CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG NÔNG SẢN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP KHO VẬN QUỐC TẾ VAST
3.3 Quy trình giao hàng nông sản XK tại công ty CP kho vận quốc tế VAST
3.3.2 Giao hàng hóa tại địa điểm quy định
Tổ chức vận chuyển hàng đến nơi quy định
Đội hiện trường điều phối lái xe, phương tiện vận tải nội địa của công ty hoặc liên hệ với các nhà cung cấp vận tải nội địa để họ bố trí xe chở hàng, phối hợp với chủ hàng vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định, địa điểm này thường là cảng XK. Trong quá trình vận tải nội địa, cần lưu ý tài xế đảm bảo hàng hóa được chuyên chở an toàn, tiết kiệm thời gian do hàng nông sản có đặc điểm rất dễ hư hỏng.
Khách hàng có mặt hàng nông sản XK của VAST hiện nay đều tập trung ở khu vực miền Bắc, để thuận tiện và tối ưu hóa quãng đường giao và vận tải, các lô hàng nông sản xuất đều được thực hiện giao tới thương cảng quốc tế Hải Phòng rồi vận chuyển đi nước ngoài. Việc hàng nông sản được thực hiện giao tới cảng Hải Phòng tận dụng được nhiều lợi thế sẵn có của công ty: phần lớn các lô hàng (kể cả mặt hàng nông sản thiết bị máy móc, linh kiện,…) công ty thực hiện giao nhận bằng đường biển đều được giao thương tại hệ thống cảng Hải Phòng, nhân viên hiện trường quen thuộc với môi trường làm việc, tài xế của công ty thông thuộc tuyến vận tải đến cảng Hải Phòng.
Tuy nhiên, việc giao hàng đến cảng Hải Phòng rất dễ rơi vào tình trạng chậm trễ bởi hạ tầng giao thông xuống cấp, tình trạng thiếu phương tiện vận tải nội địa trong khoảng từ tháng 6 đến khoảng Tết Âm lịch hàng năm, khi mà nhu cầu vận tải hàng hóa XNK tăng cao, đã gây khó khăn cho hoạt động giao hàng nông sản XK của công ty, do hàng nông sản có chu kỳ sử dụng ngắn, dễ hư hỏng nên dẫn đến các chi phí phát sinh như là thuê kho lạnh. Bộ phận hiện trường kết hợp với các nhân viên điều phối và đội ngũ tài xế đã lên kế hoạch sắp xếp lịch trình, phương tiện vận tải để hạn chế tình trạng giao hàng chậm vào thời gian mùa cao điểm nhưng hiệu quả chỉ mang tính tạm thời và chưa có giải pháp triệt để giải quyết khó khăn này.
Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch hàng nông sản XK Đối với hàng nông sản XK, yêu cầu kiểm nghiệm, kiểm dịch, khử trùng, hun trùng,… là những yêu cầu bắt buộc đối với cụ thể từng loại mặt hàng. Nhân viên hiện trường phối hợp cùng với cơ quan chức năng, đơn vị cung cấp dịch vụ giám định để tiến hành khử trùng, kiểm định hàng hóa, đáp ứng yêu cầu XK, giảm thiểu rủi ro hư hỏng trong quá trình vận chuyển, đảm bảo hàng hóa đạt quy định kiểm dịch của nước nhập khẩu, tránh tình trạng hàng hóa bị từ chối khi đến đầu nước nhập khẩu.
Trong khâu này, nhân viên hiện trường thường gặp một số khó khăn trong việc thực hiện giám sát quá trình kiểm dịch của hàng nông sản do thiếu kinh nghiệm làm hàng nông sản. Thông thường, hàng thực phẩm cần phải có: giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ cần phải có chứng nhận khử trùng, hàng nông sản đạt tiêu chuẩn về nhãn mác, truy xuất nguồn gốc sản phẩm. Vì vậy, việc thực hiện nhiều bước kiểm nghiệm, giám định khiến cho thời gian giao hàng kéo dài, ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa.
Khai báo và thông quan hàng nông sản XK
Nhân viên chứng từ thực hiện kiểm tra loại hình tờ khai, kiểm tra các chứng từ liên quan: hóa đơn, packing list, booking, thực hiện khai báo trên danh nghĩa là đại lý hải quan, lên Tờ khai Hải quan điện tử, sau đó gửi khách hàng xác nhận và truyền tờ khai dựa trên phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS/VNACCS. Quá trình khai báo cần tỉ mỉ, chính xác và trung thực.
+ Nếu hàng hóa được phân vào luồng xanh, cần chuẩn bị: 02 giấy giới thiệu, 01 giấy nộp thuế gốc và sao y (nếu có), giấy phép chuyên ngành (nếu có), biên bản giao hàng chuyển cửa khẩu (với doanh nghiệp chưa có mã lưu kho riêng).
+ Nếu hàng hóa được phân vào luồng vàng, cần chuẩn bị: 02 giấy giới thiệu, 01 hợp đồng sao y, 01 hóa đơn sao y, 01 P/L sao y, giấy phép chuyên ngành (nếu có), giấy nộp thuế 01 bản gốc + 01 bản sao y (nếu có), 01 hóa đơn XK (nếu có), biên bản giao hàng chuyển cửa khẩu (với doanh nghiệp chưa có mã lưu kho riêng).
+ Nếu hàng hóa bị phân vào luồng đỏ, các chứng từ cần chuẩn bị giống trường hợp hàng hóa phân vào luồng vàng, bên cạnh đó là kiểm tra thực tế hàng hóa. Nhân viên hiện trường cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa.
Khâu khai báo hải quan hàng nông sản XK đôi khi gặp phải khó khăn do kinh nghiệm khai báo hàng nông sản của nhân viên chưa dày dặn. Nhân viên chứng từ vẫn còn tương đối lúng túng với việc áp mã HS đúng cho hàng nông sản, ngoại trừ một số mặt hàng nông sản quen thuộc do công ty đảm nhận giao như: tinh bột sắn – HS: 11081400, hành củ khô – HS: 7031019, tỏi khô – HS 07032010,… còn lại, nếu trường hợp gặp một mặt hàng nông sản mới, thông thường, nhân viên chứng từ sẽ mất thời gian tìm hiểu về sản phẩm để áp mã HS đúng cho hàng hóa, dẫn đến tình trạng truyền tờ khai chậm, làm gián đoạn quá trình khai báo và thông quan hàng hóa. Vì vậy, đối với lô hàng là mặt hàng mới, trưởng phòng Chứng từ phân công cho những nhân viên có đã kinh nghiệm làm hàng nông sản xuất, nhân viên có thâm niên đảm nhận thực hiện lô hàng để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Sau khi tờ khai đã được thông quan, cũng như hoàn tất các thủ tục kiểm tra chứng từ, kiểm tra hàng hóa, trưởng phòng tiến hành phân công nhân viên hiện trường tại từng chi nhánh trực tiếp đi thông quan hàng hóa. Bộ phận hiện trường gửi tờ khai đã thông quan, cùng bảng kê cont chì có mã vạch bằng email (trong trường hợp tờ khai phân luồng xanh hoặc vàng), gửi bản cứng (trong trường hợp tờ khai bị phân luồng đỏ) cho lái xe của VAST để đội hiện trường tại Hải Phòng nộp cho hãng tàu. Trong quá trình thông quan, nếu có vấn đề phát sinh, nhân viên hiện trường đều kiểm tra, thông báo cho khách hàng và tìm hướng xử lý.
Một khó khăn trong quá trình thông quan hàng nông sản XK của công ty, đó là cơ quan Hải quan không làm việc vào cả 2 ngày cuối tuần, trong khi đó, hàng nông sản lại dễ hư hỏng và nhiều sản phẩm cần điều kiện bảo quản đặc biệt, khách hàng có kế hoạch hàng hóa cần được thông quan vào thứ 7, chủ nhật để kịp với lịch tàu đi. Với những lô hàng cần làm ngoài giờ ngày thường, VAST khắc phục bằng cách yêu cầu khách hàng báo trước 3 giờ chiều ngày thứ 6 để bộ phận hiện trường thu xếp và báo trước lịch với cơ quan Hải quan, tổ chức thông quan kịp thời cho hàng hóa XK của khách hàng.
Giao hàng cho người chuyên chở thực tế
Hàng nông sản XK của công ty đều được giao tại hệ thống cảng quốc tế Hải Phòng, trong cùng khu vực hệ thống cảng Hải Phòng, tùy vào hãng tàu, con tàu và
tuyến vận tải mà hãng tàu yêu cầu VAST giao hàng tại các cảng khác nhau. Đơn cử như với hãng tàu Wan Hai, các lô hàng của VAST được giao tới các cảng xuất sau:
- Cảng Xanh VIP (VIP Green Port)
- Cảng Container quốc tế Hải Phòng (HICT) - Cảng Tân Vũ (Tân Cảng Hải Phòng) - Cảng Nam Hải Đình Vũ
Đối với hàng nông sản xuất FCL, lô hàng được giao tới bãi container (CY), đối với hàng nông sản xuất LCL, lô hàng được giao đến kho tập kết hàng lẻ (CFS) trước khi hàng hóa được xếp lên tàu và khởi hành đi đến nước nhập khẩu. Nhân viên hiện trường luôn đôn đốc nhân viên điều phối và các lái xe giao hàng trước thời điểm cắt máng, bố trí giao hàng đến CY hoặc kho CFS xuất hợp lý để tránh trình trạng rớt hàng. Nhận thấy đây là một khâu quan trọng trong quy trình giao hàng nông sản XK, nhân viên giao nhận của VAST luôn cẩn thận để giảm thiểu những tổn thất có thể phát sinh. Do đó, tình trạng rớt hàng trong quá trình giao hàng nông sản XK của công ty rất ít khi xảy ra.
Trong điều kiện thời tiết và phương tiện vận tải lý tưởng, thời gian trung bình VAST thực hiện giao thành công một lô hàng nông sản XK từ nhà xưởng của chủ hàng đến cảng Hải Phòng hiện nay là khoảng từ 2 – 3 ngày (đối với hàng hóa được phân vào luồng xanh hoặc luồng vàng). Đối với hàng hóa rơi vào luồng đỏ, thời gian này sẽ bị kéo dài thêm, phụ thuộc vào những vấn đề phát sinh của từng trường hợp và công tác khắc phục những vấn đề đó.