CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG NÔNG SẢN XUẤT KHẨU TẠI DOANH NGHIỆP GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ
2.3 Các chứng từ cần trong giao hàng nông sản XK
Trong XK hàng nông sản bằng đường biển, các chứng từ cần thiết để thực hiện giao lô hàng gồm có: vận đơn đường biển, thỏa thuận lưu khoang, xác nhận khối lượng toàn bộ container, hướng dẫn làm hàng, bản lược khai hàng hóa.
2.3.1 Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading hay Marine of Lading, viết tắt là B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người vận tải hàng hóa hoặc phía đại diện của họ cấp cho người gửi hàng (Shipper), theo yêu cầu của người gửi hàng, sau khi đã xếp hàng lên tàu (shipped on board) hoặc sau khi đã nhận được hàng để chuyên chở (received for shipment).
Vận đơn là chứng từ vận tải quan trọng hàng đầu trong quá trình giao nhận và vận chuyển hàng hóa XNK. Vận đơn đường biển có ba chức năng chính: thứ nhất, là bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tàu một số hàng hoá với số lượng, chủng loại, tỡnh trạng như ghi rừ trong vận đơn để chuyển đến nơi trả hàng;
thứ hai, là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường biển đã được ký kết; thứ ba, vận đơn gốc là một chứng từ có giá trị, thể hiện quyền sở hữu hàng hóa, có thể chuyển nhượng và mua bán thông qua các thủ tục ký hậu.
Những nội dung chính thể hiện trên vận đơn đường biển, bao gồm: Tên người gửi hàng, tên người nhận hàng, tên người nhận thông báo, tên tàu / số chuyến, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, tên hàng hóa, khối lượng và thể tích hàng hóa, chi tiết miêu tả hàng hóa, ngày và nơi phát hành vận đơn, chữ ký của đơn vị phát hành vận đơn.
2.3.2 Thỏa thuận lưu khoang (Booking note)
Thỏa thuận lưu khoang (Booking note) là văn bản của người thuê tàu (thường là nhà giao nhận) gửi cho hãng tàu (người vận tải thực tế), yêu cầu hãng tàu dành chỗ trên tàu để vận chuyển hàng hóa.
Booking note thường được các hãng tàu in thành mẫu cụ thể để người thuê có thể thuận tiện điền dữ liệu vào các mục: Tên hãng tàu, Tên người thuê và địa chỉ, Tên hàng hóa, Trọng lượng, thể tích và tính chất hàng hóa, Địa điểm và thời gian bốc, dỡ hàng, Tiền cước và cách trả tiền cước.
Nếu người thuê tàu và người chuyên chở đồng ý ký xác nhận vào booking note thì nó trở thành văn bản thỏa thuận sơ bộ có tính ràng buộc pháp lý cho đến khi hàng hóa được bốc lên tàu. Sau khi vận đơn đường biển được thuyền trưởng ký phát, vận đơn sẽ thay thế cho booking note, trở thành chứng từ có chức năng là hợp đồng vận tải, điều chỉnh nghĩa vụ và quyền lợi của đôi bên.
2.3.3 Xác nhận khối lượng toàn bộ container (VGM - Verified Gross Mass)
Xác nhận khối lượng toàn bộ (VGM - Verified Gross Mass) là một quy định trong công ước SOLAS được đưa vào từ năm 2015, quy định VGM được thực hiện bởi ủy ban an toàn hàng hải (MSC) yêu cầu toàn bộ trọng lượng container phải được thông báo trước khi bốc xếp lên tàu. Quy định VGM liên quan đến việc hợp
tác giữa hãng tàu, người giao nhận, NVOCC (nhà vận tải biển không sở hữu tàu) và các nhà XK (chủ hàng).
VGM được yêu cầu nhằm mục đích tăng cường mức độ an toàn cho con tàu trong quá trình khai thác cảng và vận chuyển trên biển. Việc đóng hàng quá tải so với tiêu chuẩn khai thác của container và khai báo nhỏ hơn khối lượng container thực tế của các chủ hàng là nguyên nhân chính của nhiều vụ tai nạn tại cảng và cho tàu chở hàng, đe dọa đến tính mạng của những người lao động tại thương cảng cũng như thủy thủ đoàn trên tàu.
Thông tin bắt buộc khai báo VGM: Số Booking vận tải biển của hãng tàu, Số container, Trọng lượng xác minh, Đơn vị đo lường, Bên chịu trách nhiệm (Tên chủ hàng trên MBL), Người được uỷ quyền.
2.3.4 Hướng dẫn làm hàng (SI - Shipping Instructions)
Hướng dẫn làm hàng là chứng từ chứa các thông tin nhằm hướng dẫn giao hàng/ vận chuyển của người gửi hàng đến người giao nhận/ người chuyên chở.
SI có vai trò đảm bảo người giao nhận, người chuyên chở vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng và hạn chế những sai sót trên trên các chứng từ giao nhận khác, đặc biệt là vận đơn. Thông thường SI được người gửi hàng gửi đến cho nhà vận chuyển để làm vận đơn - chứng từ vận tải vô cùng quan trọng trong giao nhận và vận tải hàng hóa XNK.
Các thông tin quan trọng cần được thể hiện trên SI gồm: Ngày và số booking, Tên của hãng vận chuyển được chỉ định, Tên người gửi hàng (Shipper), Tên người nhận hàng (Consignee), Tên hàng hóa, Số lượng và loại bao bì hàng hóa, Trọng lượng và thể tích hàng, Cảng bốc hàng và Cảng dỡ hàng, Thời gian giao hàng, Địa điểm giao hàng, Phương thức thanh toán cước vận chuyển.
2.3.5 Bản lược khai hàng hóa (Cargo Manifest)
Bản lược khai hàng hóa hay bản kê chi tiết hàng hóa là bản liệt kê các hàng hóa được gửi đi, bản kê do chủ hàng lập và xuất trình cho người đại diện của người vận tải.
Bản lược khai hàng hóa là cơ sở để người vận tải thiết lập sơ đồ sắp xếp hàng hóa lên tàu, là bằng chứng để cơ quan giao nhận, vận tải ngoại thương xét thứ tự ưu
tiên hàng hóa cần được gửi trước hay sau, là cơ sở để tính chi phí liên quan tới các dịch vụ hỗ trợ như: phí bốc xếp hàng hóa, phí lưu kho, phí cẩu hàng,…
Nội dung trên bản lược khai hàng hóa thường bao gồm: Tên người gửi hàng, tên hãng tàu, tên người nhận hàng, địa chỉ thông báo, tên hàng hóa, mã ký hiệu, trọng lượng và thể tích của hàng hóa, số hiệu vận đơn.
2.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới quy trình giao hàng nông sản XK tại