phần thiết bị giáo dục Hồng Đức
3.2.1. Đẩy mạnh nghiên cứu thị trường
- Nhà nƣớc và các đơn vị quản lý liên quan đến giáo dục thƣờng xuyên đƣa ra những thay đổi về tiêu chuẩn đối với thiết bị sử dụng cho từng bậc học trong giáo dục. Vì vậy, Công ty cần có chính sách nhạy bén, nghiên cứu để đƣa ra danh mục sản phẩm phù hợp mang đầy đủ các yếu tố: sƣ phạm, khoa học, thẩm mĩ, hợp chuẩn. Xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000
- Sử dụng internet và các phần mềm ứng dụng nhƣ là một công cụ hữu ích để quảng bá hình ảnh của Công ty, có thể xây dựng hệ thống bán hàng trên mạng, giới thiệu sản phẩm tới khách hàng, hoặc dùng để quản lý công việc. Hiện nay ngày càng có nhiều phƣơng thức bán hàng và quảng bá hình ảnh hữu hiệu mà Công ty nên cập nhật để giảm đƣợc các chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả cao. - Bên cạnh đó, Công ty có thể đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên gia nghiên cứu nhu cầu thị trƣờng về từng mảng thiết bị. Ví dụ, những nhân viên bán mặt hàng nào sẽ phụ trách luôn nhiệm vụ nghiên cứu viên thị trƣờng về sản phẩm đó. Vì tiếp xúc với các mặt hàng nhiều, chắc chắn họ là ngƣời hiểu về thị hiếu của khách hàng hơn ai hết. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ có phƣơng hƣớng sản xuất hiệu quả hơn và tránh đƣợc tình trạng dƣ thừa và tồn đọng.
- Phân khúc thị trƣờng theo thời gian: trong một năm, từng khoảng thời gian nhu cầu mua hàng của các đối tƣợng cũng sẽ khác nhau. Ví dụ, vào khoảng tháng 8, tháng 9 là thời điểm khai giảng năm học mới, vì vậy nhu cầu mua sắm trang thiết bị rất lớn, và đỉnh điểm sẽ là thời điểm tháng 10, khi hầu nhƣ toàn bộ các trƣờng đều đã thu xong học phí, tiền xây dựng của học sinh.
- Nghiên cứu thị trƣờng, tùy theo biến động của các yếu tố mà mức giá điều chỉnh theo từng thời điểm. Việc xác lập một chính sách giá hợp lý phải gắn với từng giai đoạn, mục tiêu của chiến lƣợc kinh doanh, chu kỳ sống của sản phẩm đối với từng khu vực thị trƣờng, từng đối tƣợng khách hàng.
3.2.2. Xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho tối ưu
Kết quả kinh doanh của công ty năm 2011 cho thấy công ty đã giảm thiểu đƣợc lƣợng hàng tồn kho, tuy nhiên so với năm 2010 thì tỷ trọng của khoản mục này vẫn ở mức khá cao. Nhƣ vậy công ty cần phải có kế hoạch nhập sản xuất cụ thể tránh bị dƣ thừa, trả lại, hàng bị tồn lâu khó có thể tiêu thụ. Để giảm thiểu tình trạng trên Công ty có thể:
- Lập kế hoạch cho hoạt động sản xuất kinh doanh trên cơ sở tình hình năm trƣớc, chi tiết số lƣợng theo từng tháng, quý. Bằng cách có kế hoạch cụ thể về tỷ trọng các loại hàng hóa, mẫu mã theo nhu cầu thực tế của thị trƣờng. Bên canh đó, cũng nên tăng cƣờng công tác kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu và hàng hóa khi nhập về và sau khi sản xuất. Để tránh tình trạng nguyên vật liệu kém chất lƣợng làm cho sản phẩm khi đã hoàn thiện không đủ điều kiện xuất kho.
- Quản lý tốt hàng tồn kho bằng cách hàng tháng, kế toán kho đối chiếu sổ sách đầu kỳ và cuối kỳ để xác định số hàng hóa đã tiêu thụ, phát hiện số hàng tồn đọng. Đây cũng có thể là một phƣơng pháp xác định nhu cầu thị trƣờng thông qua lƣợng hàng hóa tiêu thụ thực tế. Từ đó, đƣa ra phƣơng pháp xử lý và tìm biện pháp để giải phóng số hàng hóa tồn đọng (có thể sửa chữa, thay đổi thiết kế, mầu sắc, mẫu mã) để nhanh chóng tiêu thụ thu hồi vốn.
- Thƣờng xuyên theo dõi sự biến động của thị trƣờng, từ đó dự đoán và quyết định điều chỉnh kịp thời việc lƣu giữ hàng hóa trong kho. Ví dụ nhƣ thông tin xuất hiện đối tƣợng mới có nhu cầu sử dụng hàng hóa khi trên địa bàn, hoặc có sự thay đổi trong quy định về tiêu chuẩn của hàng hóa… Đây là biện pháp rất quan trọng để đảm bảo an toàn cho nguồn vốn của Công ty.
- Để thúc đẩy lƣợng hàng đƣợc tiêu thụ Công ty nên đƣa ra các chƣơng trình khuyến mãi để kích thích ngƣời tiêu dùng. Thông qua công tác nghiên cứu, tìm hiểu thị hiếu của khách hàng. Qua đó có thể thu nhập thêm những thông tin cần thiết và đƣa ra các giải pháp thích hợp nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng, củng cố niềm tin của khách hàng với Công ty. Tăng cƣờng quan hệ hợp tác, mở rộng thị trƣờng tiêu thụ, đẩy mạnh công tác tiếp thị, nắm bắt thị hiếu của khách hàng đồng thời thiết lập hệ thống cửa hàng, đại lý phân phối tiêu thụ trên diện rộng.
3.2.3. Tăng cường khả năng thu hồi công nợ
Công ty nên chú trọng đến việc thu hồi các khoản phải thu, hạn chế để nguồn vốn bị chiếm dụng. Trong năm 2011, các khoản phải thu của Công ty tăng rất nhanh, tăng hơn 9.000 triệu đồng so với năm 2010. Công ty bị chiếm dụng rất nhiều vốn nên cần đặc biệt lƣu tâm đến việc thu hồi khoản phải thu của khách hàng để đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty nên áp dụng một số biện pháp nhƣ:
- Khi khách hàng thanh toán chậm, Công ty cần xem xét cụ thể để đƣa ra các chính sách phù hợp nhƣ thời gian hạn nợ, giảm nợ nhằm giữ gìn mối quan hệ sẵn có và chỉ nhờ đến quan chức năng can thiệp nếu áp dụng các biện pháp trên không mang lại kết quả.
- Với những khách hàng mua lẻ với số lƣợng nhỏ, Công ty tiếp tục áp dụng chính sách không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhƣng thƣờng xuyên.
- Với những khách hàng mua số lƣợng lớn (khách buôn), Công ty cần phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh toán của họ trƣớc khi kí hợp đồng. Hợp đồng luôn phải quy định chặt chẽ về thời gian, phƣơng thức thanh toán và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng. Ngoài ra, để thu hút và khuyến khích khách hàng thanh toán ngay bằng các loại chiết khấu thanh toán sớm thật sự hấp dẫn. - Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu theo “tuổi”. Nhƣ vậy, Công ty sẽ biết đƣợc một cách dễ dàng khoản nào sắp đến hạn để có thể có các biện pháp hối thúc khách hàng thanh toán. Định kỳ Công ty cần tổng kết công tác tiêu thụ, kiểm tra các khách hàng đang nợ về số lƣợng và thời gian thanh toán, tránh để các khoản thu rơi vào tình trạng nợ xấu, nợ khó đòi. - Tổ chức chiến dịch thu hồi công nợ, thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên bộ phận bán hàng bằng cách chiết khấu, thƣởng vào lƣơng đối với những nhân viên có hiệu quả tốt, khiển trách và trừ lƣơng đối với những nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ thu hồi công nợ khi đến hạn. Chắc chắn đây sẽ là động lực giúp cán bộ công nhân viên của công ty cảm thấy có trách nhiệm hơn với công việc và khách hàng của mình.
3.2.4. Đào tạo để nâng cao trình độ cán bộ quản lý
Bộ phận quản lý đóng vai trò quan trọng để đƣa ra các chính sách điều hành, biện pháp thực hiện để duy trì Công ty luôn đi theo đúng định hƣớng đã đƣợc đề ra, do vậy bộ máy quản lý cũng cần phải đƣợc nâng cao chất lƣợng. Hiện nay, Công ty có bộ máy quản lý không cồng kềnh nhƣng cần yêu cầu những nhà quản trị phải là những ngƣời nhạy bén nhất trong việc nắm bắt thông tin, có năng lực, tầm nhìn cũng nhƣ khéo léo trong việc sử dụng nguồn lực của Công ty.
Để nâng cao chất lƣợng cán bộ quản lý, hàng năm Công ty nên có kế hoạch đƣa cán bộ đi bồi dƣỡng trình độ, để họ có cơ hội tiếp thu những kiến thức mới trong kinh doanh, tiếp cận với những tiến bộ của thế giới. Công ty có thể đào tạo cán bộ chủ chốt bằng chƣơng trình ngắn hạn và dài hạn do các trƣờng đại học tổ chức. Cử cán bộ tham gia vào cuộc hội thảo trong và ngoài nƣớc để học tập những kinh nghiệm quản lý tiên tiến của nƣớc ngoài, tham gia các buổi nói chuyện của chuyên gia nƣớc ngoài về chiến lƣợc kinh doanh, phát triển sản phẩm.
Không chỉ có các nhà quản trị, các cán bộ thuộc phòng tài chính cuãng là nguồn lực trực tiếp quản lý, điều hành tình hình và chính sách cho doanh nhiệp. Bộ phận này cần phải chủ động trong việc đề xuất với giám đốc về nhân lực của mình một cách đều đăn, nếu cần thiết thì có thể tuyển thêm hoặc thay thế để đảm bảo chất lƣợng của công việc. Nếu đề ra đƣợc chiến lƣợc đúng đắn về con ngƣời, Công ty sẽ tận dụng đƣợc sức lực, trí tuệ của mọi thành viên cùng thực hiện công việc biến các mục tiêu về phát triển, mở rộng qui mô sản xuất, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty thành hiện thực.
Để thực hiện biện pháp này cần phải nhận thức, hiểu rõ vai trò, tầm quan trọng của các nhà quản trị đối với doanh nghiệp. Nói chung trƣớc tình hình kinh doanh hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp bị thua lỗ, một nhà quản trị giỏi và có tầm nhìn sẽ là ngƣời giúp doanh nghiệp đứng vững và phát triển. Vì vậy trƣớc tiên cần phải tạo điều kiện cho các nhà quản lý tham gia vào các khóa đào tạo, bồi dƣỡng về quản trị. Học hỏi các kinh nghiệm quản lý của các nƣớc phát triển. Việc có đƣợc trình độ quản lý cao là cơ sở để nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong doanh nghiệp nhƣ vốn, nhân sự, công nghệ... tránh đƣợc những tổn thất, lãng phí không đáng có cho doanh nghiệp.
3.2.5. Sử dụng nguồn vốn hiệu quả
Với tình hình hiện nay, có thể thấy mặc dù Công ty đã tăng vốn bằng cách tăng các khoản nợ nhƣng hiệu quả tạo ra từ vốn vẫn chƣa cao. Dù có cân đối lại cơ cấu vốn trong năm 2011, nhƣng hiệu quả sử dụng vốn vẫn thấp nên Công ty cần đặc biệt lƣu tâm đến việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của mình công ty nên chú trọng những vấn đề sau:
- Công ty cần xác định chính xác nhu cầu về nguồn vốn: xác định khả năng tài chính hiện tại của của mình, so sánh với kế hoạch đã đạt ra để cân nhắc về nhu cầu vốn cần có. Từ đó, đƣa ra các kênh huy động vốn phù hợp với khả năng của công ty, lựa chọn nguồn tài trợ với chi phí vốn thấp nhất, tránh gây lãng phí, hoặc thiếu vốn làm chậm tiến độ kinh doanh. Bên cạnh đó, Công ty cần xem xét các chỉ tiêu tài chính, đảm bảo phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh hiện tại, các biến động kinh tế có ảnh hƣởng đến tình hình kinh doanh đó. Ngoài ra, việc đẩy nhanh tiến độ kinh doanh, tránh tình trạng ứ đọng vố và lãng phí trong quá trình hoạt động cũng rất cần thiết, từ đó có thể tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn.
- Công ty nên đa dạng hóa nguồn huy động vốn cho doanh nghiệp nhƣ vay ngân hàng, góp vốn, nguồn vốn liên doanh, liên kết, vốn chiếm dụng... cũng là cách để Công ty có thể huy động đƣợc vốn nhƣng đều có mang những rủi ro và cần công ty cân nhắc trƣớc khi sử dụng. Vì với tình hình hiện nay, việc Công ty vay vốn ngân hàng là không dễ do lãi suất cao, và muốn vay đƣợc vốn cũng cần có một kế hoạch kinh doanh tốt và hiệu quả.
- Để huy động vốn đầy đủ, kịp thời và chủ động trong kinh doanh thì công ty nên xây dựng chiến lƣợc huy động vốn phù hợp với tình hình kinh tế và môi trƣờng kinh doanh từng thời kỳ, nâng cao uy tín của Công ty nhƣ ổn định và hợp lý hóa các chỉ tiêu tài chính nhƣ khả năng thanh toán, khả năng sinh lợi… chứng minh đƣợc mục đích sử dụng vốn bằng cách đƣa ra kết quả kinh doanh và hiệu quả vòng quay vốn trong năm qua và triển vọng năm tới.
- Khi sử dụng vốn Công ty phải căn cứ vào kế hoạch huy động và sử dụng vốn kinh doanh đã lập làm cơ sở để điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế tại công ty. Nếu phát sinh nhu cầu bất thƣờng, Công ty cần có kế hoạch chủ động cung ứng kịp thời đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục.
3.2.6. Tối thiểu hóa chi phí
Tập trung xây dựng mạng lƣới phân phối sản phẩm thay vì quảng cáo quá nhiều, qua đó Công ty có thể tạo dựng đƣợc mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và các đối tác tin cậy. Chi phí quảng bá thƣơng hiệu từ đó sẽ giảm trong khi kết quả thu về không nhỏ chút nào.
Tinh giảm số lƣợng nhân viên nếu không cần thiết, do Công ty sản xuất kinh doanh theo thời vụ nên không cần thiết có quá nhiều lao động, tránh nhàn rỗi và lãng phí nguồn vốn.
Công ty nên có các bản kê khai chi tiết các chi phí phát sinh trong kỳ của từng bộ phận, phòng ban, điều này sẽ nâng cao hiệu quả trong quản lý, minh bạch trong hoạt động, ngoài ra công ty có thể phát động phong trào sử dụng tiết kiệm các nguồn lực trong công ty, bộ phận nào thực hiện tốt sẽ có khen thƣởng xứng đáng. Bộ phận kế hoạch nắm vững lịch giao hàng và lắp đặt thiết bị cho khách tại từng địa phƣơng, để bố trí kết hợp cùng thực hiện nhằm giảm chi phí vận chuyển.
Ngoài ra, với tình hình giá cả xăng dầu tăng nhƣ hiện nay Công ty cũng cần giảm những chi phí này nhƣ trả cho nhân viên các khoản phụ cấp đi đƣờng thay vì sử dụng xe chuyên dụng của Công ty. Điều này sẽ giúp tiết kiệm đáng kể các chi phí bảo hiểm, xăng xe, bảo dƣỡng và nhiều chi phí khác liên quan.
Để một công cuộc kinh doanh thành công, nghĩa là kết quả kinh doanh phải có lãi. Muốn kết quả kinh doanh có lãi, tất nhiên phải nghĩ đến lợi thế cạnh tranh (ƣu thế thị trƣờng), trong đó giá vốn hàng bán luôn là một trong những yếu tố chiến lƣợc, doanh nghiệp cần phải luôn tìm mọi cách để làm giảm tối thiểu một cách hợp lý loại chi phí này. Tất cả các kế hoạch, các chiến lƣợc mua, bán, phân phối và cung ứng đều đƣợc vạch ra xoay quanh giá vốn. Giá vốn có thấp thì giá bán mới rẻ, mới có thể kích thích ngƣời mua. Giá vốn có thấp thì doanh nghiệp mới nhận đƣợc khoản chênh lệch giữa giá bán và giá vốn cao. Khoản chênh lệch đó sẽ quyết định sự thành bại của công ty, vì chênh lệch càng cao, công ty mới có thể trích nhiều hoa hồng cho các đối tác phân phối lại, chi tiêu cho các kế hoach quảng cảo, khuyến mãi để kích cầu.
Đối với HODACO, công ty gần nhƣ chƣa làm đƣợc điều này, khoản mục giá vốn hàng bán của công ty quá lớn so với tổng doanh thu. Giá vốn hàng bán của
Công ty đƣợc xác định bởi các khoản chi phí nguyên vật liệu, chi phí bán hàng, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp... Trong đó thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất. Nhƣ vậy, để có thể giảm thiểu đƣợc giá vốn, tất yếu doanh nghiệp phải có kế hoạch cụ thể hơn trong hoạt động thu mua nguyên vật liệu, chọn nhà cung ứng có giá cả cạnh tranh và uy tín.
3.2.7. Đầu tư đổi mới công nghệ
Để phát huy đƣợc những điểm mạnh trong sản xuất, điều kiện cần là Công ty