Điều 18. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Cán bộ văn thư của cơ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã hết hạn nộp vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu
- Phối hợp với Chấp hành viên, cán bộ công chức trong cơ quan xác định những tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
- Lập mục hồ sơ tài liệu nộp lưu
- Chuẩn bị kho, các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiêm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu.
Mọi công chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác
Điều 19 Chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu
1. Hồ sơ tài liệu của cơ quan phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và lưu vào trong kho lưu trữ cơ quan. Không được phân tán phông lưu trữ, khi phân loại hồ sơ phải sắp xếp theo trình tự thời gian, tài liệu chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của Chi cục Thi hành án dan sự.
Tài liệu khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu sau:
- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu - Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu
- Lập công cụ tra cứu
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu đảm bảo những yêu cầu theo quy định của Nghị định Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và những văn bản hướng dẫn thi hành. Việc xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn sau:
- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số hang năm cụ thể;
- Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy;
Điều 20. Tiêu hủy tài liệu
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện sau khi có quyết định thẩm định bằng văn bản của thủ trưởng cơ quan cấp trên trực tiếp, căn cứ quyết định thẩm định của Chi cục trưởng quyết định tiêu hủy tài liệu theo quy định tại Pháp lệnh lưu trữ quốc gia và các văn bản hướng dẫn thi hành.
Điều 21. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Chi cục trưởng có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan.
Chấp hành viên phụ trách hồ sơ có nhiệm vụ:
- Tham mưu với Chi cục trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Chấp hành viên thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan và chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng về việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Thẩm tra viên có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ đã thi hành xong của cơ quan, ký xác nhận đã thẩm tra vào hồ sơ (mặt trong bìa hồ sơ), chuyển Chấp hành viên trực tiếp phụ trách hồ sơ trình Chi cục trưởng ký duyệt mới đưa vào lưu trữ.
Điều 22. Sử dụng và quản lý bảo quản con dấu
Khi được sự cho phép của Chi cục trưởng thì mới được khai thác tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ cơ quan.
Công chức trong cơ quan có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phải có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan và ký mượn tài liệu với công chức quản lý hồ sơ lưu trữ của cơ quan.
Hồ sơ trong kho lưu trữ phải bảo đảm các điều kiện sau:
- Kho phải cao ráo, thông thoáng, sạch sẽ không có bụi bẩn ẩm thấp.
- Kho phải xa nơi có chất nổ, chất dễ cháy, không bị ánh sang chiếu trực tiếp vào hồ sơ, tài liệu
- Kho phải đầy đủ các trang thiết bị phương tiện và có biện pháp phòng chống về: cháy nổ, ẩm mốc, muỗi mọt, chuột, kẻ gian phá hoại. có khóa chắc chắn.
- Kho phải có trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như: giá, hộp, tủ, cặp, bìa hồ sơ.
- Không bố trí phòng làm việc trong kho lưu trữ.
CHƯƠNG IV