1.1. Kiểm soát nội bộ trong khu vực công và vai trò của hệ thống thông
1.1.4. Công nghệ thông tin và Vai trò của hệ thống thông tin quản lý
- Hệ thống thông tin (information system) là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ các dữ liệu để tạo thông tin hữu ích cho người sử dụng liên quan.
Hệ thống thông tin là tập hợp các yếu tố có mối quan hệ tác động lẫn nhau nhằm hỗ trợ cho quá trình quản lý và điều hành của người lãnh đạo. Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho
hoạt động của con người trong một tổ chức, quản lý có máy tính tham gia, dựa trên công nghệ thông tin để đáp ứng nhanh với yêu cầu quản lý.
- “Công nghệ thông tin: (Information Technology) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”2.
1.1.4.2. Thành phần của công nghệ thông tin3
- Kỹ thuật (Technoware - T): bao gồm các máy móc thiết bị. Dựa vào máy móc, thiết bị, phương tiện mà con người tăng được sức mạnh cơ bắp và trí tuệ trong hoạt động sản xuất.
-Con người (Humanware - H): Bao gồm kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng do học hỏi, tích luỹ được trong quá trình hoạt động, nó cũng bao gồm các tố chất của con người như tính sáng tạo, sự khôn ngoan, khả năng phối hợp, đạo đức lao động
- Thông tin (Inforware - I): Bao gồm các dữ liệu về phần kỹ thuật, về con người và tổ chức. Các thông số về đặc tính của thiết bị, số liệu về vận hành thiết bị, để duy trì và bảo dưỡng, dữ liệu để nâng cao và dữ liệu để thiết kế các bộ phận của phần kỹ thuật. Thành phần thông tin biểu hiện các tri thức được tích luỹ trong công nghệ, nó giúp trả lời câu hỏi "làm cái gì" và "làm như thế nào".
- Tổ chức (Orgawaer - O): là cơ cấu tổ chức, thẩm quyền trách nhiệm, mối liên hệ, sự phối hợp, liên kết trong quản lý và điều hành.
Cấu thành một hệ thống thông tin gồm 6 thành phần: Hạ tầng kỹ thuật; Phần mềm ứng dụng; Cơ sở dữ liệu; Nhân sự; Quy trình; Tổ chức và quy chế. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ứng dụng được coi là các công cụ hỗ trợ, các thành phần còn lại được phát sinh từ chính bộ máy cơ quan nhà nước, vì thế để triển khai ứng dụng
2 Theo Nghị quyết Chính phủ 49/CP ngày 04/08/1993 Chính phủ Việt Nam
3 Bách khoa toàn thư mở Wikipedia
công nghệ thông tin hay xây dựng 1 hệ thống thông tin phụ thuộc chủ yếu là nội bộ tại các cơ quan, đơn vị.
1.1.4.3. Các nhân tố tác động của CNTT đến hệ thống KSNB
- Dữ liệu lưu trữ: lưu trữ riêng biệt theo từng loại đối tượng và nghiệp vụ phát sinh; dữ liệu được tập trung, dễ dàng chia sẽ; không mâu thuẩn dữ liệu, đảm bảo tính ràng buộc, toàn vẹn dữ liệu giữa đầu ra của một quy trình quản lý.
- Thông tin cung cấp: nhanh chóng, không bị mâu thuẩn dữ liệu; báo cáo có thể do chính người sử dụng lập nếu được phép truy cập dữ liệu không cần theo mẫu định sẵn. Giúp người lãnh đạo có biện pháp xử lý khi phát hiện sai xót, gian lận.
- Thao tác: chỉ cần lưu trữ dữ liệu ban đầu khi thao tác thực hiện nghiệp vụ.
- Kiểm soát được các hoạt động nghiệp vụ, đưa ra quyết định xử lý kịp thời.
- Nguyên tắc ghi chép: thể hiện cấu trúc thực thể, tránh trùng lắp.
1.1.4.4. Vai trò của hệ thống thông tin trong hoạt động KSNB
Thông tin có vai trò rất quan trọng đối với người lãnh đạo, quản lý trong mọi tổ chức hoạt động để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Nhà lãnh đạo và quản lý đòi hỏi thông tin phải chính xác và kịp thời để đề ra các quyết định đúng đắn, đem lại hiệu quả trong các hoạt động. Nếu không có thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời để phục vụ việc, quản lý, điều hành thì tình huống mất khả năng kiểm soát, mất khả năng điều khiển có thể xảy ra và sẽ đem lại tổn thất.
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin cho công tác quản lý, bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức. Thông tin quản lý gồm: hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu thông tin, hệ thống hỗ trợ quyết định. Thông tin nội bộ tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, Chính phủ.
Hệ thống thông tin quản lý cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất. Hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin. Công nghệ thông tin góp phần tạo ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một cao, nên tích cực sử dụng công nghệ thông tin.
Hệ thống kiểm soát nội bộ ở góc độ của một người làm thiết kế hệ thống thì có thể vi tính hoá được nhưng vấn đề ở đây lại chủ yếu liên quan đến nhân tố con người trong quá trình thiết lập HTKSNB. Hệ thống kế toán là một bộ phận cấu thành của HTKSNB nên việc thực hiện các công việc kế toán bằng máy chính là một phần nào đó vận dụng CNTT vào hệ thống KSNB.
Ở các tổ chức có quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng ngoài hệ thống kế toán ra, họ vận dụng rất nhiều CNTT làm công cụ thực hiện chức năng của hệ thống kiểm soát, hệ thống quản lý và phân tích hiệu quả lao động của nhân viên. Đây là bộ phận của hệ thống KSNB, thực hiện các chức năng kiểm soát khác nhau. Mục tiêu chính là thiết kế HTKSNB trong môi trường xử lý bằng máy vi tính. Việc vận dụng nguyên tắc máy móc trong thiết kế thủ tục kiểm soát khi quyết định làm hệ thống KSNB trong môi trường tin học là rất có lợi, hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung.
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý quy trình công việc và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ được xây dựng mặc định trong hệ thống gồm quy trình công việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho từng công đoạn; biểu mẫu được kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa không phụ thuộc vào ý chủ quan của những người tham gia trong quy trình; Tiến trình công việc sẽ tự động được ghi nhận và tự động kết xuất ra các kết quả dưới hình thức biểu mẫu hoặc các bảng tổng hợp. Ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ vị trí nào khi có quyền truy cập là có thể tra cứu được thông tin chi tiết hoặc tổng hợp với nhiều chiều, nhiều dữ kiện khác nhau, giúp chuyên viên nắm được khối lượng và thời gian thực hiện công việc mình đang
đảm trách, giúp lãnh đạo các cấp nắm được kết quả thực hiện công việc chi tiết đến từng chuyên viên, từng phòng ban, bộ phận và cả bộ máy quản lý.
Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của đơn vị, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, kiểm soát nội bộ để hỗ trợ cho giám đốc, giám sát mọi hoạt động, đảm bảo nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế.