- Hàng trong kho dễ lẫn lộn, nếu sắp xếp khụng cú khoa học hay sơ ủồ
- Hàng hóa lẫn lộn giữa hàng tồn kém chất lượng sắp xếp trên thực tế và trờn sổ sỏch chưa ủược xuất ra.
Việc theo dừi kiểm kờ vật tư ủịnh kỳ hay ủột xuất giỳp cho việc kiểm soỏt vật tư ủược tốt, nhanh chúng nhận diện cỏc trường hợp vật tư bị thất thoỏt hay hư hỏng. Theo dừi kiểm tra ủược chu trỡnh mua hàng, tồn trữ, thanh toán cho người bán, số lượng và giá trị tồn kho cuối kỳ, giá vốn….
Mục ủớch của KSNB của quản lý hàng tồn kho giỳp cho việc lập BCTC ủỏng tin cậy nhằm tổ chức tốt hệ thống sổ sỏch, chứng từ, bỏo cỏo ủầy ủủ hợp lý. Bảo ủảm cỏc khoản mục phải ủược trỡnh bày trung thực hợp lý, hệ thống sổ sỏch ủược tổ chức tốt, chứng từ bỏo cỏo ủược lập ủầy ủủ, cỏc nghiệp vụ.
Kiểm soỏt thực tế kiểm kờ hoặc ủối chiếu sổ sỏch ủịnh kỳ, thường xuyờn giỳp cho cụng ty dễ dàng, nhanh chúng phỏt hiện ra cỏc sai phạm ủể sớm tỡm ra nguyờn nhõn và hướng giải quyết. Sai phạm ủõu giải quyết ủú và rà soỏt trỏch nhiệm của những bờn liờn quan ủể cú biện phỏp chấn chỉnh, xử lý.
Kiểm soỏt ủịnh kỳ tồn kho ủược thiết lập nhằm hạn chế vấn ủề hàng nhập mua nhiều nhưng khụng hiệu quả như hàng mua về khụng sử dụng ủược do sự thay ủổi về cụng nghệ, hàng lỗi… việc kiểm tra lập bỏo cỏo hàng tồn ủịnh kỳ giỳp cho việc so sỏnh ủối chiếu xem xột lớ do lượng hàng và giỏ trị tồn là do ủõu, liệt kờ những mặt hàng tồn quỏ mức, từ ủú ủưa ra nguyờn nhõn.
Bờn canh ủú, ủịnh kỳ so sỏnh danh sỏch hàng lỗi do ban kiểm tra cung cấp với danh sỏch vật tư tồn kho ủó ủược thanh lý.
• Cỏc bỏo cỏo tồn kho của cỏc ủơn vị
Hàng tháng các kho có nhiệm vụ lập các báo cáo kèm theo chứng từ gởi về lại cho kế toán vật tư như: Bảng kê phiếu nhập, Bảng kê phiếu Xuất, Báo cáo Nhập xuất tồn vật tư
Hỡnh 2.10. Sơ ủồ luõn chuyển chứng từ kiểm kờ
• Báo cáo nhập xuất tồn:
ðối với cỏc kho nhỏ tại xớ nghiệp, cuối thỏng cú nhiệm vụ ủối chiếu và kiểm tra sổ sách kế toán kho xí nghiệp với thẻ kho của thủ kho xí nghiệp. Nếu cần thiết có thể yêu cầu kiểm tra thực tế vật tư tồn kho khi có nghi ngờ.
Kế toán vật tư và thủ kho lớn công ty, Ban Kế hoạch – ðầu tư cũng phải thực hiện việc ủối chiếu sổ sỏch vào cuối thỏng, nếu cú sai sút xảy ra như chênh lệch giữa thực tế, sổ sách, thẻ kho thì các bên phải cùng nhau kiểm tra rà soát tìm ra nguyên nhân.
ðối với cỏc kho húa chất tại cỏc nhà mỏy, ủịnh kỳ cuối thỏng kế toỏn vật tư in ra số liệu tồn kho và nhập - xuất dùng trong tháng gởi cho nhân viên kỹ thuật nhà mấy, người trực tiếp theo dõi bảo quản và xuất dùng hóa chất của cỏc kho Nhà mỏy kiểm tra ủối chiếu, ký nhận nếu khụng cú sai sút xảy ra
Báo cáo N-X-T Kế toán Xí
nghiệp
Giỏm ủốc XN
K.T Vật Tư
D Kho Xí
nghiệp
Bảng kê phiếu xuất
Bảng kê phiếu nhập
Báo cáo N-X-T
Sổ chi tiết vật tư (nếu cần) Báo cáo
N-X-T Bảng kê phiếu xuất Bảng kê phiếu xuất
Bảng kê phiếu nhập Bảng kê phiếu nhập
Thẻ kho
Kiểm tra ðối chiếu Kiểm tra
ðối chiếu
Bảng kê phiếu xuất
Bảng kê phiếu xuất
Bảng kê phiếu nhập
Bảng kê phiếu nhập
Báo cáo
N-X-T Báo cáo
N-X-T
• Khâu bảo quản hàng tồn kho:
Nhằm mục ủớch bảo ủảm vật tư phải ủược bảo quản cẩn thận, cú khoa học, bảo ủảm an toàn (như bảo vệ cụng ty, khúa, thiết bị phũng chống chỏy nổ). HTK phải sắp sếp ngăn nắp ủỳng nơi quy ủịnh, cú nhón mỏc, sắp xếp theo nhúm hàng hay chủng loại, kớch cỡ… ủể tiện cho việc theo dừi nhập, cấp phát hàng thường xuyên và phục vụ cho kiểm tra khi cần.
Giao trách nhiệm bảo quản HTK trong quá trình tồn trữ cho cá nhân ( thường là thủ kho) hạn chế việc tiếp cận kho hàng ủối với những người khụng có nhiệm vụ.
ðối với HTK thu hồi, sử dụng ủược thỡ ủược sắp sếp chung vào HTK theo dừi xuất dựng. Cũn HTK hư hỏng, hay chờ thanh lý ủược sắp sếp bố trớ riờng biệt, thủ kho cụng ty cú mở sổ theo dừi riờng, trong ủú cú ghi chỳ rừ ràng lí do.
Việc kiểm soỏt hàng tồn kho tốt giỳp cho cụng ty cú thể kiểm soỏt ủược tỡnh hỡnh thực tế HTK ủang sử dụng và HTK tồn hỏng khụng sử dụng chờ thanh lý. Cụng ty lập ra ban ủỏnh giỏ và thanh lý HTK sau sử HTK tồn kho nhưng khụng sử dụng ủược) ủược thành lập theo quyết ủịnh của Tổng giỏm ủốc, chịu trỏch nhiệm ủỏnh giỏ trung thực chớnh xỏc, khỏch quan tỡnh trạng HTK.
HTK thu hồi sau khi sử dụng (HTK tồn kho khụng sử dụng ủược), sau khi ủỏnh giỏ cú biờn bản, danh mục HTK cần thanh lý của ban ủỏnh giỏ, Ban KHðT cùng với Ban tài chính kế toán chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục bỏn thanh lý trỡnh Tổng giỏm ủốc phờ duyệt. HTKthu hồi khụng sử dụng ủược búc tỏch và theo dừi thống kờ thủ cụng ủể cung cấp số liệu.
• Kiểm kê kho:
ðịnh kỳ, theo quy ủịnh hàng thỏng Ban Kế hoạch – ðầu tư, thủ kho, cựng tất cả cỏc kho ủơn vị ủối chiếu bỏo cỏo lượng tồn kho thực tế và ủối
chiếu sổ sách, thẻ kho. 6 tháng và một năm, Ban Kế hoạch – ðầu tư cùng Ban kế toán tài chính cử nhân viên cùng kiểm kê, xác nhận số lượng tồn kho trên sổ sỏch và kiểm ủếm thực tế và cú thể là ủột xuất theo chỉ ủạo của BGð.
Việc kiểm kờ ủịnh kỳ nhằm xỏc ủịnh chớnh xỏc số lượng hàng tồn thực tế ủối chiếu với số liệu trờn sổ sỏch kế toỏn, từ ủú phỏt hiện sự chờnh lệch ủể cú biện phỏp kiểm tra, rà soỏt và xử lý. Việc chờnh lệch khi ủược phỏt hiện trong kiểm kờ phải ủược ủiều tra rừ ràng, xỏc ủịnh nguyờn nhõn và cú cỏch xử lý theo ủỳng quy ủịnh và phỏp luật.
Ban Kế hoạch – ðầu tư chịu trách nhiệm số liệu báo cáo tồn kho. Trong trường hợp số liệu thực tế có sai lệch với báo cáo tồn kho Ban Kế hoạch – ðầu tư chịu trỏch nhiệm giải trỡnh và ủề xuất với TGð biện phỏp giải quyết.
Việc kiểm kờ ủột xuất cú thể ủược thực hiện bất cứ khi nào khi cú chỉ ủạo của BGð, khi cú dấu hiệu vật tư hàng húa cú dấu hiệu thất thoỏt. Việc kiểm kê như là một công cụ giám sát thường xuyên của nhà quản lý.
Thụng thường, trước khi kiểm kờ ủịnh kỳ hay thường xuyờn, cụng ty sẽ lờn kế hoạch cụ thể, cú thụng bỏo trước ủến cỏc ủơn vị liờn quan về thời gian và ủịa ủiểm, cỏc thủ tục kiểm kờ như khúa sổ vào cựng thời ủiểm, hay cỏc thủ tục kiểm soỏt cấp phỏt hàng trong thời gian kiểm kờ ủể cỏc ủơn vị sắp xếp thời gian, kho hàng, con người ủể thuận lợi cho việc kiểm kờ, bảo ủảm kết quả kiểm kờ phản ỏnh ủỳng số lượng và chất lượng vật tư tồn kho. Việc kiểm kờ ủối với cỏc kho nhỏ tại cỏc xớ nghiệp sẽ cú thủ kho xớ nghiệp, kế toỏn xớ nghiệp, một nhõn viờn của Ban Kế hoạch – ðầu tư, và một người giỏm sỏt ủộc lập là nhõn viờn Ban kỹ thuật do cụng ty chỉ ủịnh. Cũn việc kiểm kờ ủịnh kỳ các kho lớn, yêu cầu có thêm kế toán vật tư của công ty.