Cơ cấu doanh thu
2.2 Phân tích thực trạng hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH CKL (Việt Nam)
2.2.1 Quy trình bán hàng
Công ty có một hệ thống phân phối rộng khắp chủ yếu tại khu vực Đông Nam Bộ. Khách hàng của công ty là các đại lý lớn nhỏ, các siêu thị, tạp hóa, các công ty,... Các khách hàng chủ yếu của công ty là khách hàng lâu năm, đã có mối
quan hệ lâu bền với công ty, vì vậy công ty luôn chú trọng việc chăm sóc các khách hàng lâu năm của mình. Quy trình bán hàng của công ty cũng có những điểm khác
so với các quy trình bán hàng thông dụng là vì lí do chú trọng trong việc tạo đơn hàng, chăm sóc khách hàng lâu năm của công ty hơn là kháchh hàng mới.
Hình 2.7: Quy trình bán hàng của công ty CKL [10].
Bước 1: Bắt đầu
Xây dựng mục tiêu bán hàng của công ty đƣợc giám đốc trực tiếp xây dựng
và phân bổ cho các nhân viên bán hàng trong cuộc họp đầu tháng [10].
Liên hệ đến phòng sản xuất kiểm tra số lƣợng
hàng
Tạo đơn hàng
Chờ xét duyệt
Phiếu bán hàng
Thanh toán Giao hàng
Kết thúc
Đƣợc
Không đƣợc
Bắt
đầu
Nhận đơn đặt hàng
Chăm sóc
khách hàng
39
Rà soát các mối quan hệ khách hàng, xúc tiến bán hàng, tiến tới xác lập đơn hàng [10].
Các khách hàng chủ yếu của công ty là khách hàng cũ thân thiết với công ty,
vì vậy họ quan tâm nhiều về quá trình tạo đơn hàng và lấy hàng. Hiện công ty còn ít các hoạt động tìm kiếm khách hàng mới.
Bước 2: Nhận đơn đặt hàng
Nhận đơn đặt hàng qua các hình thức trực tiếp và gián tiếp nhƣ gọi điện thoại đến các nhà phân phối của công ty hoặc điện thoại trực tiếp đến công ty để đặt hàng, gửi địa chỉ mail hoặc cò thể mua trực tiếp tại công ty nếu là nhân viên làm việc tại công ty. Kiểm tra các thông tin lên quan cần thiết về khách hàng trước khi tạo đơn hàng [10].
Bước 3: Liên hệ đến phòng sản xuất kiểm tra số lượng hàng hóa
Nhân viên phòng kinh doanh liên hệ đến phòng sản xuất bằng điện thoại hoặc trực tiếp đến phòng sản xuất để kiểm tra về số lƣợng hàng hóa có sẵn, dòng sản phẩm và số lƣợng sản phẩm đƣợc sản xuất trong ngày đủ để đáp ứng nhu cầu về hàng hóa không [10].
Bên cạnh đó, phối hợp với phòng thu mua, kế toán, kho vận để thực hiện quy trình mua hàng và quy trình sản xuất, gia công để đủ số lƣợng hàng [10].
Bước 4: Tạo đơn đặt hàng
Đăng nhập bằng tài khoản riêng của nhân viên vào phần mềm để tạo đơn đặt hàng [10].
Tạo đơn đặt hàng trên phần mềm tạo đơn hàng của riêng công ty dựa trên hợp đồng đã ký kết hoặc xác nhận đặt hàng của khách hàng gồm mã hàng, số lƣợng, đơn giá, ngày giao hàng, biển số xe lấy và giao hàng [10].
Đồng thời đính kèm, lưu trữ các căn cứ đặt hàng [10].
40
Hình 2.8: Phần mềm tạo đơn hàng của công ty CKL [10].
Bước 5: Xét duyệt
Chuyển phiếu đơn hàng cho giám đốc kinh doanh xét duyệt [10].
Nhận đƣợc xét duyệt của giám đốc kinh doanh ngay trong buổi sáng số lượng, giá cả, ngày giao, công nợ và phương thức thanh toán. Từ đó, nhân viên kinh doanh cần bấm vào ô “Duyệt” trên phần mềm máy tính để sản xuất và kế toán tiếp nhận đƣợc đơn hàng [10].
Bước 6: Phiếu bán hàng
Tạo phiếu bán hàng dựa trên những dữ liệu đơn hàng [10].
Chuyển phiếu bán hàng sang bộ phận kế toán và kho vận để chuẩn bị hàng giao [10].
41
Hình 2.9: Lệnh giao hàng của công ty CKL[10].
Bước 7: Thanh toán
Thu tiền bán hàng từ khách hàng [10].
Ghi nhận công nợ phải thu nếu bán hàng chƣa thu tiền và đối chiếu công nợ với khách hàng[10].
Thông báo với các bộ phận liên quan [10].
Bước 8: Giao hàng
Chuẩn bị hàng hóa theo phiếu xuất. Ký nhận xuất kho, giao hàng cho khách kèm theo các chứng từ liên quan [10].
42
Nhân viên đem sản phẩm cùng các giấy tờ kèm theo nhƣ hóa đơn, lệnh điều
xe, phiếu xuất kho, hóa đơn giao nhận khi bán hàng cho các đại lý [10].
Với các đại lý tự đến lấy hàng thì cần có hóa đơn đã xác nhận của nhân viên bán hàng [10].
Bước 9: Chăm sóc khách hàng
Nhân viên phòng kinh doanh thường xuyên thực hiện công việc chăm sóc khách hàng, đặc biệt là những khách hàng thân quen của công ty[10].
Nhân viên kinh doanh gọi điện thoại hoặc gửi email hỏi thăm khách hàng. Thường xuyên có các chương trình khuyến mãi hoặc quà tặng áo thun để tri ân khách hàng vào các dịp lễ tết, cuối tháng, cuối năm [10].
Bước 10: Kết thúc
Lưu trữ các chứng từ đơn hàng, phiếu bán hàng, hóa đơn tài chính, phiếu xuất hàng, phiếu thu [10].
Cập nhật tình hình đơn hàng. Xem các báo cáo về hoạt dộng bán hàng để nắm bắt tỷ trọng doanh số theo từng loại mặt hàng, khách hàng... từ đó có thể dự báo và đƣa ra các chính sách [10].
Nhận xét: Quy trình bán hàng của công ty CKL hiện đang sử dụng chỉ tập
trung chủ yếu vào việc nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng và giao hàng. Quy trình bán hàng hiện tại của công ty là do mục tiêu của công ty là “chú trọng khách hàng quen thuộc, tạo ấn tượng cho dù 1 người mua nhưng sẽ mua sản phẩm của công ty nhiều lần thay vì nhiều người mua nhưng chỉ mua đúng 1 lần” mà được xây dựng nên. Vì vậy công ty thường xuyên tập trung khách hàng quen thuộc quan tâm đến quá trình mua hàng và giao hàng nhanh nhẹn nhất hơn là chú trọng vào việc tìm kiếm nhiều khách hàng mới.
Bên cạnh đó, quy trình bán hàng của công ty còn đang gặp vấn đề về việc tốn thời gian cho việc liên hệ đến phòng sản xuất bằng phương pháp thủ công là gọi điện hoặc phải đi trực tiếp đến phòng sản xuất. Việc này sẽ gặp vấn đề nặng hơn là nếu không liên lạc hay tìm kiếm được trường phòng sản xuất để biết thông tin thì có thể phòng kinh doanh lại phải mất thêm một khoảng thời gian nữa để đƣợc xác định
và tạo đơn hàng.
43
2.2.2 Khảo sát độ hài lòng của khách hàng khi mua sản phẩm Sagiko tại Công
ty
Để đánh giá quy trình bán hàng có đạt tiêu chuẩn và thành công hay không, công ty đã khảo sát các khách hàng thông qua phiếu khảo sát độ hài lòng của khách hàng khi mua sản phẩm Sagiko tại Công ty CKL (Việt Nam) nằm ở phụ lục 4.
Qua khảo sát 100 người tiêu dùng bất kỳ, công ty đã cho ra bảng thống kê về