1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động BHXH
1.3.2.1. Kiểm soát đối với nghiệp vụ quản lý thu BHXH
Quản lý đầy đủ, chính xác, cập nhật kịp thời người tham gia BHXH và quỹ tiền lương làm cơ sở nộp BHXH, văn bản liên quan: Quyết định số 815/QĐ-BHXH ngày 6/6/2007 của BHXH Việt Nam quy định về hồ sơ đối với người lao động tham gia BHXH; Quyết định số 902/QĐ-BHXH ngày 26/6/2007 BHXH Việt Nam quy định về quản lý thu BHXH, BHYT bắt buộc; Quyết định số 1333/QĐ-BHXH ngày 21/02/2008 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 902.
1.3.2.2. Kiểm soát đối với nghiệp vụ quản lý chi BHXH:
Quản lý chi BHXH nhằm giải quyết các chính sách BHXH và chi trả kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, tận tay cho người được hưởng. Nhằm mục tiêu an tồn, chính xác đồng thời tránh thất thốt quỹ BHXH. Một số văn bản hiện có liên quan đến thực hiện chi trả các chế độ BHXH: Quyết định số 51/2007/QĐ-BTC ngày 22/6/2007 của Bộ Tài chính ban hành Chế độ kế tốn BHXH. Cơng văn số 4388/BHXH-CĐCS ngày 26/11/2007 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện di chuyển hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.
1.3.2.3. Kiểm soát đối với hoạt động chi quản lý bộ máy:
Tổ chức thực hiện tốt các chủ trương chính sách, những quy định về chi hoạt động thường xuyên của bộ máy quản lý theo Quyết định số 41/2007/QĐ-TTg ngày 29/03/2007 của Thủ tướng Chính phủ về quản lý tài chính đối với BHXH Việt
Nam và Thơng tư số 58/2007/TT-BTC ngày 12/06/2007 của Bộ tài chính hướng dẫn quản lý tài chính đối với BHXH Việt Nam.
1.3.2.4. Kiểm sốt đối với nghiệp vụ quản lý đầu tư quỹ BHXH:
Sử dụng có mục đích quỹ BHXH nhàn rỗi để đầu tư vào các lĩnh vực đầu tư an tồn có khả năng thu được lợi nhuận trong tương lai. Đồng thời cũng là nguồn vốn cơ bản giúp cho Chính phủ hoạch định tình hình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Đối với nghiệp vụ quản lý đầu tư tăng trưởng quỹ BHXH chỉ thực hiện ở BHXH Việt Nam, BHXH các tỉnh hiện chưa thực hiện loại hình đầu tư quỹ BHXH.
1.3.3. Kiểm sốt nội bộ trong mơi trường thủ công của BHXH
Quản lý, cập nhật dữ liệu được ghi chép nhiều lần, dẫn đến lưu trữ trùng lắp, trong các sổ kế toán riêng theo từng đối tượng kế tốn, phân tán nên có thể dẫn tới mâu thuẩn dữ liệu. Thông tin cung cấp cho những lãnh đạo chậm, khơng phản ánh tức thời tình hình. Khó lập các báo cáo linh hoạt theo nhiều tiêu thức khác nhau, nên không đáp ứng được thông tin cho nhiều đối tượng. Đối với lĩnh vực hoạt động của BHXH quản lý những nghiệp vụ trong môi trường thủ công sau:
1.3.3.1. Quản lý thu BHXH:
Quản lý việc trích nộp một phần tỷ lệ tiền lương, tiền cơng, q trình làm việc của người lao động, sự đóng góp của người chủ sử dụng lao động. Trong tương lai có thể nhận được các chính sách từ quá trình tham gia BHXH.
Hoạt động quản lý, kiểm sốt q trình trích nộp theo từng giai đoạn, từng người lao động và đơn vị tham gia theo từng giai đoạn quản lý là hết sức cực kỳ khó khăn. Việc tính tốn, thống kê, cập nhật, lưu trữ thơng tin cả một q trình làm việc của một người tham gia rất vất vả. Hoạt động kiểm soát, thanh tra trong đối chiếu q trình khó đảm bảo được tính đầy đủ, chính xác và an tồn trong quản lý.
1.3.3.2. Hoạt động chi BHXH:
Chi trả chế độ BHXH là một nhiệm vụ quan trọng được đặt ra rất sớm, góp phần thực hiện an sinh xã hội, bảo đảm an toàn xã hội và thúc đẩy phát triển kinh tế đất nước. Thực hiện chi "đúng, đủ, kịp thời và thuận tiện" cho người hưởng chế độ BHXH là yêu cầu xuyên suốt đối với những người thực hiện chính sách BHXH.
Xét theo chu kỳ thực hiện, thì cơng tác chi trả BHXH là cơng đoạn cuối của quá trình hoạt động BHXH gồm thu - giải quyết chế độ chính sách - chi. Xét trong mối quan hệ nghĩa vụ và quyền lợi thì đây chính là việc đảm bảo quyền lợi cho người tham gia BHXH là mục tiêu cần hướng tới. Vậy chi trả các chế độ BHXH chịu ảnh hưởng lớn của việc quản lý thu, giải quyết chính sách cũng như thực hiện nghĩa vụ của người tham gia. Nhưng bản thân việc thực hiện chi trả chính là kết quả của q trình hoạt động BHXH và là động lực thúc đẩy phát triển sự nghiệp BHXH. Với hoạt động quản lý thu quỹ BHXH của từng người tham gia thì song hành với thu là quyền lợi được hưởng. Việc giải quyết các chính sách khi tham gia cũng được quy định rất nhiều chế độ, chính sách được hưởng như chế độ ngắn hạn, chế độ một lần và hàng tháng. Trong mỗi chế độ cũng được cụ thể hóa ra từng chính sách riêng biệt và điều kiện thụ hưởng.
Bảo hiểm xã hội tổ chức chi trả các chế độ BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện từ tháng 01/2008; bảo hiểm thất nghiệp từ tháng 01/2009, trong luận văn này gọi chung là các chế độ BHXH.
Vấn đề đặt ra phải quản lý hoạt động kiểm soát chi quỹ BHXH đảm bảo đúng người được hưởng, giải quyết đúng các chính sách chính xác, an toàn, hiệu quả trong cân đối quỹ BHXH. Nên việc ghi chép tính tốn các chế độ, quy định điều kiện mức hưởng thay đổi theo từng giai đoạn phát triển của đất nước cũng rất khó khăn cho cơng tác quản lý, kiểm sốt quy trình thực hiện.
1.3.4. Kiểm sốt nội bộ trong mơi trường ứng dụng cơng nghệ thơng tin của BHXH
Có thể các hoạt động nghiệp vụ quản lý của BHXH có thể nói đã đưa được ứng dụng công nghệ thông tin từ năm 2000 nhưng chỉ ở mức quản lý riêng lẻ, ứng dụng các phần mềm chỉ mang tính chất cập nhật, lưu trữ, chưa đưa ra được các yêu cầu thiết thực trong phân tích, quản lý đánh giá tình hình.
1.3.4.1. Nghiệp vụ quản lý thu BHXH:
Đến đầu năm 2008, BHXH mới có đưa được ứng dụng thơng tin trong hoạt động quản lý, kiểm sốt q trình trích nộp theo từng giai đoạn, từng người lao
40
động và đơn vị tham gia theo từng giai đoạn quản lý. Việc tính tốn, thống kê, cập nhật, lưu trữ thông tin cả một quá trình làm việc của một người tham gia được thực hiện tự động hóa. Hoạt động kiểm soát, thanh tra trong đối chiếu quá trình cũng tương đối được tính đầy đủ, chính xác và an toàn trong quản lý.
1.3.4.2. Hoạt động chi BHXH:
Đến đầu năm 2005, cũng đưa ứng dụng thông tin vào để xét duyệt các chế độ của người hưởng BHXH, nhưng chỉ ở mức tính tốn, quản lý thơng thường. Đến đầu năm 2009 thì việc quản lý hoạt động kiểm soát chi quỹ BHXH đảm bảo đúng người được hưởng, giải quyết đúng các chính sách, chính xác, an toàn, hiệu quả trong cân đối quỹ BHXH cũng được ứng dụng vào. Vì vậy, việc ghi chép tính tốn các chế độ, quy định điều kiện mức hưởng thay đổi theo từng giai đoạn phát triển được quản lý tốt hơn, kiểm soát quy trình thực hiện để đảm bảo mục tiêu thực hiện chính sách an sinh xã hội.Tuy nhiên, các ứng dụng, các dữ liệu lại quản lý rời rạc, thông tin vẫn chưa được kiểm sốt lẫn nhau giữa các q trình liên quan.
Chung quy lại việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ quản lý của BHXH phần nào kiểm sốt được q trình vào ra dữ liệu, từ đó giúp cho khâu tổ chức xét duyệt chi trả các chính sách cho người hưởng chế độ BHXH được chính xác, an tồn, hiệu quả hơn. Tuy nhiên mức độ đối chiếu, luân chuyển dữ liệu của các bộ phận nghiệp vụ vẫn cịn đối chiếu tay. Từ đó, vấn đề giám sát, kiểm sốt trong quy trình thực hiện là hết sức cần thiết và cấp bách để quản lý quỹ BHXH được chính xác và an tồn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trình bày những điểm cơ bản về lý thuyết kiểm sốt nội bộ trong mơi trường cơng nghệ thông tin để làm cơ sở cho những phân tích, đánh giá thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Kiên Giang ở trong chương 2.
Hệ thống kiểm soát nội bộ của khu vực công, cụ thể là ở mỗi đơn vị sẽ được xây dựng khác nhau. Tuy nhiên, theo COSO 1992 thì một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, như: Mơi trường kiểm sốt, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin và truyền thơng, Giám sát. Cụ thể:
- Về mục tiêu KSNB: từ những yếu tố cơ bản được thiết kế để cung cấp, nâng cao tính hiệu quả trong quản lý; Cung cấp các thông tin, báo cáo tài chính đáng tin cậy, đầy đủ và kịp thời; Tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành;
- Về lĩnh vực thiết lặp hệ thống kiểm soát: để phát hiện, ngăn chặn rủi ro, bảo vệ các tài sản, thông tin và các nguồn lực đảm bảo đúng mục đích để chống thất thốt, lãng phí, lạm dụng tài sản của Nhà nước.
- Việc đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ quản lý của BHXH phần nào kiểm sốt được q trình vào ra dữ liệu, kiểm sốt quy trình thực hiện là hết sức cần thiết và cấp bách để quản lý quỹ BHXH.
Chương 2 tiếp theo phân tích và đánh giá quy trình quản lý quỹ BHXH đồng thời nêu lên thực trạng ứng dụng CNTT trong kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội Kiên Giang.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH KIÊN GIANG
Trong chương này, thơng qua phân tích, đánh giá, nhận định tình hình ứng dụng cơng nghệ thông tin thực tế của BHXH Kiên Giang qua các năm. Phương pháp khảo sát chủ yếu là đưa ra thẩm vấn trực tiếp, sau đó tổng hợp lại đồng thời dựa trên các lý luận chung về kiểm soát nội bộ ở khu vực công, tác giả đưa ra mơ hình ứng dụng cơng nghệ thông tin để kiểm soát nội bộ phù hợp cho ngành hoạt động BHXH, nguồn số liệu chủ yếu được tổng hợp và lấy từ các kết quả hoạt động của ngành.
2.1. Giới thiệu quy trình quản lý quỹ BHXH
Luật BHXH được ban hành từ tháng 06 năm 2006, bắt đầu có hiệu lực từ 01/01/2007. Sau khi Luật BHXH ban hành đã dần đi vào cuộc sống ngày một ổn định hơn, đã từng bước đáp ứng mục tiêu công bằng xã hội, bảo đảm an sinh xã hội và hội nhập quốc tế. Người lao động, người sử dụng lao động trong các thành phần kinh tế am hiểu được quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm khi tham gia BHXH. Từ đó, số người tham gia và thụ hưởng chế độ BHXH ngày càng nhiều, năm sau cao hơn năm trước. Đối với lao động tự do, Luật BHXH còn cho phép người lao động tham gia BHXH dưới dạng tự nguyện. Tỷ lệ đóng BHXH được Nhà nước điều chỉnh tăng lên theo từng giai đoạn đã được Luật BHXH quy định rõ, cụ thể: Từ năm sau năm 1995: tỷ lệ trích nộp là 23%, trong đó: người lao động đóng 5% BHXH, 1% BHYT, người sử dụng lao động đóng 15% BHXH, 2% BHYT; Từ năm 2010: tỷ lệ trích nộp là 26,5%, trong đó: người lao động đóng 6% BHXH, 1,5% BHYT, người sử dụng lao động đóng 16% BHXH, 3% BHYT. Đồng thời từ năm này Nhà nước cũng đưa ra thêm loại hình thu bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 2%. Như vậy, tổng số phải trích nộp cho quỹ BHXH lúc này 28,5%; Từ năm 2012: tỷ lệ trích nộp là 30,5%, trong đó: người lao động đóng 7% BHXH, 1,5%BHYT, người sử dụng lao động đóng 17% BHXH, 3% BHYT, BHTN 2%.; Từ năm 2014 trở đi: tỷ lệ trích
Tài chính hộ gia đình và tổ chức xã hội Tài chính
doanh nghiệp Thị trường
tài chính
Quỹ bảo hiểm Quỹ tín dụng
nộp là 32,5%, trong đó: người lao động đóng 8% BHXH, 1,5% BHYT, người sử dụng lao động đóng 18% BHXH, 3% BHYT, BHTN 2%.
2.1.1. Nguồn hình thành quỹ BHXH
- Đóng góp của chủ sử dụng lao động: chủ sử dụng lao động đóng góp 15% tính trên tổng quỹ tiền lương, trong đó 5% chi các chế độ ốm đau, thai sản; tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, nghỉ dưỡng sức, phục hồi sức khoẻ và 10% chi 2 chế độ hưu trí, tử tuất. Theo quy định của Luật BHXH: 3% chi chế độ ốm đau, thai sản; 1% chi chế độ TNLĐ-BNN và 11% chi chế độ hưu trí và tử tuất. Từ năm 2010 trở đi, cứ 2 năm đóng thêm 1% cho đến khi đạt mức đóng là 14% tính trên tổng quỹ tiền lương để chi cho 2 chế độ hưu trí và tử tuất ;
- Đóng góp của người lao động: người lao động đóng góp 5% tiền lương để chi 2 chế độ hưu trí và tử tuất. Từ năm 2010 trở đi, cứ 2 năm đóng tăng thêm 1% cho đến khi đạt mức đóng là 8%;
- Tiền sinh lời từ hoạt động đầu tư quỹ BHXH; Hoạt động đầu tư từ quỹ đảm bảo an tồn, hiệu quả và tính thanh khoản cao. Các lĩnh vực đầu tư: Mua trái phiếu, tín phiếu, cơng trái của Nhà nước, của Ngân hàng thương mại của Nhà nước. Cho ngân hàng thương mại của Nhà nước vay; Đầu tư vào các cơng trình kinh tế trọng điểm quốc gia; Các hình thức đầu tư khác do Chính phủ quy định.
- Hỗ trợ của Nhà nước: Quỹ BHXH được Nhà nước bảo hộ, không bị phá sản, tiền sinh lợi của hoạt động đầu tư từ quỹ BHXH được miễn thuế.
- Các nguồn thu hợp pháp khác: Tài trợ, viện trợ.
2.1.2. Vị trí của quỹ BHXH:
Ngân sách Nhà nước
Hình 2.1: Sơ đồ vị trí quỹ BHXH5
Hệ thống tài chính gồm các khâu tài chính: Ngân sách Nhà nước, Tài chính doanh nghiệp, quỹ Tín dụng, quỹ Bảo hiểm, Tài chính hộ gia đình và Tổ chức xã hội. Các khâu tài chính được đặc trưng bởi sự vận động và chuyển hóa qua lại giữa các nguồn tài chính, phản ánh tổng thể các mối quan hệ kinh tế trong q trình phân phối các nguồn lực tài chính của xã hội, hình thành và sử dụng các quỹ tiền tệ tập trung để phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hay tích lũy của các chủ thể trong xã hội.
Quỹ BHXH là quỹ tiền tệ lớn, có thời gian tạm thời nhàn rỗi dài; khi sử dụng quỹ BHXH sẽ tách động đến các hướng vận động các nguồn tài chính trong nền kinh tế, góp phần thúc đẩy nền kinh tế - xã hội phát triển.
Từ đó thể hiện vị trí của quỹ BHXH trong nền kinh tế: Thứ nhất là Nhà nước là chủ thể duy nhất quyết định việc tạo lập và sử dụng quỹ BHXH để Nhà nước thực hiện chức năng quản lý xã hội để đảm bảo an toàn xã hội; Thứ hai là sự kết hợp giữa bắt buộc và tự nguyện, giữa bồi hoàn và khơng bồi hồn; Thứ ba là thuộc quyền sở hữu chung của người tham gia BHXH và mang tính xã hội cao; thứ tư là có phạm vi hoạt động rộng, đối tượng phục vụ nhiều; thứ năm là một quỹ tiền tệ tập trung lớn, tồn tại trong thời gian dài, luôn vận động và biến đổi; thứ sáu là thường xuyên chịu tác động của nhiều nhân tố trong nền kinh tế - xã hội.
2.1.3. Mô hình quỹ BHXH:
- Xét dưới góc độ nguồn tài chính để hình thành thì quỹ BHXH có ba mơ hình: quỹ BHXH Nhà nước, quỹ BHXH hỗn hợp, quỹ BHXH cá nhân.
- Xét dưới góc độ hình thức tham gia thì quỹ BHXH có hai mơ hình: quỹ BHXH bắt buộc và quỹ BHXH tự nguyện.
- Xét dưới góc độ thời gian hưởng chế độ BHXH thì quỹ BHXH có hai mơ hình: quỹ BHXH dài hạn và quỹ BHXH ngắn hạn.
- Xét dưới góc độ cân đối thu – chi thì quỹ BHXH có hai mơ hình: mơ hình