III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hội thảo, cuộc họp) của cơ quan mà trong quá trình thực tập sinh viên được tham gia. Lập hồ sơ
hội nghị.
* Công tác tổ chức hội họp cuả Chi cục Thi hành án dân sự
Hội họp là quá trình tập hợp, thảo luận của cơ quan để triển khai phổ biến chủ trương chính sách và giải quyết các vấn đề hoặc quyết định điều gì đó của cơ quan, từ đó xác định những hành động cần phải thực hiện. Một cuộc họp phải cú mục đớch rừ ràng.
Một cuộc họp hiệu quả là cuộc họp có thể tổng hợp được kiến thức và sự đóng góp của tất cả mọi người cho mục đích của cuộc họp. Nếu không nó sẽ gây lãng phí rất lớn. Ngoài lãng phí thời gian của những người tham gia, cuộc họp không hiệu quả còn gây lãng phí về vật chất. Vì vậy, không nên triệu tập một cuộc họp nếu khụng cú mục đớch rừ ràng, khụng cú ý kiến tập thể.
Khi tổ chức cuộc họp cần chú ý những vấn đề sau:
- Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành các cấp quản lý trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng.
Không dùng cuộc họp để thay thế cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành.
- Xỏc định rừ mục đớch, yờu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của cán bộ quản lý các bộ phận.
- Phải có chương trình kế hoạch; thực hiện lồng ghép nội dung các vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý;
- Tất cả các Lãnh đạo quản lý phải có sổ ghi chép những nội dung quan trọng trong cuộc họp để tiến hành thực hiện.
* Quá trình tổ chức hội họp gồm các bước sau:
Bước 1: Căn cứ vào quá trình làm việc, hoạt động của cơ quan và yêu cầu giải quyết các công việc hàng ngày. Chi cục trưởng chỉ đạo xây dựng và quyết định tổ chức cuộc họp lớn trong năm, tháng... Phân công trách nhiệm Chấp hành viên, cán bộ công chức trong Chi cục thực hiện nhiệm vụ.
Bước 2:Cán bộ Văn thư cơ quan phụ trách: Tổng hợp các số liệu,báo cáo phương hướng, nhiệm vụ và yêu cầu cần giải quyết các công việc.
Bước 3:Chấp hành viên gửi toàn bộ các yêu cầu của Hội nghịcho Văn thư cơ quan để đăng ký lịch tổ chức Hội nghị trước 1 tuần để xây dựng kế hoạch tổ chức Hội nghị, soạn thảo các văn bản có liên quan cho hội họp như: giấy mời, chương trình nghị sự, chuẩn bị kinh phí, chuẩn bị tài liệu….
Bước 4: Tiến hành tổ chức hội nghị.
Bước 5: Kết thúc hội nghị:
- Tiễn đoàn, thu dọn và quyết toán kinh phí.
- Thông báo kết quả.
- Hoàn thiện hồ sơ.
* Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của cơ quan (phụ lục số 05)
* Lập hồ sơ Hội nghị.
1. Mở hồ sơ
- Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo TCVN.
- Mỗi cá nhân trong Chi cục khi gải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó.
- Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới được ghi bằng bút mực.
2. Thu thập, cập nhật văn bản hình thành trong Tổ chức Hội nghị đưa vào hồ sơ
- Cập nhật tất cả các văn bản trong quá trình tổ chức Hội nghị
- Thu thập các văn bản, tài liệu như: Bài phát biểu của Lãnh đạo, bài tham luận các đại biểu tại Hội nghị…bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, trách bị thất lạc.
Các văn bản được đưa vào hồ sơ hội nghị gồm những văn bản sau:
- Kế hoạch tổ chức Hội nghị;
- Chương trình Hội nghị;
- Lời khai mạc Hội nghị;
- Dự thảo báo cáo tổng kết;
- Bài phát biểu của Chi cục trưởng (hoặc phó Chi cục trưởng);
- Bài tham luận của đại biểu;
- Nghị quyết Hội nghị;
- Lời bế mạc Hội nghị;
- Biên bản Hội nghị;
- Các văn bản liên quan đến khâu tổ chức Hội nghị và các văn bản khác;
3. Kết thúc hồ sơ.
Saukhi công việc được giải quyết xong thì tiến hành kết thúc hồ sơ, khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại như:
- Bổ sung các văn bản còn thiếu, loại bỏ các văn bản trùng thừa, hết giá trị, những tư liệu không cần thiết trong hồ sơ Hội nghị.
- Kiểm tra sắp xếp trật tự văn bản hồ sơ và đánh số tờ để cố định.
- Ghi mục lục văn bản.
- Viết tờ kết thúc.
4. Viết bìa hồ sơ.
- Tên cơ quan.
- Ngày tháng bắt đầu, kết thúc.
- Số tờ.
- Thời hạn bảo quản
Các thành phần còn lại ghi trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan.
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo cơ