- TK 6111 Mua NL, VL: Dựng để theo dừi tỡnh hỡnh thu mua tăng, giảm NVL
1.5.1.Chức năng, nhiệm vụ của kế toỏn NVL trong điờ̀u kiện ứng dụng phần mờ̀m kế toỏn.
mờ̀m kế toỏn.
Cựng với sự phỏt triển của nền kinh tế thị trường, cỏc doanh nhiệp cũng khụng ngừng phỏt triển cả về quy mụ, lĩnh vực kinh doanh lẫn trỡnh độ quản lý. Hơn nữa, nhu cầu quản lý Nhà nước về tài chớnh cũng như yờu cầu thụng tin kinh tế tài chớnh của doanh nghiệp đối với cỏc đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp đồi hỏi cần thiết phải ỏp dụng khoa học cụng nghệ vào cụng tỏc kế toỏn mà cụ thể là sử dụng phần mềm kế toỏn.
Ngày nay khoa học cụng nghệ ngày càng đúng vai trũ vụ cựng quan trọng trong nhiều lĩnh vực. Trong đú kế toỏn sử dụng mỏy vi tớnh sẽ giỳp cỏn bộ kế toỏn hạch toỏn và cung cấp thụng tin một cỏch chớnh xỏc, kịp thời, đầy đủ đồng thời tiết kiệm cả về thời gian và tiền của. Việc ỏp dụng rụng rói kế toỏn mỏy là rất tiện lợi và cần thiết trong việc điều hành bộ mỏy kế toỏn của doanh nghiệp.
Nội dung cụng tỏc kế toỏn NVL trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toỏn được thể hiện qua quỏ trỡnh sau:
Tổ chức mó húa NVL:
Mó húa NVL là việc phõn loại, quy định ký hiệu, sắp xếp theo một quy luật nhất định để nhận diện thụng tin khụng nhầm lẫn khi xử lý cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh nhất là trong hệ thống xử lý tự động. Việc mó húa NVL được thực hiện qua cỏc bước:
+ Xỏc định đối tượng cần mó húa ( loại vật tư )
+ Lựa chọn phương phỏp mó húa ( Phương phỏp mó số phõn cấp, mó số gợi nhớ, mó húa liờn tiếp, mó húa tổng hợp )
+ Triển khai mó húa NVL theo phương phỏp mó húa đó chọn
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toỏn phự hợp với điều kiện thực hiện kế toỏn trờn mỏy.
- Xỏc định và xõy dựng hệ thống danh mục chứng từ trờn mỏy: Danh mục chứng từ dựng để quản lý cỏc loại chứng từ, mỗi loại chứng từ mang một mà hiệu xỏc định.
- Tổ chức luõn chuyển xử lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ, tựy theo sự phõn cụng phõn nhiệm trong bộ mỏy kế toỏn.
Tổ chức danh mục chứng từ kế toỏn trờn mỏy là khõu đầu tiờn của cụng tỏc kế toỏn, cung cấp thụng tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống kế toỏn biến đổi thành thụng tin kế toỏn cung cấp cho cỏc đối tượng sử dụng thụng tin. Việc cập nhật dữ liệu từ chứng từ gốc vào chứng từ kế toỏn trờn mỏy chuẩn xỏc là khõu quan trọng đảm bảo tớnh chớnh xỏc của thụng tin kế toỏn.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn.
Căn cứ vao hệ thống tài khoản kế toỏn thống nhất do Bộ tài chớnh ban hành lựa chọn những tài khoản cần sử dụng.
Sau đú quy định danh mục tài khoản trờn mỏy, chi tiết húa cỏc tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4...theo cỏc đối tượng quản lý đó được mó húa chi tiết cho phự hợp với phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho mà doanh nghiệp đó ỏp dụng. Khi thực hiện kế toỏn trờn mỏy chỉ được phộp hạch toỏn trực tiếp vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đú đó mở chi tiết. Khi tỡm, xem hoặc in sổ sỏch kế toỏn, người dựng cú thể “ lọc ” theo cỏc tài khoản tổng hợp và chi tiết.
Lựa chọn và vận dụng hỡnh thức kế toỏn.
Mỗi hỡnh thức kế toỏn cú hệ thống sổ sỏch kế toỏn và trỡnh tự hệ thống húa thụng tin kế toỏn khỏc nhau. Do đú doanh nghiệp phải lựa chọn và vận dụng hỡnh thức kế toỏn tương ứng với hệ thống sổ sỏch kế toỏn và trỡnh tự hệ thống húa thụng tin thớch hợp nhất với đặc điểm của doanh nghiệp.
Quỏ trỡnh xử lý, hệ thống húa thụng tin trong hệ thống kế toỏn tự động được thực hiện theo quy trỡnh sau:
Sơ đồ 1.13:
Cỏc loại bỏo cỏo:
Phần mềm kế toỏn nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả cỏc loại bỏo cỏo kế toỏn theo yờu cầu của người dựng. Sản phẩm của quy trỡnh xử lý, hệ thống húa thụng tin kế toỏn trờn mỏy cung cấp rất phong phỳ:
- Cỏc sổ kế toỏn tổng hợp, sổ kế toỏn chi tiết, cỏc bỏo cỏo tài chớnh. - Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
- Bỏo cỏo theo chỉ tiờu: doanh thu, chi phớ...
- Bỏo cỏo từ một vấn đề cụ thể: cung cấp bỏo cỏo nhanh và theo cỏch tư duy của nhà kinh doanh.
- Bỏo cỏo từ một vấn đề tổng hợp: cho phộp truy cập trực tiếp từ từng yếu tố của bỏo cỏo kế toỏn tới số liệu đầu tiờn ( chứng từ kế toỏn ) hỡnh thành bỏo cỏo.
- Bỏo cỏo so sỏnh thực hiện với dữ liệu kế hoạch, dự toỏn, định mức...
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn và quản trị người dựng.
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn trong điều kiện ứng dụng tin học phải căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, phõn cấp quản lý quy mụ, trỡnh dộ ứng dụng tin học của cỏn bộ doanh nghiệp để lựa chọn mụ hỡnh tố chức bộ mỏy kế toỏn phự hợp. Theo đú cần quy định chức trỏch, nhiệm vụ cho từng cấp, từng bộ phận, từng nhõn viờn kế toỏn...
Quản trị người dựng là vấn đề quan trọng tổ chức bộ mỏy kế toỏn. Nhờ việc phõn cụng, phõn nhiệm cụng việc từ đú cú thể kiểm tra, quy trỏch nhệm cho cỏc nhõn viờn nhập liệu khi cú sai sút, đảm bảo tớnh bảo mật và an toàn dữ liệu.
Chứng từ gốc Nhập chứng từ vaũ mỏy Chứng từ trờn mỏy Mỏy tớnh xử lý số liệu -Sổ kế toỏn TH -Sổ cỏi TK -Sổ chi tiết -BCTC -Bỏo cỏo khỏc xem in Mó húa (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Túm lại, tổ chức cụng tỏc kế toỏn trờn mỏy vi tớnh mang lại nhiều lợi ớch lớn
trong quỏ trỡnh thu nhận và xử lý, cung cấp thụng tin kế toỏn với khả năng mở rộng tớnh mềm dảo và tiện ớch, từ đú thực hiện tốt hơn chức năng, vai trũ, nhiệm vụ của kế toỏn trong doanh nghiệp.