CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TƯ VẤN XÂY DỰNG VIỆT NAM VÀ TƯ VẤN THIẾT KẾ TẠI CÔNG TY KHAI THÁC CÔNG
2.1.4 Đánh giá về năng lực quản lý tổ chức tư vấn Việt Nam
2.1.4.2 Năng lực tổ chức quản lý của đơn vị tư vấn
- Xây dựng hệ thống văn bản nội bộ: bao gồm các văn bản, các Quy chế, Quy định về hoạt động, kinh tế, tuyển dụng...Tư vấn hoạt động theo Doanh nghiệp nhà nước được hỏi (chiếm 72%) hoàn thiện các hệ thống văn bản phục vụ cho công tác quản lý nội bộ. Đánh giá mức độ của hệ thống văn bản trong các tổ chức như sau:
+ Sự phân cấp quản lý trong tổ chức giữa lãnh đạo công ty và lãnh đạo
đơn vị thành viên; giữa lãnh đạo đơn vị và chủ nhiệm đồ án, chủ nhiệm bộ môn của các loại hình tổ chức là rất khác nhau.
+ Hoạt động chung của doanh nghiệp là Ban giám đốc điều hành với sự hỗ trợ của các phòng ban chức năng và giám đốc các đơn vị thành viên.
+ Hệ thống các văn bản nội bộ càng hoàn thiện, chứng tỏ hoạt động của đơn vị càng nhịp nhành đi vào nề nếp.
- Quản lý chất lượng: Trong xu thế khu vực hóa, toàn cầu hóa về kinh tế, cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở lên quyết liệt, chất lượng sản phẩm sẽ là yếu tố quyết định. Nâng cao chất lượng là con đường đảm bảo sự phát triển chắc chắn nhất của doanh nghiệp. Với tầm quan trọng to lớn đó, quản lý chất lượng trước tiên thuộc về nhà quản lý sau đó là tất cả các thành viên trong tổ chức.
Ngày một nhiều tổ chức tư vấn xây dựng xác định phấn đấu được cấp chứng chỉ tiêu chuẩn ISO 9001.
- Cơ chế tổ chức hệ thống quản lý chất lượng: các tổ chức tư vấn đã xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng của mình với các mức độ khác nhau.
Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng dự án của các tổ chức tư vấn xây dựng như sau:
+ Có một bộ phận riêng biệt (như phòng quản lý kỹ thuật) để kiểm tra quản lý đánh giá chất lượng được hầu hết các tổ chức triển khai thực hiện.
+ Phân cấp ủy quyền quản lý chất lượng cho cán bộ quản lý chất lượng cấp dưới hay các chủ nhiệm bộ môn kết hợp với cá nhân lãnh đạo được phân công cùng chịu trách nhiệm chiếm số ít.
- Tình hình quản lý kiểm soát chất lượng: Tại hội thảo chất lượng xây dựng nhận định đánh giá về tư vấn trên các lĩnh vực còn nhiều thiếu sót. Phỏng vấn những tổ chức tư vấn đã được cấp chứng chỉ ISO 9001 đa số áp dụng hệ thống quản lý chất lượng còn mang tính đối phó, chưa thường xuyên. Nguyên nhân chủ yếu sau:
+ Nguyên nhân khác quan: cho rằng thời gian xét và phê duyệt còn kéo dài hơn nhiều so với thời gian thực hiện hợp đồng dịch vụ tư vấn lập dự án và thiết kế. Do đó quá trình lấy ý kiến đóng góp của tập thể, kiểm soát chất lượng của DA thường xuyên vội vàng, sơ sài.
+ Nguyên nhân chủ quan: Từ cơ chế quản lý giao khoán sản phầm cho các đơn vị thành viên đi kèm với hình thức giao khoán lương sản phẩm, do đó có khó khăn trong việc điều hành những hoạt động có tính chất thi đấu tuyển chọn
phương án, hoặc những điều động bổ sung nhân sự để nâng cao chất lượng các dịch vụ tư vấn. Đặc biệt, những tổ chức tư vấn xây dựng có các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ở các địa phương, khâu kiểm soát chất lượng dự án còn nhiều bất cập, phụ thuộc vào năng lực và trình độ của cá nhân.
Quản lý chất lượng còn được thể hiện ở khâu kiểm soát thông tin. Hiện tại công tác liên hệ và trao đổi kiểm soát thông tin bằng điện thoại mạng vi tính...trong các tổ chức tư vấn đạt 100%, song kết điều tra cho thấy mức độ trao đổi rất khác nhau. Chỉ có các tổ chức tư vấn tương đối lớn có điều kiện xây dựng được mạng thông tin nội bộ và quốc tế. Việc trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm công tác cũng như đối tác bên ngoài là nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của dự án.
- Quản lý nguồn nhân lực: làm thế nào để nguồn nhân lực phát huy được hiệu quả. Chiến lược nguồn nhân lực cũng là chiến lược kinh doanh của tổ chức tư vấn.
+ Quản lý nhân sự: theo phương thức tiên tiến là không đơn thuần lưu trữ các dữ liệu thông tin của các nhân viên như: tên tuổi, những đặc điểm quan trọng về bản thân...mà cần lưu thông tin về nhu cầu đào tạo tiếp và đào tạo lại, về mức độ thỏa mãn của nhân viên đối với công việc, về năng lực thực hiện công việc, khả năng thăng tiến, ý thức tổ chức kỷ luật xây dựng đơn vị, những quan điểm cá nhân với chính sách của tổ chức...Hiểu quả quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp thường được thể hiện qua các chỉ tiêu: năng suất lao động, giá trị gia tăng bình quân đầu người, chi phí lao động, mức độ sử dụng quỹ thời gian...
Đánh giá năng lực của nhân viên nhằm mục đích: cung cấp các thông tin cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc so với yêu cầu, giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa sai sót trong quá trình làm việc, là cơ sở cho các vấn đề đà bạt, đào tạo, trả lương, khen thưởng, luân chuyển, cải tiến cơ cấu tổ chức và tăng cường mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên.
+ Chế độ trả lương đãi ngộ: Nhìn chung tiền lương có thể sử dụng để kích thích nhân viên. Các tổ chức doanh nghiệp thường có nhiều quan điểm, mục tiêu khác nhau khi sắp đặt hệ thống trả công. Các tổ chức xây dựng quốc doanh trả lương theo sản phẩm chiếm 83%, còn trả lương theo thời gian thì chiếm khoảng 17%.
+ Hình thức trả lương theo sản phẩm có tính kích thích mạnh đánh giá được đúng năng lực của người lao động, nhân viên cố gắng nâng cao năng suất lao động, tự học hỏi cải tiến ứng dụng khoa học tiến bộ. Có hai hình thức thanh toán trực tiếp cho cá nhân ở những tổ chức tư vấn vừa và nhỏ, trả lương sản phẩm gián tiếp (thông qua đơn vị thành viên) ở những tổ chức tư vấn lớn.
Sự chậm trễ thanh toán ở các hợp đồng kinh tế cũng ảnh hưởng tới tâm lý nhân viên, tiến độ thực hiện dự án và chất lượng của dự án.
+ Đới với hình thức trả lương theo thời gian, đòi hỏi các nhà quản lý phải theo dừi đỏnh giỏ cụng việc theo chấm cụng, mức độ tiờu chuẩn về khối lượng và hiệu quả thời gian thực hiện...Hình thức này tạo tâm lý yên ổn cho nhõn viờn, nhưng khụng kớch thớch năng suất lao động, quản lý theo dừi đỏnh giá công việc phải dựa trên chấm công, định mức tiêu chuẩn, hiểu quả thời gian lao động...nên ít đơn vị vận dụng.
+ Bên cạnh nguồn thu nhập từ lương, các nhà quản trị doanh nghiệp còn chú ý đến thi đua khen thưởng, thanh toán tiền làm ngoài giờ, nâng bậc lương,
phúc lợi, các chế độ bảo hiểm khác...nhằm thu hút nhân viên giỏi, kích thích động viên tăng năng xuất lao động. Song nhiều những doanh nghiệp còn gặp nhiều vướng mắc do những quy định trong cơ chế, chính sách, pháp luật của nhà nước như chuyển ngạch nâng, bậc lương.
+ Đào tạo tại chỗ: Ngày nay chất lượng nhân viên đã trở thành lợi thế cạnh tranh của các tổ chức tư vấn. Vấn đề nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên dưới các hình thức đào tạo tại chỗ đã được các nhà quản trị kinh doanh đặc biệt quan tâm. Xem xét chất lượng cán bộ được tuyển dụng từ các sinh viên mới tốt nghiệp.
Đánh giá trình độ sinh viên tốt nghiệp: Sinh viên tốt nghiệp hành năm ra trường phần lớn được tiếp thu công nghệ mới, tiên tiến. Nhưng chất lượng đào tạo tại các trường đại học chưa đáp ứng được yêu cầu của thị trường xây dựng. Vì vậy, khâu đào tạo tại chỗ của các tổ chức tư vấn bao gồm: đào tạo hướng dẫn nhân viên mới, định hướng phát triển nghề nghiệp, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phương pháp làm việc, kỹ năng (giao tiếp, xử lý thông tin, trình bày, sử dụng thiết bị, viết báo cáo...) là cần thiết.
- Quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin: Có những bước phát triển nhảy vọt và đem lại hiệu quả kinh tế to lớn trong công tác nghiên cứu, tư vấn, thiết kế.
Với sự trợ giúp của máy tính, tốc độ thực hiện dự án được tăng lên, tính toán được chuẩn hơn, mức độ tự động hóa cao hơn và trình bày thể hiện cũng đẹp hơn.
+ Một số công ty tư vấn lớn đã có mạng nội bộ, nhưng hiệu quả khai thác mạng còn rất thấp, bởi các công ty hiện nay còn chưa xây dựng được cơ sở dữ liêu phục vụ cho sản xuất và nghiên cứu.
+ Bản quyền sử dụng phần mềm đa số không có, thiếu sự chuyển giao công nghệ một cách nghiêm túc và có nhiều trường hợp lỗi trong quá trình sao chép, kết quả tính toán sai lệch.
+ Cán bộ quản lý của nhiều tổ chức tư vấn chưa được đào tạo về kiến thức và kinh nghiệm để quản lý thiết bị tin học đạt hiệu quả cao nhất cũng như tính bảo mật thông tin.
+ Cơ sở dữ liệu của các tổ chức TVXD còn nghèo nàn. Chi phí cho đầu tư nâng cấp thiết bị còn lớn hơn so với giá tư vấn.
- Quản lý nguồn lực và cơ sở vật chất:
+ Mức độ đầu tư kinh phí cho xây dựng cơ sở vật chất thiết bị kỹ thuật: Khả năng tích lũy của các tổ chức tư vấn xây dựng Việt Nam còn thấp, nên việc lập kế hoạch đầu tư cho xây dựng, cải tạo nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật còn rất bị động, hạn chế. Các phần mềm đa phần không có bản quyền. Số lượng tổ chức tư vấn có mạng nội bộ và xây dựng trang website chiếm tỷ lệ ít theo điều tra sơ bộ.
Các phòng thí nghiệm có chứng nhận đủ tiêu chuẩn còn rất khiêm tốn, chủ yếu ở các tư vấn lớn trực thuộc các Bộ-Ngành, thiết bị lạc hậu không đồng bộ. Đa số các tổ chức tư vấn hiện nay không có kinh phí để mua các tạp chí, tài liệu thông tin khoa học của nước ngoài...Các phương tiện đi lại còn thiếu thốn.
+ Điều kiện làm việc của các tổ chức tư vấn Việt Nam: Theo số liệu thu thập, tính diện tích làm việc bình quân của nhân viên là dưới 3m2/người với tư vấn trung ương, dưới 4m2/người đối với địa phương.
+ Phương thức quản lý cơ sở vật chất: hầu hết tổ chức tư vấn XDVN chưa lập được kế hoạch dài hạn cho việc đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật. Cán bộ quản lý còn thiếu nhiều thông tin, thiếu hiểu biết về tính năng kỹ thuật của các thiết bị cần mua sắm...dẫn đến đầu tư chưa hiệu quả. Lãnh đạo quản lý doanh nghiệp chưa xác định lựa chọn danh mục trước mắt cần tập trung ưu tiên, chưa tận dụng mọi nguồn lực để tăng cường đầu tư cho cơ sở vật chất thiết bị.
2.2 Giới thiệu chung về Công ty khai thác công trình Thủy lợi Cầu Sơn