CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG NÔNG SẢN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG
4.2 Các đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng nông sản XK tại Công ty CP kho vận quốc tế VAST
4.2.1 Giải pháp nhằm hạn chế ảnh hưởng của tính thời vụ trong hoạt động giao hàng nông sản XK
Như đã phân tích, tính thời vụ của hoạt động giao hàng nông sản XK xuất phát từ đặc điểm thời vụ của mặt hàng nông sản. Do hàng nông sản mang nặng tính mùa vụ, sản phẩm nông sản chỉ được sản xuất trong một số khoảng thời gian nhất định và chu kỳ sử dụng ngắn nên gây khó khăn cho quá trình giao nhận. Để hạn chế ảnh hưởng do tính mùa vụ gây nên, công ty cần xem xét tìm kiếm thêm nguồn hàng nông sản có nhu cầu giao nhận.
Việt Nam có khí hậu phân chia theo mùa với đa dạng các loại địa hình và thổ nhưỡng, tạo điều kiện sản xuất nhiều loại cây trồng và vật nuôi, vì vậy, cơ cấu mặt hàng nông sản XK của nước ta rất đa dạng. Để giải quyết tình trạng mùa thấp điểm trong hoạt động giao nhận nông sản, bộ phận kinh doanh nên có phương án chủ động tìm kiếm thêm khách hàng có nhu cầu XK nông sản, đảm bảo đa dạng nguồn hàng giao nhận. Nhân viên kinh doanh cần tìm hiểu kỹ về mặt hàng nông sản mà chủ hàng có nhu cầu XK, sản phẩm thường được xuất đi vào thời gian nào trong năm, tỡm hiểu rừ sản phẩm để đưa ra cho khỏch hàng những tư vấn hợp lý, quỏ trỡnh làm hàng phải chính xác và nhanh chóng, như vậy khách hàng mới có thể tin tưởng và gắn bó với công ty lâu dài.
Ngoài ra, bộ phận kinh doanh nên đẩy mạnh tìm kiếm các nguồn hàng XK như thực phẩm đã qua chế biến như: trái cây khô, rau củ ngâm đóng lọ, ngũ cốc rang,…
để xúc tiến hoạt động giao nhận các sản phẩm này. Đây là những sản phẩm có thời gian sử dụng lâu hơn và có thể bảo quản ở nhiệt độ thường nên sẽ hạn chế được tính thời vụ của hoạt động giao hàng XK. Quá trình tìm kiếm nguồn hàng mang đến nhiều lợi ích cộng hưởng cho hoạt động giao hàng nông sản XK của công ty, đầu tiên là giảm được mức độ ảnh hưởng của yếu tố thời vụ, thứ hai đó là giúp công ty mở rộng được thị phần giao nhận nông sản, và thứ ba là tạo điều kiện cho nhân viên
giao nhận có thêm nhiều kinh nghiệm, cơ hội tiếp xúc trong quá trình giao nhận nhiều mặt hàng nông sản khác nhau.
4.2.2 Giải pháp đầu tư, cải thiện hạ tầng kho bãi, đầu tư phương tiện vận tải
Về cải thiện kho bãi, ban lãnh đạo và bộ phận kho vận cần có kế hoạch nâng cấp, mở rộng hệ thống kho bãi nhằm tiết kiệm chi phí thuê kho ngoài. Hiện tại công ty đang sở hữu 02 kho hàng, trong đó kho hàng tại xã Kim Chung, huyện Hoài Đức, Hà Nội có khả năng cải tạo, nâng cấp để phục vụ cho nhu cầu bảo quản hàng nông sản. Do thời gian sử dụng tương đối lâu nên kho đã tương đối cũ, một số trang thiết bị trong kho đã không còn hoạt động hiệu quả, vì vậy công ty cần quan tâm tu bổ lại hạ tầng kho bãi, nâng cấp kho, mua thêm các thiết bị xếp dỡ, kệ giá để hàng,…
nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ và bảo quản hàng nông sản trong kho.
Về đầu tư cho phương tiện vận tải nội địa, hiện công ty có 25 xe đầu kéo container và 09 xe tải các loại, tuy nhiên, vẫn xảy ra tình trạng thiếu phương tiện vận tải nội địa và phải thuê ngoài từ phía đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải, khiến chi phí vận tải tăng lên đáng kể. Vì vậy, công ty nên đầu tư thêm phương tiện xe tải để thúc đẩy quá trình giao hàng nông sản không bị trì hoãn, tránh ảnh hưởng đến hao hụt và chất lượng của nông sản.
Về tầm nhìn dài hạn, ban lãnh đạo có thể xem xét đến giải pháp đầu tư để xây dựng thêm kho hàng gần cảng biển, điển hình như cảng Hải Phòng để thuận tiện cho việc bảo quản hàng hóa XK, hạn chế việc thuê kho ngoài, dẫn đến tăng phụ phí thuê kho; đầu tư thêm xe tải đông lạnh để vận chuyển hàng tươi sống, rau quả tươi, ứng dụng công nghệ chuỗi lạnh (cold chain) vào hoạt động giao hàng nông sản XK.
Nếu xét đến phương án đầu tư xây dựng kho lạnh, đầu tư cho xe tải đông lạnh, ban lãnh đạo phải cân đối được tiềm lực tài chính cũng như bổ sung nhân sự có chuyên môn để vận hành những cơ sở và phương tiện đặc thù này, bởi công nghệ cold chain vẫn còn chưa thực sự phổ biến đối với các doanh nghiệp giao nhận Việt Nam.
4.2.3 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chuẩn bị, đóng gói, kiểm tra, giám sát hàng nông sản XK trong quá trình giao hàng
Do hàng nông sản có đặc tính dễ hư hỏng nên quá trình chuẩn bị, đóng gói, vận chuyển và giao cần có những phương án bao gói, chèn lót, bốc xếp, bảo quản
đặc biệt. Nhân viên hiện trường cần trau dồi hiểu biết và tích lũy kinh nghiệm về mặt hàng này để kết hợp với chủ hàng bố trí công nhân, nhân viên kỹ thuật tiến hành đóng gói hàng hóa, chọn những pallet chắc chắn để phục vụ đóng hàng. Công tác đóng gói hàng hóa không chỉ nhằm bảo vệ hàng mà còn phải phục vụ mục đích thông tin được ghi đầy đủ trên bao bì. Trong trường hợp giao sản phẩm nông sản tươi sống, cần đảm bảo chạy điện cho cont ngay sau khi đóng hàng vào cont xong, nếu không được duy trì nhiệt độ lạnh, nguồn nhiệt cao trong container sẽ khiến hàng hóa bị hư hại và sụt giảm về chất lượng.
Khi kiểm tra hàng hóa, nhân viên hiện trường phải đảm bảo quan sát cẩn thận bao bì cũng như mã ký hiệu trên bao bì sản phẩm, cần đảm bảo chắc chắn rằng hàng vẫn còn nguyên vẹn. Nếu bao bì bị rách hay kí hiệu mã bị thiếu thì cần phải kiểm tra lại. Trong trường hợp nếu phát hiện lô hàng bị tổn thất, không nguyên vẹn thì nhân viên hiện trường phải lập tức lập biên bản về tình trạng hư hỏng của hàng hóa, có sự giám sát của bên thứ ba để tránh những khiếu nại liên quan đến hàng hóa của chủ hàng, sau đó, chủ động thay mặt khách hàng liên lạc với người chuyên chở và công ty bảo hiểm để giải quyết vấn đề.
Đối với một số mặt hàng nông sản như chè, trái cây tươi, rau quả,… luôn tồn tại một tỉ lệ hao hụt tự nhiên trong quá trình vận chuyển và xếp dỡ, tỉ lệ này thường dao động ở mức dưới 5% hoặc từ 5 - 10%, vì vậy, khi đảm nhận giao lô hàng nông sản, nhân viên hiện trường cần kiểm tra xem lượng hàng hóa được giao có bị hao hụt không, nếu có thì mức hao hụt là bao nhiêu, có nằm trong tỷ lệ được cho phép hay không. Trong trường hợp rủi ro, hàng hóa bị hao hụt vượt mức cho phép, bất kể do nguyên nhân khách quan (do điều kiện thời tiết) hay nguyên nhân chủ quan (do khâu vận chuyển, xếp dỡ), nhân viên công ty cần có thông báo kịp thời cho chủ hàng và lập biên bản về tình trạng hàng hóa có sự giám định của một bên thứ ba.
4.2.4 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác khai báo hải quan
Khai báo hải quan là một quy trình tác nghiệp quan trọng phục vụ cho công tác thông quan hàng hóa, khai báo hải quan cần phải đảm bảo yếu tố chính xác lên hàng đầu. Tại VAST, các nhân viên trong bộ phận chứng từ XNK đều thành thạo nghiệp vụ khai báo hải quan. Tuy nhiên, do kinh nghiệm làm hàng nông sản chưa
nhiều nên đôi khi, công tác khai báo hải quan của nhân viên còn lúng túng và sai sót; để tránh gây ra sai sót và nhầm lẫn trong khâu này, bộ phận chứng từ cần:
Phân công cho những nhân viên có tính cẩn thận, thận trọng, có kinh nghiệm làm việc và nghiệp vụ cao để nghiên cứu áp mã HS cho hàng hóa. Với các mặt hàng đã thực hiện khai báo hải quan, tiến hành tạo danh sách các đầu mục hàng hóa này, tương ứng với mã HS và thuế đối với từng mặt hàng để tái sử dụng thông tin cho những lô hàng giống với mặt hàng đó một cách tiết kiệm thời gian và hiệu quả.
Khi khai báo hải quan trên hệ thống hải quan điện tử, nhân viên chứng từ phải cẩn thận nhập các trường thông tin dữ liệu của lô hàng một cách chính xác và đúng với các thông tin thể hiện trên bộ chứng từ hàng hóa mà khách hàng giao cho công ty. Trong quá trình khai hải quan, nếu cần thêm thông tin để khai báo, nhân viên chứng từ phải chủ động liên hệ với khách hàng để được cung cấp thêm dữ liệu kịp thời. Trước khi truyền tờ khai chính thức, nhân viên cần phải kiểm tra lại kỹ lưỡng xem thông tin có bị sai lệch hay không rồi mới tiến hành nhấn truyền tờ khai để tránh những sai sót không đáng có và hỗ trợ cho quá trình thông quan nhanh chóng.
Nhõn viờn chứng từ phải thường xuyờn theo dừi và cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp dụng biểu thuế, danh mục hàng XNK, danh mục hàng nông sản được XK của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của hải quan cho các mặt hàng nụng sản XK. Cỏc nhõn viờn cũng cần thiết phải theo dừi cỏc văn bản pháp luật mới được cập nhật thường xuyên trên hệ thống VNACCS để có thêm kiến thức về mặt hàng mà công ty thực hiện giao nhận.
4.2.5 Giải pháp nâng cao trình độ quản lý và chất lượng nguồn nhân lực Con người là giỏ trị cốt lừi của doanh nghiệp, việc đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực khuyến khích và tạo cơ hội để đội ngũ nhân viên công ty nâng cao trình độ của mình. Để làm được điều đó, ban lãnh đạo công ty cần thực hiện tốt những việc sau:
Thứ nhất, định kỳ kiện toàn đội ngũ cán bộ quản lý gồm các vị trí trưởng phòng, trưởng bộ phận. Đội ngũ quản lý là những nhân sự nền tảng, có tầm ảnh hưởng cho việc ra quyết định trong các hoạt động của công ty. Bộ phận này cần phải là người có khả năng bao quát công việc, có kỹ năng lãnh đạo, điều phối nhân sự, am hiểu và thành thạo chuyên môn nghiệp vụ.
Thứ hai, tạo cơ hội để mọi cán bộ, nhân viên của công ty được tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nhất là đối với các mặt hàng giao nhận mà công ty không có nhiều thế mạnh, như mặt hàng nông sản XK, doanh nghiệp cần có nhiều kế hoạch để đào tạo bài bản, nâng cao nghiệp vụ kỹ thuật cho nhân viên thuộc mọi phòng ban trong công ty. Nâng cao trình độ ngoại ngữ và tin học của nhân sự toàn công ty, bên cạnh các kỹ năng tiếp nhận như nghe và đọc, cần khuyến khích kỹ năng giao tiếp ngoại ngữ; nhân viên phải thành thạo thao tác tin học văn phòng, có khả năng am hiểu và ứng dụng các phần mềm công nghệ vào làm việc. Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cũng cần phải chú ý tới kinh phí dành cho đào tạo, cân đối giữa chi phí đào tạo, thời gian đào tạo và hiệu quả của việc đào tạo nhân lực.
Thứ ba, nên quan tâm đến vấn đề tổ chức chuyên môn hóa trong công việc, sắp xếp lao động làm việc đúng với chuyên ngành được đào tạo và phù hợp với khả năng thích nghi công việc để phát huy tối đa năng lực, chuyên môn của nhân viên.
Triển khai tốt các chính sách phúc lợi, đặc biệt là về chính sách tiền lương để chăm lo cho đời sống vật chất của cán bộ, nhân viên trong công ty, tạo điều kiện thu hút lao động mới có trình độ và kinh nghiệm vào làm việc tại doanh nghiệp.