PHẦN 4: PHƯƠNG ÁN VẬN HÀNH CUNG CẤP DỊCH VỤ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC
4.1. Công việc, hoạt động, quy trình phụ, quy trình
Logitrans đã thiết kế một tập hợp các hoạt động có cấu trúc để tạo ra một đầu ra cụ thể cho khách hàng là các doanh nghiệp xuất khẩu thủy sản sang US. Quy trình của công ty bao gồm các hoạt động được sắp xếp theo trình tự thời gian và không gian, có khởi đầu và kết thúc cùng các công việc và đầu ra được xác định rõ ràng. Quy trình vận hành bao gồm các quy trình phụ, quy trình phụ bao gồm các hoạt động và các hoạt động sẽ bao gồm các công việc cụ thể.
Quy trình của Logitrans dựa trên 4 quá trình của chuỗi vận tải đa phương thức: Tích hợp; Kết nối; Trao đổi; Phân tách. Từ đây, công ty đưa ra 2 quy trình phụ để phục vụ cho việc vận tải hàng hóa của khách hàng: Quy trình phụ thứ nhất và Quy trình phụ thứ hai.
4.1.2 Quy trình phụ a. Quy trình phụ thứ nhất
Mục tiêu của quy trình phụ thứ nhất là xây dựng và thiết kế kế hoạch vận tải hàng hóa phù hợp với mong muốn của khách hàng đó là tối ưu chi phí và thời gian.
Quy trình phụ bao gồm các hoạt động: Tiếp nhận thông tin; Định giá sản phẩm dịch vụ; Xây dựng kế hoạch vận tải; Đàm phán, thương lượng, giao kết hợp đồng.
Hoạt động 1: Tiếp nhận thông tin.
Bao gồm các công việc:
- Tiếp nhận booking của khách hàng
- Xem xét các điều khoản, các yêu cầu trong sale contract của khách hàng (Cảng đến, cảng đi, Incoterms, mặt hàng cụ thể, khối lượng vận chuyển, phương thức vận tải,
…)
Hoạt động 2: Định giá sản phẩm dịch vụ Bao gồm các công việc:
- Chặng nội địa:
+ Check giá trucking nội địa từ kho người bán đến cảng Cát Lái + Check chi phí lưu kho (nếu có)
- Chặng quốc tế:
+ Liên hệ hãng tàu lấy báo giá từ cảng Cát Lái - cảng Los Angeles
+ Liên hệ đại lý hãng hàng không cấp 1 để lấy báo giá từ sân bay Tân Sơn Nhất đến sân bay Los Angeles
- Chặng nội địa US:
+ Liên hệ đại lý của mình là ClearFreight ở Mỹ để xin báo giá: thủ tục hải quan đầu US, phí giao nhận, trucking đầu US (lưu kho nếu có)
Hoạt động 3: Xây dựng kế hoạch vận tải
- Tổng hợp chi phí theo từng chặng sau đó, Logitrans xây dựng các phương án vận tải phù hợp cho khách hàng dựa trên báo giá nhận được, sao cho tối ưu chi phí nhất khách hàng.
- Đề xuất cho khách hàng về các phương án vận tải + báo giá cho từng phương án cụ thể
Hoạt động 4: Đàm phán thương lượng + Giao kết hợp đồng Bao gồm các công việc:
- Đàm phán về giá cả (bao gồm chi phí vận tải, chi phí khai thuê hải quan và xin các loại giấy phép), kế hoạch vận chuyển và các yêu cầu của khách hàng
- Giao kết hợp đồng vận tải đa phương thức, theo đó Logitrans sẽ đứng ra chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ kho người bán tới kho người mua, người bán có nghĩa vụ chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng để chất lên xe tại kho của mình và bộ chứng từ hàng hóa cơ bản để thông quan.
b. Quy trình phụ thứ hai
Quy trình phụ thứ hai được xây dựng dựa trên 4 quá trình của chuỗi vận tải đa phương thức: Tích hợp; Kết nối; Trao đổi; Phân tách.
Quá trình Tích hợp
Quá trình tích hợp bao gồm các hoạt động: Tập hợp hàng hóa; Vận chuyển hàng đến cảng, ga.
Hoạt động 1: Tập hợp hàng hóa.
Bao gồm các công việc:
(Đối với phương án: Bộ - thủy - bộ)
- Công ty chủ động liên hệ với hãng tàu để nhận container rỗng sau khi nhận được Booking Confirmation và lệnh cấp container rỗng
- Điều phối đội xe container để lấy container rỗng từ cảng Cát Lái, kéo cont rỗng từ cảng về kho của người bán để load hàng
- Mời hải quan về kho người bán để kiểm hóa.
- Niêm phong, kẹp chì container để tránh thất thoát hàng hóa.
(Đối với phương án: Bộ - không - bộ)
- Điều phối đội xe tải xuống kho người bán để load hàng Hoạt động 2: Hỗ trợ, giám sát vận chuyển hàng đến cảng.
(Đối với phương án: Bộ - thủy - bộ) - Bốc hàng hóa lên container
- Trucking hàng hóa đến cảng Cát Lái
- Dỡ container xuống CY, đặt tại khu vực dành cho container lạnh để chờ xếp lên tàu - Làm thủ tục hải quan, khai báo hải quan trên ECUS5
(Đối với phương án: Bộ - không - bộ) - Bốc hàng lên xe tải
- Trucking hàng hóa đến SGN Airport
- Dỡ hàng xuống sân bay, đặt tại khu vực dành cho hàng hóa ướp lạnh - Xử lý hàng hóa: cân hàng, ghi ký hiệu, dán nhãn,...
- Làm thủ tục hải quan, khai báo hải quan trên ECUS5 Quá trình Kết nối và Trao đổi
Vận chuyển hàng hóa từ Việt Nam đến US.
Bao gồm các công việc:
- Hàng hóa được vận chuyển bằng tàu biển/máy bay từ cảng Cát Lái/sân bay Tân Sơn Nhất đến thẳng Los Angeles port/Los Angeles Airport
- Sau khi tàu biển/máy bay cập cảng, hàng sẽ được chuyển xuống bãi CY hoặc kho tại sân bay
- Đại lý đầu US nhận được Arrival Notice và bộ chứng từ hàng hóa (nhận kèm hàng hoặc tới ngân hàng nhận nếu thanh toán LC: làm thủ tục hải quan, khai manifest, mời hải quan kiểm dịch đầu US
Quá trình Phân tách Bao gồm các hoạt động:
- Đại lý đầu US làm thủ tục lấy hàng ra khỏi bãi CY hoặc kho tại sân bay - Đại lý load hàng lên xe container (thủy) hoặc xe tải (hàng không) - Trucking nội địa về kho người mua