CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 15. Trình tự giải quyết văn bản đi Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau
1. Văn bản hành chính được đăng lý tại văn tư (Công văn đi) để văn thư kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày tháng năm của văn bản.
2. Các văn bản về thi hành án được đăng ký số quyết định vào sổ nghiệp vụ về thi hành án theo mẫu thống nhất hướng dẫn tại Thông tư số 06/2007/TT- BTP ngày 05/7/2007 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về một số thủ tục hành chính trong hoạt động thi hành án dân sự. Sau khi đăng ký các quyết định được chuyển về văn thư để phát hành.
3. Tất cả các văn bản trước khi phát hành phải quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức, hỡnh thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản; ghi rừ số hiệu, ngày tháng năm của văn bản
- Đóng dấu cơ quan: Chỉ được đóng dấu vào các văn bản tài liệu sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo cơ quan. Đối với một số văn bản được Chi cục trưởng
ủy quyền thì có chữ ký của Chấp hành viên đối với một số văn bản thuộc về nghiệp vụ tổ chức thi hành án.
- Không đóng dấu vào văn bản, tài liệu không có nội dung, đóng dấu trước khi ký.
- Đúng dấu phải rừ ràng, ngăn nắp, đỳng chiều, đỳng loại mực và đúng đúng quy định.
- Đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định, dấu được đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một phần tên cơ quan
4. Đối với công văn hành chính số đi được đánh số liên tục theo thứ tự 01 của công văn đầu tiên của đầu năm và kết thúc bằng số cuối cùng của cuối năm.
Đối với các quyết định nghiệp vụ thi hành án được đánh số liên tục từ số 01 cho quyết định cảu năm đầu tiên ngày 01/10 của năm trước và kết thúc bằng số quyết định cuối cùng của ngày 30/9 năm sau cho từng loại quyết định theo hệ thống sổ đăng ký đã được quy định.
5. Mỗi văn bản đi phải lưu 02 bản: Bản gốc lưu tại văn thư, bản chính lưu hồ sơ. Đối với các quyết định thi hành án phải lưu 03 bản: Bản gốc lưu văn thư và phải đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự, bản chính lưu tại hồ sơ thi hành án và bản lưu kế toán nghiệp vụ thi hành án.
6. Gửi công văn gửi đúng địa chỉ đăng ký và chuyển kịp thời trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp cần thông tin nhanh có thể gửi bằng Fax, gửi qua hộp thư điện tử, sau đó gửi bản chính. Bản Fax gửi đi phải có chữ ký của Lãnh đạo cơ quan. Các cá nhân được giao soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và thể thức của văn bản.
7. Chuyển phát và đính chính văn bản đi, nếu có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương.
C- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Điều 16. Nội dung lập hồ sơ và yêu cầu đối với lập hồ sơ 1. Nội dung lập hồ sơ công việc
a. Mở hồ sơ.
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Chi cục và công việc thực tế được giao, văn thư cơ quan phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc của mình văn thư cơ quan tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b. Thu thập văn bản hồ sơ
- Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp.
c. Kết thúc biên mục hồ sơ
- Khi giải quyết công việc xong thì hồ sơ cũng kết thúc, Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại văn bản trùng, thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ, Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn Văn thư phải biên mục lại hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Chi cục hình thành hồ sơ.
b. Văn bản tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c. Văn bản hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
- Trong thời hạn 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
- Sau 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;