Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ RỦI RO TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC BÌNH DƯƠNG
2.4. Thực trạng công tác quản trị rủi ro tại Công ty Điện lực Bình Dương
2.4.4. Hoạt động kiểm soát
2.4.4.1. Hoạt động kiểm soát chung
Hiện tại, Công ty đang sử dụng các quy định về quản lý tài chính, quản lý tài sản, quản lý về vật tư, quản lý về công tác kỹ thuật, công tác mua sắm, xử lý sự cố lưới điện phân phối, quan hệ với khách hàng, các quy trình về cấp điện, kinh doanh điện năng, kiểm tra sử dụng điện. Công ty đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO TCVN ISO 9001:2008.
Bảng 2.18: Kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát chung
Tiêu chí
Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
Các số liệu đáp ứng quy định về chính xác, trung thực nhằm hỗ trợ ban điều hành giải quyết được các vấn đề liên quan đến công ty.
24% 76%
Ban giám đốc thường xuyên xem xét các vấn đề ảnh hưởng đối với các doanh nghiệp khác cùng ngành nghề hoặc đối thủ cạnh tranh.
8% 80% 12%
Việc báo cáo và xem xét được quy định chi tiết bởi
công văn. 40% 60%
Bộ phận kế toán không đảm nhiệm việc ghi chép sổ
sách. 8% 76% 16%
Các hàng hoá của Công ty Điện lực Bình Dương cung ứng trên địa bàn được phê duyệt hợp lệ bởi cơ quan có trách nhiệm.
68% 32%
Công ty Điện lực Bình Dương ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác kế toán. 12% 88%
Công ty Điện lực Bình Dương thực hiện việc rà soát chứng từ trước khi thực hiện và chứng từ được đánh số thứ tự liên tục.
21% 79%
Việc chuyển dữ liệu chứng từ sang máy tính được
thực hiện nhanh chóng và chính xác. 64% 36%
Chứng từ sổ sách được lưu trữ đầy đủ và an toàn. 80% 20%
Hệ thống có quản lý thời gian sử dụng của mỗi người
sử dụng bằng nhật ký tự phục vụ. 92% 8%
Hệ thống có lập trình phần mềm cho phép quản lý (xem, bổ sung, chỉnh sửa, xoá bỏ) của mỗi người sử dụng theo nhu cầu quản trị và sử dụng riêng biệt.
52% 48%
Công ty Điện lực Bình Dương có quy trình về luân
chuyển chứng từ. 17% 63% 20%
Nguồn: Số liệu khảo sát của tác giả (2023) Kết quả khảo sát đối với việc nộp báo cáo đáp ứng tiêu chí về chính xác và cập nhật nhằm giúp ban lãnh đạo xử lý các vấn đề ảnh hưởng của PCBD đã có 76% “Đồng
ý”. Qua khảo sát thực tiễn, PCBD có qui định thời gian rõ ràng phải gửi báo cáo cho Ban lãnh đạo và điều này đã được tuân thủ.
Về việc thường xuyên Ban lãnh đạo xem xét báo cáo liên quan về tình hình ngành hàng và từng đối thủ cạnh tranh thì có 80% “Đồng ý” và cho thấy PCBD luôn lưu tâm về tình hình đối thủ cạnh tranh trong ngành. Điều này giúp cho Ban lãnh đạo có thể đề ra được giải pháp phù hợp và có chiến lược phát triển thích hợp.
Kết quả điều tra cho thấy 60% “Hoàn toàn đồng ý” với quan điểm cho rằng PCBD ban hành các văn bản quy định đối với việc bổ nhiệm và đề bạt.
Với nhận định “Bộ phận kế toán không đảm nhiệm việc ghi chép sổ sách” có 76% “Đồng ý”. Qua khảo sát thực tiễn, chúng tôi xét thấy PCBD đã tách bạch người làm kế toán với việc ghi chép sổ sách kế toán. Cụ thể: Thủ quỹ không phải là nhân viên kiểm soát xuất hoá đơn, kế toán thu ngân không kiêm nhiệm thủ quỹ...
Các mặt hàng của PCBD cung ứng trên địa bàn đều đã được phê duyệt của các cơ quan quản lý nhà nước có 68% “Đồng ý” với nhận định trên.
PCBD đã áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kế toán. PCBD dùng phần mềm kế toán tự xây dựng hệ thống sổ sách và tự lập báo cáo tài chính. Điều này sẽ giúp tiết kiệm nhiều công sức và chi phí hơn với việc dùng kế toán thủ công. Nhận định này có 88% “Đồng ý”.
Theo kết quả khảo sát, có 79% “Đồng ý” với nhận định “Công ty Điện lực Bình Dương thực hiện việc rà soát chứng từ trước khi thực hiện và chứng từ được đánh số thứ tự liên tục”. Việc kiểm tra rà soát chứng từ kỹ lưỡng sẽ giảm thiểu được sai sót, tránh gian lận và giảm thiểu rủi ro khi kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ không hợp pháp trước khi có kiểm toán đi soát thì PCBD sẽ tiến hành xuất toán. Đồng thời, toàn bộ chứng từ được phân loại theo đánh số thứ tự ngày, tháng thuận tiện cho việc tra cứu và lưu trữ.
Với nhận định “Việc chuyển dữ liệu chứng từ sang máy tính được thực hiện nhanh chóng và chính xác” có 64% “Đồng ý”.
Kết quả khảo sát cho thấy có 80 % “Đồng ý” với việc các chứng từ, sổ sách được lưu trữ chính xác và bảo mật. Qua khảo sát thực tiễn, cứ cuối mỗi tháng, dữ liệu
chứng từ được tổng hợp cho từng tủ chứng từ và các tủ đều có mật khẩu riêng biệt.
Sau khi Đoàn kiểm toán tiến hành kiểm tra tất cả các chứng từ trên sẽ được đưa vào hệ thống phần mềm lưu trữ chứng từ.
Theo khảo sát cho thấy hệ thống phần mềm ghi nhận hành vi sử dụng của mỗi cá nhân sử dụng bằng nhật ký tự động. Vì vậy, khi phát hiện có hành vi chỉnh sửa hay xoá bỏ chứng từ sẽ không lưu lại dấu tích, có thể truy xuất được nguồn gốc và dễ dàng tìm kiếm biện pháp xử lý. Với nhận định trên có 92% ”Đồng ý”.
Cũng theo khảo sát, hệ thống có thiết kế chức năng phân quyền truy nhập (xem, thêm, chỉnh sửa, xoá bỏ) cho mỗi cá nhân sử dụng theo nhu cầu quản trị và thực hiện riêng biệt được PCBD cài đặt chặt chẽ. Cụ thể 52% “Đồng ý” với nhận định trên.
Điều này cho phép PCBD giảm thiểu được nguy cơ mất mát dữ liệu.
Kết quả khảo sát cho thấy 63% “Đồng ý với nhận định "Quá trình lưu chuyển chứng từ qua từng bộ phận minh bạch và thuận lợi”.
2.4.4.2. Kiểm soát quy trình tiền lương
Bên cạnh đó, giám đốc công ty đã quan tâm trong việc xây dựng các quy chế, quy định về công tác nhân sự, thi đua, tiền lương, thưởng. .. và triển khai sâu rộng các quy định trên đến tất cả cán bộ nhân viên trong toàn công ty. Chính sách tiền lương thu nhập cũng được cải tiến theo hướng nâng cao đời sống văn hoá, tư tưởng đối với cán bộ công nhân viên.
Bảng 2.19: Kết quả khảo sát về kiểm soát quy trình tiền lương
Tiêu chí
Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
Công ty Điện lực Bình Dương tách bạch nhiệm vụ: thi tuyển, chấm công nhân viên, tính lương, quản lý tiền lương và chi trả lương.
12% 63% 25%
Công ty có chính sách bảo mật mức lương của nhân viên. 24% 56% 20%
Bộ phận tính lương cập nhật đầy đủ các thay đổi cơ
cấu nhân sự và mức lương. 84% 16%
Định kỳ Công ty Điện lực Bình Dương cập nhật danh
sách từng khoản trích lương theo đúng quy định. 80% 20%
Nguồn: Số liệu khảo sát của tác giả (2023) Với nhận định “Công ty Điện lực Bình Dương tách bạch nhiệm vụ: Thi tuyển, chấm công nhân viên, tính lương, quản lý tiền lương và chi trả lương” thì có 63%
"Đồng ý".
Kết quả khảo sát cho biết đa số các nhân viên đồng ý quan điểm “Công ty có trách nhiệm bảo vệ mức lương của nhân viên”. Điều này có ý nghĩa là PCBD đặc biệt coi trọng vấn đề bảo vệ mức lương vì đã tách bạch người tính lương, người chấm công, người nhận lương và trả lương cho nhân viên thông qua chuyển khoản.
Có 84% “Đồng ý” với nhận định” Bộ phận tính lương cập nhật đầy đủ các thay đổi cơ cấu nhân sự và mức lương ". Bộ phận tính lương cập nhật chính xác và kịp thời nhất nếu PCBD có sự biến động nhân sự. Điều này làm các nhân viên PCBD vô cùng an tâm.
Với đa số ý kiến đồng ý về nhận định “Định kỳ Công ty Điện lực Bình Dương cập nhật danh sách từng khoản trích lương theo đúng quy định”. Điều này có nghĩa là PCBD đã tính lương đầy đủ các khoản trích theo lương, theo đúng quy định của nhà nước.
2.4.4.3. Kiểm soát tiền
Cấu trúc vốn của công ty là nợ vay (bao gồm các khoản vay ngắn hạn và vay dài hạn trừ dần tiền và các khoản bằng tiền) và nguồn vốn thuộc quyền sở hữu của từng cổ đông của công ty (như vốn chủ sở hữu, nguồn quỹ dự phòng và lãi hậu thuế thu nhập chưa thể phân bổ). Trong đĩ, vốn vay luôn bị chú ý cắt giảm đến mức thấp nhất có thể, có nghĩa là tiền và các khoản bằng tiền phải chi trả cho khoản vay của công ty.
Bảng 2.20: Kết quả khảo sát về kiểm soát tiền
Tiêu chí
Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
Công ty Điện lực Bình Dương kiêm chức năng bán
điện, thu tiền và ghi chép vào sổ nhật ký. 12% 72% 16%
Công ty Điện lực Bình Dương quy định mức xét
duyệt thu chi đối với từng cán bộ quản lí tại công ty. 24% 60% 16%
Định kỳ Công ty Điện lực Bình Dương thực hiện kiểm
kê quỹ và lập biên bản kiểm kê. 16% 65% 19%
Nguồn: Số liệu khảo sát của tác giả (2023) Kết quả điều tra cho biết có 72% “Đồng ý với nhận định “Công ty Điện lực Bình Dương kiêm chức năng bán điện, thu tiền và ghi chép vào sổ nhật ký”. Điều này giúp xác định nhiệm vụ và việc làm của từng bộ phận, cá nhân một cách cụ thể, hạn chế tối đa việc lạm dụng, trục lợi, làm lãng phí tài sản cho PCBD.
Có 60% “Đồng ý” với nhận định “Công ty Điện lực Bình Dương quy định mức xét duyệt thu chi đối với từng cán bộ quản lí tại công ty”. Thực tế thì chi phí tiếp khách của Ban Giám đốc PCBD bình quân một tháng không quá 1% trên tổng số thu nhập của PCBD và trong đĩ có cả tỷ lệ chi phí tiếp khách của Giám đốc từng bộ phận PCBD (chỉ tiêu do tập đoàn hợp nhất online phân ra và tỷ lệ phần trăm chi phí tiếp khách đối với mỗi bộ phận tại từng tỉnh thành). Đối với Giám đốc các bộ phận PCBD thì chi phí tiếp khách do Ban Giám đốc PCBD đài thọ.
Đa số ý kiến đồng ý với nhận định “Định kỳ Công ty Điện lực Bình Dương thực hiện kiểm kê quỹ và lập biên bản kiểm kê”, theo đó có 65% “Đồng ý”. PCBD tiến hành kiểm quỹ định kỳ cuối mỗi tháng và kiểm quỹ đột xuất theo chỉ đạo của Ban Giám đốc. Mỗi đợt kiểm quỹ sẽ có lập biên bản tồn quỹ.
2.4.4.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin là điều kiện không thể thiếu giúp PCBD lập được kế hoạch và đề ra được quyết định về các biện pháp kiểm soát. Để thông tin có ích đối với PCBD trong việc quản lý rủi ro thì thông tin cần đáp ứng cả hai tiêu chí sau: Nội dung thông tin và phương thức truyền tải phù hợp.
Bảng 2.21: Kết quả khảo sát về kiểm soát thông tin và truyền thông
Tiêu chí
Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
Các đội trưởng, trưởng phó phòng ban Công ty Điện lực Bình Dương luôn thông báo tình trạng công việc cho ban Giám đốc để đề ra những hướng dẫn kịp thời.
12% 63% 25%
Các đội trưởng, trưởng phó phòng ban Công ty Điện lực Bình Dương thường xuyên cập nhật các kiến thức nhằm bổ trợ cho nhau, giúp công việc đạt hiệu suất cao.
24% 56% 20%
Nhân viên phản ánh trực tiếp với cấp trên nếu có vấn
đề xảy ra. 84% 16%
Công ty Điện lực Bình Dương có xây dựng những hệ thống thông tin nhằm thu nhận những phản hồi khách hàng.
80% 20%
Nguồn: Số liệu khảo sát của tác giả (2023) Theo số liệu điều tra cho biết có 60% “Đồng ý” với nhận xét “Các đội trưởng, trưởng phó phòng ban Công ty Điện lực Bình Dương luôn thông báo tình trạng công việc cho ban Giám đốc để đề ra những hướng dẫn kịp thời”. Qua theo dõi, sau khi họp giao ban, trưởng các bộ phận sẽ báo cáo tình trạng công viêc lên ban Giám đốc.
Trường hợp khẩn cấp, cần có chỉ đạo gấp thì PCBD sẽ tiến hành họp ngay khi trưởng các phòng ban và các tổ trưởng báo cáo.
Về việc các bộ phận thuộc PCBD luôn cập nhật thông tin trợ giúp cho nhau cùng làm việc đạt hiệu suất cao thì có 69% “Đồng ý”. Chẳng hạn, khi phòng tài chính muốn kiểm tra đã thanh toán bao nhiêu công nợ phòng kinh doanh sẽ luôn cập nhật thông tin kịp thời và chuẩn xác giúp phòng kế toán có thể xử lý công nợ của khách hàng kịp thời.
Về việc kế toán báo cáo định kỳ các vấn đề sảy đến cho người quản lý thì có 25% “Không ý kiến”, 44% “Đồng ý” và 31% “Hoàn toàn toàn đồng ý”.
2.4.4.5. Giám sát
Các công tác giám sát đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý rủi ro, qua đó có những thay đổi, cải tiến nhằm thích hợp với yêu cầu thực tiễn. Để thực hiện công việc giám sát thì người quản lý trực tiếp thực hiện giám sát lắng nghe các ý kiến đóng góp từ các cá nhân khác tham gia hệ thống.
Bảng 2.22: Kết quả khảo sát về giám sát
Tiêu chí
Mức độ đồng ý
1 2 3 4 5
Hệ thống kiểm soát nội bộ tạo thuận lợi giúp cho người quản lý ở từng phòng ban giám sát lẫn nhau thực hiện công việc mỗi ngày.
11% 52% 37%
Định kỳ Ban Giám đốc thực hiện đánh giá tính hữu
hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. 28% 40% 21% 11%
Sau khi đánh giá, Công ty sẽ kết luận và đưa ra những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra giải pháp.
3% 33% 32% 11%
Nguồn: Số liệu khảo sát của tác giả (2023) Hệ thống quản lý rủi ro tạo cơ hội giúp cán bộ công nhân viên và từng phòng ban giám sát lẫn nhau thực hiện công việc mỗi ngày. Theo số liệu điều tra có 52%
“Đồng ý” với nhận định này.
Cũng theo số liệu điều tra, đã có 21% “Đồng ý”, 11% “Hoàn toàn đồng ý”, 40%
“Không ý kiến” và 28% “Không đồng ý” với nhận định “Định kỳ Ban Giám đốc thực hiện đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ”. Từ đó hệ thống kiểm soát nội bộ tại PCBD không được Ban Giám đốc đánh giá cao qua thời gian thực hiện.
Với nhận định “Sau khi đánh giá, Công ty sẽ kết luận và đưa ra những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra giải pháp” thì có 3% “Không đồng ý”, 33%
“Không ý kiến”, 32% “Đồng ý” và 11% “Hoàn toàn đồng ý”.
2.5. Đánh giá ưu điểm và hạn chế trong công tác quản trị rủi ro tại Công ty Điện lực Bình Dương
Vai trò, vị trí của công tác quản trị rủi ro trong công tác quản lý kinh doanh đang ngày càng được nhấn mạnh nhất là đối với tình hình kinh tế thị trường Việt Nam ngày một phát triển, đòi hỏi quản lý ngày một khắt khe, xu hướng hội nhập quốc tế đang tỏ ra hiệu hết sức mạnh mẽ. Qua việc khảo sát công tác quản trị kinh doanh ở Công ty Điện lực Bình Dương tôi đưa ra một vài nhận định sau: