CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH QUẢNG NGÃI
2.3. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI CỦA ĐƠN VỊ TRONG THỜI GIAN QUA
2.3.1. Môi trường kiểm soát
Ban Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi luôn luôn xác định con người chính là nhân tố ảnh hưởng quan trọng nhất đối với môi trường kiểm soát trong toàn cơ quan, tác phong làm việc, đạo đức nghề nghiệp, trách nhiệm với cộng đồng của mỗi viên chức làm công tác bảo hiểm xã hội ảnh hưởng mạnh nhất đến môi trường kiểm soát được thiết lập tại Bảo hiểm xã
hội tỉnh Quảng Ngãi. Chính vì vậy, trong những năm gần đây Ban Giám đốc luôn luôn tìm cách khuyến khích sự năng động,sáng tạo làm việc của người lao động trong cơ quan, ngoài những giờ làm việc căng thẳng Ban Giám đốc còn tổ chức các cuộc giao lưu nhằm gắn kết mỗi cá nhân với nhau, cá nhân với tập thể để từ đó giúp đơn vị hoàn thành các mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, phong cách của nhà quản lý, chính là Ban Giám đốc cũng có ảnh hưởng không hề nhỏ đối với môi trường kiểm soát được thiết lập, cách quản lý của Ban Giám đốc hay Lãnh đạo các phòng trực thuộc của Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi trong thời gian vừa qua đã góp phần thiết lập môi trường kiểm soát của đơn vị khi các hành vi gian lận, khai báo sai thông tin để trục lợi quỹ bảo hiểm xã hội diễn ra ngày càng nhiều trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi được các tờ báo đăng tải thường xuyên, nhận thức về sự rủi ro trong công tác chi trả bảo hiểm xã hội đƣợc Ban Giám đốc đánh giá rất cao, việc ban hành nhiều văn bản hướng dẫn việc chi trả bảo hiểm xã hội nhằm hạn chế thấp nhất sự gian lận có thể xảy ra, làm cho môi trường kiểm soát càng chặt chẽ hơn.
Đạo đức và trách nhiệm của các nhân viên chuyên quản tại phòng tiếp nhận hồ sơ, phòng chế độ, phòng tài chính và phòng chính sách cũng đƣợc nâng cao hơn, nhân viên trong các phòng có liên quan đến việc chi trả bảo hiểm xã hội luôn luôn đƣợc ban giám đốc ƣu tiên cho đi tập huấn các lớp nâng cao khả năng nhận biết sự gian lận trong kê khai thủ tục hưởng chế độ bảo hiểm của người lao động trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi nên môi trường kiểm soát tại các phòng chức năng này đã hoạt động một cách hiệu quả và đã có một số thành công nhất định trong việc phát hiện các trường hợp kê khai hưởng chế độ tại phòng lao động thương binh các phường tại thành phố Quảng ngãi trong thời gian qua.
Bên cạnh đó, môi trường kiểm soát chi của Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi còn đƣợc thể hiện ở các công tác kiểm soát chặt chẽ nhƣ sau:
- Phân cấp rõ ràng tại tuyến tỉnh và tuyến huyện
Bảng 2.2. Phân cấp quản lý công tác chi tại BHXH Quảng Ngãi Cấp quản lý Nội dung phân cấp Nội dung quản lý
BHXH tỉnh Quảng Ngãi
- Đơn vị hành chính và sự nghiệp, Đảng, Đoàn thể, các tổ chức chính trị xã hội có trụ sở tại tỉnh,
- Các đơn vị có vốn đầu tƣ nước ngoài,
- Các đơn vị có số lao động lớn (trên 10.000 người)
- Chịu trách nhiệm quản lý chi chế độ BHXH cho các đơn vị do BHXH tỉnh quản lý
- Quản lý, giám sát việc thực hiện công tác chi của BHXH cấp huyện
BHXH các huyện, thị xã,
thành phố
- Đơn vị hành chính và sự nghiệp, Đảng, Đoàn thể, các tổ chức chính trị xã hội có trụ sở tại cấp huyện
- Các đơn vị đăng ký kinh doanh, hoạt động trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố, trừ các đơn vị có vốn đầu tƣ nước ngoài, các đơn vị có số lao động trên 10.000 lao động
- Chịu trách nhiệm quản lý thu các đơn vị do BHXH huyện quản lý
Lãnh đạo phụ - Tất cả các đơn vị tham gia - Chịu trách nhiệm chung
Cấp quản lý Nội dung phân cấp Nội dung quản lý trách Phòng
Chế độ tại tỉnh,Phó Giám đốc huyện phụ trách công tác
chi chế độ)
BHXH do đơn vị mình đƣợc phân cấp quản lý
về công tác chi chế độ BHXH tại đơn vị mình - Giám sát, chỉ đạo, điều hành hoạt động công tác chi các chế độ BHXH của nhân viên tại đơn vị
Nhân viên phòng chế độ
- Đƣợc phân cấp quản lý số đơn vị sử dụng lao động theo danh sách, văn bản phân công cụ thể của lãnh đạo - Khi có sự thay đổi nhân viên phụ trách phải có biên bản bàn giao các hồ sơ có liên quan chi chế độ BHXH tại các đơn vị do mình phụ trách
- Chịu trách nhiệm chi chế độ cho các đơn vị do mình quản lý theo phân công của lãnh đạo
- Giải quyết, xử lý và báo cáo mọi vấn đề có liên quan tới đơn vị mình quản lý cho lãnh đạo phụ trách
(Nguồn: Văn phòng BHXH Quảng Ngãi cung cấp) - Việc kiểm tra, giám sát thường xuyên, định kỳ:
Ban Giám đốc và phòng Kiểm tra tại Bảo hiểm xã hội tỉnh thực hiện công tác kiểm tra, giám sát tất cả các hoạt động chi chế độ BHXH tại phòng Chế độ cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh và cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện theo thường xuyên theo từng tháng và định kỳ theo quy định được ban hành.
Từng năm, phòng Kiểm tra cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi đƣợc thực hiện các cuộc kiểm tra việc chi chế độ BHXH tại Bảo hiểm xã hội cấp
huyện và đơn vị sử dụng lao động theo kế hoạch hoặc đề nghị của Phòng Chế độ cấp tỉnh hay BHXH cấp huyện.
Hàng quý, theo các báo cáo của phòng chế độ Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh, huyện, Phòng kiểm ra sẽ lập kế hoạch kiểm tra các đơn vị có phát sinh số tiền chi chế độ BHXH lớn, phát sinh thường xuyên qua nhiều tháng liên tục.
Ngoài ra, sau 2 quý, cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi sẽ thành lập Đoàn kiểm tra xét duyệt quyết toán tài chính đối với cơ quan BHXH cấp huyện, trong đó có công tác chi chế độ BHXH tại huyện.
- Về cơ cấu hoạt động chuyên môn: Hầu hết, các phòng của Bảo hiểm xã hội tỉnh cơ cấu ra sao thì tại cơ quan bảo hiểm cấp huyện cũng đƣợc thành lập theo bộ máy của BHXH cấp tỉnh, chẳng hạn nhƣ phòng chế độ ở tỉnh thì cũng thành lập phòng chế độ tại cấp huyện. Tại các phòng Chế độ ở tỉnh và huyện, chuyên viên quản lý các đơn vị đều đƣợc phân công tại văn bản phân công nhiệm vụ do Lãnh đạo phòng ký. Phòng Kiểm tra BHXH cấp tỉnh sẽ tiến hành kiểm tra từng trên xuống dưới, từ cấp tỉnh xuống cấp huyện.
2.3.2 Các hoạt động kiểm soát chi chế độ BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi
a. Chi trả bảo hiểm xã hội hàng tháng: như chi lương hưu, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…
Qui trình chi chế độ BHXH hàng tháng đƣợc minh họa ở Hình 2.2
(12)
(3a)
(1) (2)
(9) (8)
(3b) (10) (4a) (11) (4b) (6)
(7) (5)
Hình 2.2. Quy trình chi trả BHXH hàng tháng Nội dung quy trình:
(1) Căn cứ vào danh sách chi trả chế độ BHXH hàng tháng do BHXH huyện, thành phố chuyển về cho phòng chế độ; phòng chế độ BHXH xét duyệt và lập danh sách chi trả tháng sau, gởi cho phòng kế hoạch tài chính
(2) Phòng Chế độ dùng chữ ký số chuyển danh sách hưởng BHXH hàng tháng cho bưu điện tỉnh
(3) Phòng kế hoạch tài chính chuyển kinh phí cho bưu điện tỉnh (3a), đồng thời thông báo số kinh phí đã cấp cho bưu điện tỉnh cho BHXH huyện biết để theo dõi và quyết toán cuối tháng (3b), (4) Bưu điện tỉnh chuyển danh sách chi trả bằng tiền mặt và cấp kinh
phí cho bưu điện huyện, thành phố (4a), đồng thời chuyển tiền
BHXH huyện,thành
phố
Phòng Chế độ
Bưu điện tỉnh QN
Bưu điện huyện Phòng
KHTC
Đối tượng hưởng
BHXH hàng tháng vào tài khoản cá nhân cho đối tượng hưởng qua tài khoản cá nhân (4b),
(5) Bưu điện huyện chi trả bằng tiền mặt cho đối tượng hưởng,
(6) Sau kỳ chi trả, bưu điện huyện chuyển danh sách đã chi trả và số tiền chƣa nhận về BHXH huyện để tiếp tục quản lý và chi trả;
quyết toán giữa 2 bên về số tiền thực chi ( tiền mặt do bưu điện huyện chi và số chuyển khoản qua thẻ ATM do bưu điện tỉnh chuyển)
(7) Sau kỳ chi trả, các đối tượng chưa nhận tại bưu điện hay số nghỉ hưu phát sinh mới sau kỳ chi trả sẽ nhận trực tiếp tại BHXH huyện,thành phố.
(8) Đối tượng hưởng mới phát sinh ( nơi khác chuyển về, tăng mới sau kỳ chi trả ) có thể nhận trực tiếp tại phòng kế hoạch tài chính BHXH tỉnh ( nếu có nhu cầu )
(9) BHXH huyện, thành phố thông báo số thực chi tại bưu điện huyện và số chi trả trực tiếp tại BHXH huyện cho phòng kế hoạch tài chính BHXH tỉnh,
(10) Bảo hiểm xã hội huyện, thành phố thông báo danh sách chƣa chi trả trong tháng, số giảm đối tượng hưởng chết, chuyển đi nơi khác ) cho phòng chế độ BHXH tỉnh để lập danh sách chi trả cho tháng sau.
(11) Sau khi, bưu điện huyện, thành phố quyết toán với bảo hiểm xã hội huyện, thành phố sẽ cung cấp bảng quyết toán đó cho bưu điện tỉnh,
(12) Bưu điện tỉnh căn cứ vào bảng quyết toán của các bưu điện huyện, thành phố cung cấp làm cơ sở tổng hợp quyết toán với phòng kế hoạch tài chính bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi,
*Đánh giá rủi ro phát sinh: Phát sinh rủi ro về số tiền chƣa chi trả tại bưu điện huyện, thành phố và số tiền thực chuyển tại BHXH tỉnh. Việc thanh toán qua thẻ ngân hàng của đối tượng hưởng tại đại lý bưu điện huyện đã đúng quy định và đúng đối tƣợng hay chƣa, thanh toán qua nhiều tháng bằng hình thức chuyển khoản có đảm bảo đối tƣợng còn sống hay đã mất.
Bên cạnh đó, kiểm soát việc xét duyệt chế độ của phòng chế độ Bảo hiểm xã hội tỉnh theo nội dung các chứng từ ban đầu do bảo hiểm xã hội huyện chuyển về hoặc việc phát sinh hồ sơ mới đúng quy định hay chƣa?
b. Chi trả trợ cấp một lần
Qui trình chi trả trợ cấp một lần được thể hiện ở hình dưới đây
(2) (1)
(3a) (3b) (12)
(5) (7)
(8) (4a) (10) (6) (11)
(4b) (9)
Hình 2.3. Quy trình chi trả trợ cấp BHXH một lần Nội dung quy trình:
(1) Đối tượng hưởng nộp hồ sơ ban đầu cho phòng tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính,
Phòng tiếp nhận, trả kết quả
Phòng Kế hoạch tài chính
Đối tƣợng hưởng
Bưu điện tỉnh Phòng chế độ
BHXH tỉnh
BHXH huyện, thành phố
Bưu điện huyện, thành phố
(2) Bộ phận tiếp nhận kiểm tra hồ sơ, nếu hồ sơ chứng từ ban đầu hợp lệ, theo đúng quy định sẽ chuyển cho phòng chế độ
(3) Phòng Chế độ sau khi xét duyệt hồ sơ hưởng chế độ một lần, gởi thông báo danh sách hưởng chế độ cho phòng kế hoạch tài chính (3a) để cấp kinh phí , đồng thời chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho Bưu điện tỉnh làm cơ sở để cấp kinh phí cho bưu điện huyện (3b),
(4) Bảo hiểm huyện xét duyệt hồ sơ cũng chuyển danh sách tổng hợp cho phòng kế hoạch tài chính (4a) làm cơ sở cấp kinh phí cho bưu điện tỉnh; đồng thời chuyển kết quả giải quyết hồ sơ cho bưu điện huyện trả cho đối tượng hưởng (4b),
(5) Phòng kế hoạch tài chính căn cứ danh sách đƣợc duyệt do phòng chế độ BHXH tỉnh chuyển qua và BHXH huyện chuyển về cấp kinh phí cho bưu điện tỉnh,
(6) Bưu điện tỉnh chuyển danh sách hưởng chế độ do phòng chế độ tỉnh xét duyệt và chuyển tiền cho bưu điện huyện, thành phố chi trả ,
(7) Bưu điện huyện căn cứ kết quả giải quyết hồ sơ chi trả cho đối tượng hưởng bằng tiền mặt hay chuyển tiền qua tài khoản cá nhân; đồng thời trả hồ sơ xét duyệt cho đối tượng hưởng ( sổ BHXH, quyết định hưởng…)
(8) Cuối tháng, phòng kế hoạch tài chính thông báo kinh phí đã cấp trong tháng cho bưu điện tỉnh về bảo hiểm xã hội huyện để bảo hiểm xã hội huyện có căn cứ quyết toán với bưu điện huyện, (9) Vào đầu tháng sau, bưu điện huyện quyết toán số đã cấp, số chi
thực tế và số chƣa nhận với bảo hiểm xã hội huyện. Riêng số tiền
và số người chưa nhận, bưu điện huyện tiếp tục quản lý và chi trả vào tháng sau,
(10) Đầu tháng sau, bảo hiểm xã hội huyện, thành phố căn cứ vào liệu quyết toán với bưu điện huyện và số liêụ bảo hiểm xã hội huyện chi trả tại cơ quan ,sẽ tổng hợp quyết toán với phòng kế hoạch tài chính bảo hiểm xã hội tỉnh,
(11) Sau khi, bưu điện huyện, thành phố quyết toán với bảo hiểm xã hội huyện, thành phố sẽ cung cấp bảng quyết toán đó cho bưu điện tỉnh,
(12) Bưu điện tỉnh căn cứ vào bảng quyết toán của các bưu điện huyện, thành phố cung cấp làm cơ sở tổng hợp quyết toán với phòng kế hoạch tài chính bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi,
* Đánh giá rủi ro phát sinh: Số tiền chi trả tại bưu điện huyện, thành phố; đồng thời kiểm soát số chi trả tại bảo hiểm xã hội huyện, thành phố .
Đồng thời, rủi ro phát sinh tại chứng từ ban đầu do đối tượng hưởng tại phòng tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính trước khi chuyển về phòng chế độ xét duyệt, kiểm soát việc áp dụng các quy định và thang bảng lương cơ sở để tính toán chi trả trợ cấp của phòng chế độ.
Rủi ro phát sinh tại quy trình chuyển hồ sơ xét duyệt đối tượng hưởng từ phòng chế độ về phòng kế hoạch tài chính để làm căn cứ chuyển kinh phí cho bưu điện tỉnh và bảo hiểm xã hội huyện nhưng việc quyết toán số liệu chi trả,mức độ thực hiện việc chi trả đó lại không có quy trình thông báo về phòng chế độ biết?
c. Chi trả ốm đau, thai sản, nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe:
Qui trình chi trả chế độ liên quan ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng đƣợc minh họa ở hình dưới đây:
(1) (2)
(4) (3)
(5) (7)
(6a) (6b)
Hình 2.4. Quy trình chi trả ốm đau, thai sản, Nghỉ dƣỡng sức Nội dung quy trình:
(1) Phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính sau khi kiểm tra hồ sơ hợp lệ và đầy đủ thì tiếp nhận hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng sức phục hồi sức khỏe từ đơn vị sử dụng lao động hoặc trường hợp thai sản bảo lưu người lao động đi nộp trực tiếp.
(2) Theo quy trình phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính bàn giao hồ sơ, chứng từ cho phòng chế độ BHXH để giải quyết.
(3) Phòng chế độ kiểm tra quá trình đóng bảo hiểm xã hội của đơn vị sử lao động đến thời điểm đủ điều kiện để hưởng chế độ, nếu đơn vị sử dụng còn nợ đọng BHXH thì phòng chế độ trả hồ sơ lại cho phòng tiếp nhận, giao lại cho đơn vị sử dụng lao động; nếu đơn vị đủ điều kiện hưởng chế độ thì Phòng chế độ sẽ xét duyệt và lập danh sách đƣợc duyệt, chuyển lại cho phòng tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính,
Phòng KHTC Phòng tiếp nhận,
trả kết quả TTHC
Người lao động Đơn vị sử dụng
lao động
Phòng Chế độ Người lao
động, ĐVSDLĐ
(4) Phòng chế độ tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính trả danh sách và hồ sơ chứng từ đã đƣợc duyệt cho đơn vị sử dụng lao động, người lao động,
(5) Phòng chế độ chuyển danh sách đƣợc xét duyệt cho phòng kế hoạch tài chính làm căn cứ chuyển kinh phí,
(6) Phòng kế hoạch tài chính căn cứ chứng từ do phòng chế độ chuyển sang chuyển kinh phí cho đơn vị sử dụng lao động (6a) hoặc chuyển tiền qua tài khoản cá nhân cho người lao động (6b) , (7) Cuối tháng,quý phòng kế hoạch tài chính đối chiếu số liệu với
phòng chế độ,
* Đánh giá rủi ro: Phát sinh tại khâu tiếp nhận hồ sơ ban đầu tại phòng chế độ, các chứng từ do cơ sở y tế cấp, danh sách người lao động hưởng chế độ và danh sách thực tế tại đơn vị sử dụng lao động, quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động, điều kiện làm việc trong môi trường độc hại hay không? Việc chi trả tiền qua tài khoản cá nhân có đúng đối tượng hưởng hay không? Đơn vị sử dụng lao động có chi kịp thời cho người lao động hay không? Chi đúng đối tƣợng theo danh sách đƣợc Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi xét duyệt hay không?
2.3.3. Thông tin và truyền thông trong công tác kiểm soát chi
Theo lộ trình phát triển của ngành Bảo hiểm xã hội , để mở rộng hoạt động BHXH đến toàn thể đối tƣợng thì việc quản lý là việc cần thiết và mang tính lâu dài. Từ đó, Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi đã chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ, giải quyết hồ sơ công việc hàng ngày, việc sử dụng phần mềm văn phòng Eoffice để chuyển nhanh chóng các văn bản mới ban hành áp dụng cho việc chi trả bảo hiểm xã hội cho người lao động, không cần sử dụng mail cá nhân đã góp phần cập nhật nhanh chóng cho mọi cán bộ công chức, viên chức đều cần có những thông tin cần