CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI CÁC CƠ QUAN BẢO HIỂM
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.3. Các nhân tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát trong công tác quản lý
Theo báo cáo của INTOSAI Gov 9100, hệ thống kiểm soát gồm 05 yếu tố chính sau đây và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau:
a. Môi trường kiểm soát
Đó chính là không gian và thời gian, mang tính chất chung nhất tác động đến ý thức của con người trong một tổ chức, là nền tảng cơ sở cho các bộ phận khác trong đơn vị. Môi trường kiểm soát chịu sự tác động của văn hóa, lịch sử, quá trình hình thành và phát triển của tổ chức, các quy trình hoạt động trong tổ chức đó, đồng thời môi trường kiểm soát cũng có tác động ngược trở lại đối với tất cả các nhân viên trong tổ chức đó. Các tổ chức có môi trường kiểm soát hữu hiệu thường có nguồn lực con người đủ trình độ cao, được tập huấn về tính trung thực và có ý thức cao trong tổ chức.
Môi trường kiểm soát bao gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài, nó tác động đến việc thiết kế, hoạt động, xây dựng và thực hiện các quy trình kiểm soát các chính sách, chế độ, quy định trong tổ chức. Tùy vào từng đơn vị, hoạt động kiểm tra kiểm soát có hoạt động tốt hay không phụ thuộc vào quan điểm của nhà quản lý. Nếu nhà quản lý coi trọng hoạt động kiểm soát nội bộ thì tất cả các nhân viên trong tổ chức đều phải nhận thức đúng đắn về kiểm soát nội bộ và tuân thủ mọi quy trình kiểm soát đƣợc nhà quản lý ban hành và ngƣợc lại, khi nhà quản lý coi trọng vấn đề làm sao có lợi nhuận nhiều nhất, bỏ qua mọi quy trình kiểm soát thì nhân viên trong tổ chức
đó sẽ không nhận thức đƣợc tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong đơn vị.
Môi trường kiểm soát là các quy định, chính sách hoạt động do nhà quản lý cấp cao nhất ban hành. Các nhân tố nội tại của môi trường kiểm soát có thể khái quát nhƣ sau:
+ Sự trung thực, giá trị đạo đức và trình độ làm việc của nhân viên trong đơn vị
Tổ chức có phát triển đến tầm vóc nhƣ thế nào phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên lành nghề, có phẩm chất tốt. Mỗi nhân viên cấu thành nên bộ phận, mỗi bộ phận vững mạnh cấu thành nên tổ chức phát triển tốt. Vì vậy, tính trung thực và đạo đức của nhân viên trong tổ chức tạo ra môi trường thuận lợi để đạt được mục tiêu lớn nhất do tổ chức đề ra. Con người là đối tượng chịu tác động của môi trường, đồng thời con người cũng chính là chủ thể trực tiếp thực hiện quy trình kiểm soát trong tổ chức, nhân viên có năng lực và phẩm chất tốt thì vẫn hoàn thành đƣợc mục tiêu đề ra dù quy trình kiểm soát đơn giản.
Mặt khác, nếu quy trình kiểm soát thiết lập một cách hoàn hảo, chặt chẽ đến đâu mà nhân viên không đủ trình độ và có phẩm chất xấu thì hệ thống kiểm soát đó không thể phát huy đƣợc. Vì vậy, khi tuyển dụng nhân viên cho tổ chức, nhà quản lý nên có những chính sách cụ thể, trong quá trình làm việc chế độ khen thưởng, xử phạt luôn luôn đồng hành để nêu cao tính trung thực và phẩm chất tốt của nhân viên, hạn chế các rủi ro phát sinh trong hệ thống kiểm soát.
+ Phong cách quản lý và điều hành của người đứng đầu tổ chức, hành vi ứng xử của nhà quản lý
Guồng máy của đơn vị hoạt động có hiệu quả hay không tùy thuộc vào phong cách quản lý của nhà lãnh đạo, triết lý sống và hành vi ứng xử đối với
nhân viên cấp dưới, nó ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát bao gồm khả năng quan sát, nhận thức và kiểm soát đƣợc rủi ro trong hoạt động của tổ chức mình.
Phong cách quản lý và việc nhận thức cách lối sống của nhà quản lý đối với các báo cáo tài chính và các rủi ro phát sinh, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động cũng ảnh hưởng đến việc hình thành môi trường kiểm soát trong tổ chức.Nếu nhà quản lý có quan điểm coi trọng tính trung thực của các báo cáo tài chính đồng thời có những phương pháp hạn chế rủi ro có thể xảy ra. Ý muốn của nhà quản lý cũng có ảnh hưởng đến việc thiết lập hệ thống kiểm soát, nếu nhà quản lý muốn hệ thống kiểm soát đƣợc thiết lập một cách chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu của tổ chức, kiểm soát các hoạt động trong tổ chức thì sự phát sinh các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động của tổ chức sẽ ít đi, hướng nhân viên tập trung hoàn thành kế hoạch của tổ chức đề ra. Nếu nhà quản lý có ý định gian dối, không trung thực thì hệ thống kiểm soát lỏng lẻo và đơn giản hơn để phục vụ cho ý đồ của nhà quản lý.
Trong một đơn vị, Ban Giám đốc hay lãnh đạo các phòng có đƣợc sự nhận thức về tầm quan trọng của tính trung thực, sự liêm chính và đạo đức nghề nghiệp của nhân viên trong đơn vị, việc cần phải tổ chức bộ máy hoạt động, phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận, từng nhân viên, phải ban hành các quy chế hoạt động, quy chế phối hợp giữa các phòng ban, tuyên truyền các quy định của tổ chức cho toàn thể nhân viên….Tất cả những điều trên tạo ra một môi trường kiểm soát chặt chẽ, mọi nhân viên đều được biết và thực hiện, giúp cho tổ chức đó kiểm soát tốt hơn mọi hoạt động trong nội bộ mình.
+ Phân chia trách nhiệm và quyền hạn ở mỗi bộ phận, mỗi con người Mỗi bộ phận và mỗi nhân viên trong tổ chức trước hết phải có ý thức xây dựng và phát triển tổ chức, đồng lòng hoàn thành các chiến lƣợc và mục tiêu
của tổ chức. Cơ cấu tổ chức là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị, giữa các phòng ban trong tổ chức sao cho không bị chồng chéo, bị bỏ trống, tạo khả năng kiểm tra chéo lẫn nhau.
Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ góp phần làm cho mục tiêu dễ dàng thành công hơn, đảm bảo sự thông suốt từ trên xuống dưới, bắt đầu từ việc ra các quyết định, triển khai các quyết định đó, góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận trong tài chính,đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận và nhân viên ngang cấp,làm giảm sự gian lận và rủi ro trong môi trường kiểm soát.
+ Động thái quan tâm và ý thức chỉ đạo của nhà quản lý
Bất cứ nhà quản lý nào có tâm huyết và phẩm chất tốt đều muốn xây dựng hệ thống kiểm soát một cách khoa học và hợp lý để nhằm kiểm soát tất cả các hoạt động trong đơn vị. Chỉ tiêu tài chính là mối quan tâm lớn nhất của nhà quản lý, nơi dễ phát sinh mọi tiêu cực và rủi ro cao nên nhà quản lý luôn luôn chú tâm và xây dựng quy trình kiểm soát một cách chặt chẽ để hạn chế thấp nhất mọi tình huống xấu có thể xảy ra, từ đó nắm bắt đƣợc tình huống và có các biện pháp xử lý, cải tiến lại quy trình kiểm soát.
Các nhân tố trên đều có ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát trong phạm vi nhất định nào đó, tùy thuộc vào mức độ quan trọng đối với hoạt động của tổ chức.
Từ đó nhận ra rằng, môi trường kiểm soát có sự ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát vững mạnh là cơ sở vững chắc cho hoạt động có hiệu quả của hệ thống kiểm soát trong đơn vị và ngƣợc lại, sự đơn giản và lỏng lẻo sẽ khiến hệ thống kiểm soát trở nên vô hiệu.
b. Đánh giá việc phát sinh rủi ro
Bất cứ một tổ chức nào từ khi hình thành và phát triển cũng phải đối phó với rủi ro phát sinh từ bên ngoài và nội bộ bên trong, để đánh giá rủi ro cần
phải thiết lập các mục tiêu. Các mục tiêu đƣợc thiết lập phải đặt ở các mức độ khác nhau và nhất quán với nhau. Từ những mục tiêu đặt ra, nhà quản lý sẽ nhận diện đƣợc các rủi ro, tiến hành phân tích và đánh giá để đƣa ra các biện pháp quản lý và đƣa ra các hành động xử lý cụ thể. Quá trình nhận diện rủi ro – phân tích, đánh giá rủi ro – xử lý rủi ro đƣợc lặp đi lặp lại nhiều lần và không ngừng nhằm đƣa hệ thống kiểm soát tiến dần đến mức hữu hiệu nhất.
Quy trình đánh giá rủi ro bao gồm các bước sau:
+ Xây dựng mục tiêu rõ ràng nhằm thực hiện đƣợc việc nhận diện và đánh giá các rủi ro đó phù hợp với thực tế đang diễn ra. Việc xây dựng các mục tiêu không đúng với thực trạng những gì đang diễn ra tại tổ chức thì việc nhận diện không đúng và triển khai các biện pháp ngăn chặn rủi ro chệch hướng với rủi ro đang tiềm ẩn và tạo điều kiện cho rủi ro tiềm tàng đó phát triển mạnh hơn trong tổ chức.
+ Nhận diện rủi ro: khi việc xây dựng mục tiêu rõ ràng thì các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức trở nên đơn giản hơn, nhận diện đƣợc nó sẽ đồng nghĩa với việc phân tích và đánh giá rủi ro đó dễ dàng hơn.
+ Phân tích, đánh giá rủi ro: xây dựng mục tiêu → nhận diện đƣợc rủi ro thì việc đánh giá rủi ro đó phát sinh từ môi trường bên trong hay bên ngoài tổ chức, các yếu tố nào có thể tác động tích cực đến rủi ro đó.
Rủi ro bên trong thường xuất phát từ việc mâu thuẫn về mục đích, nhận thức khác nhau về chiến lƣợc kinh doanh dẫn đến sự không đồng thuận của các nhà quản lý hay từ các nhân viên trong tổ chức có mâu thuẫn lợi ích cá nhân với nhau. Sự quản lý thiếu minh bạch, xem nhẹ đạo đức nghề nghiệp, trình độ nhân viên trong đơn vị quá thấp với những yêu cầu công việc đƣợc giao, đầu tƣ cơ sở hạ tầng lạc hậu, mất cân đối trong vấn đề thu – chi tiền bạc,
không có sự kiểm tra, kiểm soát định kỳ hay đột xuất có thể làm rủi ro phát sinh cao ở đơn vị.
Tác động của môi trường bên ngoài là do sự thay đổi công nghệ làm thay đổi cả quy trình hoạt động, việc ban hành các chính sách có liên quan đến hoạt động của tổ chức liên tục làm cho đội ngũ nhân viên không cập nhật kịp thời, cũng làm phát sinh rủi ro tại đơn vị.
+ Biện pháp quản trị rủi ro: nhận diện và đánh giá đƣợc rủi ro thì nhà quản lý sẽ ban hành các quy định làm giảm thiểu rủi ro đó đến mức thấp nhất, rủi ro trong đơn vị không thể mất đi, khi xóa bỏ rủi ro ở khâu này thì rủi ro sẽ xuất hiện ở khâu khác nên việc quản trị rủi ro đến mức thấp nhất đƣợc xem là thành công của nhà quản lý.
c. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát có thể hiểu là các hành động cụ thể để ngăn ngừa và đối phó với các mối đe dọa và rủi ro phát sinh có thể ngăn cản tổ chức đạt đƣợc các mục tiêu theo kế hoạch đề ra. Hoạt động kiểm soát có mặt ở các nơi trong tổ chức từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất ở tổ, đội..
Thành phần chính cấu thành nên hoạt động kiểm soát đó chính là các chính sách kiểm soát và thủ tục, quy trình kiểm soát. Quy định kiểm soát đó chính là những nguyên tắc cần tuân thủ khi thực hiện hoạt động kiểm soát, còn thủ tục kiểm soát bao gồm các quy định, quy phạm cụ thể để thực hiện chính sách đó.
d. Cung cấp thông tin
Trong bất kỳ một tổ chức nào đang hoạt động thì thông tin là một trong những yếu tố quan trọng nhất để đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Nhà quản lý phải nắm đƣợc toàn bộ những thông tin cần thiết nhất để kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức, giám sát và ngăn ngừa mọi rủi ro, gian lận có thể phát sinh trong hoạt động của tổ chức. Thông tin không chỉ cung cấp cho các nhà quản
lý trong tổ chức mà nó còn đƣợc cung cấp cho nhân viên trong tổ chức đó, tùy thuộc vào nội dung thông tin cung cấp cho đối tƣợng nào. Nhân viên cần biết đƣợc những thông tin liên quan đến nhiệm vụ đƣợc giao của mình để thực hiện cho đúng mục đích và yêu cầu của nhà quản lý. Có thể có nhiều thông tin cùng cung cấp cho một đối tƣợng có yêu cầu hay một nội dung thông tin có thể dùng cho nhiều mục đích khác nhau nhƣ lập báo cáo tài chính,xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định của tổ chức… Hệ thống thông tin cần trung thực và có tính chính xác nhằm cung cấp cho nhà quản lý có những quyết định về hệ thống kiểm soát về mặt tài chính cũng nhƣ việc tuân thủ pháp luật.
e. Hoạt động giám sát
Hoạt động giám sát đƣợc hiểu một cách đơn giản nhất đó chính là một quá trình giám sát hệ thống kiểm soát đang tồn tại và thực thi tại tổ chức có đạt chất lƣợng theo mục tiêu đề ra khi thiết lập hệ thống kiểm soát hay không.
Hoạt động giám sát thực hiện theo quy định về thời gian và cách thức cần thực hiện, hình dung chung có thể chia thành: giám sát định kỳ và giám sát thường xuyên. Hoạt động giám sát thường xuyên diễn ra hàng ngày trong tất cả các hoạt động của đơn vị. Hoạt động giám sát định kỳ phụ thuộc vào giám sát thường xuyên khi phát hiện rủi ro và đánh giá rủi ro, phạm vi và mức độ của giám sát định kỳ quan hệ với giám sát thường xuyên và xem giám sát thường xuyên là nền tảng để xây dựng giám sát định kỳ.
Dù giám sát thường xuyên hay giám sát định kỳ thì mục tiêu chính của giám sát đó chính là đảm bảo hệ thống kiểm soát đƣợc xây dựng hoạt động hiệu quả, cho nên cần có sự giám sát từ bên trong lẫn bên ngoài tổ chức.