CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI CÁC CƠ QUAN BẢO HIỂM
1.3. CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI BHXH
1.3.4. Các hoạt động kiểm soát chi BHXH
Cơ bản nhất của hoạt động kiểm soát chi đó chính là các chính sách, thủ tục và cơ chế nhằm thực hiện việc kiểm soát của nhà quản lý, hoạt động kiểm soát thực chất nhằm ngăn ngừa và đối phó với các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện chi bảo hiểm xã hội. Đơn vị làm công tác chi bảo hiễm xã hội là đơn vị nhà nước nên chịu sự quy định của các văn bản, thông tư của Bộ tài chính và các văn bản quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Các hoạt động kiểm soát chi bảo hiểm xã hội đƣợc thể hiện nhƣ sau:
+ Thanh toán trợ cấp BHXH hàng tháng gồm: chi trả lương hưu hàng tháng cho viên chức nhà nước và lực lượng vũ trang trợ cấp tiền tuất hàng tháng… danh sách chi trả đƣợc lập từ phòng chế độ của cơ quan bảo hiểm tỉnh sai đó chuyển danh sách về bảo hiểm các huyện, thành phố và đại lý bưu điện trước ngày chi trả hàng tháng theo quy định của từng địa phương. Phòng tài chính của bảo hiểm xã hội tỉnh sẽ chuyển tiền về cho các đại lý chi trả để thực hiện việc chi trả theo đúng quy định.
Mục tiêu kiểm soát:
Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lý và đúng thủ tục hồ sơ của các chứng từ ban đầu khi đơn vị sử dụng lao động và đối tượng hưởng nộp tại Phòng Tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ, việc cơ quan BHXH tiến hành công tác lập các thủ tục,chứng từ để thực hiện việc chi trả đã đúng không? Kiểm soát đối tƣợng hưởng chế độ đã ký nhận đầy đủ trên danh sách chi trả hàng tháng hay không? Việc ký nhận thay có giấy uỷ quyền giữa người nhận thay và đối tượng hưởng. Ngoài ra, cũng cần kiểm soát giấy ủy quyền nhận thay có thời hạn bao lâu và khi thực hiện việc nhận thay, giấy ủy quyền đó có còn hiệu lực hay không?
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Nhân viên ở phòng Chế độ cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh tiến hành tiếp nhận giấy đề nghị hưởng chế độ tiền lương hưu, giấy giới thiệu của người hưởng mới hoặc người từ nơi khác chuyển về và tiếp nhận hồ sơ từ BHXH huyện chuyển lên giải quyết chế độ cho người lao động. Sau khi kiểm tra hồ sơ theo quy định, hợp lệ và xử lý xong hồ sơ, phòng chế độ BHXH lập danh sách chi trả hàng tháng và các báo cáo số liệu chuyển cho phòng Kế hoạch - Tài chính BHXH tỉnh, bộ phận kế toán BHXH huyện. Phòng Kế hoạch - tài chính nhận các biểu mẫu do phòng chế độ BHXH chuyển qua, thực hiện:
kiểm tra, đối chiếu và cấp kinh phí cho BHXH huyện hoặc đại lý chi trả để thực hiện việc chi trả. Trong quá trình thực hiện công tác chi trả, nếu có chi sai thì kế toán huyện sẽ thực hiện thu hồi, phản hồi cho Phòng Kế hoạch – tài chính tại BHXH tỉnh và Phòng Chế độ, đồng thời lập danh sách đối tƣợng + số tiền đã chi sai cho đối tượng hưởng những trường hợp được phát hiện khi số dƣ cuối ngày so với số tiền đã hạch toán theo chứng từ;lập báo cáo đối chiếu với phòng tài chính ở Bảo hiểm xã hôị tỉnh. Cuối tháng, phòng Tài chính và phòng chế độ sẽ đối chiếu kinh phí cấp phát cho Bảo hiểm xã hội huyện.
+ Chi trả chế độ trợ cấp một lần:
Mục tiêu kiểm soát:
Nhân viên ở phòng Chế độ cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh tiến hành tiếp nhận chứng từ ban đầu do người lao động nộp cho cơ quan BHXH và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, đúng thủ tục hồ sơ của các chứng từ trên, đối chiếu với sổ BHXH kiểm tra mức lương đóng hiện hưởng và quá trình tham gia BHXH với dữ liệu trên phần mềm để tính số tiền hưởng của đối tượng này.
Kiểm tra thông tin của đối tƣợng nhận trợ cấp có đúng với thông tin trên quyết định và phiếu chi tiền mặt hay không?
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Hồ sơ ban đầu của người lao động hay đợn vị sử dụng lao động nộp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính đƣợc chuyển về phòng Chế độ cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh. Sau khi tiếp nhận, Phòng Chế độ sẽ tiến hành kiểm tra mức độ đúng đắn của chứng từ ( tính hợp pháp, hợp lệ ) thì sẽ tính toán chế độ hưởng cho đối tượng thông qua mức lương đóng BHXH, quá trình tham gia BHXH của đối tƣợng, sau đó Chuyên viên Phòng chế độ lập danh sách hưởng trợ cấp BHXH một lần trình lãnh đạo Phòng Chế độ tham mưu cho Ban Giám đốc phê duyệt kèm theo các quyết định hưởng chế độ BHXH một lần chi trả tại BHXH huyện, thành phố. Đồng thời, chuyển danh sách hưởng và quyết định hưởng cho Phòng Kế hoạch – tài chính tiến hành chi trả trực tiếp cho đối tượng hưởng trực tiếp, trường hợp nhận thay thì phải có giấy ủy quyền và có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú.
Phòng chế độ và Phòng Kế hoạch – tài chính đối chiếu số liệu chi BHXH và phối hợp thẩm định số liệu quyết toán. Hàng tháng, hàng quý bộ phận kế toán báo cáo số liệu chi BHXH cho phòng tài chính BHXH tỉnh.
+ Chi trả chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức…
Mục tiêu kiểm soát:
Kiểm soát khâu tiếp nhận hồ sơ: Hồ sơ thanh toán chế độ ốm đau ngắn ngày hay dài ngày, giấy chứng nhận nghỉ chế độ bảo hiểm xã hội do cơ quan y tế cấp, giấy ra viện, giấy chứng sinh hay giấy chứng nhận phẫu thuật… và danh sách đề nghị thanh toán hưởng chế độ ốm đau, chăm sóc con ốm, thai sản, nghỉ dưỡng sức sau khi sinh.Kiểm tra đơn vị nơi đối tượng hưởng chế độ đã thực hiện việc trích nộp bảo hiểm xã hội có đầy đủ chƣa, nếu đã thực hiện xong nghĩa vụ nộp các khoản bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm xã hội thì phòng chế độ thực hiện việc tính chi trả trợ cấp nói trên cho người lao động;
nếu còn nợ đọng tiền BHXH thì không tiếp nhận, trả hồ sơ về đơn vị sử dụng lao động.Kiểm soát khâu thẩm định và duyệt hồ sơ: đây là một trong những khâu quan trọng trong quá trình chi chế độ BHXH.
Kiểm soát trong quá trình thẩm định và giải quyết hồ sơ: Đối với phụ nữ sinh con thì thời gian tham gia BHXH phải từ đủ 06 tháng trở lên trong vòng 12 tháng kể từ lúc sinh con; người lao động hưởng chế độ ốm đau do cơ quan BHXH chi trả thì phải tham gia đóng BHXH tháng liền kề trước khi nghỉ ốm;
trường hợp nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khoẻ sau sinh hoặc sau khi ốm đau thì phải kiểm tra người lao động không đủ điều kiện sức khỏe để làm việc thông qua phê duyệt của người đứng đầu đơn vị sử dụng lao động và tổ chức công đoàn tại đơn vị. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của giấy nghỉ việc hưởng BHXH do người lao động hoặc giấy ra viện do cơ sở y tế cung cấp ( C65a- HD). Kiểm tra số tiền hưởng, thời gian nghỉ hưởng chế độ ốm đau, thai sản và nghỉ dƣỡng sức phục hồi sức khoẻ có đúng với quy định của luật BHXH.
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Dựa trên mẫu C70a-HD: Danh sách hưởng chế độ ốm đau, thai sản, C65a-HD: Giấy chứng nhận nghỉ ốm của cơ sở y tế, Đơn xin nghỉ ốm, nghỉ thai sản của người lao động , đơn vị sử dụng lao động gửi hồ sơ thanh toán tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính cơ quan BHXH, Phòng
tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính chuyển cho Phòng chế độ. Sau khi tiếp nhận hồ sơ theo đúng quy định sẽ thẩm định và duyệt hồ sơ thanh toán và trả kết quả cho đơn vị sử dụng lao động. Phòng chế độ chuyển hồ sơ (mẫu C70b-HD) và dữ liệu từ phần mềm xét duyệt chế độ qua phần mềm kế toán, từ đó Phòng Kế hoạch – tài chính thông qua số tài khoản ngân hàng mà đơn vị sử dụng lao động đã kê khai trên hồ sơ (mẫu C70a-HD ) sẽ chuyển tiền cho đơn vị sử dụng lao động.