2.1.2.1.1. Sơ đồ tổ chức quản lý:
Tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Pymepharco đ ược bố trí theo cơ cấu trực tuyến, chức năng được thể hiện theo sơ đồ (tính đến ngày 01/06/2007):
Trong đó:
Sơ đồ 2.1 – Cơ cấu tổ chức của công ty PYMEPHARCO.
ĐHĐ CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HĐQT KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÒNG KINH DOANH PHÒNG PTTT KẾ TOÁNPHÒNG TÀI CHÍNH CHI NHÁNH PHÒNGHÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ PHÒNG NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN PHÒNG THIẾT
BỊ CƠ ĐIỆN DƯỢC PHẨMNHÀ MÁY
Các trung tâm phân phối Phòng trình dược Kho hàng (cty) CN HCM CNHà Nội CN Nha Trang CN An Giang CN Cần Thơ CH vật tư thiết bị y tế Bộ phận sửa chữa bảo trì Các phân xưởng sản xuất PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
THƯỜNG TRỰC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐCSẢN XUẤT
Chỉ mối quan hệ trực tuyến Chỉ mối quan hệ chức năng.
2.1.2.1.2. Nhiệm vụ của các phòng ban:
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết v à người được cổ đông ủy quyền.
Hội đồng quản trị:
+ Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra.
+ Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, quản trị công ty giữa hai kỳ đại hội.
Tổng giám đốc:
+ Là người đại diện cho nhà nước (chủ tịch hội đồng quản trị đ ược UBND tỉnh ủy quyền đại diện cho phần vốn 51%), vừa là người đại diện cho tập thể cán bộ công nhân viên công ty.
+ Tổng giám đốc có trách nhiệm điều h ành chung toàn bộ mọi mặt hoạt động của công ty.
+ Tổng giám đốc có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh tr ưởng, phó phòng của công ty.
Các phó tổng giám đốc:
+ Thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho tổng giám đốc theo từng bộ phận như công tác sản xuất, kinh doanh, nhân sự…
+ Được quyền ký kết các hợp đồng mua bán ngoại th ương.
Phòng nghiệp vụ kinh doanh:
+ Có trách nhiệm tổ chức triển khai các hoạt động kinh doanh, kế hoạch doanh th hàng tháng, quản lý lượng hàng tồn kho.
+ Phối hợp với chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh thông tin kịp thời tình hình biến động về giá cả trên thị trường.
+ Tổ chức hệ thống tiếp thị trực tuyến đến từng khoa của bệnh viện để t ìm hiểu cách sử dụng thuốc của các y, bác sĩ để có kế hoạch kinh doanh kịp thời.
Phòng phát triển thị trường:
+ Thực hiện các hoạt động hỗ trợ cho lãnh đạo như: tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu và tìm hiểu các thị trường nhằm mở rộng thị trường tiêu thụ cho công ty.
Phòng kế toán – tài chính:
+ Chịu trách nhiệm về các hoạt động như: tổng hợp báo cáo tài chính của công ty kịp thời, tính và trả lương cho nhân viên.
+ Tham mưu cho tổng giám đốc về việc huy động v à sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả.
+ Giám sát các hoạt động về thu, chi tài chính của các phòng, ban và trực tiếp chỉ đạo, theo dõi các bộ phận kế toán của chi nhánh.
Phòng nghiên cứu phát triển:
+ Thực hiện việc nghiên cứu sản phẩm mới.
+ Thực hiện việc sản xuất và kiểm nghiệm sản phẩm mới ở quy mô pilot. + Thực hiện việc soạn thảo tài liệu sản xuất gốc, quy trình sản xuất gốc, công thức gốc và hướng dẫn đóng gói.
Phòng cơ khí bảo trì:
+ Thực hiện chức năng theo dõi, quản lý, sửa chữa máy móc thiết bị cho nhà máy sản xuất dược phẩm và thiết bị y tế tại các đơn vị y tế trong tỉnh.
+ Đồng thời khảo sát thị trường, tìm đối tượng thích hợp để tham mưu cho tổng giám đốc ký hợp đồng nhập khẩu thiết bị.
+ Hỗ trợ các bộ phận khác trong lĩnh vực kỹ thuật cơ khí, điện và thiết bị máy móc.
Phòng hành chính – nhân sự:
+ Chịu trách nhiệm tham mưu cho tổng giám đốc về các vấn đề nh ư tuyển dụng, thôi việc cũng như các chế độ khác của người lao động.
+ Tổ chức các đợt thi nâng cao tay nghề, lập kế hoạch về đ ào tạo, quản lý giờ công, ngày công của người lao động.
+ Tổ chức các đợt hội nghị khách h àng, lo công tác hậu cần phục vụ hội nghị.
Các chi nhánh:
+ Là đơn vị trực thuộc công ty.
+ Chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm v ào thị trường thuộc khu vực quản lý của mình.
+ Kinh doanh theo kế hoạch của công ty giao và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc công ty về quá trình hoạt động cũng như kết quả kinh doanh của đơn vị mình.
+ Đồng thời cung cấp các thông tin về giá cả nguồn h àng để phục vụ cho hệ thống buôn bán lẻ tại Phú Y ên.
Nhà máy Dược phẩm: Có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất sản phẩm.
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức sản xuất của công ty:2.1.2.2.1. Cơ cấu tổ chức nhà máy: 2.1.2.2.1. Cơ cấu tổ chức nhà máy:
2.1.2.2.1.1. Sơ đồ tổ chức nhà máy:
Sơ đồ 2.2 – Cơ cấu tổ chức Nhà máy PYMEPHARCO.
2.1.2.2.1.2. Nhiệm vụ của các bộ phận:
Ban giám đốc:
+ Có nhiệm vụ trực tiếp điều hành nhà máy.
+ Chỉ đạo hoạt động sản xuất và các hoạt động chung của nhà máy.
Quản lý sản xuất:
Ban giám đốc
Hành chính Quản lý
sản xuất chất lượngĐảm bảo chất lượngKiểm tra Tổng kho PX-
+ Có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo Nhà máy trong việc lập kế hoạch sản xuất, phối hợp với các phòng ban, bộ phận cung ứng và các phân xưởng…để lập kế hoạch sản xuất.
+ Triển khai và theo dõi tiến độ sản xuất tại các phân xưởng.
Đảm bảo chất lượng:
+ Có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi chất lượng nguyên vật liệu ban đầu, nguyên liệu bao gói, sản phẩm trung gian, bán th ành phẩm và thành phẩm.
+ Đảm bảo các quy định về tình trạng bịêt trữ, chấp nhận hay loại bỏ được tuân thủ nghiêm ngặt.
+ làm các công tác về: nhận, loại bỏ nguyên liệu, bao bì; xuất xưởng thành phẩm…
+ Thường xuyên đánh giá chất lượng sản phẩm nhằm khẳng định tính ổn định của quy trình và đảm bảo chất lượng được cải thiện liên tục.
Kiểm tra chất lượng:
+ Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu và thành phẩm. + Thực hiện và tham gia hỗ trợ về mặt kỹ thuật kiểm nghiệm, các công tác thẩm định, xử lý khiếu nại…của nhà máy.
+ Phối hợp với các bộ phận khác trong nh à máy để giải quyết công việc trong từng tình huống cụ thể.
Tổng kho:
+ Có nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản nguy ên vật liệu mua vào và thành phẩm ở phân xưởng.
+ Cấp phát và phan phối các sản phẩm theo đúng các nguyên tắc GMP, GSP.
Kho nguyên kiệu – bao bì:
+ Đảm bảo tất cả các nguyên liệu, bao bì được tiếp nhận, bảo quản và cấp phát theo đúng nguyên tắc GMP, GSP và các quy chế hiện hành.
+ Kiểm tra, cân và cấp phát nguyên kiệu thuộc bảng thuốc độc, thuốc hướng thần, thuốc gây nghiện.
+ Báo cáo tồn kho của nguyên liệu, bao bì.
Kho thành phẩm:
+ Đảm bảo tất cả các thành phẩm được tiếp nhận, bảo quản và cấp phát theo đúng nguyên tắc GMP, GSP và các quy chế hiện hành.
+ Quản lý và cấp phát thành phẩm thuộc loại thuốc độc, thuốc h ướng thần và gây nghiện.
PX- lactam:sản xuất các sản phẩm kháng sinh d òng Cephalosporin.
PX non - lactam: sản xuất thuốc hạ nhiệt, giảm đau (sản phẩm không có vòng- lactam).
PX nang mềm:sản xuất sản phẩm có vỏ mềm như dầu cá, vitamin…
2.1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức phòng Đảm bảo chất lượng (Qulity Assurance - QA):2.1.2.2.2.1. Sơ đồ nhân sự phòng Đảm bảo chất lượng: 2.1.2.2.2.1. Sơ đồ nhân sự phòng Đảm bảo chất lượng:
Sơ đồ 2.3 - Tổ chức nhân sự phòng Đảm bảo chất lượng.
2.1.2.2.2.2. Nhiệm vụ của từng chức vụ:
Trưởng phòng:
+ Trực tiếp điều hành hoạt động của phòng Đảm bảo chất lượng.
+ Đảm bảo thuốc được sản xuất và bảo quản đúng với hồ sơ lô sản phẩm, phù hợp các tiêu chuẩn đã định.
Phó phòng:
+ Hỗ trợ cho giám đốc chất lượng.
+ Trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của các bộ phận.
Trưởng phòng Phó phòng Tổ IPC PX Non &
Tổ IPC: kiểm tra toàn bộ các khâu trong quá trình sản xuất tại các phân xưởng.
Phân xưởng Non & nang mềm: kiểm tra tất cả các hồ sơ tại phân xưởng Non & nang mềm.
Phân xưởng Beta lactam: kiểm tra hồ sơ tại phân xưởng Beta lactam.
Nguyên liệu – bao bì:kiểm tra nhập nguyên liệu – bao bì.
GMP, GLP, GSP: kiểm tra hồ sơ kiểm nghiệm và bảo quản nguyên liệu – bao bì.
2.1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức phòng Kiểm soát chất lượng (Quality Control - QC).2.1.2.2.3.1. Sơ đồ nhân sự phòng Kiểm soát chất lượng: 2.1.2.2.3.1. Sơ đồ nhân sự phòng Kiểm soát chất lượng:
Sơ đồ 2.4 - Tổ chức nhân sự phòng Kiểm soát chất lượng.
2.1.2.2.3.2. Nhiệm vụ của từng chức vụ:
Trưởng phòng:
+ Chỉ đạo toàn bộ hoạt động của phòng Kiểm soát chất lượng (lấy mẫu, lưu mẫu, kiểm nghiệm mẫu, độ ổn định…) theo các nguy ên tắc GLP.
+ Chịu trách nhiệm đào tạo, đánh giá tay nghề hàng năm của nhân viên kiểm nghiệm.
+ Chỉ đạo và theo dõi công tác kiểm nghiệm.
Phó phòng:
+ Hỗ trợ cho giám đốc chất lượng.
+ Trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của các tổ kiểm nghiệm.
Trưởng phòng
Tổ thành phẩm
Tổ nguyên liệu Tổ vi sinh
Tổ nguyên liệu – bao bì: chịu trách nhiệm kiểm nghiệm nguy ên liệu – bao bì đầu vào.
Tổ thành phẩm: chịu trách nhiệm kiểm nghiệm các công đoạn từ bán thành phẩm đến thành phẩm.
Tổ vi sinh: kiểm tra tình hình vi sinh tại các phân xưởng.
2.1.2.3. Nhận xét:
Cơ cấu tổ chức của công ty chặt chẽ, khoa học. Nhân sự đầy đủ, đ ược đào tạo và đánh giá kết quả đào tạo liên tục.
Công ty có một hệ thống quản lý phân tầng thích hợp, sự phân c ông nhiệm vụ rõ ràng và hợp lý. Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về công việc của m ình trước ban giám đốc. Điều này tránh hiện tượng đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, đảm bảo sự hoạt động của các bộ phận và từng nhân viên nhịp nhàng, làm cho công việc tiến triển một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Thêm vào đó, với cơ cấu tô chức như trên công ty có thể theo dõi một cách sát xao tiến độ công việc và đóng góp của các thành viên để có thể đánh giá chính xác năng lực và có chế độ thưởng phạt chính xác.
2.1.3. PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ KINH DOANH VÀ TÌNH HÌNHTÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY QUA CÁC NĂM. TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY QUA CÁC NĂM.
2.1.3.1. Tình hình thực hiện một số chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh:
Bảng 2.1 – Các chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh của công ty qua các năm. Năm
Chỉ tiêu
2004 2005 2006
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 1.99 2.62 2.45
Tỷ suất lợi nhuận trên vốn lưu động 4.13 7.55 6.62
Tỷ suất lợi nhuận trên vốn cố định 5.16 8.55 10.59
Tỷ suất lợi nhuận trên tài sản 2.38 4.01 4.08
Nhận xét: Theo số liệu của bảng 2.1 ta thấy tình hình sử dụng các loại tài sản và nguồn vốn của công ty trong 2 năm 2005 v à 2006 là khá hiệu quả, đây là điều đáng mừng mặc dù một số chỉ tiêu là giảm trong năm 2006. Tuy nhiên, đây là do sự biến động trong cơ cấu vốn của công ty theo đặc thù ngành và năm 2006 là năm công ty chuyển đổi hình thức hoạt động nên có nhiều biến động là điều dương nhiên.
2.1.3.2. Phân tích tình hình tài chính c ủa công ty trong 3 năm 2004 – 2006:Bảng 2.2 – Tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính của công ty. Bảng 2.2 – Tình hình thực hiện các chỉ tiêu tài chính của công ty.
Năm
Chỉ tiêu ĐVT
2004 2005 2006 Tình hình sử dụng hàng tồn kho
Số vòng quay hàng tồn kho vòng 3 4 5
Kỳ luân chuyển hàng tồn kho ngày 117 100 76
Hiệu suất luân chuyển vốn lưu động
Số vòng quay vốn lưu động vòng 2.07 2.88 2.70
Kỳ luân chuyển vốn lưu động ngày 174 125 133
Tình hình luân chuyển các khoản phải thu
Số vòng quay các khoản phải thu vòng 6.17 13.61 6.67
Kỳ luân chuyển các khoản phải thu ngày 58 26 54
Hiệu suất sử dụng tài sản
Hiệu suất sử dụng toàn bộ tài sản ngđ 1.19 1.53 1.66
Hiệu suất sử dụng tài sản cố định ngđ 2.89 3.42 4.33
Khả năng thanh toán
Khả năng thanh toán hiện hành ngđ 0.74 0.64 0.84
Khả năng thanh toán nhanh ngđ 0.28 0.16 0.39
Các tỷ số nợ
Tỷ số nợ ngđ 0.77 0.83 0.73
Nhận xét:
Tình hình sử dụng hàng tồn kho:
Qua kết quả trên bảng 2.2 ta thấy số vòng quay hàng tồn kho của công ty tăng qua các năm và kỳ kuân chuyển hàng tồn kho lại giảm. Điều này cho thấy công ty đã có những tiến bộ trong việc dự trữ nguyên, nhiên vật liệu và hàng hóa; phù hợp với việc mở rộng quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của m ình.
Hiệu suất luân chuyển vốn lưu động:
Trong năm 2005, số vòng quay vốn lưu động tăng so với năm 2004. Điều này cho thấy công tác tiêu thụ và dự báo sản xuất của cồn ty năm 2005 là tốt.
Sang năm 2006, số vòng quay vón lưu động giảm nhưng không đáng kể. Bởi lẽ công ty cần lượng vốn lưu động để thực hiện kế hoạch mở rộng thị tr ường và phát triển sản phẩm mới.
Tình hình luân chuyển các khoản phải thu:
Trong năm 2005, số vòng quay các khoản phải thu tăng 7 vòng so với năm 2004, tức là kỳ luân chuyển các khoản phải thu năm 2005 giảm. Điều này cho thấy mức độ hợp lý của số dư các khoản phải thu và việc thu hồi nợ của công ty là hiệu quả.
Đến năm 2006, tuy số vòng quay và lỳ luân chuyển các khoản phải thu giảm nhưng không phải do việc thu hồi nợ kém mà là do công ty mở rộng hoạt động, phát triển kênh tiêu thụ nên phương thức thanh toán phải thay đổi cho ph ù hợp để đảm bảo khối lượng hàng tiêu thụ.
Hiệu suất sử dụng tài sản:
Qua số liệu bảng 2.2 ta thấy, 1 đồng t ài sản đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm 2005 và 2006 th ì doanh thu tạo ra đều tăng so với năm 2004 v à 2005. Điều này cho thấy việc đầu tư vào tài sản của công ty khá hiệu quả.
Khả năng thanh toán:
Các hệ số thanh toán của công ty đều có xu h ướng giảm trong năm 2005 và tăng trở lại trong năm 2006. Nguyên nhân chủ yếu là do sự biến động của tài sản
ngắn hạn của công ty trong thời gian n ày, công ty cần chiếm dụng nguồn vốn này để phát triển và mở rộng quy mô.
Các tỷ số đoàn bẩy tài chính:
+ Tỷ số nợ: tỷ số này tại công ty tăng trong năm 2005 v à giảm trong năm 2006. Sự biến động chưa chứng tỏ tình hình sử dụng nợ để tài trợ vào tài sản là không ổn định vì hoạt động của công ty thời gian qua dang có những bước chuyển mình đáng kể vì sự nghiệp tăng trưởng. Và việc chuyển đổi cơ cấu hoạt động sau cổ phần hóa đòi hỏi nhiuề thay đổi trong tổ chức để ph ù hợp hơn với hình thức hoạt động mới này.
+ Tỷ số nợ dài hạn: qua bảng số liệu trên ta thấy tỷ số nợ dài hạn của công ty giảm dần qua các năm từ 2004 đến 2006. Điều n ày cho thấy khả năng tự chủ về