CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC ðÀ NẴNG
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY
3.2.1. Hoàn thiện kiểm soát quá trình mua hàng, nhập kho
Hiện nay, việc lờn kế hoạch mua hàng của cụng ty vẫn cũn nhiều ủiểm bất cập khi mà một số mặt hàng tồn kho ủụi khi khụng ủỏp ứng kịp hoạt ủộng sản xuất kinh doanh, việc này xảy ra khi vấn ủề xin cấp hàng tồn kho tại cỏc ủơn vị bị giỏn ủoạn, hoạt ủộng xõy lắp gặp trở ngại khi hàng tồn kho khụng cung cấp ủủ, kịp thời từ ủú ảnh hưởng ủến hoạt ủộng sản xuất liờn tục cú thể gõy thất thoỏt nước sản xuất, giỏn ủoạn trong việc xử lý sự cố hoặc cung cấp nước liờn tục cho khỏch hàng khi mà sự cố khụng ủược xử lý kịp cũng như việc cung cấp thiếu cỏc thiết bị phục vụ cho việc theo dừi, ủong ủếm ảnh hưởng ủến việc dẫn ủến số liệu theo dừi bỏo cỏo với Ban lónh ủạo cụng ty.
Do vậy việc xõy dựng một ủịnh mức tồn kho tối thiểu ủang là mối quan tõm hàng ủầu ủể bảo ủảm làm sao mà lượng hàng tồn kho khụng quỏ nhiều mà cũng khụng quỏ ớt. Cụng ty phải xõy dựng ủược một kế hoạch về sản xuất kinh doanh hàng năm, quý và tháng cũng như dự kiến về kế hoạch tương lai cho sỏt hơn với thực tế khi hiện trạng ủường ống của cụng ty hiện nay hệ thống ống cũ vẫn cũn chưa ủược cải tạo thay thế ủược hết do nhiều bất cập liờn quan ủến cả cơ sở hạ tầng, nờn khi cú sự cố ủột xuất xảy ra hàng tồn kho cụng ty khụng cú sẵn ủể xử lý. Việc phối hợp tốt giữa cỏc ủơn vị và Ban kế hoạch ủầu tư, Ban kỹ thuật và lờn kế hoạch chớnh xỏc sẽ giỳp ớch rất nhiều cho việc lờn kế hoạch mua hàng nhằm ủỏp ứng tốt nhu cầu và thời gian của hoạt ủộng kinh doanh, trỏnh lóng phớ trong việc hàng mua khụng ủỳng với nhu cầu, hàng lỳc thừa thiếu ảnh hưởng ủến hiệu quả sử dụng vốn.
Bờn cạnh ủú việc nhập hàng của cụng ty căn cứ trờn kế hoạch ủề nghị mua hàng và ủơn ủặt hàng của Ban Kế hoạch ðầu Tư. Việc quản lý ðơn ủặt
hàng sau khi dựa trờn Giấy ðề Nghị mua hàng ủó ủược Tổng giỏm ủốc cụng ty phờ duyệt sẽ ủược thực hiện ủến nhiều nhà cung cấp tựy theo tớnh chất, chủng loại của từng mặt hàng. Giấy ủề nghị mua hàng nờn xõy dựng ủược cột
“Số lượng tồn tối thiểu” bên cạnh số lượng tồn thực tế và bổ sung thêm số chứng từ ủể cụng ty dễ dàng hơn trong việc kiểm soỏt, trỏnh nhầm lẫn khi mà hàng mua lên kế hoạch mua nhiều lần khó kiểm soát.
CÔNG TY CP CẤP NƯỚC ðÀ NẴNG CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN KẾ HOẠCH - ðẦU TƯ ðộc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
Số: ………../201X
GIẤY ðỀ NGHỊ MUA HÀNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT
Kớnh gởi: ễng Tổng giỏm ủốc
STT Tên hàng hóa ðơn vị
ðịnh mức tối
thiểu
Số lượng tồn thực
tế
Số lượng
mua
Ghi chú
đà Nẵng, ngày Ầtháng Ầnăm Ầ..
Tổng giỏm ủốc Ban Kế Hoạch - ðầu Tư
ðơn ủặt hàng của cụng ty ủối với từng nhà cung cấp nờn thờm vào: Căn cứ vào Bảng Báo giá của nhà cung cấp; số thứ tự chứng từ theo ngày cũng như cần mở sổ theo dừi về số thứ tự của ðơn ủặt hàng căn cứ trờn Giấy ủề nghị mua hàng ủược lập ngày nào ủể làm cơ sở ủối chiếu kiểm tra cho kế toỏn và ban kiểm soỏt của cụng ty khi cú nhu cầu sau này ủể ủảm bảo ủơn hàng ủược lập ủỳng, lập ủủ, trỏnh lập trựng. Từ ủú sẽ dễ dàng nhận ra cỏc ủơn hàng chưa thực hiện và theo dừi riờng trờn một bỏo cỏo ủơn ủặt hàng chưa thực
hiện và ủưa ra lớ do.
CÔNG TY CP CẤP NƯỚC ðÀ NẴNG CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN KẾ HOẠCH - ðẦU TƯ ðộc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
DDH Số: ………../201X
ðƠN ðẶT HÀNG
Kính gởi: Công Ty……
Căn cứ Báo giá của công ty số….ngày……
Kắnh ựề nghị Quý Công ty cung cấp cho Công ty CP Cấp Nước đà Nẵng số lượng mặt hàng sau:
STT Tên hàng hóa ðơn
vị
Số lượng
đà Nẵng, ngày Ầtháng Ầnăm Ầ..
Ban Kế Hoạch - ðầu Tư
CÔNG TY CP CẤP NƯỚC ðÀ NẴNG CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN KẾ HOẠCH - ðẦU TƯ ðộc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
Số: ………../201X
BÁO CÁO ðƠN ðẶT HÀNG
Hiện trạng ððH STT ððH Số Ngày Nhà cung
cấp
SCT ủề
nghị mua đã thực hiện Chưa thực hiện Lý do
đà Nẵng, ngày Ầtháng Ầnăm Ầ..
Người lập Ban Kế Hoạch - ðầu Tư
ðối với những ủơn hàng ủó thực hiện xong, người theo dừi ủơn hàng cú trỏch nhiệm giao lại một liờn cho thủ kho cụng ty ủể thủ kho cú sự chuẩn bị về vấn ủề kho bói cũng như cụng tỏc giao nhận hàng khi hàng về, trỏnh thụ ủộng khi nhà cung cấp bỏo nhận hàng khi hàng gần tới kho.
Ban kế hoạch ủầu tư nờn xõy dựng Bảng ủỏnh giỏ nhà cung cấp với sự tham gia của các bộ phận như: kế toán, bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm (bộ phận kỹ thuật) làm cơ sở cho việc nhận xét năng lực của các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí: các tiêu chí về chất lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức vận chuyển giao nhận hàng, khuyến mãi, chiết khấu, bảo hành, ủiều kiện thanh toỏn và cỏc vần ủề phỏt sinh trong quỏ trỡnh mua hàng. Cỏc tiờu chớ ủỏnh giỏ cần ủược xõy dựng và thống nhất với cỏc bộ phận liờn quan và ủược trưởng cỏc bộ phận xỏc nhận và xột duyệt là cơ sở cần thiết cho sự lựa chọn, ủỏnh giỏ và ủề xuất nhà cung cấp cho việc thực hiện cỏc giao dịch sau này.
b) Về nhập kho
ðối với hàng tồn kho là hàng mua từ nhà cung cấp ủể nhập kho:
Về vấn ủề nhập kho ớt khi cú sự tham gia của bộ phận kiểm tra chất lượng hàng nhập về cú ủỳng với yờu cầu kỹ thuật, chủng loại hay ủỳng với yờu cầu hợp ủồng ủó ủặt với nhà cung ứng, chỉ cú sự tham gia kiểm nhận nhập kho của nhân viên cung ứng, thủ kho công ty và người giao, nên dễ xảy ra trường hợp cả nể nhận hàng, từ ủú khụng ủảm bảo chất lượng hàng nhập khi khụng cú sự tham gia của bộ phận kiểm tra chất lượng. Do ủú cụng ty cần xem xột lại vấn ủề này, nờn quy ủịnh cụ thể và thành lập ban kiểm soỏt chất lượng hàng nhập nhằm ủảm bảo tớnh minh bạch và sự kiểm soỏt và trỏch nhiệm của cỏc bờn. Biờn bản nhập hàng cần phải bổ sung thờm ủầy ủủ chữ ký của các bên như: bộ phận kiểm tra chất lượng hàng nhập và thủ kho công ty.
Việc luân chuyển chứng từ sau khi hoàn thành việc giao nhận giữa nhà
cung cấp và nhõn viờn cung ứng của cụng ty, sau khi ủó ủược ký giao ủầy ủủ, thỡ việc luõn chuyển trả lại chứng từ vẫn cũn thực hiện thủ cụng, mất ủến vài ngày thỡ nhõn viện lập phiếu mới tạo nờn ủược phiếu nhập ủể nhập vào hệ thống kho của cụng ty, do vậy việc xin cấp HTK của cỏc ủơn vị ủụi khi bị chậm do việc xuất kho số lượng theo phiếu xin căn cứ trên lượng tồn kho của công ty trên hệ thống quản lý phần mềm hàng tồn kho ERP khi mà HTK khụng ủủ lượng tồn ủể xuất theo yờu cầu, trong khi ủú hàng tồn kho ủó cú thực tế ở cụng ty, từ ủú ảnh hưởng cả thực tế tỡnh hỡnh giỏ trị tồn kho của cụng khi khi Ban lónh ủạo yờu cầu. Do vậy, việc luõn chuyển chứng từ cụng ty cần xem lại khi quy ủịnh thời hạn cụ thể ủể chứng từ ủược luõn chuyển kịp thời, hoặc là ỏp dụng cụng nghệ tin học ủể việc luõn chuyển chứng từ ủược nhanh và tốt hơn.
ðối với vật tư thừa nhập lại khi mà vật tư công trình sau khi quyết toán thừa nhập lại:
Hiện nay ủối với cỏc xớ nghiệp, việc nhập xuất hàng ủối với cỏc cụng trình thi công có mã công trình là do nhân viên kỹ thuật quản lý công trình tại xớ nghiệp trực tiếp ủảm nhận, ủối với vật tư thừa khụng sử dụng hết ủều phải nhập lại kho, cỏc ủơn vị tự lờn Bảng kờ phiếu nhập lại vật tư trỡnh giỏm ủốc xớ nghiệp phê duyệt căn cứ trên phiếu xin vật tư và hồ sơ nghiệm thu, biên bản bàn giao, vật tư thừa ủược nhập trực tiếp tại kho cụng ty, thủ kho cụng ty cú trách nhiệm kiểm tra lại theo tên vật tư và số lượng có khớp không và tiến hành cho nhập lại
Bảng kờ ủề nghị nhập vật tư lại của cỏc ủơn vị khi lập tại cỏc ủơn vị, cần thờm cột mó vật tư theo ủỳng mó hàng tồn kho thừa ủó xin theo hồ sơ thi công, phần số lượng bổ sung thêm cột: theo chứng từ và thực nhập. Việc lên bảng kờ nhập trước tiờn phải ủược kiểm soỏt trước bởi người lập Phiếu nhập ủể soỏt xột vật tư cụng trỡnh cú ủỳng mó trước ủó xuất khụng (vỡ cụng ty nhập
vật tư cùng chủng loại nhưng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau nên mã hàng tồn kho ủược tạo ra khỏc nhau) trỏnh trường hợp lẫn lộn trong mó vật tư, hàng nhập cùng chủng loại nhưng khác mã gây khó khăn cho việc kiểm soát, kiểm ủếm sau này và từ ủú ảnh hưởng ủến giỏ trị hạch toỏn của cụng ty.
CÔNG TY CP CẤP NƯỚC ðÀ NẴNG CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ðƠN VỊ: ……. ðộc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
PHIẾU NHẬP HÀNG
MCT:
Tên công trình:
ðịa ủiểm:
Số lượng STT Mã vật tư Tên vật tư ðơn vị
Theo chứng từ Thực nhập Ghi chú
đà Nẵng, ngày Ầtháng Ầnăm Ầ..
Kho nhập ðơn vị Người lập
ðối với tất cả các trường hợp của phiếu nhập kho do mua hàng, hoặc thừa nhập lại, phiếu chuyển kho ủều yờu cầu thủ kho cụng ty, thủ kho ủơn vị khi nhập hàng ủều phải kiểm tra ký nhận và ghi nhận ủầy ủủ thụng tin vào cột thực nhập. Tất cả cỏc ủơn vị, bộ phận ủều phải mở thẻ kho ủầy ủủ, ủể thuận tiện cho việc ủối chiếu, kiểm soỏt và quản lý hàng tồn.