Dưới đõy là sơ đồ tổng quỏt quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ tai cụng ty TNHH giao nhận hàng húa E.I.
Sơ đồ 4.3: Quy trỡnh cung cấp dịch vụ giao nhận hàng húa
(Nguồn: phũng kinh doanh)
Bước 1: Xỏc định khỏch hàng mục tiờu
Qua quỏ trỡnh tỡm kiếm và tỡm hiểu những khỏch hàng của cụng ty là những nhà kinh doanh xuất nhập khẩu cú nhu cầu cung cấp dịch vụ giao nhận cho lụ hàng của họ.
Bước 2: Chào giỏ và quan hệ với khỏch hàng
Sau khi xỏc định được khỏch hàng cụ thể, nhõn viờn cụng ty E.I sẽ tiến hành tỡm hiểu và đàm phỏn với khỏch hàng. Xem xột kối lượng hàng hoỏ cũng như tuyến đường vận chuyển để đưa ra mức giỏ phự hợp.
Trong quỏ trỡnh đàm phỏn nhõn viờn cú nhiệm vụ tư vấn cho khỏch hàng quỏ trỡnh cung cấp dịch vụ nếu như khỏch hàng chưa rừ hoặc khụng biết. Cỏc giấy tờ thủ tục liờn quan và Cụng ty sẽ giỳp đỡ giải quyết thay, cũng như cỏc lợi ớch và dịch vụ hỗ trợ khi khỏch hàng tiờu dựng dịch vụ của Cụng ty
Bước 3: Ký kết hợp đồng Chào giá và quan hệ với khách hàng Xác định khách hàng mục tiêu Quỏ trỡnh vận chuyển Ký kết hợp đồng Xỏc định thời gian và lịch vận chuyển Thanh toỏn
43
Sau khi giỏ cả và cỏc yếu tố khỏc như ảo hiểm, cỏc chớnh sỏch cho khỏch hàng... được thoả thuận thỡ hai bờn sẽ tiến hành ký kết hợp đồng để đảm bảo tớnh phỏp lý và bảo vệ quyền lợi cho mỗi bờn khi cú tranh chấp xảy ra.
Bước 4: Xỏc định thời gian và lịch vận chuyển.
Thường thỡ khỏch hàng sẽ đưa ra hay xỏc dịnh thời gian cần vận chuyển và lịch vận chuyển để Cụng ty lờn kế hoạch cũng như sắp xếp lịch trỡnh vận chuyển. Nếu như thời gian mà khỏch hàng đưa ra Cụng ty cần phải cú sự điều chỉnh thỡ sẽ tiến hành đàm phỏn để thương lượng với khỏch hàng trong khoảng thời gian ngắn nhất.
Thời gian và lịch vận chuyển phải được thống nhất giữa Cụng ty và khỏch hàng. Trỏnh trường hợp hàng hoỏ phải nằm chờ ở kho ói trong trường hợp chưa cú tàu hoặc tàu phải chờ trong cảng khi chưa cú hàng để vận chuyển hoặc chưa cú phương tiện để bốc dỡhàng hoỏ khỏi tàu. Như vậy nếu ai vi phạm hợp đồng sẽ phải thanh toỏn cỏc chi phớ phỏt sinh do việc vi phạm hợp đồng gõy ra.
Bước 5: Quỏ trỡnh vận chuyển.
Để giảm chi phớ cho khỏch hàng là nhà xuất nhập khẩu Cụng ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng nguyờn cụng hoặc hàng lẻ. Chi phớ cho hàng nguyờn cụng sẽ rẻ hơn hàng lẻ nếu tớnh cho một đơn vị hàng hoỏ nhất định. Trong hợp đồng vận chuyển hàng hoỏ cỏc hóng tàu chỉ nhận chuyờn chở container. Vỡ vậy để giảm chi phớ cho mỗi đơn vị hàng hoỏ. Cụng ty phải gom hàng tức là tỡm kiếm thờm khỏch hàng cú khối lượng hàng hoỏ nhỏ sao cho sắp đủ một container
Bước 6: Thanh toỏn giỏ trị hợp đồng vận chuyển hàng hoỏ.
Khỏch hàng là nhà xuất nhập thỡ việc thanh toỏn hợp đồng sau khi quỏ trỡnh dịch vụ kết thỳc. Khi làm cỏc thủ tục nhận hàng, cú hoỏ đơn và iờn lai nhận hàng thỡ khỏch hàng phải thanh toỏn toàn bộ chi phớ đó ghi trong ản hợp đồng.