CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC VÀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG
1.2. NỘI DUNG TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
Hình 1.2. Quản lý quá trình tuyển dụng nhân lực (Trích giáo trình QTNLL)
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng a. Xác định nhu cầu tuyển dụng
Nhu cầu tuyển dụng xây dựng trong gian đoạn ngắn hạn hoặc giai đoạn dài hạn phù hợp với chiến lược, cơ cấu mà tổ chức hướng đến, nơi (vùng) tuyển dụng, nơi làm việc … Xác định nhu cầu tuyển dụng cần cụ thể hóa từng vị trí, số lượng, tiêu chuẩn và đặc biệt phải phân tích công việc để lên được bản mô tả công việc cho mỗi vị trí, từ đó xây dựng tiêu chuẩn đánh giá ứng viên phù hợp. Tiêu chuẩn đánh giá ứng viên không thể thiếu các yếu tố: Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực tiễn, kỹ năng và các yếu tố về phẩm chất cá nhân phù hợp với vị trí ứng tuyển, không nên sai số cao/ thấp lớn so với mục tiêu đề ra… Có các loại nhu cầu cụ thể phổ biến như sau:
- Tuyển dụng thường niên:
Hình thức này áp dụng rộng rãi trong Doanh nghiệp. Tuyển dụng thường niên được xây dựng dựa trên mục tiêu của đơn vị, sơ đồ cơ cấu tổ chức, ngân sách sử dụng cho quản trị nhân sự …. Và thường được lập chước cho giai đoạn cả năm tài chính. Với hình thức này Ban tuyển dụng có lợi thế về sự chuẩn bị thời gian, ngân sách và các yếu tố liên quan để tận dụng hiệu quả nhất trong công tác lựa chọn nhân sự phù hợp.
- Tuyển dụng thay thế:
Thay thế nhân viên nghỉ việc (thôi việc, bị sa thải…): Thay thế này có tính chất bất ngờ và dài hạn. Vì vậy, đòi hỏi tính kịp thời để đảm bảo tính liên tục không gián đoạn của công việc đang diễn tiến, đồng thời phải đảm bảo chất lượng về chuyên môn và tất cả các yếu tố bên cạnh như văn hóa, đạo đức
…Đây thường chính là áp lực của bộ phận tuyển dụng
Thay thế tạm thời (Nhân viên nghỉ chế độ thai sản, nhân viên gián đoạn nghỉ không lương vì tính chất cá nhân như đau ốm bệnh tật ...): Đối với kiểu
thay thế này chủ yếu đảm bảo chất lượng chuyên môn, tính chất thời vụ nên việc tuyển dụng sẽ bớt áp lực hơn.
Thay thế vị trí khuyết do điều chuyển công tác: Thông thường việc điều chuyển công tác nhân sự sẽ có lộ trình về thời gian, vì vậy bộ phận tuyển dụng chủ động trong các hoạt động đảm bảo các yếu tố theo yêu cầu.
- Tuyển dụng ứng phó:
Hình thức này thường được áp dụng đối với các Doanh nghiệp sản xuất trong giai đoạn nhất định khi nhận được đơn hàng quá tải hoặc bị khối chế thời hạn. Đối với hoạt động này vấn đề đặt ra cho Ban tuyển dụng là phải tuyển được người có chuyên môn, có đạo đức nhưng phải nhanh đảm bảo thời gian, đảm bảo chạy việc tốt và đảm bảo đạo đức nghề nghiệp giảm thiểu rủi ro đáng tiếc khi nhân sự nhấp nhổm không có tính bền vững của đặc thù công việc, không gắn bó khó ràng buộc.
- Tuyển dụng dự án:
Hình thức này thường phát sinh cho Doanh nghiệp khi tổ chức kế hoạch trong khoảng thời gian nhất định, ví dụ như chương trình chạy quảng cáo, chương trình dự án đầu tư ngắn hạn …
- Tuyển dụng ngẫu nhiên:
Hình thức này ít gặp vì không xuất phát từ kế hoạch tuyển dụng, tuy nhiên khi đã gặp thì lại thường đáp ứng rất tốt cho nhu đơn vị bởi vì hình thức này thường xảy ra trong quá trình tuyển dụng khi gặp một ứng viên cực đặc biệt. Đặc biệt vì ứng viên có tiềm năng mạnh phù hợp cho dự báo tương lai gần của đơn vị hoặc là nhân sự mà đơn vị có thể khai thác thông tin….
b. Xác định nguồn tuyển dụng Nguồn bên trong/ nội bộ:
Ưu điểm Khuyết điểm
- Tổ chức có cơ sở phỏng đoán về nhân sự rõ ở vị trí hiện tại để điền khuyết về năng lực, tính cách, độ tin cậy, sự gắn bó..
- Tạo sự tin cậy, động lực phấn đấu trong nội bộ
- Rút ngắn khoảng cách đào tạo phần tổ chức và văn hóa chung
- Xác định nhanh, dễ điều chuyển, ít tốn chí phí trong chiêu mộ
- Đa dạng hóa sự lựa chọn cho nguồn lực nộ bộ trong quá trình công tác
- Tổ chức phát triển nóng, dễ xảy ra tình trạng điền khuyết khi nhân sự đó chưa đủ độ chín/ chưa sẵn sàng
- Khi lấy nhân sự điền khuyết thì xảy ra tình trạng khuyết ở vị trí kia
- Có thể xảy ra tình trạng đấu đá không trung thực để “leo lên” vị trí điền khuyết tạo môi trường không lành mạnh trong tổ chức.
- Có thể xảy ra tình trạng không đổi mới hay “theo lề cũ” không phù hợp với mục tiêu “cải tổ”
Nguồn bên ngoài:
Ưu điểm Khuyết điểm
- Mang lại ý tưởng mới, tư tưởng mới, “luồn gió mới”
- Không xảy ra tình trạng điền chỗ này khuyết chỗ kia
- Tiết kiệm chi phí nếu ứng viên có kinh nghiệm, tận dụng nguồn nội lực của ứng viên đào tạo lại nội bộ
- Không bị gò bó hay cuốn theo cái cũ của tổ chức khi đặt mục tiêu tái cơ cấu tổ chức.
- Đầu tư chi phí và thời gian
- Không tạo động lực phấn đấu cho nhân sự nội bộ
- Rủi ro về nhận diện ứng viên, năng lực và văn hóa phù hợp, sự gắn bó …
c. Xác định phương pháp tuyển dụng
Có nhiều phương pháp tuyển dụng khác nhau, nhưng không có phương pháp nào là tối ưu. Vì vậy, việc kết hợp nhiều phương pháp để có được kết quả đáng tin cậy hơn. Có một số phương pháp tuyển dụng cơ bản sau:
Sàng lọc hồ sơ: Hồ sơ dự tuyển của ứng viên thường cung cấp các thông tin cơ bản về trình độ học vấn và trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, và các thông tin cá nhân (tuổi, giới tính,...). Thông tin rút ra từ hồ sơ dự tuyển sẽ không đủ để đánh giá toàn diện về ứng viên nhưng có thể sử dụng để loại bớt những ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu.
Kiểm tra, trắc nghiệm: Kiểm tra trắc nghiệm thường được sử dụng để đánh giá những tiêu chí mà nghiên cứu hồ sơ hay phỏng vấn không làm được, thường được tổ chức tập trung. Phương pháp tuyển dụng này cũng được sử dụng trong những trường hợp cần loại bớt các ứng viên không phù hợp một cách nhanh chóng. Vì vậy, có nhiều trường hợp trên thực tế các Doanh nghiệp bổ qua phương pháp này.
Phỏng vấn tuyển dụng: Là quá trình trao đổi thông tin trực tiếp được thiết kế để nhận diện sâu hơn những sự thật về kiến thức, kinh nghiệm, thành công và thất bại trong quá khứ cũng như động cơ làm việc của ứng viên thông qua khả năng ứng biến, giao tiếp và diễn đạt nhằm xác định xem liệu họ có thể phù hợp với vị trí ứng tuyển ở mức độ nào. Ngược lại đây chính là cơ hội cho ứng viên thể hiện nhiều hơn những thông tin “cứng” mà hạn chế trong ghi chép hồ sơ.
Điều tra xác minh: Đây là bước thường được thực hiện sau khi Nhà tuyển dụng đã xác định được ứng viên phù hợp. Mục đích chính của việc này là để củng cố các thông tin khai thác từ ứng viên chắc chắn hơn, xác thực hơn trước khi tính toán sắp xếp ứng viên vào vị trí tuyển dụng đã lựa chọn
d. Địa điểm và thời gian tuyển dụng
Địa điểm tuyển dụng được hiểu là vùng tuyển dụng lao động và nơi tổ chức các công tác tuyển dụng. Thời gian tuyển dụng có thể là thời gian cụ thể hoặc tiến trình.
Vùng tuyển dụng là khu vực mà Nhà tuyển dụng cần xác định phù hợp với nhu cầu tuyển dụng về vị trí địa lý, về đặc thù lao động, về nhân khẩu học, phân tích đặc tính truyền thống của lực lượng lao động so với nhu cầu của đơn vị. Hay nói cách khác là xác định thị trường lao động phù hợp. Ví dụ đơn vị thiên về tuyển dụng lao động phổ thông thì cần tìm các khu vực địa lý có dân cư không cần trình độ học vấn cao, nhu cầu thu nhập ở mức thấp, nhu cầu ổn định tính tương đối, có sức khỏe, nhanh nhẹ tháo vát, thông thạo địa hình, biết tiếp thu và nghe lời. Hoặc đơn vị thiên về tuyển dụng lao động yêu cầu trình độ chuyên môn, trình độ học vấn cao thì chọn các khu vực thành thị tập trung các Trường đại học hay trường dạy nghề …Tuy nhiên, một lưu ý cho đơn vị tuyển dụng thường không nên lạm dụng hay quá khu trú vào một khu vực địa lý hay một thị trường lao động nhất định vì sẽ bị động về nhận định, rủi ro trong phân tích, phụ thuộc địa lý vùng miền, thu hẹp phạm vi năng lực khai thác hoặc bị đánh giá phân biệt vùng miền. Đơn vị nên phối kết hợp để đa dạng hóa vùng tuyển dụng phụ hợp với định hướng phát triển, mục tiêu tuyển dụng và khai thác hết năng lực lao động theo nhu cầu.
Nơi tổ chức tuyển dụng: Lựa chọn nơi tổ chức các vòng tuyển dụng đảm bảo tính công khai minh bạch, thuận lợi về không gian và thời gian, thu hút nhiều ứng viên phù hợp tham gia là tiêu chí Nhà tuyển dụng cần xác định.
e. Chuẩn bị thủ tục tổ chức tuyển dụng
Để công tác tuyển dụng đảm bảo tính hiệu quả và đúng mục tiêu, khâu chuẩn bị vô cùng quan trọng. Chuẩn bị càng kỹ thì công tác lựa chọn ứng viên
càng nhanh chóng và chính xác. Các thủ tục cần chuẩn bị không thể thiếu như thành lập hội đồng tuyển dụng, nghiên cứu các văn bản quy phạm liên quan, thiết lập các biểu mẫu văn bản…:
Thành lập Hội đồng tuyển dụng: Hội đồng tuyển dụng cơ bản cần có đạị diện bộ phận nhân sự và đại diện bộ phân chức năng, những người này cần có khả năng nhìn nhận, đánh giá con người, có chuyên môn, nghiệp vụ cũng như kinh nghiệm phỏng vấn, tuyển chọn để đảm bảo tuyển chọn đúng người, đúng việc, đúng yêu cầu và đúng quy trình. Hội đồng tuyển dụng là bộ phận điều hành xuyên suốt quá trình tuyển dụng và có thể sẽ quyết định kết quả tuyển dụng (Nói có thể vì tình trạng doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn bị phụ thuộc kết quả cuối cùng của Nhà quản lý dù thực chất Nhà quản lý không nằm trong Hội đồng tuyển dụng).
Biểu mẫu tiêu chuẩn đánh giá và so sánh ứng viên: Thông thường, tiêu chí tuyển dụng là năng lực cốt lõi cho vị trí công việc, bao gồm: kiến thức (Knowledge), kỹ năng (Skill), tố chất/thái độ (Attitude). Các tiêu chí tuyển dụng này cần xác định trên cơ sở bản Mô tả công việc của vị trí tuyển dụng, từ đó xác định ứng cử viên cần tìm là người có kiến thức, kỹ năng, thái độ như thế nào để có thể hoàn thành tốt công việc đó. Các tiêu chí công khai, minh bạch, khách quan, tổng hợp được hết các nội dung cần kiểm tra, dễ nhận biết cho người đánh giá, tính thiết thực cao.
Biểu mẫu quy định về đánh giá ứng viên: Biểu mẫu này là bản hướng dẫn xác thực cho tất cả các thành viên tham gia Ban tuyển dụng có thể hiểu và định hướng đánh giá theo khuôn khổ.
Biểu mẫu thông báo tuyển dụng: Nội dung thông báo tuyển dụng truyền thống sẽ có đầy đủ các thông tin: Giới thiệu dẫn dắt sơ bộ về đơn vị tuyển dụng, vị trí cần tuyển dụng, số lượng tuyển dụng, địa điểm làm việc, tính chất
công việc, các yêu cầu cho công việc, các chế độ phúc lợi sẽ được hưởng, các yêu cầu khác cho đặc thù đơn vị…
Một số các văn bản khác liên quan hoặc dự kiến có thể phát sinh, số lượng nhân sự cần tuyển, đặc thù bộ phận cần tuyển …
f. Thông báo tuyển dụng
Một số hình thức thông tin thông báo tuyển dụng: Thông báo nội bộ, thuê công ty chuyên săn đầu người, mua tài khoản lọc hồ sơ thông tin ứng viên của các trang website tuyển dụng lớn, đăng tin tuyển dụng qua báo chí điện tử hay báo giấy; đăng tin tuyển dụng online (bao gồm website và fanpage, chạy công cụ digital ..), tổ chức các ngày hội tuyển dụng tại các đơn vị đào tạo nguồn lớn, phối hợp hoặc gửi thông tin qua trung tâm việc làm…
Việc thông báo tuyển dụng yêu cầu cần phải công khai, minh bạch, phải có mục tiêu phổ biến rộng rãi để thu hút ứng viên đến với vị trí tuyển dụng ở mức độ nhiều nhất có thể, Thông tin thông báo tuyển dụng cần phải phù hợp với thực tế yêu cầu của Doanh nghiệp. Tuyệt đối tránh tình trạng thông báo tuyển dụng không có mục đích, thông báo không đúng các vị trí đang có nhu cầu theo kế hoạch.
Tổ chức tuyển dụng a. Thu hút ứng viên
Trong quá trình xây dựng kế hoạch tuyển dụng đã xác định được nguồn tuyển dụng, kênh thông tin tuyển dụng. Đây chính là cơ sở để thu hút ứng viên phù hợp với tiêu chí tuyển dụng, phụ hợp với định hướng đơn vị tuyển dụng trong các chính sách thu hút. Ngay chính trong biểu mẫu và cách thức thông báo tuyển dụng đã là một bước tiếp cận thu hút ứng viên rộng rãi nếu đảm bảo tính hiệu quả của quá trình này.
b. Tuyển chọn, đánh giá lựa chọn ứng viên
Hình 1.3. Quy trình tuyển dụng.
(Nguồn: Sử dụng thông tin online Trích giáo trình quản trị Danh nghiệp nhỏ và vừa – GV Đặng Thu Hương – Đại học mở Hồ Chí Minh) Bước 1: Sàng lọc hồ sơ
Nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên được bắt đầu bằng việc nghiên cứu bộ hồ sơ xin việc của ứng viên bao gồm lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc; Từ đó có sự so sánh với bản tiêu chuẩn, mô tả, yêu cầu công việc của ứng viên đến thời điểm tuyển dụng. Khi nghiên cứu hồ sơ hãy tìm những điểm không rõ ràng hay không nhất quán để xem xét kỹ hơn các vấn đề có thể xảy ra hay các hệ lụy nếu có xuất phát từ nguyên nhân nào. Bộ phận phụ trách nhân sự chuẩn bị báo cáo phân tích và đánh giá từng ứng viên dựa trên kết
quả điều tra và nghiên cứu hồ sơ. Nhân viên tiếp nhận hồ sơ cần có thái độ niềm nở và lịch sự khi tiếp đón ứng viên để tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp về tổ chức và cho ứng viên thấy được giá trị của vị trí ứng tuyển chứ không chỉ là tuyển dụng để quảng cáo hay để điền khuyết đơn thuần. Khi quyết định có loại bỏ ứng viên hay không cần được các thành viên có trách nhiệm trong Ban tuyển dụng hội ý thống nhất kết quả lựa chọn này. Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải được cập nhật dữ liệu theo dõi, có phân loại để tiện cho việc sử dụng sau này hoặc tránh trường hợp gọi lại trùng lặp ứng viên đã phỏng vấn nhưng không đạt làm cho ứng viên thêm thấy sự không chuyên nghiệp của tổ chức doanh nghiệp.
Bước 2: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đây là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá và lựa chọn ứng viên, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển dụng với các ứng viên (hoặc tổ chức gặp trực tiếp cá nhân cán bộ tuyển dụng hoặc sử dụng các hình thức gặp gỡ online qua Internet). Bước này nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc (ứng viên) và người sử dụng lao động, đồng thời ở bước này nhà tuyển dụng cũng xác định được những cá nhân ứng viên nào có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc yêu cầu hay không, hay có sự phù hợp một vị trí nào khác trong Doanh nghiệp để từ đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không.
Bước 3: Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là quá trình giao tiếp bằng lời giữa những người tuyển chọn và những người xin việc, đây là một trong những phương pháp thu thập thông tin cho việc ra quyết định lựa chọn. Phương pháp phỏng vấn trong lựa chọn giúp ta khắc phục được những nhược điểm mà quá trình nghiên cứu đơn xin việc và quá trình sơ vấn online chưa đủ thời gian hoặc chưa đủ thông
tin, không nắm được hoặc các loại văn bằng chứng chỉ không nêu được hết những vấn đề nhà tuyển dụng cần tìm hiểu. Trong quá trình phỏng vấn lựa chọn, người tuyển dụng sẽ đưa ra các câu hỏi và ứng viên sẽ trả lời các câu hỏi này theo một logic định sẵn hoặc ngân hàng câu hỏi phỏng vấn liên quan đã chuẩn bị, ngược lại, ứng viên cũng được quyền đặt ra các câu hỏi ngược lại cho nhà tuyển dụng và cần được trả lời với thái độ tôn trọng và cung cấp thông tin rõ ràng mình bạch. Mục tiêu của phỏng vấn tuyển chọn khá đa dạng, song có thể chia thành các mục tiêu chính như sau:
Phỏng vấn để tìm hiểu thêm thông tin hoặc kiểm tra thông tin về người xin việc mà đã nghiên cứu tìm hiểu trước đó.
Phỏng vấn để gián tiếp cung cấp các thông tin cho ứng viên nhằm quảng cáo về Doanh nghiệp
Bước 4: Kiểm tra, trắc nghiệm
Trong bước tuyển chọn này, tổ chức có thể thực hiện kiểm tra dưới hình thức thi viết hoặc kiểm tra lồng trong phỏng vấn hoặc trải nghiệm thực tế đánh giá trong công việc tại vị trí cần tuyển dụng
Hình thức kiểm tra tay nghề gần như là bắt buộc với vị trí công nhân kỹ thuật, giúp tổ chức đánh giá ứng viên có thực sự nắm được các kỹ năng nghiệp vụ hay không.
Hình thức thi viết giúp kiểm tra khả năng tư duy, mức độ nắm vững về lý thuyết, khả năng xử lý nghiệp vụ và khả năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện của ứng viên.
Ngoài ra, để giúp cho các nhà tuyển chọn nắm được các tố chất tâm lý, những khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên khi mà các thông tin về nhân sự khác không cho ta biết được một cách chính xác và đầy đủ. Các trắc nghiệm nhân sự mang lại cho ta những kết quả khách