CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ðỐI VỚI HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
2.3.1 Kiểm soát quá trình mua hàng và nhập kho
Mục tiờu kiểm soỏt: nhằm hạn chế tối ủa những sai phạm cú thể xảy ra
D
trong quỏ trỡnh mua hàng giỳp cho cụng ty ủạt ủược cả 3 mục tiờu: hoạt ủụng;
Báo cáo; Tuân thủ .
Cỏc thủ tục kiểm soỏt trong từng giai ủoạn:
a)Yêu cầu mua hàng
Mục tiờu của hoạt ủộng mua hàng: nhằm ủảm bảo ủỏp ứng ủỳng và ủủ nhu cầu hàng cho hoạt ủộng sản xuất kinh doanh ủược liờn tục, hàng mua phải bảo ủảm chất lượng, ủỳng nhu cầu, gớa cả, ủiều kiện mua hàng hợp lý.
Hỡnh 2.3. Lưu ủồ minh họa quỏ trỡnh mua hàng
Có
Cập nhập hàng ủó ủặt và ủó nhận
Cỏc ủơn vị Ban KH-ðT NCC BGð NV ung ứng K.T Vật Tư
ðối chiếu ðề nghị cấp
Vật Tư
ðối chiếu KHSXKD
ðề nghị mua hàng
Hợp ủồng nguyên tắc
Lựa chọn
NCC D
Lập hợp ủồng kinh tế
Bộ phận nhận hàng và nhõn viờn cung tiờu: ủối chiếu hàng nhận với ððH, từ chối nhận nếu không có ððH
Kế toán lưu ủể ủối chiếu với húa ủơn mua hàng
ðề nghị mua hàng (copy) ðề nghị mua
hàng (copy)
không
D
ðơn ủặt hàng ðơn ủặt
hàng ðơn ủặt
hàng ðơn ủặt
hàng
ðơn ủặt hàng
ðơn ủặt hàng (copy) ðơn ủặt
hàng (copy)
Lập hợp ủồng
kinh tế Lập hợp ủồng kinh tế ðề nghị mua
hàng ðề nghị mua
hàng
Hàng thỏng, căn cứ vào kế hoạch SXKD của thỏng kế tiếp của cỏc ủơn vị về kế hoạch lắp ủặt, kế hoạch duy tu sữa chữa; sản lượng nước sản xuất; cỏc cụng trỡnh thiết kế dự toỏn ủược duyệt của Tổng giỏm ủốc, từ cỏc giấy tờ ủề xuất xin vật tư của cỏc ủơn vị, Giỏm ủốc Ban Kế hoạch-ðầu tư ủối chiếu kiểm tra số lượng hàng hóa tồn trong kho của công ty lên kế hoạch xin mua vật tư thụng qua việc lập chứng từ “Giấy ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất”
trình TGð công ty phê duyệt
Biểu mẫu:Giấy ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất. Xem Phụ lục 01 Tất cả Giấy ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất chỉ do Giỏm ủốc Ban Kế hoạch-ðầu tư lập, ký và ủều phải ủược trỡnh cho TGð phờ duyệt. Chỉ người cú thẩm quyền mới ủược phờ duyệt hoặc người ủược ủy quyền ký khi cú lệnh của công ty.
Người lập Giấy ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất là người chịu trỏch nhiệm mua hàng (Gð Ban Kế hoạch-ðầu tư) sau khi ủó ủược TGð cụng ty ủồng ý với kế hoạch mua hàng
Việc kiểm soỏt lập Giấy ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất phải cú ủầy ủủ cỏc thụng tin, cơ sở ủề nghị mua (cú thể là ủề xuất của cỏc ủơn vị gởi lờn) và ủối chiếu kiểm tra rà soỏt lại với kế hoạch SXKD, cỏc cụng trỡnh XDCB…nhằm trỏnh trường hợp ủặt mua những hàng khụng cần thiết, khụng phự hợp với mục ủớch, số lượng ủặt mua lớn hơn nhu cầu… và giấy ủề nghị chỉ cú tớnh phỏp lý, khi ủược lập và duyệt với ủầy ủủ chữ ký của những người ủề xuất xin và người ủứng ủầu cụng ty hoặc người ủược ủy quyền của TGð.
Giấy ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất ủược lập thành 3 liờn: 1 liờn lưu tại bộ phận yờu cầu làm căn cứ ủặt hàng, 1 liờn ủược giao cho người phụ trỏch cung ứng vật tư làm cơ sở cho việc theo dừi ủặt hàng, nhận hàng; 1 liờn giao cho kế toỏn vật tư theo dừi ủể tập hợp và kiểm tra chứng từ.
Rủi ro của việc mua hàng:
- Người lên bảng kê cố tình tăng thêm số lượng hàng tồn kho cần mua khụng ủỳng với nhu cầu; chất lượng khụng ủạt hoặc khụng ủỳng loại cần sử dụng;
- Việc tính toán mua, kiểm tra, phê duyệt và trách nhiệm các bên dựa trờn cơ sở kế hoạch cú sỏt với thực tế, ủỳng với nhu cầu và thời ủiểm khụng.
Thủ tục kiểm soỏt này nhằm ủảm bảo việc mua hàng ủỳng nhu cầu, xỏc ủịnh rừ và quy trỏch nhiệm cho người liờn quan nếu sau này cú phỏt hiện cỏc sai phạm xảy ra. Bờn cạnh ủú trỏnh ủược sự thụng ủồng ủể ủảm bảo hàng mua chất lượng, ủỳng nhu cầu, tiờu chuẩn, trỏnh trường hợp giỏ cả cao hơn thị trường. ðối với những mặt hàng kỹ thuật, việc tính toán mua hay nhập hàng khụng ủỳng thụng số kỹ thuật hay khụng theo kịp với sự ủổi mới cụng nghệ sẽ dẫn ủến việc hàng mua về sai quy cỏch, khụng sử dụng ủược và phải mua lại, gây lãng phí và thiệt hại.
b)Lựa chọn nhà cung ứng
Mục tiờu kiểm soỏt: lựa chọn nhà cung ứng và nhằm bảo ủảm nhà cung ứng ủạt cỏc yờu cầu mà cụng ty cần: bảo ủảm chất lượng, thời gian giao hàng, chớnh sỏch bảo hành, giỏ cả tốt, ủiều kiện thanh toỏn.
Giấy ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất sau khi ủó ủược TGð phờ duyệt. Giỏm ủốc Ban Kế hoạch-ðầu tư chịu trỏch nhiệm mua hàng, tỡm NCC thớch hợp dựa trờn cỏc bỏo giỏ chào hàng, hoặc tự tỡm ủến cỏc NCC cú uy tớn trờn thị trường ủể tỡm NCC hợp lý phự hợp với yờu cầu cụng ty. Từ ủú ủề xuất, tham mưu cho TGð xem xột phờ duyệt. Mục ủớch là ủể ủảm bảo cụng ty cú thể tiếp cận ủược cỏc nguồn hàng cú chất lượng, giỏ cả hợp lý.
Hiện nay, do nguồn vật tư công ty là hầu như là vật tư kỹ thuật phục vụ ngành nước, công tác XDCB và hóa chất xử lý nước. Nên có nhiều vật tư ủược nhập từ cỏc NCC uy tớn thường xuyờn, cụng ty cũng cú một danh sỏch cỏc NCC ổn ủịnh uy tớn lõu dài, do vậy việc lựa chọn NCC sẽ ủơn giản hơn.
ðối với cỏc NCC lõu năm ủó ủược TGð phờ duyệt, cụng ty khụng phải ký mới hợp ủồng liờn tục với mỗi ủơn hàng, mà thụng qua hợp ủồng nguyờn tắc ủó ký giữa hai bờn trong ủú cũng quy ủịnh rừ ràng trỏch nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi, phương thức, thời gian giao nhận...giữa cỏc bờn, ủơn ủặt hàng sẽ ủược thực hiện khi cụng ty cú nhu cầu. Trong trường hợp nếu cú thay ủổi so với hợp ủồng ủó ký, như tiờu chuẩn thay ủổi, hay khi cú bỏo giỏ lại của NCC, Giỏm ủốc Ban Kế hoạch-ðầu tư trỡnh lại TGð phờ duyệt về giỏ cả hay cỏc ủiều kiện khỏc. Việc ủặt hàng sẽ vẫn ủược thực hiện kốm theo phụ lục hợp ủồng bổ sung của ủơn ủặt hàng ủó ủặt giữa hai bờn.
ðối với cỏc NCC lõu năm và uy tớn, ủịnh kỳ Ban Kế hoạch-ðầu tư và Ban Kỹ thuật – ðiều ủộ của cụng ty cũng cần kiểm tra xem xột lại chất lượng vật tư dựa trờn thực tế hoạt ủộng XDCB hay ủịnh kỳ kiểm tra thực tế chất lượng hàng húa thụng qua việc kiểm tra trực tiếp hay ủột xuất. Về giỏ cả, Ban Kế hoạch-ðầu tư cũng thường xuyên xem xét, so sánh với giá trên thị trường, tìm hiểu thị trường các NCC khác, trường hợp khi có các NCC khác với giá cả, chất lượng mang tính cạnh tranh và có lợi cho công ty Ban Kế hoạch-ðầu tư sẽ trỡnh xin ý kiến của Ban giỏm ủốc.
ðối với vật tư cú giỏ trị cao, cụng ty tổ chức tiến hành ủấu thầu ủể lựa chọn NCC. Việc phờ duyệt lựa chọn NCC do Hội ủồng quản trị phờ duyệt hoặc Ban giỏm ủốc phờ duyệt hoặc ủy quyền tựy theo giỏ trị. Việc phờ duyệt này sẽ hạn chế tiờu cực cú thể xảy ra do sự thụng ủồng giữa người mua hàng và NCC.
Rủi ro thường gặp trong quá trình mua hàng:
- Phờ duyệt lựa chọn nhà cung cấp ủể ủảm bảo nhà cung cấp cú năng lực ủỏp ứng tốt ủề nghị mua hàng, trỏnh sự thụng ủồng, kiờm nhiệm trong nhiều khâu.
- Lựa chọn NCC không có năng lực, chất lượng, dịch vụ, hàng kém, giá
cao, khả năng tài chớnh yếu ảnh hưởng tiến ủộ giao hàng, về lõu dài sẽ ảnh hưởng ủến hoạt ủộng sản xuất kinh doanh của toàn cụng ty khi mà hậu quả ủể lại lớn.
Do vậy, kiểm soỏt trong cụng tỏc ủặt mua vật tư tại cụng ty luụn cú sự tỏch biệt giữa chức năng của người ủặt mua hàng và người xột duyệt, trỏnh tỡnh trạng bất kiờm nhiệm ủể trỏnh trường hợp thụng ủồng ủể nhận hoa hồng.
c) Lập ủơn ủặt hàng (ððH)
Mục tiờu kiểm soỏt: Bảo ủảm ủơn ủặt hàng ủược lập ủỳng theo ủề nghị mua hàng ủược duyệt.
Căn cứ trờn giấy ủề nghị mua hàng ủó ủược duyệt và kết quả của việc lựa chọn nhà cung cấp. ðơn ủặt hàng ủược lập.
Biểu mẫu: ðơn ủặt hàng. Phụ lục 02 ðơn ủặt hàng ủược lập làm 4 liờn:
-1 liờn giao cho NCC ủể thụng bỏo ủặt hàng
- 1 liờn lưu tại Ban Kế hoạch-ðầu tư ủể biết ủề nghị mua hàng ủó thực hiện, nhõn viờn Ban Kế hoạch-ðầu tư cú trỏch nhiệm kiểm tra ủối chiếu lại với Giấy ủề nghị mua ủể xem cú ủỳng với hàng cần mua, nếu cú sai sút thỡ kiểm tra bỏo lại Giỏm ủốc Ban. ððH sẽ lưu lại với Giấy ủề nghị mua hàng ủó ủược ủặt hàng và sắp xếp lưu. Việc theo dừi riờng cỏc ủề nghị mua hàng ủó ủược ủặt hàng hay chưa nhằm giỳp cho việc ủảm bảo theo dừi tiến ủộ cung ứng hàng, ủể trỏnh mua hàng bị trựng lặp.
-1 liờn + bản sao Giấy ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất: giao cho nhõn viờn cung ứng ủể theo dừi tiến ủộ thực hiện và sắp sếp theo thứ tự ngày ủặt hàng. Liờn này sau khi ủó hoàn tất việc ủặt và nhận ủủ hàng sẽ ủược chuyển qua lưu ở hồ sơ là ủơn ủặt hàng ủó thực hiện xong ủể tiện cho việc kiểm soỏt, kiểm tra, ủối chiếu. ðối với cỏc ủơn ủặt hàng hoặc hợp ủồng ký kết khi cú sự ủiều chỉnh về chất lượng, số lượng hay ủơn giỏ thỡ cỏc văn bản này
cũng phải ủược chuyển lại cho nhõn viờn cung ứng ủể làm căn cứ kiểm nhận hàng ủặt mua.
-1 liờn + bản sao Giấy ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất: giao cho kế toỏn vật tư ủể làm căn cứ ủối chiếu với húa ủơn GTGT ủể làm cơ sở cho việc thanh toỏn tiền hàng. ðối với cỏc ủơn ủặt hàng cú sự ủiều chỉnh trờn hợp ủồng hay phụ lục hợp ủồng, kế toỏn vật tư cụng ty cũng ủược gởi một bộ ủể theo dõi, kiểm tra, và bổ sung vào hồ sơ thanh toán.
Nếu cú thay ủổi nhõn sự trong cụng tỏc thu mua, cụng ty sẽ cú thụng bỏo ủến ngay cho nhà NCC nhằm trỏnh tỡnh trạng nhõn viờn khỏc hoặc khụng cũn chức năng tự ủộng tạo lập và xột duyệt và làm giả cỏc ủơn ủặt hàng ủể thực hiện các giao dịch.
ðối với cỏc ủơn hàng chưa nhận ủược bỏo cỏo nhận hàng từ nhõn viờn cung ứng, người chịu trỏch nhiệm mua hàng cần theo dừi riờng ủể ủốc thỳc NCC giao hàng trong trường hợp quỏ hạn hợp ủồng mà chưa nhận ủược hàng.
Nếu NCC vỡ lớ do mà khụng thể giao hàng theo ủỳng thỏa thuận, nhõn viờn cung ứng phải bỏo cỏo lại cho Giỏm ủốc Ban Kế hoạch-ðầu tư ủể xin ý kiến chỉ ủạo.Trong trường hợp khi hủy ủơn hàng, thỡ người mua hàng phải thụng bỏo ngay cho cỏc bộ phận liờn quan ủể ngừng xử lý cỏc việc kế tiếp
Rủi ro trong quỏ trỡnh ủặt hàng:
- ðơn ủặt hàng ủược lập và gởi cho nhà cung cấp ủể ủặt hàng cú ủược thực hiện ủỳng với Phiếu ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất về mặt số lượng, chủng loại
- Nhà cung cấp cú ủủ năng lực khụng về nguồn hàng cung cấp liờn tục, chất lượng, ủỏp ứng ủỳng và kịp thời hạn ủặt và giao hàng cho bờn ủạt mua.
Việc kiểm soỏt quỏ trỡnh ủặt hàng này nhằm ủảm bảo cho hàng mua ủỳng với ủề nghị mua và ủỏp ứng kịp thời cho nhu cầu của cỏc bộ phận sản xuất về thời gian ủặt hàng, tiếp nhận hàng và cấp phỏt. Kiểm soỏt ủược chặt
ðối chiếu Vào thẻ
đúng
chẽ cỏc ủơn hàng ủó thực hiện hay chưa và cú biện phỏp ứng phú ngay khi cú sự cố về nguồn hàng ủó ủặt.
d)Kiểm soát quá trình nhận hàng
Mục tiờu kiểm soỏt: bảo ủảm hàng nhập ủỳng với ủơn ủặt hàng, ủỳng chủng loại, chất lượng, số lượng, có biên bản giao nhận kèm theo. Kiểm soát việc chấp hành ủỳng cỏc thủ tục nhập kho theo quy ủịnh.
Trường hợp 1: Hàng tồn kho nhập mua là vật tư
Hỡnh 2.4. Lưu ủồ kiểm soỏt quỏ trỡnh nhập hàng
Khi nhận ủơn hàng và cỏc giấy tờ liờn quan ủến việc ủiều chỉnh ủơn hàng (nếu cú) từ bộ phận ủặt hàng, nhõn viờn cung ứng sẽ lưu theo thứ tự
NCC NV ung ứng Ban KH-ðT BGð
Thủ kho P. kỹ thuật(KCS)
K.T Vật Tư
Húa ủơn GTGT
Nhập kho
hàng PNK PNK PNK
PNK
Nhập liệu
ðề nghị thanh toán Hàng trả lại
NCC
Không Nhận hàng
Biên bản giao nhận Biên bản giao
nhận
D
D
Giao hàng Kiểm tra số
lượng,chất lượng hàng
ðồng ý nhận hàng Biên bản giao
nhận Biên bản giao
nhận Biên bản giao
nhận Biên bản giao
nhận
Biên bản giao nhận
PNK
Húa ủơn GTGT
Húa ủơn GTGT Thẻ kho
ngày nhận.
Khi nhận ủược thụng bỏo của NCC ngày, giờ hàng về, nhõn viờn cung ứng sẽ thông báo cho bộ phận nhận hàng chuẩn bị công tác tiếp nhận hàng, Ban Kỹ thuật (nếu có theo yêu cầu của công ty) sẽ cử người xuống cùng tham gia vào công tác kiểm tra giao nhận hàng.
Hiện nay, với nhiều ủơn hàng NCC cho cụng ty là uy tớn lõu năm, ngoại trừ với những lụ hàng cần thiết hoặc ký hợp ủồng nhập hàng lần ủầu hoặc hàng ủũi hỏi ủặc tớnh kỹ thuật cao, hoặc những lụ hàng lớn phẩm chất phức tạp mà nhõn viờn mua hàng và nhõn viờn cung ứng khụng ủỏnh giỏ ủược theo quy ủịnh cụng ty là phải cú nhõn viờn kỹ thuật trực tiếp tham gia vào việc kiểm tra. Cũn những ủơn ủặt hàng liờn tục ủụi khi khụng cần thiết nờn bộ phận này sẽ khụng tham gia. ðối với cỏc ủơn hàng ký hợp ủồng với NCC, với mỗi ủơn hàng khi cú sự thay ủổi về phẩm chất cụng ty ủều yờu cầu NCC cung cấp ủầy ủủ giấy kiểm ủịnh, nguồn gốc xuất xứ (nếu là hàng nhập từ bờn thứ 3), giấy kiểm ủịnh do một ủơn vị ủộc lập kiểm ủịnh.
Dựa trờn Phiếu giao hàng: phiếu do NCC lập, cú ủầy ủủ thụng tin cần thiết bên giao, nhận, nội dung, hàng hóa... và cả các chứng từ kèm theo (giấy chứng chất lượng, nguồn gốc xuất xứ (nếu cú), giấy chứng nhận ủó thử nghiệm, húa ủơn GTGT, giấy bảo hành.., nhõn viờn cung ứng, nhõn viờn kỹ thuật công ty (nếu có), nhân viên của bên bán, bộ phận nhận hàng cùng nhau kiểm tra lại thực tế hàng giao với ủơn ủặt hàng ủể bảo ủảm hàng nhập về cú ủỳng với ủơn hàng khụng.
Biểu mẫu Phiếu giao hàng – Phụ lục 3
Nếu hàng giao ủỳng thỏa thuận trong ủơn ủặt hàng giữa cỏc bờn, bộ phận nhận hàng sẽ tiếp nhận hàng. Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận hàng và các bên tiến hành ký vào Biên bản giao nhận giữa các bên, mỗi bên giữ một bảng.
Biờn bản giao nhận ủược sao thành 4 liờn:
- 1 liên lưu tại bộ phận nhận hàng (kho công ty) - 1 liên Bên bán giữ
- 1 liên giao Kế toán vật tư
- 1 liên lưu lại Ban Kế hoạch-ðầu tư.
Phần ký nhận Biờn bản giao nhận ủược thực hiện bởi người thực hiện giao hàng của nhà cung cấp và nhân viên cung ứng của công ty.
Rủi ro trong quá trình nhập hàng:
- Hàng kém chất lượng, sai quy cách vẫn cho nhận và nhập kho
- Khụng cú biờn bản kiểm tra chất lượng, số lượng dẫn ủến hàng cú thể nhập sai quy cách, chủng loại, số lượng .
- Giỏ trị hàng nhập kho cú thể khỏc với giỏ trị húa ủơn
Việc kiểm soỏt quỏ trỡnh nhập hàng nhằm bảo ủảm việc nhập hàng phải ủỳng theo quy ủịnh cụng ty, ủỳng theo hợp ủồng, phiếu giao nhận và cú sự tham gia ủầy ủủ của cỏc bờn trong việc giao nhận và chữ ký ủầy ủủ trờn cỏc chứng từ. Các cá nhân sẽ chịu trách nhiệm chính phần việc mình.
Trường hợp 2: Hàng tồn kho nhập mua là hóa chất:
Hàng năm căn cứ vào sản lượng nước sản xuất theo kế hoạch ủó ủược TGð phê duyệt và chuyển cho Ban Kế hoạch-ðầu tư triển khai cho các xí nghiệp nước và bộ phận liên quan theo dõi thực hiện. Hàng tháng Ban Kế hoạch-ðầu tư lên kế hoạch nhập hóa chất dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh thỏng tới của cỏc xớ nghiệp sản xuất nước tập hợp lại và lờn Giấy ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất trình TGð phê duyệt.
Căn cứ vào Giấy ủề nghị mua hàng phục vụ sản xuất và NCC ủược duyệt, cụng ty tiến hành ký hợp ủồng mua bỏn. Trong hợp ủồng nờu rừ chủng loại, số lượng, chất lượng, giỏ, quy ủịnh rừ ủiều kiện giao nhận mua hàng, thời hạn thanh toỏn giữa hai bờn, thỏa thuận về bảo ủảm an toàn trong vận chuyển húa chất và trỏch nhiệm cỏc bờn kốm theo quy ủịnh về thủ tục bỏn hàng như: phiếu an toàn húa chất, phiếu kiểm soỏt mua bỏn chất ủộc cần thiết phải cú theo quy ủịnh của Phỏp luật hiện hành.
Do tớnh chất ủặc trưng của vật tư là húa chất phục vụ trực tiếp và liờn tục cho hoạt ủộng sản xuất vận hành nhà mỏy cả ngày ủờm, nờn húa chất khi nhập