1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động BHXH
1.3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong hoạt động BHXH
Những yếu tố cơ bản được thiết kế để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: Tính hiệu lực và thực hiện các hoạt động có hiệu quả; Cung cấp các thông tin, báo cáo tài chính đáng tin cậy, đầy đủ và kịp thời; Tuân thủ các luật lệ
và quy định hiện hành; Bảo vệ các tài sản, thông tin và các nguồn lực đảm đúng mục đích để chống thất thoát, lãng phí, lạm dụng tài sản của Nhà nước.
Hoạt động BHXH cũng dựa trên các khuôn khổ chuẩn mực chung vận dụng điều kiện của từng địa phương, đơn vị, nhưng vẫn đảm bảo các yếu tố:
1.3.1.1. Môi trường kiểm soát:
Hoạt động BHXH thì môi trường kiểm soát chung về cơ bản cũng phản ánh sắc thái chung của đơn vị, tương đồng với các hoạt động của doanh nghiệp. Một số điểm khác biệt là ngành hoạt động đặc thù, cũng đảm bảo các nhân tố chung.
- Sự liêm chính và các giá trị đạo đức: Mục tiêu của hoạt động BHXH: theo mô hình tọa thu – tọa chi, chịu sự quản lý trực tiếp của Chính phủ và các Bộ ngành liên quan trong thực hiện chế độ BHXH, hoạt động sự nghiệp không kinh doanh, mục đích cuối cùng an sinh xã hội, phát triển kinh tế, không vì mục tiêu lợi nhuận, mà mục tiêu cuối cùng làm sao đem lại cho người lao động, người thụ hưởng các chế độ BHXH giải quyết được phần nào về kinh tế khi họ bị mất nguồn thu nhập trong công việc hiện tại. Nên công tác của người làm BHXH phải đặt mình trong thế phục vụ, làm nền tảng cho chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp.
- Phong cách lãnh đạo và chính sách nhân sự: Người quản lý đưa ra quan điểm mục tiờu rừ ràng trong hoạt động, chủ yếu là phục vụ và thực hiện cỏc chế độ BHXH cho người lao động, đảm bảo đúng người đúng việc. Bảo tồn phát triển quỹ BHXH, góp phần ổn định, phát triển kinh tế. Đưa ra những chính sách khen thưởng cá nhân, tổ chức đơn vị phát hiện được những trường hợp gian lận, sai phạm trong thực hiện chế độ, quản lý quỹ BHXH. Bên cạnh đó, xử phạt, kỷ luật nghiêm những vấn đề sai của người thụ hưởng cũng như người làm trực tiếp công tác BHXH.
- Năng lực đội ngũ nhân viên: các tiêu chuẩn về năng lực, đạo đức của người làm công tác BHXH là yếu tố được đưa lên hàng đầu.
- Quan hệ với các cơ quản lý Nhà nước: chịu sự quản lý trực tiếp của Chính phủ, một số Bộ, Ban ngành cùng phối hợp trực tiếp hoạt động. Báo cáo trực tiếp cũng như gián tiếp giúp việc điều hành, chỉ đạo của Chính phủ nhanh chóng.
1.3.1.2. Đánh giá rủi ro:
Hoạt động BHXH có một số rủi ro chủ yếu được ghi nhận ở các hoạt động quản lý thu chi BHXH. Cụ thể rủi ro từ việc né tránh các thông tin:
- Rủi ro thu BHXH, thu không đủ do các đơn vị sử dụng lao động không cung cấp đầy đủ thông tin thu nộp BHXH.
- Rủi ro chi BHXH, chi không đúng với người lao động được thụ hưởng do khai man, giả mạo thông tin để hưởng các chế độ BHXH.
- Rủi ro mất cân đối nguồn quỹ BHXH để đảm bảo công tác thu chi BHXH- BHYT. Khi số thu quỹ BHXH không có sự đầu tư để bảo tồn và phát triển quỹ cho tương lai cùng với sự trượt giá, tăng giá, điều chỉnh thu nhập thì mới có khả năng bảo tồn quỹ BHXH đảm bảo chi trả các chế độ BHXH.
Yêu cầu hết sức cấp bách được đặt ra để giải quyết bài toán BHXH phải đưa các hoạt động quản lý làm sao có biện pháp khắc phục rủi ro.
1.3.1.3. Các hoạt động kiểm soát:
Hoạt động BHXH có sự tham gia của ba bên: đơn vị SDLĐ, người lao động và tổ chức BHXH. Đối với đơn vị SDLĐ thường có xu hướng muốn né tránh hoặc tham gia BHXH với mức thấp để dùng kinh phí cho mục tiêu kinh doanh của đơn vị. Khi đó người lao động khi tham gia BHXH lại muốn được hưởng đầy đủ các chế độ, thậm chí một số cá nhân cố ý tạo giả hồ sơ, cung cấp thông tin sai để hưởng chế độ BHXH. Cho nên trong hoạt động BHXH phải có các cơ chế, chính sách để ngăn chặn, phát hiện những rủi ro từ việc thông đồng của người làm công tác BHXH và người thụ hưởng chính sách BHXH, góp phần quản lý quỹ an toàn và bảo tồn quỹ.
Hoạt động kiểm soát gồm những chính sách, những thủ tục, kỹ thuật và các cơ chế để đảm bảo kiểm soát được các rủi ro, bao gồm một số quy trình:
- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: không để một cá nhân nắm tất cả các chức năng của một nghiệp vụ: như xét duyệt chế độ, bảo quản tài sản, ghi chép, giữ sổ sách kế toán. Các bước công việc khác nhau liên quan đến thực hiện một nghiệp vụ nên phân chia cho các cá nhân, bộ phận khác nhau.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: nhằm đảm bảo mỗi hoạt động của đơn vị đều được cho phép và được thực hiện đầy đủ, chính xác. Cụ thể kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ tạo dữ liệu, ghi chép, xử lý dữ liệu tạo thông tin.
- Bảo vệ tài sản: Hạn chế tiếp cận tài sản, thông tin, kiểm kê tài sản, đối chiếu ghi chép với bằng chứng thực tế, sử dụng các thiết bị hỗ trợ quá trình quản lý.
- Phân tích rà soát: Nhằm phát hiện các biến động bất thường, đưa ra các xác định nguyên nhân, xử lý kịp thời.
Các hoạt động kiểm soát khi được thiết lập hợp lý sẽ hỗ trợ tích cực cho việc giảm và phòng rủi ro. Nên BHXH sẽ có hoạt động kiểm soát đi vào từng nghiệp vụ để được hiệu quả, phù hợp với đặt điểm của hoạt động BHXH.
1.3.1.4. Thông tin và truyền thông:
Thông tin lịch sử của người lao động được cập nhật và lưu trữ phải mang tính lâu dài. Đối với hoạt động BHXH thì thông tin quan trọng được tiếp nhận, truyền tải trờn cỏc kờnh truyền thụng chớnh thức, rừ ràng cho cỏc cấp quản lý ở một số lĩnh vực:
- Thông tin về quá trình tham gia BHXH của một người lao động, quá trình đóng nộp của đơn vị sử dụng lao động thực hiện như: sổ BHXH, thẻ BHYT.
- Thông tin về hoạt động như tình hình cấp sổ, thẻ, phương thức lưu trữ, phân bổ thực hiện các hoạt động nghiệp vụ BHXH.
- Thông tin về tài chính: tình hình thu BHXH, thực hiện chính sách chi trả của người đã và đang thụ hưởng từ các nguồn chi trả từ quỹ của Nhà nước.
- Thông tin về tính tuân thủ các quy định, nội quy, quy chế tài chính, các chế độ, hình thức, loại hình thu chi.
Do tính đặc thù hoạt động của BHXH với sự phối kết hợp của các Bộ ngành liên quan giúp Chính phủ có chính sách quản lý, điều hành hiệu quả.
1.3.1.5. Giám sát: đánh giá chất lượng các thành phần khác của hệ thống kiểm soát nội bộ, điều chỉnh phù hợp thường xuyên và định kỳ.
- Giám sát thường xuyên: thông qua việc thu thập thông tin, kiểm tra, điều chỉnh xử lý kịp thời các hoạt động như: thông tin phản hồi từ nhân viên về cơ sở vật
chất, thiết bị từ người tham gia BHXH đối với nhân viên chính sách BHXH, phản hồi từ ngoài đối với hoạt động thu chi của ngành BHXH.
- Giám sát định kỳ: có kế hoạch kiểm tra, đối chiếu trên mọi mặt hoạt động BHXH với các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước.
1.3.2. Mục tiêu các hoạt động kiểm soát trong các nghiệp vụ cơ bản của BHXH
Hoạt động chủ yếu và quan trọng nhất của BHXH bao gồm bốn hoạt động cơ bản nhất là hoạt động quản lý thu BHXH, quản lý chi BHXH, quản lý chi hoạt động bộ máy quản lý và quản lý hoạt động đầu tư quỹ BHXH. Nên hoạt động kiểm soát cơ bản của BHXH chủ yếu đi vào các lĩnh vực này.
1.3.2.1. Kiểm soát đối với nghiệp vụ quản lý thu BHXH:
Quản lý đầy đủ, chính xác, cập nhật kịp thời người tham gia BHXH và quỹ tiền lương làm cơ sở nộp BHXH, văn bản liên quan: Quyết định số 815/QĐ-BHXH ngày 6/6/2007 của BHXH Việt Nam quy định về hồ sơ đối với người lao động tham gia BHXH; Quyết định số 902/QĐ-BHXH ngày 26/6/2007 BHXH Việt Nam quy định về quản lý thu BHXH, BHYT bắt buộc; Quyết định số 1333/QĐ-BHXH ngày 21/02/2008 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 902.
1.3.2.2. Kiểm soát đối với nghiệp vụ quản lý chi BHXH:
Quản lý chi BHXH nhằm giải quyết các chính sách BHXH và chi trả kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, tận tay cho người được hưởng. Nhằm mục tiêu an toàn, chính xác đồng thời tránh thất thoát quỹ BHXH. Một số văn bản hiện có liên quan đến thực hiện chi trả các chế độ BHXH: Quyết định số 51/2007/QĐ-BTC ngày 22/6/2007 của Bộ Tài chính ban hành Chế độ kế toán BHXH. Công văn số 4388/BHXH-CĐCS ngày 26/11/2007 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện di chuyển hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.
1.3.2.3. Kiểm soát đối với hoạt động chi quản lý bộ máy:
Tổ chức thực hiện tốt các chủ trương chính sách, những quy định về chi hoạt động thường xuyên của bộ máy quản lý theo Quyết định số 41/2007/QĐ-TTg ngày 29/03/2007 của Thủ tướng Chính phủ về quản lý tài chính đối với BHXH Việt
Nam và Thông tư số 58/2007/TT-BTC ngày 12/06/2007 của Bộ tài chính hướng dẫn quản lý tài chính đối với BHXH Việt Nam.
1.3.2.4. Kiểm soát đối với nghiệp vụ quản lý đầu tư quỹ BHXH:
Sử dụng có mục đích quỹ BHXH nhàn rỗi để đầu tư vào các lĩnh vực đầu tư an toàn có khả năng thu được lợi nhuận trong tương lai. Đồng thời cũng là nguồn vốn cơ bản giúp cho Chính phủ hoạch định tình hình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Đối với nghiệp vụ quản lý đầu tư tăng trưởng quỹ BHXH chỉ thực hiện ở BHXH Việt Nam, BHXH các tỉnh hiện chưa thực hiện loại hình đầu tư quỹ BHXH.