CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ QUẬN LIÊN CHIỂU
2.1. TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM Y TẾ QUẬN LIÊN CHIỂU
2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán năm 2016 áp dụng tại TTYT quận Liên Chiểu đƣợc căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán ban hành theo thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài Chính Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC ngày 30/06/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Cụ thể:
+ Về lao động và tiền lương, bao gồm các chứng từ như: Bảng chấm công, giấy báo làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương,..
+ Về vật tƣ, bao gồm các chứng từ nhƣ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ,..
+ Về tiền tệ, bao gồm các chứng từ nhƣ: Phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Hóa đơn dịch vụ,..
+ Về tài sản cố định, bao gồm các chứng từ nhƣ: Biên bản kiểm kê TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ,..
Trình tự luân chuyển chứng tại TTYT quận Liên Chiểu:
Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ Bước 1: Lập chứng từ
Hiện tại, TTYT quận Liên Chiểu đang áp dụng phần mềm trong công tác kế toán. Trên phần mềm này, các mẫu chứng từ kế toán đã đƣợc thiết lập sẵn nhƣ Phiếu thu, phiếu chi, Giấy rút dự toán Ngân sách, bảng kê chi phí khám chữa bệnh nội trú, ngoại trú… Nên khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên chỉ cần nhập các thông tin cần thiết về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào mẫu chứng từ. Việc ứng dụng phần mềm này đảm bảo hệ thống biểu
Lập chứng từ
Kiểm tra và ký chứng từ
Luân chuyển chứng từ
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
mẫu chứng từ kế toán luôn đúng theo quy định. Nội dung trên các chứng từ kế toán đều đƣợc lập rõ ràng và đảm bảo các yếu tố:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán . - Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán.
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
- Số lƣợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng đẻ thu , chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán
Bước 2: Kiểm tra và ký chứng từ
Sau khi chứng từ kế toán đƣợc lập, kế toán phần hành sẽ tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế, đối chiếu chứng từ với các tài liệu có liên quan và ký lên chứng từ. Kế toán trưởng thực hiện việc kiểm tra lại và ký duyệt trước khi trình Thủ trưởng ký duyệt.
Thực tế, công tác kiểm tra chứng từ tại TTYT quận Liên Chiểu đƣợc thực hiện tương đối chặt chẽ, một chứng từ kế toán đều trải qua ít nhất hai lần kiểm tra: Kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần hai.
+ Kiểm tra lần đầu do kế toán phần hành kiểm tra, nhằm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cũng nhƣ những điều kiện thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ. Đây là khâu kiểm tra rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp ngay thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Kiểm tra lần hai do kế toán trưởng kiểm tra sau khi nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành và kế toán viên đã ghi chép, khâu kiểm tra này nhằm kiểm
tra lại việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh của nhân viên kế toán phần hành.
Để xác nhận trách nhiệm, yếu tố chữ ký của người lập, người duyệt và những người liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh là rất quan trọng và việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký là cần thiết, tuy nhiên việc đăng ký này vẫn chƣa đƣợc thực hiện với tất cả kế toán tại Trung tâm.
Bước 3: Luân chuyển chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ đƣợc thực hiện căn cứ vào các nội dung cụ thể của các khâu khác nhau để xây dựng trình tự luân chuyển phù hợp.
Lấy ví dụ quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phí nội trú tại Trung tâm nhƣ sau:
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ thu viện phí nội trú tại TTYT quận Liên Chiểu đối với bệnh nhân Bảo hiểm Y tế
(1a) Y tá hành chính tại khoa điều trị, căn cứ y lệnh của bác sĩ, tập hợp, kết xuất in ra bảng kê chi tiết khám chữa bệnh nội trú của bệnh nhân, sau đó mang qua phòng thường trực BHXH để kiểm tra ra soát tính hợp lệ của bảng kê.
(1b) Sau khi kiểm tra nội dung của bảng kê, nếu thấy sai sót giám định BHYT sẽ gửi bảng kê cho y tá hành chính khoa điều chỉnh nội dung, còn nếu
(1a) (1b)
(2) (3) (4)
Y tá hành chính khoa
điều trị
Bệnh nhân hoặc người nhà bệnh
nhân
Thu ngân
viện phí Thủ quỹ
Thường trực BHYT tại TTYT
không có sai sót gì giám định BHYT sẽ ký vào xác nhận BHYT và gửi lại cho y tá hành chính của khoa điều trị.
(2) Y tá hành chính đƣa bảng kê chi tiết kèm phiếu tạm ứng tiền cho bệnh nhân hoặc người nhà bệnh nhân mang tới quầy thu ngân viện phí thanh toán.
(3) Tại đây, Thu ngân viện phí căn cứ vào bảng kê viện phí, xuất hóa đơn thanh toán viện phí cho bệnh nhân và hoàn lại tiền tạm ứng (nếu dƣ) hoặc thu thêm (nếu thiếu).
(4) Cuối ngày, thu ngân viện phí tổng hợp và in tất cả bảng kê tiền tạm ứng, hóa đơn thu viện phí, nộp tiền cho thủ quỷ.
Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Khi kết thúc kỳ kế toán, chứng từ sau khi đƣợc thực hiện, sẽ đƣợc sắp xếp phân loại theo trình tự thời gian , nội dung và kiểm tra một lần nữa sau đó đóng thành tập và cất xuống kho lưu trữ, bảo quản tại phòng tài chính kế toán theo quy định của pháp luật. Theo đó, chứng từ trực tiếp dùng để ghi sổ lưu trữ 20 năm, chứng từ không trực tiếp ghi sổ lưu trữ 10 năm.
Hiện tại, do còn khó khăn về điều kiện cơ sở vật chất, chƣa có đủ kho lưu trữ chứng từ nên việc lưu trữ chứng từ thật sự chưa được sắp xếp gọn gàng và bảo quản cẩn thận, gây tình trạng ẩm mốc mối mọt. Thậm chí có một số trường hợp chưa hết thời hạn lưu trữ đã bị hư hỏng, thất lạc.