CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán
Cần phân định rõ trách nhiệm của người thực hiện ghi chép, kiểm soát các chứng từ nhằm đảm bảo có sự kiểm tra khách quan đối với thông tin thu
thập trên chứng từ kế toán. Cụ thể nhƣ: khi các khoa phòng có công cụ dụng cụ bị hƣ hỏng, hay cần thêm thiết bị công cụ làm việc thì cần thiết phải lập phiếu đề xuất. Phiếu đề xuất ở đây có thể là đề xuất sửa chữa, đề xuất thay thế hay đề xuất mua mới. Đây là căn cứ dùng để kiểm soát, làm rõ tính hợp lý của việc thực hiện nhiệm vụ.
TTYT LIÊN CHIỂU
Liên Chiểu, ngày tháng năm
PHIẾU ĐỀ XUẤT
Kính gởi: ………..
Đơn vị đề xuất: ………..
Đề xuất nội dung: ………..………
DUYỆT LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ YÊU CẦU
Phòng chức năng (Giám sát, giải quyết hoặc đề xuất Lãnh đạo):………
……….….. ……….
- Ý kiến lãnh đạo (Hướng giải quyết):………
………
- Phân công thực hiện: ………
- Kết quả thực hiện:………
………
Ngoài danh mục chứng từ kế toán quy định, đơn vị nên bổ sung thêm các chứng từ phù hợp với nhu cầu và đặc thù của đơn vị nhƣ:
Báo cáo hóa đơn dịch vụ vacxin): Dùng để phản ánh tình hình sử dụng về số lƣợng, đơn giá vacxin. Theo tác giả, mẫu báo cáo này cần đƣợc liệt kê chi tiết theo khách hàng (số hóa đơn, lý do, số tiền) nhƣ minh họa ở Phụ lục 3.1. Qua báo cáo này, đơn vị có thể tập hợp đƣợc nguồn thu từ vacxin và làm căn cứ ghi thu từ nguồn vacxin.
Bảng kê chi tiết thu viện phí: Dùng để phản ánh số phí thu đƣợc trong ngày từ công tác KCB, là số tiền bệnh nhân tự nguyện chi trả (đối tƣợng viện phí) và cùng chi trả với BHYT (đối tƣợng BHYT).Theo tác giả, mẫu báo cáo này cần liệt kê chi tiết theo bệnh nhân (số Biên lai, mã bệnh nhân, lý do: Bệnh
nhân tự nguyện chi trả đối với đối tƣợng viện phí và %BHYT đối với đối tƣợng có BHYT) nhƣ minh họa ở Phụ lục 3.2. Qua bảng kê này, kế toán viện phí có thể tập hợp số tiền thu viện phí theo từng ngày của từng thu ngân thu viện phí và là căn cứ để ghi thu.
Bảng kê thanh toán tiền thủ thuật: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán các khoản chi phụ cấp trong hoạt động KCB theo quy định của bệnh viện công lập. Theo tác giả, nội dung chứng từ này cần chi tiết theo bệnh nhân, loại thủ thuật, số biên lai – số BHYT và người thực hiện, như minh họa phụ lục 3.3. Chứng từ này là cơ sở thanh toán tiền cho các nhân viên y tế thực hiện thủ thuật.
Bảng kê thanh toán tiền phẫu thuật: Khác với các thủ thuật nhỏ, tính chất ít phức tạp, các cuộc phẫu thuật thường có sự tham gia của nhiều nhân viên y tế và có thể phân chia theo các mức độ từ đơn giản đến phức tạp.
Trong đó nội dung của chứng từ cần ghi rõ nhân viên y tế tiến hành, nhƣ minh họa phụ lục 3.4
Thứ hai, đối với kiểm tra chứng từ
Đơn vị cần tiến hành kiểm tra tính rõ ràng, đầy đủ của việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ kế toán. Bằng cách tiến hành kiểm tra 2 lần, kiểm tra thường xuyên, tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu chứng từ.
Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán phải đƣợc tiến hành nhƣ sau:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi trên chứng từ;
- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ kế toán. Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu có hành vi sai phạm các chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải từ chối
thực hiện đồng thời báo ngay với Thủ trưởng đơn vị biết và xử lý.
Thứ ba, đối với luân chuyển chứng từ
Để đảm bảo việc cung cấp thông tin đƣợc kịp thời, đơn vị cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học, thống nhất, phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức và từng hoạt động, nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị. Lấy ví dụ nhƣ: Quy trình KCB ngoại trú tại TTYT quận Liên Chiểu, cần xây dựng quy trình nhƣ quy trình sau:
Sơ đồ 3.1: Quy trình KCB ngoại trú tại TTYT quận Liên Chiểu Với quy trình nhƣ sơ đồ 3.1 trên, thì mọi bệnh nhân khi muốn thực hiện CLS hay nhận thuốc ra về thì đều phải thông qua sự xác nhận của phòng thu viện phí. Điều này tránh tình trạng thất thoát các khoản thu từ số tiền bệnh nhân cùng chi trả với cơ quan BHYT, và trường hợp nếu như chưa có sự xác nhận của phòng thu viện phí mà tại các khoa dƣợc, khoa xét nghiệm, khoa chuẩn đoán hình ảnh vẫn tiến hành thực hiện cho bệnh nhân, thì số tiền này các khoa là người phải nộp thay cho bệnh nhân.
Thứ tư, đối với khâu lưu trữ chứng từ
Để công tác lưu trữ bảo quản chứng từ được tốt, và thuận tiện cho công tác đối chiếu kiểm tra lại chứng từ, kế toán phải sắp xếp chứng từ một cách khoa học, phân loại theo nội dung, thời gian cụ thể. Và bảo quản ở nơi cao ráo tránh ẩm mốc và mối mọt.
Ngoài ra, trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, hàng năm đơn vị nên lưu trữ toàn bộ thông tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ như đĩa CD-ROM, USB và thực hiện chế độ bảo quản. Theo
Bệnh nhân đến KCB
Phòng khám - Chỉ định CLS - Kế toa
Thu viện phí
Khoa CLS
Dƣợc
Luật kế toán, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán đã được quy định cụ thể là tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Và tối thiểu 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng cho điều hành quản lý không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Từ đó, Trung tâm cần phải căn cứ vào quy định này để tiến hành xử lý tiêu hủy các tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ.