CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG NÔNG SẢN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP KHO VẬN QUỐC TẾ VAST
3.3 Quy trình giao hàng nông sản XK tại công ty CP kho vận quốc tế VAST
3.3.1 Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
Theo dừi tiến độ chuẩn bị hàng húa
Sau khi ký kết được hợp đồng giao hàng nông sản XK, nhân viên kinh doanh phối hợp với nhà XK, chủ hàng để nắm bắt được thông tin của hàng hóa, bao gồm:
mức độ sẵn có của hàng hóa, tiến độ sản xuất, tiến độ thu mua hàng hóa,… sau đó bàn giao thông tin lô hàng cho bộ phận hiện trường để từ đó, xây dựng kế hoạch và tổ chức hoạt động giao nhận một cách hợp lý và hiệu quả. Công việc chuẩn bị hàng húa cú sự giỏm sỏt của nhõn viờn hiện trường nhằm theo dừi quỏ trỡnh làm hàng.
Nhân viên kinh doanh tư vấn cho chủ hàng tiến hành làm thủ tục cho phù hợp với mặt hàng và tiêu chuẩn của nước nhập khẩu về mặt hàng đó, ví dụ như: hàng thực phẩm phải có giấy kiểm dịch vệ sinh an toàn thực phẩm, hàng gỗ phải có chứng nhận khử trùng,… Đối với hoạt động giao hàng nông sản bằng container, căn cứ vào loại hàng, số lượng hàng mà nhân viên kinh doanh có trách nhiệm tư vấn cho người gửi hàng loại container phù hợp, nếu hàng nông sản tươi sống, rau quả tươi sẽ chọn cont lạnh: 20’RF,40’RF, tùy vào số lượng hàng; hàng nông sản khô, rời thì chọn cont khô: 20’DC, 40’DC hoặc cont 40’HC đối với hàng cồng kềnh như sản phẩm gỗ.
Xuất phát là công ty chuyên giao nhận các thiết bị máy móc và linh kiện, trên thực tế, công ty mới thực hiện mở rộng giao nhận mặt hàng nông sản một số năm trở lại đây, vì vậy thị phần đối với mặt hàng này vẫn còn rất hạn chế, số lượng khách hàng ít, chủ yếu là thực hiện giao một số nông sản khô như hành tỏi khô, khoai, bột sắn hay thực phẩm đóng lọ. Nhân viên của công ty cũng chưa có nhiều kinh nghiệm với đa dạng các mặt hàng nông sản như hàng thủy sản đông lạnh hay rau quả tươi để có thể mở rộng thị phần khách hàng và tư vấn cho chủ hàng về thủ tục giao hàng XK.
Các khách hàng XK nông sản của VAST hiện nay chỉ tập trung ở một số tỉnh thành thuộc khu vực Bắc Bộ: Bắc Giang, Hưng Yên, Hải Dương, Bắc Ninh, Hà Nội.
Khách hàng XK nông sản của công ty nằm ở những địa phương tương đối gần với khu vực cảng quốc tế Hải Phòng, hơn nữa, những khách hàng này còn thuộc các tỉnh thành mà VAST có chi nhánh (tại Thái Nguyên, Bắc Ninh, Hải Phòng), đây là điều kiện thuận lợi để VAST tiến hành các hoạt động giao nhận, ngay từ khâu ban đầu là theo dừi, chuẩn bị hàng húa cho đến cỏc nghiệp vụ tiếp theo.
Đặt booking và lấy vỏ cont rỗng
Dựa vào quãng đường vận chuyển quốc tế và ưu thế của các đơn vị trên từng tuyến vận tải, nhân viên kinh doanh tiến hành liên hệ hãng tàu để tìm giá tốt nhất cho việc chuyên chở lô hàng. Việc đặt booking nhằm xác nhận một số thông tin:
người gửi hàng, người nhận hàng, trọng lượng, thể tích hàng, số lượng container, nơi đóng hàng, cảng hạ container chứa hàng để thông quan XK, ngày tàu chạy, cảng đến, closing – time (thời gian trễ nhất để người giao nhận hoàn thành công việc giao hàng lên tàu)… Căn cứ vào yêu cầu cụ thể của khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ cân đối để lựa chọn phương án book tàu phù hợp nhất, đảm bảo việc đóng hàng, chở hàng diễn ra một cách thuận lợi.
Bằng việc trở thành đại lý của nhiều hãng tàu, trong đó có nhiều hãng tàu lớn và có uy tín, mỗi khi nhận được lô hàng cần giao, nhân viên kinh doanh của VAST đều liên hệ với các hãng tàu và các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải liên quan để lấy thông tin lịch tàu chạy (thường được công bố trên website của hãng tàu) và giá tốt nhất. Việc lựa chọn giá được xem xét dựa trên ít nhất 03 báo giá mà các nhà cung cấp đưa ra. Từ đó, nhân viên kinh doanh mới quyết định đặt booking của đơn vị nào, cũng như phối hợp với nhân viên giao nhận và nhân viên điều phối để tiến hành các công việc tiếp theo.
Nhân viên kinh doanh gửi Booking request đến hãng tàu để xin đặt chỗ, sau khi có Booking, tiến hành kiểm tra booking đó, nếu có sai sót thì cần báo hãng tàu sửa lại kịp thời, nếu booking chính xác thì nhân viên giao nhận phải đổi lấy
Booking confirmation ở văn phòng của hãng tàu tại thương cảng vụ. Sau khi đã có Lệnh cấp container rỗng, nhân viên hiện trường tới thương cảng vụ đóng tiền, chờ hãng tàu hạ cont xuống cho mình, sau đó đem cont rỗng và seal tương ứng về để phục vụ cho hoạt động đóng hàng.
Đối với mặt hàng nông sản dễ hư hỏng và rất dễ chịu tác động bởi thời tiết, độ ẩm, trước khi nhận cont rỗng, nhân viên giao nhận kiểm tra kỹ tình trạng bên ngoài cũng như bên trong của cont. Trước khi kéo cont về đóng hàng, nhân viên hiện trường luôn kiểm tra kỹ các chi tiết: vỏ cont được vệ sinh sạch sẽ, khô ráo, không có mùi hôi, không có các vết rách, lỗ thủng, sàn không bị nứt vỡ,… để đảm bảo trong quá trình vận chuyển nước sẽ không xâm nhập và làm hư hại đến hàng nông sản trong cont. Một khó khăn trong việc chuẩn bị, huy động cont rỗng để chứa hàng tại VAST là ảnh hưởng của yếu tố thời vụ của hoạt động XK, mùa cao điểm của hoạt động XK hàng hóa diễn ra sôi nổi tầm từ tháng 6 đến các tháng cuối năm, dễ xảy ra tình trạng thiếu vỏ cont, kéo dài quá trình giao hàng.
Đóng gói hàng hóa
- Đóng hàng tại kho: Về phương thức và địa điểm kho đóng hàng, VAST và khách hàng thường thỏa thuận địa điểm đóng hàng là nhà xưởng, kho của chủ hàng, bởi vì hiện tại, công ty chưa có kho hàng đủ điều kiện để phục vụ cho việc đóng hàng và lưu trữ nông sản. 02 kho hàng của công ty tại huyện Hoài Đức, Hà Nội và ở sân bay Nội Bài đều là các kho hàng để phục vụ ký gửi hàng linh kiện, thiết bị điện tử cho các khách hàng KCN, mặt khác, do diện tích kho hạn chế, thiết bị trong kho còn thiếu thốn để đáp ứng nhu cầu bảo quản mặt hàng nông sản nên VAST chưa thể đảm nhận đóng hàng và lưu trữ hàng nông sản tại kho của công ty.
Khâu này được giám sát thực hiện bởi nhân viên hiện trường hoặc được ủy thác cho lái xe của VAST, hoặc cho đơn vị vận tải nội địa đảm nhận vận chuyển lô hàng. Nhân viên hiện trường kết hợp với đội ngũ kỹ thuật, công nhân tại xưởng, nhà máy để đóng gói hàng (nếu được yêu cầu), sau đó đóng hàng vào container. Loại bao bì được lựa chọn đóng gói phải phù hợp với những quy định về đóng hàng hóa có trong hợp đồng ngoại thương, đảm bảo an toàn trong quá trình vận tải và không làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm nông sản. Nhân viên hiện trường kiểm tra các thông tin ghi đầy đủ, chính xác trên lô hàng gồm: tên hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển… vừa để bảo vệ hàng hóa, cung cấp thông tin cho truy xuất nguồn gốc, vừa để đảm bảo mức độ an toàn và hợp vệ sinh của hàng thực phẩm. Trong trường hợp sản phẩm nông
sản tươi sống được đóng trong các cont lạnh, nhân viên giao nhận đảm bảo kỹ thuật viên chạy điện cho cont sau khi đóng hàng vào cont xong.
- Đóng hàng tại cảng: Quy trình của việc đóng hàng tại cảng tương tự như đóng hàng tại kho, ngoài ra, có yêu cầu những giấy tờ thủ tục đi kèm, cần có người giám định đóng hàng để công việc được đảm bảo. Việc giám định đóng hàng lẻ sẽ phát sinh một loại phí là phí giám sát.
Hạn chế lớn nhất của công ty trong khâu đóng hàng nông sản là việc kiểm tra và giám sát hàng hóa được bốc xếp an toàn và được đóng đủ khối lượng hàng. Là một mặt hàng nhạy cảm với điều kiện thời tiết và các tác động cơ học, trong quá trình đóng hàng vào cont hoặc vận chuyển ra kho CFS, hàng nông sản cần có những cách thức chèn lót, chất xếp cẩn thận để tránh các tác nhân ảnh hưởng đến hàng hóa như độ ẩm, bụi bẩn,… Thực tế kết quả hoạt động giao hàng nông sản XK của công ty vẫn xảy ra tình trạng hàng hóa bị thất thoát, hư hại một phần, lô hàng có dấu hiệu không còn nguyên vẹn, bao bì bị rách hỏng. Bộ phận hiện trường của VAST liên tục kiểm tra tỡnh trạng hàng húa và bao gúi lụ hàng, theo dừi sỏt sao quỏ trỡnh đúng hàng của công nhân để ngăn chặn nguy cơ làm thất lạc, hư hỏng hàng, ngăn chặn hành vi cố tình gian lận, rút ruột container, bỏ đất, cát vào để làm giả hàng hóa.
Chuẩn bị chứng từ
Nhân viên kinh doanh yêu cầu khách hàng cung cấp một số chứng từ: hóa đơn, hợp đồng thương mại, packing list.
Nhân viên giao nhận phải kiểm tra bộ chứng từ do khách hàng cung cấp, đây là một khâu quan trọng trong quá trình làm thủ tục XK lô hàng, có ảnh hưởng lớn đến các công việc sau này và hoạt động lập các chứng từ liên quan khác.
+ Kiểm tra hợp đồng thương mại: kiểm tra ngày ký kết hợp đồng, ngày hết hạn, tên hàng, điều kiện giao hàng
+ Kiểm tra hóa đơn: kiểm tra số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn, thực tế hàng hóa được giao dịch, số tiền ghi trên hóa đơn
+ Kiểm tra P/L: kiểm tra tên hàng, số lượng bao gói, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bao bì, số cont, số seal, số lượng container, số lượng pallet.
Với đội ngũ nhân viên chứng từ đã thành thạo nghiệp vụ và có trình độ chuyên môn, quá trình chuẩn bị các chứng từ lô hàng XK đa số không có sai sót và diễn ra rất nhanh chúng và chớnh xỏc. Nếu cú thụng tin nào chưa rừ ràng hoặc cần bổ sung, thay đổi, nhân viên chứng từ trực tiếp hoặc thông qua nhân viên kinh doanh để kịp thời thông báo cho khách hàng.