CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH QUẢNG NGÃI
3.2. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI ĐƠN VỊ
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát và giảm dần sự rủi ro trong kiểm soát chi bảo hiểm xã hội tại BHXH tỉnh Quảng Ngãi
a. Hoàn thiện môi trường pháp lý (môi trường kiểm soát) cho hoạt động Bảo hiểm xã hội
Hiện nay, các văn bản liên quan đến quy định chi trả chế độ bảo hiểm xã hội đang có sự chồng chéo lẫn nhau, văn bản ban hành đa dạng trong một thời
gian ngắn khiến việc nhận biết được các quy định về đối tượng hưởng và chế độ hưởng của đơn vị sử dụng lao động rất hạn chế và chuyên viên tại các phòng chế độ, tài chính, tiếp nhận thủ tục hành chính của các cơ quan bảo hiểm xã hội không khó nắm bắt được hết nên môi trường kiểm soát các hoạt động chi không bao quát hết đƣợc, tạo ra nhiều lỗ hổng về mặt pháp lý để các đối tượng gian lận chế độ hưởng BHXH tại đơn vị.
Việc hoàn thiện môi trường pháp lý hiện nay phụ thuộc nhiều sự tham mưu của các Bộ, ban ngành qua nhiều cuộc tổng kết, đánh giá việc thực hiện các chế độ, chính sách tại các địa phương, từ đó rút ra những mặt đã làm được cần phát huy và mở rộng ra, những mặt hạn chế và những lổ hổng do hệ thống các văn bản “giẫm chân” lên nhau chưa làm được, để từ đó đề xuất, tham mưu cho Chính phủ bãi bỏ những quy định quá lạc hậu, sửa đổi bổ sung và điều chỉnh những quy định đã ban hành nhằm hoàn thiện hơn hệ thống văn bản thống nhất cho ngành bảo hiểm xã hội từ trung ương đến địa phương, từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất, từ doanh nghiệp cho đến cơ quan hành chính, sự nghiệp để việc chi trả các chế độ BHXH ngày càng thực tế hơn, đảm bảo đời sống của người lao động được hưởng khi tham gia bảo hiểm xã hội, thực hiện đúng chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước là đảm bảo cuộc sống ấm no, hạnh phúc cho nhân dân, góp phần tạo niềm tin của người dân đối với hệ thống bảo hiểm xã hội và những con người đang làm trong ngành BHXH Việt Nam.
Bảo hiểm xã hội là một ngành đặc thù, việc thu – chi các chế độ bảo hiểm xã hội liên quan chặt chẽ đến một số lĩnh vực khác nhau nhƣ Luật lao động, Luật Đầu tƣ, luật doanh nghiệp... Vì vậy, việc thanh toán các chế độ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong nhiều ngành nghề khác nhau cũng có mức chi khác nhau, cần có sự kết hợp giữa các Bộ, ngành có liên quan bằng việc ký kết các thông tƣ liên tịch hết sức cần thiết, Bảo hiểm xã hội
không thể đứng riêng lẽ một mình ngoài các bộ ngành khác. Tuy nhiên, việc phối hợp giữa ngành bảo hiểm xã hội và các ngành khác từ trung ƣơng cho đến địa phương chưa được chú trọng trong nhiều năm qua, các chế độ thanh toán cho người lao động luôn vẫn xảy ra tình trạng điều chỉnh sau khi đối tượng được hưởng nhận trợ cấp BHXH hàng tháng.
Cho nên, để công tác chi bảo hiểm xã hội theo đúng mục tiêu “ chi đúng – chi đủ “ thì cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi cần tiến hành một số công việc sau:
+ Ký kết các văn bản phối hợp với Sở lao động, thương binh và xã hội tỉnh Quảng Ngãi và các phòng có chức năng liên quan của Sở lao động, thương binh và xã hội tại các huyện, thành phố để có thể rà soát chính xác sự thay đổi của các đơn vị sử dụng lao động có mặt trên địa bàn tỉnh cũng nhƣ kiểm tra việc ký kết các hợp đồng lao động đối với người lao động khi xác định cơ sở đóng BHXH hàng tháng,
+ Ký kết các văn bản phối hợp với Cục thuế tỉnh Quảng Ngãi và các phòng có chức năng liên quan của Cục thuế tại các huyện, thành phố để đối chiếu thu nhập tính thuế thu nhập cá nhân và tiền lương trích nộp BHXH có thống nhất hay không, nhằm hạn chế việc doanh nghiệp thực hiện nhiều bảng lương khác nhau cho từng mục đích khác nhau như thuế thu nhập cá nhân , trích nộp BHXH....
+ Ký kết các văn bản phối hợp với Sở Kế hoạch – Đầu tƣ tỉnh Quảng Ngãi để có những thông tin về mức ƣu đãi đối với những công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại các khu kinh tế Dung Quất, Khu công nghiệp VISIP..Từ đó, hình thành nên các thông tin chính xác về đơn vị sử dụng lao động và các hợp đồng ký kết với người lao động,
Mức xử phạt hành chính trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội hiện nay quá nhỏ so với mức độ gian lận của các đối tượng hưởng chế độ và đơn vị sử
dụng lao động có số người lao động lớn, hình thức răn đe chỉ như “ muối bỏ biển”, đó chính là do công tác tham mưu của những người làm trong ngành tư pháp chƣa nhận thức hết đƣợc những gian lận và mức độ gian lận của lĩnh vực BHXH có thể xảy ra.
Cần có những chế tài xử phạt hành chính thật mạnh đối với các đơn vị cố tình gian lận chế độ BHXH, có khung hình phạt có những đối tƣợng vi phạm theo những nguyên nhân khách quan là chƣa hiểu biết hết và những đối tƣợng vi phạm nhiều lần, cần phối hợp với các cơ quan nhƣ Thuế, Đài Truyền hình, Bộ Kế hoạch… để đƣa thông tin các đơn vị vi phạm cho nhân dân đƣợc biết, cấm tham gia các hoạt động kinh doanh hay tham dự các dự án khi vi phạm hành chính về lĩnh vực BHXH.
Trao quyền xử phạt hành chính cho cơ quan bảo hiểm xã hội và thực hiện việc rút gọn các thủ tục hành chính khi lập hồ sơ, giấy tờ xử phạt hành chính để có thể xử phạt ngay khi phát hiện ra việc gian lận để nhằm răn đe cho các đối tượng hay đơn vị cố tình vi phạm, gây ảnh hưởng đến niềm tin và quyền lợi của những người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, ban hành văn bản phối hợp với cơ quan chức năng nhƣ công an, Tòa án và Viện kiểm soát chuyển hồ sơ khi việc vi phạm làm thất thoát tiền của Nhà nước quá lớn. Khi cơ quan bảo hiểm xã hội muốn thanh tra đơn vị nào có dấu hiệu vi phạm bất thường phải có công văn gởi các cơ quan chuyên môn khác cùng phối hợp để thành lập Đoàn thanh tra, việc này mất rất nhiều thời gian khi đó các tổ chức vi phạm đã kịp thời chỉnh sửa hay che giấu việc vi phạm, gây khó khăn cho các đoàn kiểm tra, thanh tra. Do đó, việc cần có một quy định từ Chính phủ cho phép cơ quan bảo hiểm xã hội có một phần chức năng nhƣ công an có thể tiến hành kiểm tra, thanh tra khi có dấu hiệu vi phạm lớn.
Ngoài những vấn đề trên, việc phổ cập công nghệ thông tin khi áp dụng chính quyền điện tử vào việc giải quyết các thủ tục hành chính kể cả lĩnh vực
bảo hiểm xã hội cho các đơn vị có số lượng người lao động nhiều, đơn giản hóa những quy trình không cần thiết, tạo ra nhiều mẫu biểu có thể dùng chung cho nhiều loại chế độ BHXH để các đơn vị không “ hoa mắt “ trước nhiều biểu mẫu khi truy cập sử dụng phần mềm BHXH điện tử, xây dựng dữ liệu ban đầu hoàn chỉnh về đối tƣợng tham gia bảo hiểm từ khi bắt đầu đóng cho đến khi chấm dứt, không thay đổi hệ thống dữ liệu ban đầu bằng các phần mềm khác, các bộ, ngành trung ƣơng dự đoán đƣợc việc phát triển công nghệ trong giai đoạn 5 năm để việc hình thành nên dữ liệu thống nhất đƣợc hoàn chỉnh hơn. Khi việc áp dụng dữ liệu hoàn chỉnh sẽ cung cấp cho công tác thanh tra, kiểm tra đƣợc nhanh chóng hơn và chính xác hơn.
Theo tác giả, việc hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi là một trong những vấn đề quan trọng trong thực tế hiện nay, nó chính là những khởi tạo ban đầu cho việc kiểm soát chi chế độ BHXH tại đơn vị. Ngoài việc Ban Giám đốc cần có những ý kiến đóng góp trong quá trình quản lý đơn vị của mình tại địa phương tỉnh Quảng Ngãi cho Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam trong các cuộc họp tổng kết ngành trực tuyến hay cuộc gặp gỡ trao đổi, tháo gỡ những khó khăn trong công tác BHXH nhằm hoàn thiện hơn các quy định về chi chế độ BHXH, cần chi tiết hơn đối tƣợng chi, các mục chi BHXH, đơn giản hóa các thủ tục hành chính nhằm kiểm soát tốt hơn công tác chi chế độ và kiểm soát thủ tục chi từ các khâu ban đầu nhƣ tại phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính.
b. Hoàn thiện bộ máy quản lý
Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi cần thực hiện tốt việc phân công trách nhiệm, không nên thực hiện thực hiện chuyên viên kiêm nhiệm thêm nhiệm vụ ngoài nhiệm vụ chính ( nguyên tắc bất kiêm nhiệm ), đồng thời thực hiện nguyên tắc ủy quyền phê duyệt cho lãnh đạo phụ trách từng lĩnh vực cụ thể
Việc phân công trách nhiệm và quyền hạn của mỗi nhân viên từng phòng
có liên quan đến việc chi BHXH phải đƣợc phân công cụ thể ở từng vị trí việc làm, từng trình độ chuyên môn khi tuyển dụng vào hoặc phân công khi cán bộ thuyên chuyển vị trí công tác theo đúng lĩnh vực mình có kinh nghiệm. Điều hạn chế nhất chính là việc phân công 1 nhiệm vụ nhƣng có nhiều bộ phận hay chuyên viên cùng làm, gây lãng phí nhân lực và chồng chéo lẫn nhau, rất khó kiểm soát nhiệm vụ của từng người.
Theo quy trình chi trả chế độ bảo hiểm xã hội nhƣ hiện nay đang áp dụng tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi thì hồ sơ, thủ tục tại phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính chuyển cho phòng Chế độ. Phòng Chế độ có nhiệm vụ thẩm định hồ sơ, thủ tục theo đúng quy định của Luật BHXH hay chưa, sau khi duyệt hồ sơ cho đối tượng hưởng sẽ chuyển về phòng Kế hoạch - tài chính làm thủ tục chuyển tiền trực tiếp hay chuyển cho Đại lý ủy quyền chi trả, Bảo hiểm xã hội huyện.
Cùng với những nội dung trên thì Ban Giám đốc cũng nên luân chuyển cán bộ ở những vị trí trong đơn vị nhƣ các cơ quan hành chính, sự nghiệp có thời gian đảm nhận chức vụ lãnh đạo trên 8 năm để có thể tất cả những lãnh đạo phòng có thể nắm đƣợc thêm một số vấn đề về các khoản chi có liên quan đến người lao động nhằm có thể kiểm soát được các hoạt động chi BHXH ở các bộ phận khác vì đã có kinh nghiệm trong việc chi trả. Đồng thời với việc luân chuyển các chức vụ lãnh đạo phòng cũng nên luân chuyển các chuyên viên thực hiện các nhiệm vụ chi nhƣ chi chế độ BHXH chuyển sang chi BHYT và ngƣợc lại; nhân viên phòng chế độ luân chuyển qua công tác tiếp nhận hồ sơ ban đầu tại bộ phận 1 cửa, việc luân chuyển này sẽ tạo cơ hội cho tất cả các bộ phận và con người trong cơ quan có thể kiểm soát lẫn nhau,hạn chế thấp nhất việc sai sót hay nhầm lẫn trong chi trả chế độ BHXH.
Hiện nay, việc sát nhập các cơ quan bảo hiểm xã hội theo đề án tinh gọn bộ máy các cơ quan nhà nước nên tình trạng bộ máy của đơn vị khá rườm rà,
đội ngũ nhân viên ở các phòng sau khi sát nhập quá đông, việc phân chia nhiệm vụ của giữa các nhân viên chƣa đƣợc chuyên môn hóa, nặng về cảm tính là chủ yếu. Vấn đề phân công trách nhiệm giữa các thành viên trong Ban Giám đốc chưa được hợp lý, do quá trình chuyển giao từ người cũ sang người mới nên việc phân công ủy quyền trách nhiệm chi trả các chế độ còn thiếu khoa học, Ban Giám đốc còn ủy quyền nhiều cho Văn phòng giữ các chữ ký số điện tử mà chƣa đƣợc tập huấn nhiều về công nghệ thông tin và hệ thống chính quyền điện tử. Theo tác giả, vấn đề này cần thiết lập những lớp tập huấn riêng cho lãnh đạo đơn vị về hệ thống công nghệ thông tin, cách sử dụng phần mềm chính quyền điện tử và chữ ký số điện tử trong việc thanh toán các chế độ BHXH.
c. Hoàn thiện phong cách lãnh đạo của nhà quản lý
Việc quản lý và điều hành mọi hoạt động trong cơ quan là một trong những yếu tố quan trọng đến môi trường kiểm soát và hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị, tùy thuộc vào từng các nhận thức và kiến thức của nhà lãnh đạo.
Nếu nhà quản lý có kiến thức sâu rộng và xuất thân từ nhân viên tại cơ quan bảo hiểm xã hội, kinh qua nhiều vị trí công việc khác nhau thì cách thức quản lý và điều hành các hoạt động kiểm soát sẽ chặt chẽ hơn những cơ quan có lãnh đạo từ điều chuyển từ nơi khác về trong hệ thống ngành dọc BHXH.
Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi đƣợc điều thuận lợi nhất đó chính là Ban Giám đốc trưởng thành từ cơ sở tại đơn vị, kinh nghiệm qua nhiều vị trí lãnh đạo từ bảo hiểm xã hội các huyện trực thuộc tỉnh. Tuy nhiên, theo ý kiến của tác giả để hoàn thiện phong cách quản lý của Ban Giám đốc trong việc kiểm soát các hoạt động chi chế độ trong giai đoạn hiện nay thì cần thêm một số vấn đề nhƣ sau:
Thứ nhất, trong nội bộ Ban Giám đốc có sự thống nhất cao về quan điểm chỉ đạo, có sự phân quyền thực hiện chức năng nhiệm vụ từng lĩnh vực cụ thể,
quy hoạch thêm chức danh Phó Giám đốc vì hiện nay công tác chỉ đạo một số nhiệm vụ rộng tập trung cho 1 Phó Giám đốc, việc quản lý khó sát với thực tế vì hầu nhƣ kiêm nhiệm thêm là chủ yếu nhƣng kiến thức lại chƣa hiểu đúng, hiểu đủ bản chất của các chế độ. Nếu không thực hiện việc phân công và bổ sung thêm thì sai sót và rủi ro sẽ phát sinh tại vị trí này là nhiều nhất.
Thứ hai, cần quán triệt rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của ngành BHXH đó chính là mục tiêu an sinh xã hội, đảm bảo cho đời sống người lao động khi có thời gian tạm dừng thời gian làm việc vì một nguyên nhân đƣợc quy định trong Luật BHXH, phải thực hiện chi đúng - chi đủ và chi đúng đối tƣợng hưởng các chế độ, đồng thời giữa các bộ phận hay nhân viên phải có sự kiểm soát chặt chẽ với nhau, ban hành nhiều chế độ khen thưởng định kỳ hay đột xuất khi có nhân viên trong các phòng chức năng chi chế độ phát hiện ra sai phạm,gây thất thoát nguồn quỹ BHXH do các đối tƣợng bên trong BHXH tỉnh Quảng Ngãi và bên ngoài gây ra, có nhiều chế tài xử phạt cho những nhân viên trong cơ quan thông đồng với đối tƣợng bên ngoài trục lợi quỹ bảo hiểm xã hội hàng năm.
d. Thực hiện việc phân công phân nhiệm rõ ràng
Trong những năm vừa qua, Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi đã thực hiện việc phân công nhiệm vụ cho nhân viên chuyên quản từng đơn vị sử dụng lao động khá hiệu quả, tạo ra hàng lang chi các chế độ nhanh chóng, thuận tiện cho đối tượng hưởng chế độ hoàn thành các thủ tục hành chính trong thời gian sớm nhất, được đông đảo nhân dân trong tỉnh tin tưởng khi tham gia các chế độ bảo hiểm.
Tuy nhiên, việc phân công quyền và trách nhiệm trong quá trình thực hiện còn gặp một số hạn chế nhất định, chuyên viên chuyên quản đƣợc phân công chống chéo giữa các đơn vị với nhau, cùng một đơn vị nhƣng các chế độ lại phân công nhiều nhân viên khác nhau,khi đơn vị sử dụng lao động cần liên
hệ các vấn đề liên quan đến chế độ hiện hưởng của người lao động như ốm đau, thai sản phải chờ đợi khá lâu mới có đƣợc phản hồi do các chuyên viên tự liên hệ với nhau mới có được sự phúc đáp cho người lao động.
Các phòng Chế độ và phòng Chính sách chƣa có văn bản ký kết phối hợp lẫn nhau, hầu như phòng Kế hoạch tài chính lại quá tin tưởng vào việc tính toán chi trả các chế độ BHXH của các phòng trên mà chƣa có bộ phận kiểm tra riêng lẻ khi các chế độ đƣợc hình thành việc chi trả. Điều này dẫn đến khi đối tƣợng nhận đƣợc tiền chế độ mới phát hiện sự nhầm lẫn của chuyên viên phòng chế độ và chính sách, bắt buột phải có sự điều chỉnh sau này, làm mất thời gian của người hưởng chế độ và khi có sự luân chuyển nhân viên giữa các phòng đòi hỏi người chuyên viên mới khi tiếp nhận mảng chế độ khi người cũ để lại phải tìm hiểu, tính toán lại các chế độ cho đúng các quy định của Luật BHXH, gây lãng phí thời gian và tốn kém nhân lực cho việc này.
Theo tác giả, cơ quan Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi nên thành lập bộ phận kiểm tra các chế độ chi các chế độ BHXH và các chế độ khác, tiếp nhận hồ sơ chi Bảo hiểm xã hội sau khi các phòng chế độ thực hiện xong chuyển qua bộ phận này để tiến hành kiểm tra về mặt hình thức và cách tính toán chi các chế độ, hồ sơ sau khi được bộ phận này ký duyệt nên lưu 1 bản tại bộ phận này và chuyển 1 hồ sơ qua phòng Kế hoạch tài chính.
Nên xây dựng bảng mô tả vị trí việc làm tại từng bộ phận để Ban Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ngãi có thể nắm bắt đƣợc từng vị trí chuyên môn có đảm bảo khối lƣợng công việc đƣợc giao và trình độ, kiến thức, kinh nghiệm hiện tại ở từng vị trí đó. Khi tiến hành công tác luân chuyển cán bộ trong nội bộ cơ quan thì tiêu chuẩn về kiến thức và kinh nghiệm đƣợc ƣu tiên hàng đầu khi sắp xếp vị trí việc làm mới.
Ngoài ra, nên tăng cường công tác quản lý đối tượng tham gia bảo hiểm