CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC TƯ VẤN THIẾT KẾ TẠI CÔNG TY KHAI THÁC
3.4 Đề xuất một số giải pháp nâng cao năng lực tư vấn thiết kế của công ty trong giai đoạn tới
3.4.1 Giải pháp cơ cấu tổ chức
Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức, do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lý của Công ty, cộng với những kiến thức đã được học, tác giả mạnh dạn đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một
phòng Tổ CHứC HàNH CHíNH giám đốc
chi nhánh yên dũng chi nhánh lục nam
chi nhánh lạng giang
PHòNG quản lý tài nguyên n ớc-công trình -cơ điện
phòng thiết bị - vật t CáC ĐộI khảo sát
- thiết kế
phòng tài chính- kế toán PHòNG KHảO SáT-THIếT Kế
phòng kế hoạch - kỹ thuật
phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lý của bộ máy quản lý.
Hình 3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng. So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình mới ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ bộ phận trợ lý nhân sự. Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của Giám đốc và tham mưu cho Giám đốc trong các vấn đề về tiền lương, lao động...Mặt khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế toán trưởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính. Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của Giám đốc và tham mưu cho Giám đốc các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động.... và có quyền thay mặt Giám đốc
trong một số trường hợp nếu được sự uỷ quyền của Giám đốc. Khi hình hành nên phòng này thì trợ lý nhân sự của công ty chuyển sang làm trưởng phòng hành chính. Do nhiệm vụ và chức năng của phòng Tổ chức hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ nhân sự này không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc được tiến hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 50 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm. Do vậy Công ty cần tuyển thêm một vài cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn và nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phũng. Để thấy rừ sự cần thiết của việc bổ sung phũng Tổ chức hành chính ta đi tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính:
- Chức năng:
+ Giúp cho Giám đốc Công ty trong việc thực hiện các phương án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tạo bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lý và điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty.
+ Giúp Giám đốc điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những
công việc trong hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty. Là chiếc cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa phương và ngược lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác.
- Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất quản lý. Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị , phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể.
+ Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các bộ, thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp pháp lệnh, chính sách đối với người lao động.
+ Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương giúp Giám đốc giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng như các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
+ Tổng hợp văn bản.
+ Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu trữ.
+ Quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của Nhà nước và pháp luật cũng như của Công ty đề ra.
+ Quản lý điều hành xe con phục vụ đưa đón cán bộ đi lại thay phòng kế toán.
+ Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp.
+ Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nước trong cơ quan.
Qua nghiên cứu cho thấy, hiện nay toàn Công ty chỉ có một cán bộ
nhân sự. Cán bộ này tuy không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về quản lý nhân sự, Nhưng có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác này. Khi chuyển cán bộ này về Phòng tổ chức hành chính thì cán bộ này giữ chức trưởng phòng. Như phân tích ở trên, công việc của phòng này rất nhiều, các nhiệm vụ về lĩnh vực hành chính từ phòng tài chính kế toán chuyển sang, cộng với các công việc mà trợ lý nhân sự đang làm thì một cán bộ không thể đảm đương được hết các nhiệm vụ trong phòng. Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ vào
phòng Tổ chức hành chính để hỗ trợ Trưởng phòng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và góp phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty có hệ thống và chuyên tinh, gọn nhẹ hơn và phù hợp với tình hình hoạt động của Công ty.