CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC Ở
3.2. Những giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng công tác tuyển
dụng công chức tại Ủy ban nhân dân huyện Chiêm Hóa 3.2.1. Nhóm giải pháp về tuyển mộ
a. Cần chú trọng công tác phân tích công việc
Hạn chế của phòng Nội vụ hiện nay là chưa chú trọng công tác phân tích công việc, phần lớn các công việc chưa được phân tích.
Phân tích công việc chính là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định các điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, khi thực hiện công việc, các phẩm chất, kỹ năng mà người thực hiện công việc cần thiết phải có để thực hiện công việc.
Phân tích công việc với kết quả kèm theo là bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc có ý nghĩa to lớn đối với công tác tuyển dụng. Đó là cơ sở khoa học giúp tuyển dụng có căn cứ, chính xác và mang lại hiệu quả cao hơn... Cần phải có bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc thì mới xác định được các công việc, các kỹ năng, mà người công chức phải có nếu họ muốn làm việc tại vị trí cần tuyển. Từ đó có căn cứ đưa ra yêu cầu và điều kiện của người dự tuyển.
Khi lãnh đạo các bộ phận chức năng, đưa phiếu đề nghị tuyển dụng nhân lực gồm các thông tin về bộ phận phòng ban, chức danh, chuyên môn thì phòng Nội vụ cần đối chiếu với “bản mô tả công việc” và “bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” để làm thông báo tuyển dụng. Vì vậy, cần tiến hành xây dựng hai bản này cho từng vị trí công việc trước khi tiến hành tuyển mộ.
Bản mô tả công việc cần phải được viết đơn giản, ngắn gọn về các nhiệm vụ và trách nhiệm, điều kiện làm việc cụ thể tương ứng với các vị trí công việc cụ thể. Qua đó, bộ phận tuyển dụng có được những thông tin cụ thể nhất để đưa ra yêu cầu tuyển dụng cũng như các ứng viên có được những
thông tin cơ bản về công việc để nộp hồ sơ.
Bản yêu cầu đối với người thực hiện gồm các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ giáo dục cần có, các đặc trưng về thể lực, trí lực.
Các yêu cầu trong bản này phải được xây dựng một cách phù hợp , không được đưa ra các yêu cầu quá cao so với vị trí cần tuyển, đặc biệt là đối với người dân tộc thiểu số.
Phòng Nội vụ phải lấy hai bản này làm căn cứ để thông báo tuyển dụng, làm căn cứ thực hiện quảng cáo tuyển dụng.
Khi thực hiện tốt công tác phân tích công việc sẽ đảm bảo cho việc quy định nhiệm vụ của mỗi công chức, từ đó ta có cơ sở cụ thể để đưa ra yêu cầu chính xác cho mỗi vị trí cần tuyển dụng, đồng thời giúp hoạt động sàng lọc hồ sơ ứng viên chính xác hơn, có hiệu quả hơn.
b. Thực hiện tốt công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực
Khoản 1 điều 23 pháp lệnh công chức có quy định, việc tuyển dụng công chức phải: Căn cứ vào nhu cầu công việc, vị trí công tác của chức danh công chức và chỉ tiêu biên chế được giao tức là phải dựa trên nhu cầu thực tế của cơ quan, phải thực hiện trên cơ sở quy hoạch, kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực là việc đề ra những mục tiêu, mục đích của phát triển nguồn nhân lực trong tương lai và xây dựng các kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện các mục tiêu đó.
Đối với cơ quan hành chính Nhà nước nói chung, UBND huyện Chiêm Hóa nói riêng, việc quy hoạch, kế hoạch hóa nguồn nhân lực cần được chú trọng thực hiện để có thể tuyển dụng được đội ngũ nhân lực có chất lượng vào làm việc tại Ủy ban.
Tuyển dụng công chức tại UBND huyện Chiêm Hóa xét trong tổng thể các hoạt động liên quan đến vấn đề nhân lực cần đặc biệt quan tâm đến công
tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực, một bước quan trọng hàng đầu. Vận dụng quy trình kế hoạch hóa nguồn nhân lực vào công tác tuyển dụng công chức có thể thấy :
- Bước đầu tiên chính là dự đoán cầu nhân lực. Do đặc thù của cơ quan hành chính Nhà nước nên đây là bước xác định định biên cho tổ chức. Việc xác định định biên cho tổ chức là cơ quan hành chính Nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật. Định biên cụ thể của UBND huyện Chiêm Hóa phụ thuộc vào quyết định giao chỉ tiêu biên chế hàng năm của UBND tỉnh.
Bước tiếp theo, dự đoán cung nhân lực. Chính là rà soát lại đội ngũ công chức tại UBND huyện, xác định số lượng (thừa hay thiếu?, thừa bao nhiêu? thiếu bao nhiêu?) và chất lượng công chức (trình độ học vấn ?, chuyên môn nghiệp vụ ?, tuổi đời ?)…từ đó xác định số lượng và chất lượng hiện tại của đội ngũ công chức hiện tại như thế nào. Đây là những căn cứ quan trọng cho việc đánh giá nhu cầu chính xác của từng bộ phận chức năng thuộc UBND và việc lên kế hoạch tuyển dụng theo đúng nhu cầu đó.
Công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực của UBND huyện Chiêm Hóa được thực hiện hàng năm, tuy nhiên cần được chú trọng hơn nữa, cần phải dựa trên kế hoạch phát triển nguồn nhân lực của toàn tỉnh, các chính sách đối với đội ngũ công chức của UBND huyện và tình hình thực tế. Khi thực sự quan tõm đến vấn đề này, khi đó xỏc định rừ được nhu cầu nhõn lực của UBND huyện và dự đoán cung nhân lực thì sẽ đưa ra biện pháp cụ thể giải quyết các vấn đề về nguồn nhân lực của UBND huyện. Việc thực hiện tốt công tác quy hoạch, kế hoạch hóa nguồn nhân lực sẽ tạo tiền đề cho hoạt động tuyển dụng nhằm lựa chọn đúng nhu cầu nhân lực của UBND.
Hàng năm, UBND huyện cần xỏc định rừ nhu cầu nhõn lực của tổ chức;
cần rà soát, kiểm tra đội ngũ công chức của từng bộ phận chức năng trong
huyện để thấy được sự thừa, thiếu nhân lực. Bên cạnh việc xác định được số lượng công chức theo biên chế, chỉ tiêu thì cần đánh giá chất lượng của đội ngũ công chức để thấy được sự phù hợp hoặc chưa phù hợp với từng vị trí công việc. Từ đó, có thể xác định được nhu cầu về công chức.
Việc thực hiện tốt công tác hoạch định cung - cầu nhân lực trong bộ máy công chức sẽ là tiền đề cho quá trình lập kế hoạch tuyển dụng công chức.
c. Tìm kiếm và thu hút ứng viên
Phương tiện thông tin đại chúng mà tuyển dụng sử dụng chưa phổ biến, khó thu hút được đông đảo các ứng viên có trình độ cao nộp hồ sơ dự tuyển. Có thể sử dụng thêm các phương tiện thông tin khác như: Truyền hình, các trang web việc làm có uy tín www.tuyendung.com, www.kiemviec.com...
Đồng thời đăng nhiều lần trên các báo của địa phương như báo Tuyên Quang, thực hiện thông báo trên hệ thống phát thanh của các UBND các xã, thôn bản trong các bản tin phát thanh hàng ngày của địa phương ngoài tiếng phổ thông còn cần làm các bản tin bằng tiếng dân tộc. UBND huyện cần chỉ đạo các xã trực tiếp cử các cán bộ, công chức thạo tiếng dân tộc đến triển khai công tác thụng bỏo tuyển dụng và giải thớch rừ với nhõn dõn tại cỏc thụn bản ở sõu, xa, có nhiều dân tộc thiểu số sinh sống để người dân có thể tiếp cận thông tin nhanh và thông tin cũng được công bố rộng rãi, công khai. Từ đó có thể loại bỏ việc bưng bít thông tin tuyển dụng thì UBND huyện cần giám sát việc thông báo tuyển dụng công chức đến các xã để đảm bảo tính công bằng, nghiêm minh.
3.2.2. Nhóm giải pháp về tuyển chọn a. Chú trọng công tác sàng lọc hồ sơ
Chú trọng sàng lọc hồ sơ, công tác này cần được tiến hành một cách cẩn thận, tránh sai sót để các ứng viên có được sự đánh giá đúng nhất và công bằng nhất. Việc tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ cần được thực hiện một cách cẩn thận để có thể loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu. Người làm công tác
tuyển dụng cần chú ý không so sánh các ứng viên với nhau mà phải dựa vào chính hồ sơ của ứng viên thể hiện việc đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng.
Hoạt động sơ tuyển phải cú kế hoạch rừ ràng, trỏnh chỉ mang tớnh hỡnh thức.
Trong quá trình sàng lọc hồ sơ cần chú ý đến những thông tin quan trọng như: mục tiêu nghề nghiệp, định hướng tương lai, trình độ, khả năng chuyên môn, thành tích của bản thân ứng viên… để đánh giá được chính xác chát lượng của các ứng viên; sự phù hợp giữa các yếu tố trên với tính chất, đặc thù của từng vị trí công việc; từ đó có thể lựa chọn được các ứng viên tốt nhất.
Bên cạnh đó, khi sàng lọc hồ sơ xin việc của các ứng viên cũng cần tránh các tư duy định kiến cá nhân của người làm công tác tuyển dụng. Đặc biệt hơn là tuyệt đối không được thiên vị đối với các hồ sơ của người quen. Cần có sự công minh khi sàng lọc hồ sơ đúng theo đúng trách nhiệm và lương tâm nghề nghiệp của người tuyển dụng; không làm trái pháp luật, tránh
“rút ruột” người dân.
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự như: Quản lý hồ sơ, quản lý tiền lương… của các nhà cung ứng đáng tin cậy, đặc biệt nếu tổ chức sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ sẽ giúp sàng lọc các ứng viên có tiêu chí tuyển dụng phù hợp, để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí cho công tác tuyển dụng
b. Thực hiện nghiêm túc, đánh giá khách quan đối với quá trình tập sự Tập sự là quá trình để các thí sinh trúng tuyển tiếp xúc, trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ, công việc mà vị trí đó cần phải thực hiện, chính vì thế trong quá trình tập sự cần giao các nhiệm vụ cụ thể và đưa ra yêu cầu cụ thể cho thí sinh trúng tuyển thực hiện. Các chỉ tiêu trong công việc cũng cần được cụng khai và nờu rừ đối với người tập sự, trỏnh tỡnh trạng khụng biết tiờu
chuẩn để phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ. Từ đú mới cú căn cứ rừ ràng, cụ thể để đánh giá chính xác năng lực và tinh thần làm việc của từng người.
Trong quá trình tập sự cần đánh giá chính xác khách quan, tránh tình trạng thực hiện mang tính hình thức, thưc hiện cơ chế xin cho.
3.2.3. Các giải pháp khác
a. Nâng cao nhận thức của đội ngũ công chức về công tác tuyển dụng - Đối với ban lãnh đạo: Cần đưa ra những quyết định đúng đắn, đồng thời nhất quán hơn trong công tác tuyển dụng. Tránh tình trạng mỗi người chỉ đạo theo một hướng khiến người thực hiện công tác tuyển dụng khó khăn trong thực hiện nhiệm vụ, đồng thời khi ban lãnh đạo cùng thống nhất ý kiến sẽ đưa ra được phương án hiệu quả và tối ưu. Tạo điều kiện cho người thực hiện công tác tuyển dụng thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả cao nhất.
- Đối với đội ngũ công chức làm tuyển dụng: Cần đảm bảo tính chặt chẽ, công khai, minh bạch trong quá trình tuyển dụng, làm tốt trách nhiệm của một nhà tuyển dụng. Tránh các tình trạng quen biết, ô dù, con ông cháu cha…
để thực hiện tốt công tác tuyển dụng, cần công bằng, tuyển dụng đúng yêu cầu đề ra, đúng thời gian, đảm bảo số lượng cũng như tuyển dụng đảm bảo về chất lượng đầu vào của đội ngũ công chức được tuyển dụng.
b. Thực hiện tốt công tác tuyên truyền và phổ biến trực tiếp về quá trình tuyển dụng cho nhân dân trên địa bàn huyện
Vấn đề tuyển dụng có thể nói là vấn đề ít được biết đến tại địa bàn huyện, chủ yếu là những người làm việc trong các cơ quan hành chính là những người hiểu về công tác tuyển dụng, người dân còn chưa hiểu và biết chính xác về công tác tuyển dụng công chức. Vì vậy cần tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về công tác tuyển dụng công chức tạo điều kiện cho họ hiểu sâu hơn về các quy định này. Tuyên truyền, phổ biến, làm tốt công tác thông tin trong hoạt động tuyển dụng sẽ tạo sự công khai, dân chủ
trong hoạt động này. Mọi người dân đều có quyền được biết và tìm hiểu các thông tin về tuyển dụng, đều có thể nộp đơn tham gia dự tuyển nếu đáp ứng đủ các yêu cầu và điều kiện như quy định.
Cử cán bộ, công chức xuống địa phương để thông báo cụ thể, trao đổi với người dân về công tác tuyển dụng, để người dân hiểu và biết về kế hoạch tuyển dụng công chức.
Tại những địa phương còn nhiều dân tộc thiểu số cần cử cán bộ biết nói tiếng dõn tộc trực tiếp trao đổi với họ để họ hiểu rừ, đồng thời tạo được niềm tin với đồng bào dân tộc trong huyện; để họ tin tưởng cho con em của mình tham gia dự tuyển, đồng thời tin tưởng hơn vào Nhà nước, vào chính quyền.
c. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát đối với hoạt động tuyển dụng Việc kiểm tra, giám sát công tác tuyển dụng công chức nhằm tăng cường và phát huy hiệu quả của việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác tuyển dụng, xây dựng và phát triển bền vững đội ngũ công chức trong thời kì đổi mới, đáp ứng nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
Kiểm tra, giám sát trước hết là phải xem xét việc thực hiện các quy định tuyển dụng của cơ quan cũng như các cá nhân có liên quan. Qua kết quả kiểm tra, sẽ thấy những điểm mạnh, điểm yếu, những bất cập tồn tại. Để từ đó đưa ra những giải pháp, kiến nghị nhằm kịp thời khắc phục và chấn chỉnh hoạt động tuyển dụng, thực hiện đảm bảo đúng mục tiêu, nguyên tắc tuyển dụng công chức, chọn đúng người, bổ nhiệm đúng ngạch.
Thực hiện việc kiểm tra giám sát yêu cầu phải khách quan, công bằng.
Ngoài việc thực hiện kiểm tra giám sát trực tiếp đối với cơ quan tuyển dụng, UBND huyện Chiêm Hóa cần thực hiện công tác kiểm tra giám sát thông qua người dân, người lao động tham gia dự tuyển. Người dân, đặc biệt người tham gia dự tuyển chính là những người trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển
dụng; vì thế UBND huyện cần lập các hòm thư tố giác, những đường dây nóng nối trực tiếp người dân với lãnh đạo UBND huyện Chiêm Hóa để có thể có những thông tin chính xác, nhanh chóng nhất về những sai phạm trong công tác tuyển dụng (nếu có) sảy ra. Đây cũng là biện pháp để người dân, cũng như người lao động tham gia dự tuyển thấy được vai trò của mình trong công tác tuyển dụng công chức. Để người dân được thực hiện quyền dân chủ trong chủ trương, chính sách của Đảng ‘‘dân thấy, dân làm, dân kiểm tra’’. Từ đó nâng cao uy tín của bộ máy chính quyền trong mắt người dân.
Công tác kiểm tra giám sát cần được thực hiện nghiêm túc, chính xác, kịp thời nhằm giám sát chặt chẽ công tác tuyển dụng công chức, đảm bảo hiệu quả tuyển dụng đúng và đủ yêu cầu đề ra về cả chất lượng và số lượng.
d. Nâng cao chất lượng, năng lực đội ngũ làm công tác tuyển dụng Phòng Nội vụ chủ yếu là những người công tác lâu năm, có nhiều kinh nghiệm trong công việc và có trình độ học vấn cao, nhưng phần lớn chưa đủ yêu cầu công việc. Vì vậy, Phòng Nội vụ cần bổ sung thêm kiến thức về quản trị nhân lực cũng như nghiệp vụ cho những người thực hiện công tác tuyển dụng nhưng lại được chuyển sang từ lĩnh vực sư phạm chuyển sang. Chính vì vậy, sẽ gây ra một số khó khăn nhất định cho công tác tuyển dụng cũng như công tác quản trị nhân lực. Vì vậy Phòng Nội vụ cần bổ sung thêm kiến thức về quản trị nhân lực cũng như tuyển dụng cho đội ngũ công chức để có thể thực hiện tốt hơn nữa trong công tác tuyển dụng. Phòng Nội vụ có thể cử các công chức đi học thêm khóa đào tạo ngắn hạn hay dài hạn về nhân sự. Điều này sẽ giúp các công chức phòng Nội vụ làm việc khoa học hơn, giúp cho hoạt động toàn huyện mang tính đồng bộ và đạt được hiệu quả công việc tốt hơn nữa. Hoặc thực hiện lại công tác bố trí sắp xếp nhân lực. Sắp xếp nhân lực phù hợp với chuyên môn hoặc tuyển dụng người có trình độ chuyên môn phù hợp với công tác tuyển dụng để có thể thực hiện tốt công tác tuyển dụng