III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
2. Khảo sát công tác văn thư
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
Nhìn chung công tác văn thư của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình thực hiện tương đối tốt. Vì là cơ qua nhỏ nên Chi cục trưởng là người đứng đầu cơ quan bao quát mọi hoạt động của cơ quan bao gồm những việc chỉ đạo thực hiện công tác Văn thư của cơ quan, tổ chức và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác Văn thư ở cơ quan, Chi cục trưởng chỉ đạo thực hiện đúng với các quy định của Nhà nước và Pháp luật về công tác Văn thư.
Công tác Văn thư của Chi cục cũng có nhiều đổi mới, áp dụng được công nghệ thông tin trong công tác này. Hàng năm cán bộ Văn thư được học tập các khóa ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao tay nghề.
Công tác văn thư là ngành cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan; giúp Lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ; góp phần giữ bí mật của cơ quan; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Vì vậy, nếu làm tốt công tác Văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng
tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Chi cục trưởng chỉ đạo thực hiện tốt các nội dung quản lý nhà nước về công tác Văn thư như:
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;
- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác Văn thư;
- Quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác Văn thư;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác Văn thư;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư;
* Chi cục trưởng phải trực tiếp làm các công việc như:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối và giao nhiệm vụ cho các Chấp hành viên, cán bộ công chức;
- Ký các văn bản của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội một số văn bản khác;
- Tham gia xây dựng văn bản;
* Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
- Văn thư cơ quan đã tham mưu cho Chi cục trưởng ban hành các loạivăn bản Hành chính sau: (Quyết định, Kế hoạch, Tờ trình, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu chuyển, và các văn bản khác…)
Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, văn thư cơ quan trình bày văn bản theo hướng dẫn thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, .
Thể thức văn bản Đảng thực hiện theo hướng dẫn số 11-HD/VPTW của Ban chấp hành trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam. Thể thức văn bản của Đoàn Thanh niên theo Hướng dẫn số 29-HD/VP của Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
Trước khi ban hành văn bản Văn thư cơ quan luôn tuân thủ và thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và thu thập xử lý thông tin liên quan đến công tác soạn thảo văn bản.
- Kiểm tra thể thức và trình lãnh đạo duyệt văn bản và thực hiện các công đoạn để ban hành, gửi văn bản đến nơi nhận:
a. Thể thức văn bản được ban hành nhìn chung đã đảm bảo về mặt chất lượng, đáp ứng ngày càng tốt hơn cho yêu cầu của hoạt động quản lý, điều hành của Chi cục, các văn bản soạn thảo đều tuân thủ theo 9 yếu tố thẻ thức văn bản.
b. Đảm bảo đúng đường lối của Đảng, Pháp luật, của Nhà nước và mang tính khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định.
c. Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền và hiệu lực pháp lý.
- Các văn bản soạn thảo đều theo đúng mục đích, yêu cầu đề ra.
- Văn bản soạn thảo và ban hành đều căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản phù hợp với từng lĩnh vực cả đời sống kinh tế - xã hội như kinh tế, giáo dục, y tế, thể dục thể thao,...
- Ngôn ngữ trong văn bản là ngôn ngữ hành chính chuẩn.
* Quản lý giải quyết các văn bản đi, đến.
Việc tiếp nhận, đăng ký văn bản Chi cục Thi hành án dân huyện Lâm Bình được thực hiện theo trình tự quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng hướng dẫn của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước, ban hành danh mục hồ sơ hàng năm của cơ quan; thiết lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ theo danh mục của cơ quan.
- Quản lý, giải quyết văn bản đi.
Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi theo đúng nguyên tắc, văn bản đi phải được quy định về một mối: đó là văn thư quản lý trực tiếp văn quy trình ban hành văn bản.
Văn bản do Chi cục Thi hành án dân sự huyện gửi đi nơi khác, được đăng ký thống nhất tại văn thư của Chi cục và chịu trách nhiệm với những công văn đi đã đăng ký tại bộ phận văn thư.
Thực hiện theo đúng quy định của Ngành thi hành án và pháp luật quy định, thống nhất các văn bản với nhau, đăng ký các thông tin chính xác vào sổ công văn đi thuận lợi trong việc tra tìm các văn bản khi cần thiết.
Một văn bản gửi đi nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân khác nhau thì sau khi vào sổ công văn đi, văn thư sẽ tiến hành nhân bản các văn bản đó sao cho đủ số lượng để gửi tới các cơ quan, đơn vị nhờ đó phục vụ tốt cho việc giải quyết văn bản đi. Văn bản đi được lưu một bản tạo văn thư cơ quan.
Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình chuyển giao văn bản đi bằng nhiều cách khác nhau như qua đường bưu điện, Email, qua máy fax,... nên văn bản được chuyển giao một cách nhanh chóng, gọn nhẹ, tốn ít kinh phí. Văn bản gửi đi phải đúng địa chỉ người nhận, không được gửi đến nơi ngoài mục nơi nhận.
Căn cứ vào sổ đăng ký văn bản đi của Chi cục. Do đặc điểm ban hành văn bản của Chi cục thì văn thư cơ quan chia ra từng mục như: Sổ công văn đi nghiệp vụ, Sổ công văn đi hành chính, Công văn đi tổng hợp.
- Quản lý văn bản đến.
Văn bản đến Chi cục Thi hành án dân sự huyện nhận được của các nơi khác gửi về gọi tắt là Công văn đến, các văn bản đến có tính chất công vụ phải tiếp nhận vào sổ văn thư cơ quan. Khi tiếp nhận văn bản cán bộ văn thư phải kiểm tra sơ bồ tất cả các loại văn bản, giấy tờ, số lượng, tình trạng bì, nơi nhận đối chiếu trước khi ký nhận văn bản. Và đóng dấu vào số văn bản đến, sau đó văn bản được chuyển tới Chi Cục trưởng để giải quyết, văn thư tiến hành sao, nhân bản văn bản đến, chuyển đến các Chấp hành viên, cán bộ công chức trong đơn vị được phân công thực hiện.
Quy trình quản lý giải quyết văn bản đến khá chặt chẽ, thuận lợi cho việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào chương trình quản lý văn bản và ứng dụng khoa học công nghệ vào trong công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ngày càng hiệu quả hơn.
Sổ quản lý văn bản đến cũng được quản lý theo hai loại sổ đó là: sổ công văn đến Hành chính và Sổ công văn đến Chi bộ.
(Sổ công văn đi, đến của Chi cục phụ lục 07)
* Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu là thể hiện tính pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo đúng quy định của nhà nước.
Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, biểu hiện quyền lực nhà nước và của cơ quan trong văn bản, là thành phần giúp chống giả mạo văn bản. Khi một văn bản đã được đóng dấu pháp nhân của cơ quan ban hành văn bản thì tất cả các đối tượng có liên quan phải chịu trách nhiệm thi hành.
* Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu:
Dấu có vai trò quan trọng trong việc ban hành văn bản vì vậy con dấu của Chi cục được quản lý rất chặt chẽ.
Dấu của Chi cục có nhiều loại như: Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu họ tên, dấu hỏa tốc, dấu chỉ mức độ mật khẩn, dấu sao y hành chính, dấu nhận bản án của Tòa án,...
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Chi cục theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12 tháng 5 năm 2003 về hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu. Việc đóng dấu văn bản thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
* Công tác lập hồ sơ hiện hành
- Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng, có vị trí quan trọng trong quá trình giải quyết công việc, nó là mắt xích gắn liền công tác Văn thư vào công tác Lưu trữ. Việc lập hồ sơ do cán bộ văn thư của đơn vị lập theo sát công việc trong một năm.
- Việc lập hồ sơ và giao nộp tài liệu hiện hành được cán bộ văn thư lập danh mục hồ sơđê dễ dàng hơn trong việc tra tìm khi cần, độ chính xác cao hơn, theo sát từng công việc trong một năm.
- Biên mục hồ sơ phục vụ cho tra cứu tài liệu kịp thời tạo điều kiện cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt và lâu dài của cơ quan.