Biểu 2.6: Sổ chi tiết hàng hóa Đơn vị Công ty TNHH Dịch vụ
3.3. Một số giải pháp đề xuất
Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một trong những công cụ đắc lực phục vụ cho công tác quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp.
Thông tin do kế toán cung cấp là cơ sở để các nhà quản trị đưa ra các giải pháp, đề ra phương hướng hoạt động và những chính sách thích hợp trong kỳ tới. Vì vậy việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là thực sự cần thiết. Tuy nhiên việc hoàn thiện phải dựa trên tình hình thực tế, cũng như ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Đồng thời việc hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí mang lại hiệu quả cao nhất cho đơn vị.
Qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế trên cơ sở chế độ kế toán mới nhất của Bộ Tài chính, em xin mạnh dạn đưa ra một vài những đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa phần hành kế toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
- Về trích lập dự phòng:
+ Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng HTK = Số lượng HTK * (giá gốc HTK – Giá thị trường HTK tại thời điểm cuối niên
độ) Được định khoản thông qua các bút toán sau:
- Lập dự phòng:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Nếu dự phòng giảm giá đã lập mà không xảy ra thì tiến hành hoàn nhập dự phòng
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) - Nếu mức dự phòng năm trước không đủ tiến hành lập bổ sung Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
+ Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
Khi các khoản phải thu quá hạn trong vòng 2 năm trở lên từ thời điểm hết hạn, hay những khách hàng có nguy cơ bị phá sản hoặc cố tình trốn nợ … thì kế toán phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Căn cứ theo khả năng thanh toán của khách hàng để xác định mức lập dự phòng.
Mức dự phòng cần lập = Tổng số nợ phải thu khó đòi * Tỷ lệ mất khả năng thanh toán Bút toán định khoản như sau:
- Lập dự phòng phải thu khó đòi
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 139 : Dự phòng phải thu kho đòi
- Nếu dự phòng lập không xảy ra, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng đã trích
Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nếu dự phòng năm trước lập không đủ, kế toán tiến hành lập bổ sung:
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) Có TK 139 : Dự phòng phải thu kho đòi
-Về việc áp dụng các phần mềm kế toán: mặc dù hệ thống máy tính đã được trang bị đầy đủ, nhưng việc sử dụng máy trong công tác kế toán của Công ty mới chỉ ở việc nhập và lưu giữ các sổ chi tiết, các sổ tổng hợp. Tất cả việc ghi chép, phản ánh hàng ngày ở phòng kế toán đều được cán bộ phòng kế toán làm thủ công trên phần mềm Exel, nên mất rất nhiều thời gian, công sức và nhiều khi không đảm bảo kịp thời, nhất là vào cuối mỗi quý hay quyết toán năm. Với điều kiện vật chất sẵn có, Công ty nên áp dụng phần mềm chuyên dụng, vừa giảm bớt công sức của kế toán viên, vừa đảm bảo độ nhanh, chính xác và mang lại hiệu quả cao.
Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm kế toán ( Efect. E-Asplus 3.0, AC soft...)
Để có thể áp dụng được kế toán máy công ty cần thực hiện những công việc sau:
+ Phân loại chứng từ + Thiết lập các danh mục
+ Mã hoá các đối tượng, việc mã hoá được thực hiện qua các bước sau:
Xác định đối tượng cần mã hoá (khách hàng, thành phẩm...)
Lựa chọn phương pháp mẵ hoá (mã hoá phân cấp, mã số liên tiếp, mã số tổng hợp
+ Xây dựng các công thức tính cần thiết (công thức xác định trị giá hàng nhập, xuất kho, công thức xác định kết qủa tiêu thụ....)
- Về hình thức thanh toán: Công ty nên có những hình thức nhằm động viên, khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh, sòng phẳng như áp dụng giá bán ưu đãi với những khách hàng thanh toán ngay, hay khách hàng ứng tiền đặt hàng trước,
thanh toán trước thời hạn để giảm được số vốn bị chiếm dụng. Trong trường hợp khách hàng có quan hệ lâu dài thì Công ty có thể cho thanh toán chậm nhưng phải xỏc định rừ thời hạn nợ, nếu sau thời hạn quy định mà khỏch hàng chưa thanh toỏn hết thì phải chịu lãi suất theo lãi suất của Ngân hàng với số tiền nợ đó.
Công ty nên áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán sớm.
Việc này có thể giúp công ty hạn chế được ứ đọng vốn, thời gian quay vòng vốn được rút ngắn. Khoản chiết khấu thanh toán cho người mua được hạch toán vào tài khoản 635 – Chi phí tài chính. Số tiền chiết khấu có thể được trừ vào công nợ phải thu hoặc thanh toán bằng tiền. Số tiền này không được ghi giảm thuế GTGT phải nộp.
Khi tiến hành chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 635
Có TK 111, 112 (nếu thanh toán bằng tiền) Có TK 131 (nếu trừ vào công nợ phải thu)
- Về phương pháp tính giá xuất kho: Để đảm bảo tính thống nhất trong công tác hạch toán kế toán và phù hợp với chế độ hiện hành, đối với Công ty nên lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền là thích hợp nhất. Phương pháp này có độ chính xác tương đối cao mà việc tính toán lại không quá phức tạp.
- Về chứng từ kế toán: Công ty nên thực hiện việc mã hoá chứng từ bằng cách bên cạnh số chứng từ gốc sẽ gán thêm một ký hiệu riêng cho từng loại như:
Phiếu xuất kho 69 có thể viết là PXK69 … Tương tự như thế đối với Phiếu thu, Phiếu chi cũng làm như vậy.
- Về chi phí bảo hành sản phẩm: Công tác bảo hành là rất cần thiết và là yếu tố quan trọng để thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, ngoài việc đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tận tay khách hàng, các dịch vụ sau bán hàng như bảo hành, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng là rất cần thiết, vì một mặt đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, họ sẽ thầy yên tâm hơn những sản phẩm mà mình đã mua, mặt khác cũng nhờ đó mà uy tín của công ty cũng ngày được nâng cao.
Việc hạch toán chi phí bảo hành được thực hiện trên TK 641, tuy nhiên công ty cần có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành để tránh tình trạng khoản chi này phát sinh không đều giữa các tháng
Trình tự hạch toán như sau.
Nếu doanh nghiệp không có bộ phận bảo hành độc lập.
Hàng tháng phản ánh số trích trước chi phí bảo hành.
Nợ TK 641
Có TK 335: số tiền trích trước
Khi sản phẩm bảo hành hoàn thành, kế toán điều chỉnh bên nợ và bên có của TK 335
Nếu số trích trước theo kế hoạch lớn hơn số thực chi thì khoản chênh lệch sẽ được ghi tăng thu nhập
Nợ TK 335: giảm trích trước Có TK 711: Tăng thu nhập khác
Nếu nhỏ hơn, ghi tăng chi phí bán hàng hoặc chờ phân bổ kỳ sau Nợ TK 641: nếu số chênh lệch ít
Có TK 335: ghi tăng chi phí trích trước
- Về chi phí bán hàng và chi phí QLDN: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty phát sinh không đều giữa các tháng. Bởi vậy nếu sau khi xác định được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà kế toán kết chuyển toàn bộ sang TK 911 thì sẽ không phản ánh chính xác được kết quả tiêu thụ hàng hóa. Do đó công ty cần phải có tiêu thức phân bổ hợp lý để phản ánh chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ hàng hóa của mình. Nghĩa là tính xem tỷ lệ một đồng doanh thu thì phải chi ra bao nhiêu đồng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Tỷ lệ này muốn xác định được thì phải căn cứ vào tổng doanh thu và tổng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của năm trước.