CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC ðÀ NẴNG
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát quá trình xuất kho
Công ty nên thống nhất về việc quản lý, phối hợp, cấp phát hàng tồn kho trong toàn bộ cỏc ủơn vị. Hiện việc xuất kho tại cỏc xớ nghiệp khú theo dừi khi mà hàng trong kho vẫn còn lẫn lộn giữa hàng chuyển và hàng xuất.
a) Xem xét trường hợp lập phiếu xuất hàng tồn kho
ðối với trường hợp nhõn viờn lập phiếu xuất kho sau khi ủó cú phiếu
trỡnh xin vật tư của cỏc ủơn vị ủó ủược TGð hoặc người ủượcTGð ủy quyền phờ duyệt. Căn cứ trờn phiếu ủề nghị xin, phiếu xuất kho ủược lập sau khi ủó kiểm tra ủối chiếu với lượng hàng tồn trong kho. ðối với cỏc trường hợp, hàng tồn kho cú xin nhưng lượng tồn trờn kho khụng ủủ ủể xuất, nờn dẫn ủến việc cung cấp hàng thiếu cho cỏc ủơn vị sẽ ủược ghi nhận lại, nhưng hiện nay việc ghi nhận này vẫn theo dõi bằng thủ công khi mà chưa có 1 bảng biểu cụ thể.
Phiếu ủề nghị xin cấp hàng húa hiện nay vẫn chưa ủược ủỏnh số thứ tự tại cỏc ủơn vị xin, chỉ ghi nhận xin theo ngày, nờn khi thiếu vật tư, việc ghi nhận vào sổ liờn tục giữa cỏc ủơn vị khi mà khụng mở sổ theo dừi riờng từng bộ phận dễ xảy ra tình trạng nhân viên lập phiếu xuất không theo dõi và xuất bổ sung lại kịp cho cỏc ủơn vị khi hàng về dẫn ủến tỡnh trạng cỏc ủơn vị trong quỏ trỡnh chờ hàng lại vẫn tiếp tục xin lại chủng loại hàng húa ủú dẫn ủến khú quản lý khi mà số lượng cỏc phiếu nhập xuất diễn ra nhiều và liờn tục từ ủú dễ gõy ra sự nhập nhằng, khú quản lý ủể lờn kế hoạch mua hàng cũng khụng ủược chớnh xỏc.
ðối với tất cả cỏc trường hợp của phiếu xuất kho hay chuyển kho ủều yờu cầu thủ kho cụng ty, thủ kho ủơn vị khi phỏt hàng ủều phải kiểm tra ký nhận và ghi nhận ủầy ủủ thụng tin vào cột thực xuất. Tất cả cỏc ủơn vị, bộ phận ủều phải mở thẻ kho ủầy ủủ, ủể thuận tiện cho việc ủối chiếu, kiểm soỏt và quản lý hàng tồn.
b) ðối với trường hợp xuất kho trực tiếp
ðối với vật tư phục vụ cho thay thế ống nhỏnh ủồng hồ miễn phớ cho khách hàng và vật tư phục vụ cho XDCB các Xí nghiệp vẫn nhận trực tiếp từ kho công ty theo phiếu xuất trực tiếp. Việc nhận hàng theo cách này, khi việc theo dừi số lượng hàng tồn kho này chưa ủược trực tiếp chuyển về kho xớ nghiệp trên chương trình quản lý kho tại xí nghiệp, kế toán tại xí nghiệp
khụng cú nhiệm vụ theo dừi nhập xuất tồn này, nờn trờn thực tế vấn ủề này ủụi khi gõy khú khăn cho việc kiểm tra số lượng hàng húa tồn kho tại kho Xớ nghiệp, việc theo dõi kiểm tra và quản lý lượng hàng tồn khó quản lý dễ gây lẫn lộn khi mà việc xuất dùng chỉ căn cứ trên hồ sơ dự toán lên chi phí quyết toỏn thay ủồng hồ mà giỏm ủốc xớ nghiệp ủó phờ duyệt. Việc xuất dựng này hiện nay không theo dõi trên chương trình quan lý hàng tồn kho tại xí nghiệp mà trực tiếp do Ban kế hoạch ủầu tư theo dừi sau mỗi lần thực xuất ra khỏi kho cụng ty và kế toỏn cụng ty dựa vào phiếu xuất ủể tiến hành hạch toỏn trước mà khụng quan tõm hàng tồn kho ủú xớ nghiệp ủó sử dụng hết hay chưa.
Biện phỏp kiểm soỏt: hồ sơ ủồng hồ thay thế phải ủược mở sổ, thẻ và phiếu xuất vật tư theo dừi với ủầy ủủ thụng tin khỏch hàng, ủịa chỉ, tờn vật tư, số lượng, chữ ký người nhận, thủ kho, giỏm ủốc XN, kế toỏn
Nờn ủưa vấn ủề quản lý vật tư của cả cỏc cụng trỡnh xõy dựng cơ bản, ủồng hồ thay thế cho khỏch hàng vào chương trỡnh kế toỏn kho tại phõn hệ kho thuộc xí nghiệp quản lý, cấp phát, tránh trường hợp lẫn lộn, không minh bạch và công ty cũng dễ kiểm soát hơn.
c) ðối với các trường hợp xuất chuyển kho
Thứ nhất, hiện nay việc ủiều chuyển kho này với kho khỏc cũng gặp phải khó khăn do lượng vật tư tồn ảo trên chương trình phần mềm quản lý kho.
Hiện nay, sau khi Cổ phần húa Ban lónh ủạo cụng ty rất quan tõm vào giỏ trị và số lượng hàng ủang tồn kho, khụng ủể tỡnh trạng hàng nhập tràn lan khụng hiệu quả gõy ứ vốn ảnh hưởng ủến tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh và hiệu quả sừ dụng vốn.
Hiện tại chưa thống nhất ủược một quy trỡnh cụ thể cho cỏc ủơn vị cú cựng chức năng hoạt ủộng. Mỗi ủơn vị vẫn cũn tồn tại cỏch làm quỏn tớnh, kinh nghiệm cỏ nhõn, khụng ủồng bộ.
Hiện nay, tại cỏc ủơn vị trực thuộc ủều ủược bố trớ kho riờng biệt ủể
thuận tiện cho việc quản lý và cấp phỏt. Nhưng hiện nay vấn ủề nhập xuất và chuyển kho giữa kho cụng ty ủến kho nhỏ của cỏc ủơn vị thỡ quy trỡnh cập nhập sổ sỏch, giấy tờ ủụi khi cũn chậm. Cũn tại cỏc xớ nghiệp, việc cấp phỏt vật tư phục vụ trực tiếp cho các hồ sơ thi công ống nhánh, bán vật tư dồng hồ cho khỏch hàng, do xớ nghiệp chủ ủộng trong việc cấp phỏt nờn mỗi ủơn vị cập nhập số liệu vào hệ thống kế toỏn kho ERP cũn chậm trễ, từ ủú khụng phản ỏnh ủỳng thực tế số lượng hàng tồn kho trờn hệ thống quản lý, gõy khú khăn cho việc bỏo cỏo, xem xột ra quyết ủịnh. Và việc chấp hành ủỳng quy trỡnh quy ủịnh về giấy tờ, thẻ kho cũn chưa nghiờm. Việc cập nhập giấy tờ chậm vào hệ thống quản lý hàng tồn kho, từ ủú khụng phản ỏnh ủỳng giỏ trị hàng tồn kho thực tế, nờn khi cụng ty cú nhu cầu ủiều chuyển hàng tồn giữa cỏc kho thỡ thực tế tại cỏc kho hàng tồn thực tế khụng ủỳng với sổ sỏch. Do ủú ủũi hỏi phải cú một quy trỡnh thống nhất theo ủỳng quy ủịnh cụng ty và phỏp luật trỏnh trường hợp làm khụng ủỳng quy trỡnh ủể thuận tiện cho việc quản lý kho của toàn công ty.
Thứ hai, vấn ủề quản lý tồn kho tại cỏc xớ nghiệp vẫn cũn nhập nhằng khi mà công ty vẫn còn tồn tại hai hình thức xuất kho và chuyển kho. Do tại cỏc ủơn vị ủều ủược xõy dựng cơ sở kho riờng và thủ kho xớ nghiệp, cụng ty nờn xem xột lại vấn ủề chuyển kho tất cả hàng tồn kho phục vụ cho hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của từng xí nghiệp về tại kho xí nghiệp cho xí nghiệp chủ ủộng trong quản lý, cấp phỏt (trừ kho húa chất) từ vật tư thay thế ủồng hồ và vật tư công trình xây dựng cơ bản và chịu sự kiểm tra giám sát của Ban kế hoạch ủầu tư và kế toỏn vật tư của cụng ty. Tựy theo sử dụng hàng tồn kho cho mục ủớch gỡ cỏc xớ nghiệp sẽ lờn kế hoạch xin chuyển hàng tồn kho về kho của xớ nghiệp, từ ủú chủ ủộng trong việc nhập xuất vật tư và hạch toỏn trực tiếp vào tài khoản kế toỏn của cụng ty quy ủịnh. Việc chuyển kho về tại cỏc ủơn vị, sẽ rạch rũi hơn và cỏc ủơn vị cú thể chủ ủộng trong việc lờn kế hoạch nhập xuất vật tư, vật tư tại xí nghiệp dễ quản lý, không nhập nhằng, tạo
ủiều kiện cho việc kiểm tra ủối chiếu và kiểm soỏt ủịnh kỳ, kiểm kờ ủối chiếu kho giữa thực tế, sổ sỏch với thủ kho, kiểm kờ ủịnh kỳ hoặc cuối năm.