III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
3. Khảo sát tình hình tực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chúc khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ xã hội. Đi đôi với công tác văn thư là công tác lưu trữ, hai công tác này luôn gắn liền, quan hệ mật thiết với nhau. Do vậy, Công tác Lưu trữ là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của nhà nước. Công tác lưu trữ Thi hành án dân sự huyện được thực hiện theo quy định của nhà nước về bảo vệ, gìn giữ tài liệu lưu trữ như: Pháp lệnh về bảo vệ bí mật nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28 tháng 4 năm 2000, Lệnh của Chủ tịch nước số 03/2001-L-CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001 về việc công bố Pháp lệnh, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 12/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.
Chi cục trưởng Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn văn thư cơ quan bảo quản tài liệu lưu tữ của cơ quan như sau:
- Về Thu thập hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan:
Sau một năm kết thúc công việc thì tài liệu có giá trị lưu trữ của Chi cục được Văn thư tổng hợp những tài liệu có giá trị vào kho lưu trữ cơ quan, các
Chấp hành viên thi hành án dân sự huyện có trách nhiệm giao nộp tài liệu, hồ sơ có giá trị bàn giao cho Văn thư cơ quan làm thủ tục nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Về chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu.
Văn phòng có trách nhiệm chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu theo yêu cầu về phân loại, lập hồ sơ, xác định thời hạn cần bảo quản hồ sơ tài; lập hồ sơ tài liệu và danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy. cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm chỉnh lý, sắp xếp tài liệu khoa học phục vụ cho công tác tra cứu tài liệu.
- Về tiêu hủy tài liệu.
Tài liệu hết giá trị được thẩm tra và được Chi cục trưởng quyết định việc tiêu hủy tài liệu theo quy định tại pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và các văn bản hướng dẫn thi hành.
- Thống kê bảo quản tài liệu lưu trữ.
a. Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ
b. Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ làm công tác lưu trữ c. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo quy định, đảm bảo tài liệu
được bảo vệ an toàn tại kho lưu trữ cơ quan.
* Chi cục Thi hành án dân sự đã ban hành những văn bản sau:
1. Quy chế về công tác Văn thư và lưu trữ của Chi cục.
2. Báo cáo Công tác văn thư lưu trữ 3. Báo cáo thống kê công tác lưu trữ 4. Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ
Chi cục Thi hành án dân sự huyện đã ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, văn bản xây dựng được căn cứ vào Căn cứ pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
* Ưu điểm:
Nhìn một cách tổng thể, Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình đã thực hiện tốt công tác lưu trữ từ khâu thu thập, bổ sung cho đến khâu tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan từ khi thành lập đến nay.
Đặc biệt trong sưu tầm, bổ sung những tài liệu quý hiếm có giá trị của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Điều đó cho thấy sự quan tâm đúng mức, kịp thời của Cục Thi hành án tỉnh, của Lãnh đạo Cục và sự cố gắng, tinh thần trách nhiệm và có ý thức hoàn thành tốt công việc, nhiệm vụ của các cán bộ công chức thuộc Chi cục chức năng với công tác lưu trữ không chỉ ở cơ quan mà còn thực hiện tốt chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước ta.
* Nhược điểm:
Phương tiện vận chuyển đi lại còn hạn chế, nhân sự không đồng đều, một số trang thiết bị đã cũ, không còn giá trị sử dụng hoặc không còn phù hợp với yêu cầu của công tác lưu trữ hiện tại.
Hầu hết các phông chính được lập hồ sơ, tuy nhiên để tra cứu còn gặp nhiều khó khăn, sắp xếp còn lộn xộn, chưa có đủ kho lưu trữ, công tác bảo quản, sử dụng chưa thực sự đạt hiệu quả cao…
(Hình ảnh tài liệu được cất trong kho lưu trữ của Chi cục Phụ lục số8)
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình.
* Lịch công tác tuần của Chi cục THADS huyện Lâm Bình năm 2015
Thực hiện Quy chế làm việc của Tổng cục Thi hành án dân sự theo công văn số 60/VP-TH ngày 02/3/2015 về việc xây dựng lịch công tác tuần của Tổng cục Thi hành án dân sự, Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình đăng ký Lịch làm việc với Lãnh đạo Cục Thi ành án dân sự tỉnh Tuyên Quang , tuần làm việc từ ngàyđến ngày…. , cụ thể như sau:
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN
(Từ ngày 16 tháng 3 năm đến ngày 20 tháng 3 năm 2015)
Thứ, ngày
Buổi, thời gian thực
hiện
Nội dung công việc
Thành phần
Chủ trì
Chuẩn bị tài liệu
Địa điểm
Ghi chú
Sáng
7h00 - Họp cơ quan
Chấp hành viên, cán bộ công chức CCTHA
Đ/c
Bình Đ/c Mai
phòng làm việc CCTH 8h30 A
- Phân công nhiệm vụ tổ chức hội nghị sơ kết 6 tháng đầu năm 2015 về thi hành án dân sự
9h40
- Bàn giao tang vật cho Viện Kiểm sát
Đại diện VKS huyện Lâm Bình Chấp hành viên, Thủ kho
Đ/c Hải
Chiều
14h00
- Làm việc với đương sự đã được triệu tập theo đơn
Đương sự, Chấp hành viên giải thi hành bản án
Đ/c Vân, Đ/c
An
Đ/c An
- Họp Đảng bộ
Huyện ủy Đ/c
Bình Đ/c Mai
Hội trường Huyện ủy
15h30 - Ký hợp đồng lao động
- Đối tác - Đ/c Mai, Đ/c Lan
Đ/c Hải
Đ/c Mai chuẩn
bị hợp
lao động
Phòng họp CCTH A
Th ứ 3 17/3
Sáng
7h00
- Thực hiện Quyết định số 34/QĐ-
CCTHADS về việc tiêu hủy tang vật
Đại diện Viện kiểm sát, Phòng TC-KH, Chấp hành viên, Thủ kho CCTHA
Đ/c
Bình Đ/c Vân
Phòng họp CCTH ADS
9h00
- Soạn thảo chương trình nghị sự Hội nghị - Quyết toán chứng từ
Đ/c MaiĐ/
c Lan
Phòng Văn thư của CCTH ADS Chiều 14h00
- Báo cáo công tác nội chính và phòng chống tham nhũng Quý I năm 2015
Chấp hành viên, cán bộ công chức CCTHA
Đ/c
Bình Đ/c Lan
Phòng họp CCTH ADS
14h30 - Trả lại án phí
cho đương sự - Đương
sự Đ/c
Hải Đ/c An
Phòng họp CCTH A 15h00-
17h00
- Hướng dẫn nghiệp vụ Thi hành án dân sự nội
- Đ/c Hải,
Vân, An Đ/c
Bình Đ/c An
Phòng họp CCTH A
Sáng
7h00 - Họp Đảng bộ Huyện ủy
Đ/c Bình
Đ/c Mai
Hội trường Huyện ủy 8h00
- Ra Quyết định Thi hành án chủ động đối với Lý Du Ngoại
Đ/c Hải, Đ/c Vân
Đ/c Hải
Đ/c Mai
Phòng họp CCTH A 9h00 - Hoàn tất thủ tục
BHXH cho đồng chí Phái
Đ/c Lan
BHXH huyện
Chiều 14h00
- Họp bàn về việc thành lập Đoàn kiểm tra triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác thi hành án dân sự tháng 3
Chấp hành viên, cán bộ công chức CCTHA
Đ/c
Bình Đ/c Mai
Phòng họp CCTH A
Th ứ 5 19/3
Sáng 8h00
- Trả lại án phí
cho đương sự - Đương
sự Đ/c
An Phòng
họp CCTH A - Làm thủ tục chi
tiền cho đương sự
Đ/c Lan - Làm việc với
đương sự đang trong thời gian thi hành án
- Đ/c Vân,
Đ/c Hải Đ/c Hải
Xã Hồng Quang
Chiều 14h00 - Họp Chi bộ
Chấp hành viên, cán bộ công chức CCTHA
Đ/c Bình
15h00 - Gặp đương sự Đương sự
Đ/c Hai,
Đ/c An
Xã Lăng Can
Sáng 7:00
- Tất cả cán bộ, công chức triển khai thực hiện tất cả các
công việc trong chi cục
Chiều 14h00
- Dự hội nghị ở Cục THADS tỉnh
Hội trường Cục THAD S - Cán bộ công
chức làm việc bình thường
CCTH A
* Kế hoạch công tác tháng của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình
CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG CHI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ
HUYỆN LÂM BÌNH
CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: /KH-CCTHADS Lâm Bình, ngày tháng năm 2015
KẾ HOẠCH
Tổ chức đợt thi hành án dân sự cao điểm tháng 4 năm 2015
Căn cứ kế hoạch …/KH-CTHADS ngày….tháng ….năm 2015 của Cục thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang về tổ chức đợt thi hành án dân sự cao điểm.
Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình xây dựng kế hoạch thực hiện đợt thi hành án dân sự cao điểm như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU