CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI QUỸ ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN QUẢNG NAM
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI QUỸ ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN QUẢNG NAM
2.2.1 Khái quát công tác kế toán tại Quỹ
Qua tìm hiểu thực tế tại Quỹ ĐTPT Quảng Nam, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và lưu trữ chứng từ đƣợc thực hiện nhƣ sau:
* Lập và ký chứng từ
Hệ thống chứng từ của Quỹ đầu tƣ phát triển Quảng Nam đa phần dựa trên mẫu chứng từ theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Biểu mẫu chứng từ kế toán bao gồm 2 hệ thống: Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc, Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
43
Chứng từ kế toán bắt buộc, bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn giá trị gia tăng, Bảng chấm công, giấy đề nghị tạm ứng...(Minh họa tại phụ lục số 01).
Chứng từ kế toán hướng dẫn, bao gồm: Bảng tính lãi cho vay, ứng vốn, Bảng tính lương cộng tác viên, Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội,... (Minh họa tại phụ lục số 02).
Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế tài chính đơn vị lập chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Lập chứng từ kế toán đúng mẫu quy định, nội dung chứng từ phải đƣợc ghi chép đầy đủ, rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số tiền phải chính xác, viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số; Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối trường hợp lập trong máy vi tính phải in ra giấy thực hiện trình ký đầy đủ các chức danh cụ thể trong chứng từ kế toán.
* Kiểm tra chứng từ
Tất cả các chứng từ kế toán do Quỹ lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung tại phòng Tài chính - Kế toán để kiểm tra về tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ và làm cơ sở để ghi sổ kế toán.
Qua khảo sát cho thấy việc kiểm tra chứng từ kế toán của Quỹ đƣợc tiến hành kịp thời và chặt chẽ, đầy đủ, kiểm tra các nội dung nghiệp vụ của chứng từ, các chỉ tiêu về giá trị, khối lƣợng, số tiền, chữ ký, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan, ...
* Lưu trữ, bảo quản chứng từ
Chứng từ kế toán đƣợc kế toán nhập số liệu vào máy vi tính đƣợc đánh số thứ tự, sắp xếp theo từng ngày và đƣợc đóng thành từng tập theo tháng.
Sau khi báo cáo tài chính đã đƣợc kiểm toán, kiểm tra phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền toàn bộ chứng từ kế toán được đưa vào kho lưu trữ tại phòng Tài chính - Kế toán.
44
b. Khái quát vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay, Quỹ đầu tƣ phát triển Quảng Nam đang áp dụng hệ thống tài khoản kế toán trong bảng theo Thông tƣ số 209/2015/TT-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2015 của Bộ Tài chính. Qua khảo sát tài khoản trong bảng cân đối kế toán thường xuyên sử dụng là 39/71 tài khoản từ loại 1 đến loại 9. Quỹ mở thêm tài khoản chi tiết cấp 2, 3 đối với những tài khoản không có quy định tài khoản cấp 2,3 trong bảng hệ thống tài khoản hướng dẫn của Bộ Tài chính, bên cạnh đó Quỹ cũng mở tài khoản cấp 4,5 để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi, kiểm soát thông tin của kế toán, từ đó cung cấp các thông tin cho nhà quản lý kịp thời và chính xác.
- Đối với tài khoản tài sản thuộc loại 1 và loại 2: Quỹ mở thêm các tài khoản chi tiết một số tài khoản nhƣ sau: TK 1121- Tiền gửi ngân hàng mở chi tiết cấp 3 cho tiền gửi theo từng nguồn 11211- Tiền gửi ngân hàng nguồn Quỹ đầu tƣ, 11212 - Tiền gửi ngân hàng nguồn vốn nhận ủy thác, ngoài ra còn mở TK chi tiết cấp 4,5 theo dõi cho từng Quỹ nhận ủy thác và cho từng ngân hàng. TK 1541- Hoạt động đầu tƣ trực tiếp Quỹ mở thêm TK cấp 3 theo dõi cho từng dự án, công trình.
- Đối với tài khoản loại 3 - Nợ phải trả: Quỹ đã vận dụng tài khoản loại này theo đúng chế độ kế toán quy định. Đối với TK loại 3 ngoài tài khoản cấp 2,3 quy định của chế độ kế toán Quỹ chủ động mở thêm một số tài khoản chi tiết để theo dõi, cụ thể như TK 334 - Phải trả người lao động, Quỹ đã mở 2 tài khoản chi tiết theo dõi theo thời gian kế toán mở TK 33411 - Phải trả người lao động năm trước; TK 33412 - Phải trả người lao động năm nay. TK 33881 – phải trả hoạt động nhận ủy thác, hợp vốn. Kế toán mở tài khoản chi tiết cấp 4 để theo dõi cho từng nguốn vốn vốn gốc, phí ứng vốn, lãi cho vay, lãi tiền gửi ngân hàng.
45
- Đối với tài khoản loại 4 - Vốn chủ sở hữu: Quỹ sử dụng TK 421 để hạch toán để hạch toán phần chênh lệch thu chi sau thuế trong năm; hạch toán quỹ dự phòng tài chính đƣợc trích từ chênh lệch thu chi sau thuế hàng năm vào TK 418 - Các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu.
- Đối với tài khoản loại 5 - Doanh thu: Quỹ đã mở chi tiết TK 511- Doanh thu hoạt động nghiệp vụ để phản ánh doanh thu hoạt động của Quỹ, TK 5111 – Doanh thu lãi tiền gửi, lãi cho vay đầu tƣ, kế toán mở tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết cho từng loại doanh thu và là cơ sở để Quỹ tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Đối với tài khoản loại 6 - Chi phí:
+ Đối với chi phí hoạt động nghiệp vụ, Quỹ sử dụng TK 631 - Chi phí hoạt động nghiệp vụ để phản ánh các chi phí liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của Quỹ tương ứng chi tiết với TK 511. Qua khảo sát, TK 631 cũng được mở chi tiết theo từng loại hoạt động, riêng TK 6314- Chi phí hoạt động nhận ủy thác, nhận hợp vốn Quỹ không mở thêm TK cấp 3 chi tiết để phản ánh từng loại hình nhận ủy thác.
+ Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp: Theo kết quả khảo sát, Quỹ sử dụng TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh chi phí liên quan hoạt động quản lý của đơn vị.
Việc kế toán mở chi tiết thêm tài khoản cấp 2, cấp 3 để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán. Điều này đã giúp cho việc theo dõi, kiểm soát thông tin của kế toán dễ dàng và thuận tiện hơn, từ đó khi có yêu cầu cung cấp các thông tin phục vụ quản lý cũng có thể cung cấp kịp thời và chính xác.
Ngoài ra để thuận tiện cho công tác quản trị Quỹ mở thêm các tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán đƣợc minh họa ở Phụ lục số 03.
c. Khái quát tổ chức số kế toán
46
Quỹ ĐTPT Quảng Nam xây dựng hệ thống sổ kế toán theo đúng mẫu quy định tại Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, hệ thống sổ kế toán đƣợc áp dụng theo hình thức Nhật ký chung thực hiện trên máy vi tính.
Hiện nay, hệ thống sổ kế toán tại đơn vị gồm:
- Sổ kế toán tổng hợp: sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản;
- Sổ kế toán chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi Ngân hàng, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết các tài khoản, sổ theo dõi các khoản thu, chi tiết theo từng đối tƣợng, từng nghiệp vụ kinh tế cho phù hợp với yêu cầu quản lý nhƣng vẫn đảm bảo nội dung đúng và đầy đủ của sổ kế toán.
Hiện nay, Quỹ đầu tƣ phát triển Quảng Nam đang sử dụng phần mềm kế toán dành riêng cho Quỹ ĐTPT địa phương được cung cấp bởi Công ty phần mềm kế toán FAST. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy vi tính cụ thể:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (chứng từ gốc) đã đƣợc kiểm tra, thực hiện hạch toán kế toán theo quy định, nhập liệu vào máy vi tính theo hướng bẫn biểu mẫu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Các thông tin đƣợc nhập vào phần mềm theo từng chứng từ và theo quy trình sử lý tự động thông tin sẽ tự động nhập vào sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan.
Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động, hệ thống sẽ tự động kết chuyển, khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán vào máy vi tính đƣợc phản ánh qua sơ đồ 2.2.
Cụ thể nhƣ sau:
47
Nhập số liệu hàng ngày Sổ báo cáo cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra