Biểu 2.6: Sổ chi tiết hàng hóa Đơn vị Công ty TNHH Dịch vụ
2.3. Đánh giá chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Dịch vụ tổng hợp và Công nghệ Phúc Bình
Với chặng đường là 6 năm, dù thời gian tồn tại và phát triển chưa nhiều, nhưng những gì mà doanh nghiệp đã làm và không ngừng khẳng định vị thế của
mình trên thương trường là một sự nỗ lực và cố gắng rất lớn, đó là điều rất đáng khâm phục.
Trong sự phấn đấu nỗ lực cũng như thành tích chung của Công ty, không thể không kể đến sự phấn đấu và hiệu quả đạt được của công tác kế toán, thể hiện là một công cụ hữu hiệu trong quản lý và hạch toán kinh doanh của Công ty.
Trong công tác hạch toán kế toán tại Công ty thì kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một khâu quan trọng. Xác định được vấn đề tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quyết định tới sự tồn tại và phát triển của Công ty, bộ phận kế toán đã hoàn thành được nhiệm vụ được giao, đồng thời đảm bảo được các yêu cầu và nguyên tắc của tổ chức công tác kế toán. Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán và sổ sách kế toán theo đúng chế độ quy định, phù hợp với điều kiện kinh doanh của mình. Công ty luôn hoàn thành tốt kế hoạch kinh doanh, chấp hành các chế độ thuế, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình đối với Ngân sách nhà nước.
Bộ máy kế toán của Công ty về cơ bản cũng đáp ứng được yêu cầu của việc hạch toán, phản ánh, giám đốc được tình hình tổ chức các quy trình kinh doanh.
Công ty đã sử dụng một hệ thống chứng từ khá đầy đủ và đúng với quy định của Chế độ kế toán trong doanh nghiệp. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh kịp thời vào hệ thống chứng từ và có xác nhận, phê duyệt của cấp trên, đảm bảo tính hiện hữu, đúng đắn của thông tin nghiệp vụ phát sinh. Việc luân chuyển chứng từ với yêu cầu đảm bảo tính chặt chẽ nhưng vẫn giảm thiểu các khâu xét duyệt và thời gian luân chuyển, đảm bảo tính thích đáng, nhanh nhạy, kịp thời của công tác ghi chép, xử lý thông tin. Hệ thống chứng từ giúp Công ty quản lý tất cả các đối tượng hạch toán kế toán và là căn cứ để kiểm tra công tác kế toán.
Quy trình ghi chép sổ cũng được Công ty thực hiện một cách có hệ thống.
Kết cấu sổ được trỡnh bày rừ ràng, dễ ghi chộp, phản ỏnh đỳng, đầy đủ cỏc nghiệp vụ phỏt sinh, khụng những tạo thuận lợi cho việc theo dừi đối tượng hạch toỏn, cỏc phần hành kế toán mà còn giúp cho việc lập các báo cáo tài chính. Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ. Hình thức này đơn giản và phổ biến trong các cụng ty, nú thuận tiện cho việc theo dừi.
Việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh được Công ty thực hiện trên Exel. Ban đầu để tạo lập chương trình này rất phức tạp và khó khăn, nhưng sau thời gian sử dụng đội ngũ kế toán đã dần sử dụng thành thạo, có thể đảm bảo tốt được chất lượng công việc.
Từ những nhận xét và đánh giá về thực trạng công tác kế toán của Công ty, ta có thể thấy được những ưu điểm, cũng như những mặt hạn chế từ việc tổ chức công tác này tại doanh nghiệp.
2.3.1. Kết quả đạt được
- Về hình thức tổ chức công tác kế toán : Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán tập trung rất phù hợp với điều kiện kinh doanh và thực tế mô hình này hiện nay rất hiệu quả.
- Về phương pháp ghi sổ: Kế toán ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ, bước đầu đã đạt được kết quả khả quan, nhưng để phát triển lâu dài Công ty cần triển khai ứng dụng CNTT trong ghi chép những nghiệp vụ phức tạp.
- Về tổ chức lập và luân chuyển chứng từ: Việc lập các liên và luân chuyển chứng từ như hiện nay nói chung là hợp lý, khoa học, không gây chồng chéo.
- Về kế toán bán hàng: Tuỳ theo nhu cầu của từng khách hàng mà Công ty thực hiện việc bán buôn hay bán lẻ, trực tiếp hay không qua kho. Việc lựa chọn một cách linh hoạt trong tổ chức phương thức bán hàng giúp cho Công ty hạn chế được một số những khoản chi phí lãng phí không cần thiết.
- Về kế toán các khoản thanh toán với khách hàng: Với lượng khách hàng đông đảo, Công ty đã lựa chọn cho mình các phương thức bán hàng phù hợp, các khách hàng khác nhau thì có phương thức thanh toán khác nhau nhưng vẫn đảm bảo cho khách hàng những lợi ích nhất định. Khách hàng mua buôn với khối lượng lớn, trả tiền ngày được hưởng giá ưu đãi hơn khách hàng trả tiền chậm. Còn khách mua trả chậm với khối lượng lớn thì cũng được hưởng giá ưu đãi hơn khách hàng mua lẻ. Việc theo dừi cụng nợ được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh.
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh vẫn còn tồn tại những hạn chế trong một vài khâu tổ chức khác. Nếu khắc
phục được những hạn chế này sẽ làm tăng tác dụng của kế toán đối với công tác quản lý.
2.3.2. Hạn chế, tồn tại
- Về trích lập dự phòng: Công ty không thực hiện trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi. Nếu rủi ro xảy ra như hàng tồn ứ đọng, nợ khó đòi thì Công ty sẽ rơi vào tình trạng rất khó khăn, làm cho khoản phải thu khách hàng trong Bảng cân đối kế toán là rất lớn.
- Về việc sử dụng phần mềm kế toán: Công ty chưa có phần mềm kế toán, mọi công việc vẫn là kế toán thủ công và hoàn toàn nhập số liệu trên bảng tính Excell nên việc hạch toán khá mất thời gian, đồng thời khả năng sai sót là không tránh khỏi.
- Về hình thức thanh toán: Để đảm bảo cho kế hoạch kinh doanh lâu dài, tuỳ theo từng khách hàng Công ty lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp. Tuy nhiên việc áp dụng hình thức trả chậm trong thanh toán khiến cho Công ty có những giai đoạn bị ứ đọng vốn, tiền thu hồi không kịp để tiếp tục quay vòng vốn.
- Về phương pháp tính giá hàng xuất kho: Như Chương II đã trình bày, Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để xác định giá vốn hàng xuất kho. Ưu điểm của phương pháp này là tính toán không phức tạp. Tuy nhiên ở thời điểm nghiệp vụ diễn ra có những phát sinh chi phí ngoài ý muốn, do vậy việc áp dụng cách tính này sẽ không phù hợp.
- Về chứng từ kế toán: Công ty không mã hoá chứng từ. Điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình nhập dữ liệu dễ bị nhầm lẫn.
- Về công tác bảo hành sản phẩm: - Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để cạnh tranh và thu hút khách hàng ngoài việc đảm bảo chất lượng tốt, mẫu mã đẹp, phù hợp với người tiêu dùng, các nhà quản lý cũng cần phải quan tâm cả đến những dịch vụ sau bán hàng như: dịch vụ bảo hành, bảo dưỡng sản phẩm, hiện nay ở Công ty chưa tính đến chi phí bảo hành.
- Về chi phí bán hàng và chi phí QLDN: Mặc dù ở Công ty có nhiều khách hàng tiêu thụ sản phẩm có thể bán cho công trình, có thể bán cho đại lý, bán cho cửa hàng... nhưng hầu như đều bán theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán hàng hoá.
Hơn nữa, do đặc điểm của sản phẩm phục vụ cho xây dựng nên có những tháng công trình xây dựng nhiều, hợp đồng nhiều và ngược lại có những tháng ít dẫn đến doanh thu giữa các tháng khác nhau, có tháng nhiều và có tháng ít.
2.3.3. Nguyên nhân
- Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, khi bán hàng giao hàng trước rồi thu tiền hàng sau, do đó số tiền phải thu là khá lớn. Tuy nhiên, kế toán Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ.
Là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh thì công ty phải tiến hành mua hàng hoá nhập kho rồi sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán Công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Xây dựng mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phải thu khó đòi hiện nay chưa được Công ty quan tâm. Việc lập dự phòng sẽ đảm bảo cho Công ty tránh những thất thoát không đáng có khi đã có khoản chi phí khác bù vào, điều này sẽ giúp cho Công ty thuận lợi hơn trong kinh doanh.
- Tất cả việc ghi chép, phản ánh hàng ngày ở phòng kế toán đều được cán bộ phòng kế toán làm thủ công trên phần mềm Exel, nên mất rất nhiều thời gian, công sức và nhiều khi không đảm bảo kịp thời, nhất là vào cuối mỗi quý hay quyết toán năm.
- Việc áp dụng hình thức trả chậm trong thanh toán khiến cho Công ty có những giai đoạn bị ứ đọng vốn, tiền thu hồi không kịp để tiếp tục quay vòng vốn.
Vốn cho hoạt động kinh doanh là một yếu tố rất quan trọng. Để có thể tăng cường đầu tư, đổi mới cơ sở vật chất kỹ thuật, tiến hành hoạt động tái sản xuất và mở rộng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thì nhất thiết phải có một lượng vốn nhất định đủ để trang trải các chi phí, đảm bảo kinh doanh có lãi. Do vậy, làm thế nào để thu hồi nợ từ khách hàng một cách nhanh nhất là vấn đề cần được quan tâm.
- Công ty không mã hoá chứng từ. Điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình nhập dữ liệu dễ bị nhầm lẫn.
- Sản phẩm của Công ty là đồ điện tử nên rất dễ bị lỗi và hỏng hóc theo thời gian. Vì vậy chính sách bảo hành tốt cũng là một phương pháp giúp công ty cạnh tranh trên thị trường.
- Do đó, nếu tháng nào Công ty cũng kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản xác định kết quả trong tháng sẽ không phản ánh chính xác được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp bởi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh hàng tháng ở Công ty là rất lớn.
Hơn nữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp lại không chi tiết cho từng loại sản phẩm nờn rất khú theo dừi và như vậy sổ chi tiết chi phớ và sổ cỏi hai loại chi phí đó giống nhau. Công ty cần có một giải pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hợp lý sao cho phản ánh đúng nhất hiệu quả kinh doanh của toàn công ty.
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TỔNG HỢP
VÀ CÔNG NGHỆ PHÚC BÌNH
3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán