CHƯƠNG IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 16 Tổ chức thực hiện
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình
1. Về công tác nhân sự:
a) Ưu điểm
Lãnh đạo có chuyên môn về nghiệp vụ, có thâm niên nghề nghiệp và kinh nghiệm trong công tác quản lý đào tạo. Là người có tâm huyết, trách nhiệm với công việc, thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở, rà soát công việc hàng ngày trong Chi cục, quan tâm giúp đỡ các cán bộ trong công việc cũng như cuộc sống hàng ngày, giúp anh chị em hoàn thành tốt công việc được giao.
Đội ngũ cán bộ chuyên môn có trình độ cao, luôn đáp ứng được nhu cầu công viêc và không ngừng học tập, nghiên cứu nâng cao trình độ bản thân để phù hợp với tình hình mới, công việc mới.
Chi cục cũng rất chú trọng trong công tác đào tạo, tiếp nhận cán bộ trẻ tạo ra nguồn nhân lực trẻ có năng lực, sáng tạo, năng động trong công việc, cũng như bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho các Chấp hành viên, cán bộ, công chức trong Chi cục
Công tác tuyển dụng nhân sự và phân công nhân sự được tiến hành bài bản, chặt chẽ, đảm bảo tốt các yêu cầu về tuyển dụng nhân sự đủ năng lực,
nghề đào tạo, tạo điều kiện cho họ có môi trường làm việc tốt nhất để họ phát huy hêt năng lực bản thân.
b) Hạn chế
- Do Nhân sự trong cơ quan thiếu và công việc nhiều nên công việc có tồn đọng chưa được giải quyết.
2. Công tác văn phòng:
a) Ưu điểm
Công tác văn phòng luôn không ngừng đổi mới, ngày càng đáp ứng đầy đủ yêu cầu cho các cán bộ văn thư.
Một trang thiết bị văn phòng được mua sắm mới, phục vụ cho hoạt động văn phòng của Chi cục
Không gian làm việc cũng đang dần được cải thiện đáng kể.
Chi cục cũng chú trọng tới việc nâng cao trình độ chuyên môn như: cử cán bộ đi học, 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có bằng cấp…
Công tác tham mưu - tổng hợp, xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo…đã được phân công đảm nhiệm và làm theo đúng quy định.
b) Nhược điểm
Cũn nhiều cụng việc chưa được phõn cụng rừ ràng tới từng phũng.
Các trang thiết bị văn phòng tuy đã được trang bị nhưng vẫn chưa đầy đủ, trong việc sử dụng còn chưa áp dụng được nhiều vào công việc ảnh hưởng tới
hiệu suất công việc, một số các trang thiết bị đã cũ nát nhưng vẫn chưa được thay thế.
Việc cung cấp các đồ dùng Văn phòng còn chưa thực sự hợp lý, nhiều lúc gây khó khăn khi giải quyết các công việc văn phòng.
3. Công tác văn thư lưu trữ.
a) Ưu điểm
Chi cục đã có quy chế hoạt động của công tác Văn thư - Lưu trữ theo quy định, hướng dẫn, cụ thể hóa quy chế của cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền ban hành, các văn bản nghiệp vụ thi hành án được quản lý theo sổ riờng rừ ràng, cụ thể theo quy định của Bộ Tư phỏp và Tổng cục Thi hành án dân sự.
Quy trình giải quyết các văn bản đi, văn bản đến đã được rút gọn, chặt chẽ, nghiêm túc, nâng cao hiệu quả cho công việc giải quyết các văn bản.
Tài liệu của Chi cục đã được chình lý, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản cụ thể, bổ sung vào kho lưu trữ của Chi cục, tạo điều kiện cho việc bảo quản và tra tìm, sử dụng tài liệu về sau.
Một số các loại văn bản được mẫu hóa như: quyết định thi hành án, biên bản, Giấy đi đường, lịch làm việc…phục vụ cho việc quản lý và sử dụng cho Chấp hành viên, cán bộ công chức trong Chi cục.
Cán bộ văn thư được đào tạo bài bản, đúng chuyên môn, có thâm niên trong nghề, có kinh nghiệm trong các hoạt động của công tác Văn thư - Lưu trữ.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ, đúng quy chế. Đóng dấu văn bản phát hành nhanh chóng, chính xác.
Việc kiểm tra, giám sát hoạt động Văn thư - Lưu trữ chặt chẽ và kiểm tra thường xuyên.
b) Hạn chế
Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, lỗi chủ yếu là ở khâu trình ký văn bản rất mất thời gian, đôi khi Lãnh đạo Chi cục đi công tác, khiến cho việc kí ban hành văn bản dẫn đến chậm chễ, không giải quyết kịp thời.
Đồng thời qua quá trình tiếp cận với tài liệu lưu trữ của Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình, em thấy rằng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ được phân loại theo thời gian để tìm cho dễ nhưng một số tài liệu vẫn bị để lung tung, có tài liệu xếp không theo tháng nên việc tìm kiếm tài liệu còn gặp nhiều khó khăn.
Tuy nhiên trong thực tế vẫn còn nhiều hồ sơ chưa được chỉnh lý, tài liệu bị chất đống, hơn nữa trang thiết bị trong kho không được đảm bảo, thiếu rất nhiều cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình bảo quản tài liệu lưu trữ.
Đôi khi vẫn còn tồn đọng các văn bản chưa đóng dấu.
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những