CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI
2.4 KIỂM TỐN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
2.4.2 Quy trình kiểm tốn chu trình tiền lương và các khỏan trích theo lương
rõ ràng.
2.4.2 Quy trình kiểm tốn chu trình tiền lương và các khỏan trích theo lương. trích theo lương.
2.4.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán.
Đây là giai đoạn đầu tiên và có ý nghĩa quan trọng đối với của cuộc kiểm toán. Theo Chuẩn mực kiểm toán số 300 (Lập kế hoạch kiểm toán): “Kế hoạch kiểm toán phù hợp sẽ đem lại lợi ích cho việc kiểm tốn báo cáo tài chính như sau:
(a) Trợ giúp kiểm tốn viên tập trung đúng mức vào các phần hành quan trọng của cuộc kiểm toán;
(b) Trợ giúp kiểm toán viên xác định và giải quyết các vấn đề có thể xảy ra một cách kịp thời;
(c) Trợ giúp kiểm toán viên tổ chức và quản lý cuộc kiểm tốn một cách thích hợp nhằm đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành một cách hiệu quả;
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 21
(d) Hỗ trợ trong việc lựa chọn thành viên nhóm kiểm tốn có năng lực chun mơn và khả năng phù hợp để xử lý các rủi ro dự kiến, và phân công công việc phù hợp cho từng thành viên;
(e) Tạo điều kiện cho việc chỉ đạo, giám sát nhóm kiểm tốn và sốt xét cơng việc của nhóm;
(f) Hỗ trợ việc điều phối cơng việc do các kiểm tốn viên đơn vị thành viên và chuyên gia thực hiện, khi cần thiết.”
Lập kế hoạch kiểm tốn gồm 6 bước sau:
Hình 2.2: Sơ đồ q trình lập kế hoạch kiểm tốn.
Lập kế hoạch kiểm toán và soạn thảo chương trình kiểm tốn Tìm hiểu HTKSNB và đánh giá rủi ro kiểm soát
Đánh giá trọng yếu rủi ro kiểm sốt
Thu thập thơng tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng và thực hiện các thủ tục phân tích
Thu thập thơng tin cơ sở Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 22 a). Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán.
Khi bắt đầu tiếp nhận khách hàng, thì cơng ty kiểm tốn phải liên lạc với KTV tiền nhiệm để xem xét khả năng cung cấp dịch vụ kiểm tốn. Các cơng việc cần thiết để chuẩn bị cho công việc lập kế hoạch kiểm toán:
Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán:
o Xem xét hệ thống kiểm sốt chất lượng.
o Tính liêm chính của Ban giám đốc khách hàng
o Liên lạc với KTV tiền nhiệm
Nhận diện lý do kiểm tốn của cơng ty khách hàng.
Lựa chọn đội ngũ nhân viên kiểm toán.
Ký hợp đồng kiểm tốn.
b). Thu thập thơng tin cơ sở
Sau khi đã kí kết hợp đồng, KTV bắt đầu lập kế hoạch kiểm toán tổng quát. Đầu tiên, KTV thu thập những thông tin cơ sở để đạt được hiểu biết về ngành nghề kinh doanh của khách hàng, bằng cách: phỏng vấn Ban giám đốc của khách hàng hoặc với nhân viên, với KTV tiền nhiệm…Trong giai đoạn này, KTV đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu, đưa ra những đánh giá ban đầu về mức trọng yếu và thực hiện thủ tục phân tích để xác định thời gian cần thiết để thực hiện cuộc kiểm toán và việc mở rộng các thủ tục kiểm tốn khác.
Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Xem xét kết quả của cuộc kiểm toán trước và hồ sơ kiểm toán
Tham quan công ty, nhà xưởng.
Nhận diện các bên có liên quan
Dự kiến nhu cầu chuyên gia bên ngồi.
Tìm hiểu cơ chế tiền lương
c). Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng.
Giai đoạn này giúp cho KTV nắm bắt được quy trình mang tính chất pháp lý có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng. Trong quá trình tiếp xúc với BGĐ của khách hàng, KTV có thể thu thập được những loại thông tin sau:
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 23
Các báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành hay trong vài năm trước.
Biên bản các cuộc họp cổ đông, họp hội đồng quản trị và ban giám đốc.
Các hợp đồng và các cam kết quan trọng. d). Thực hiện các thủ tục phân tích.
Sau khi đã thu thập thơng tin cơ sở và thơng tin về nghĩa vụ pháp lí của khách hàng kiểm toán, KTV sẽ tiến hành thực hiện các thủ tục phân tích nhằm hỗ trợ cho việc lập kế hoạch kiểm toán về thời gian và nội dung các thủ tục kiểm toán sẽ được sử dụng để thu thập bằng chứng kiểm toán. Mục tiêu của giai đoạn này là:
Thu thập hiểu biết về nội dung các BCTC và những biến đổi quan trọng về kế toán và hoạt động kinh doanh của khách hàng vừa mới diễn ra từ cuộc kiểm toán trước.
Tăng cường hiểu biết của KTV về hoạt động kinh doanh của khách hàng và giúp KTV xác định được các vấn đề về khả năng hoạt động liên tục của khách hàng.
Đánh giá sự hiện diện các sai số có thể có trên BCTC của DN.
Các thủ tục phân tích được KTV sử dụng gồm các thủ tục phân tích ngang và phân tích dọc.
e). Đánh giá trọng yếu và rủi ro kiểm tốn: Đánh giá tính trọng yếu:
Các giai đoạn đã thực hiện ở trên chỉ mang tính chất khách quan về khách hàng, đến giai đoạn này, KTV có thể đưa ra đánh giá và nhận xét căn cứ trên các thông tin đã thu thập được nhằm đưa ra một kế hoạch kiểm tốn phù hợp.
KTV phải đánh giá tính trọng yếu để ước tính mức độ sai sót của BCTC có thể chấp nhận được, xác định phạm vi của cuộc kiểm toán và đánh giá sự ảnh hưởng của các sai sót lên BCTC để có thể xác định thời gian, phạm vi và nội dung các thử nghiệm kiểm toán. KTV cần phải đánh giá mức độ trọng yếu chung cho toàn bộ BCTC và phân bổ mức đánh giá đó cho từng khoản mục trên BCTC.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 24
Đây là lương tối đa mà KTV tin rằng ở mức đó BCTC có thể bị sai lệch nhưng vẫn chưa ảnh hưởng trọng yếu đến quyết định của người sử dụng thơng tin tài chính. Nói cách khác là những sai sót có thể chấp nhận được đối với toàn bộ BCTC.
Ước lượng sơ bộ và phân bổ mức trọng yếu cho các phần hành:
Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu giúp cho KTV lập kế hoạch thu thập bằng chứng thích hợp. Tuy nhiên, các bằng chứng thơng thường được thu thập theo từng phần hành hơn là cho tồn bộ BCTC. Vì vậy, việc xây dựng mức trọng yếu cho từng phần hành là điều thiết yếu. Mức trọng yếu này giúp cho KTV xác định được trọng tâm các phần hành vá từ đó đưa ra được mức bằng chứng hợp lý cần thu thập.
Đánh giá rủi ro kiểm toán
Rủi ro kiểm toán là rủi ro do KTV hoặc cơng ty kiểm tốn đưa ra ý kiến nhận xét khơng thích hợp cho BCTC đã được kiểm tốn cịn có sai sót trọng yếu. KTV khơng thể phát hiện ra tất cả các sai sót trọng yếu trên BCTC do giới hạn của sự chọn mẫu kiểm toán và việc phát hiện ra các sai phạm với những gian lận đã được che giấu kĩ là rất khó khăn. Vì vậy ln có rủi ro kiểm toán ngay cả khi KTV tuân thủ chuẩn mực kiểm toán.
Rủi ro kiểm toán và mức trọng yếu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và ngược chiều nhau, nghĩa là mức độ trọng yếu càng cao thì rủi ro kiểm tốn càng thấp và ngược lại. Trọng yếu và rủi ro kiểm tốn đều có thể tác động đến lượng bằng chứng cần thu thập. Khi KTV ước tính mức độ trọng yếu càng cao và rủi ro kiểm tốn càng thấp thì lưu bằng chứng cần thu thập càng ít và ngược lai.
f). Tìm hiểu HTKSNB và đánh giá rủi ro kiểm sốt.
Nghiên cứu HTKSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát là một phần rất quan trọng mà KTV cần phải thực hiện trong một cuộc kiểm toán. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “KTV phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và HTKSNB của khách hàng để lập kế hoạch kiểm tốn tổng thể và chương trình kiểm tốn thích hợp, có hiệu quả”.
Việc đánh giá này có ý nghĩa thực tiễn rất lớn đối cuộc kiểm toán từ khâu lập kế hoạch đến khâu thực hiện kế hoạch và lập BCKT. Mức độ rủi ro kiểm soát quyết định thời gian, phạm vi và nội dung của các phương pháp kiểm toán cần thực hiện, cũng như quyết định khối lượng cơng việc kiểm tốn cần thiết. Nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá thấp, KTV tin tưởng vào HTKSNB của DN và có thể giảm các thử nghiệm cơ bản, và ngược lại. Vì
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 25
vậy, sự hiểu biết về HTKSNB cũng như sự đánh giá chính xác rủi ro kiểm sốt có ý nghĩa quan trọng với KTV:
Giúp xác định các loại thơng tin sai sót trọng yếu có thể xảy ra trên BCTC.
Giúp xem xét các nhân tố tác động đến khả năng xảy ra các sai sót trọng yếu.
Giúp thiết kế phương pháp kiểm tốn thích hợp Việc đánh giá rủi ro kiểm sốt thực hiện theo các bước sau:
Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát.
Thiết kế và thực hiện thử nghiệm kiểm soát
Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại thử nghiệm cơ bản. g). Thiết kế chương trình kiểm tốn.
Chương trình kiểm tốn là dự kiến chi tiết về thời gian hồn thành, nội dung cơng việc kiểm tốn cần thực hiện và sự phân cơng thực hiện giữa các KTV cũng như dự kiến về những tư liệu, thơng tin có liên quan cần thu thập. Một chương trình kiểm tốn được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho KTV đảm bảo thời gian hoàn thành và chất lượng cuộc kiểm toán, và đây cũng là phương tiện để chủ nhiệm kiểm toán quản lý và giám sát cuộc kiểm tốn. Chương trình kiểm tốn thơng thường được thiết kế thành 3 phần: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm phân tích và trắc nghiệm trực tiếp số dư.
Thiết kế trắc nghiệm công việc.
Các thủ tục kiểm toán: thông thường việc thiết kế các thủ tục kiểm toán tuân theo các
bước sau:
Cụ thể các mục tiêu kiểm soát nội bộ cho các khoản mục đang được khảo sát.
Nhận diện các quá trình kiểm sốt nội bộ đặc thù mà có tác dụng làm giảm rủi ro kiểm sốt của từng mục tiêu kiểm soát nội bộ.
Thiết kế các thử nghiệm kiểm sốt đối với từng q trình kiểm sốt nói trên
Thiết kế các trắc nghiệm cơng việc theo mục tiêu kiểm sốt.
Quy mơ mẫu chọn: phương pháp chọn mẫu thuộc tính thường được sử dụng để ước tính
tỷ lệ phần tử trong tổng thể có chức một thuộc tính được quan tâm.
Khoản mục được chọn: sau khi xác định qui mô mẫu chọn, KTV phải xác định các phần
tử cá biệt mang tính đại diện cao cho tổng thể.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 26
Thiết kế trắc nghiệm phân tích nhằm đánh giá hợp lý chung của các tài khoản đang được kiểm toán. Trong giai đoạn này, KTV thực hiện qua các bước sau:
Xác định số dư tài khoản và sai sót tiềm tàng cần được kiểm tra.
Tính tốn giá trị ước tính của các tài khoản cần kiểm tra.
Xác định giá trị chênh lệch có thể chấp nhận được
Xác định số chênh lệch trọng yếu cần kiểm tra.
Kiểm tra số chênh lệch trọng yếu
Đánh giá kết quả kiểm tra.
Thiết kế trắc nghiệm trực tiếp số dư.
Đánh giá rủi ro kiểm soát đối với các tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương:
dựa trên, mức độc trọng yếu đã được ước lượng ban đầu và đã được phân bổ cho từng khoản mục trên BCTC, KTV sẽ xác định sai số chấp nhận được cho từng khoản mục. Sai số chấp nhận được càng cao thì bằng chứng kiểm tốn càng ít và do đó các trắc nghiệm trực tiếp số dư và cơng việc kiểm tốn sẽ được thu hẹp lại ngược lại.
Đánh giá rủi ro kiểm soát đối với chu trình tiền lương được thực hiện: q trình kiểm
sốt hiệu quả sẽ làm giảm rủi ro kiểm soát đối với chu trình,vì vậy số lượng bằng chứng cần thu thập và công việc kiểm toán sẽ giảm xuống, từ đó chi phí kiểm toán sẽ giảm xuống.
Thiết kế các trắc nghiệm trực tiếp số dư để thỏa mãn các mục tiêu kiểm toán đặc thù của khoản mục tiền lương: giai đoạn này được thiết kế dựa trên ước tính của trắc nghiệm kiểm
tốn trước đó
2.4.2.2 Thực hiện kế hoạch kiểm tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
a). Thực hiện thủ tục kiểm soát tiền lương và các khoản trích theo lương
Đối với chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương, thử nghiệm này được thực hiện theo các chức năng của chu trình.
Chức năng tổ chức nhân sự:
KTV tìm hiểu việc thực hiện các thủ tục từ tiếp nhận lao động, việc phê chuẩn mức lương và các khoản phụ cấp đến tính độc lập giữa các bộ phận quản lý nhân sự với bộ phận theo dõi thời gian cũng như hạch toán và thanh toán tiền lương cho người lao động. Để thực hiện mục tiêu đó KTV thu thập các thơng tin về tuyển dụng, thuê mướn lao động, các văn bản, các hợp đồng lao động và quyết định phê chuẩn mức lương, khen thưởng nếu có.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 27
KTV đồng thời tiến hành quan sát và kiểm tra thực tế để khảng định về việc phân tách trách nhiệm giữa chức năng quản lý nhân sự và quản lý tài chính kế tốn trong DN.
Chức năng theo dõi thời gian lao động, khối lượng sản phẩm hoàn thành và lập bảng tính lương và các khoản trích theo lương.
Chức năng này là chức năng ảnh hưởng trực tiếp đến việc hạch tốn ghi sổ các chi phí về tiền lương cũng như các khoản trích theo lương tại DN. KTV cần đánh giá được các q trình kiểm sốt được thiết kế trong DN có khả năng ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm trong chấm công, xác nhận công việc hồn thành, hạch tốn và ghi sổ các khoản thanh toán về tiền lương và các khoản trích trên lương. KTV cần thực hiện:
Xem xét hệ thống tổ chức chấm công hoặc kiểm nhận sản phẩm hoàn thành về độ tin cậy của những người có trách nhiệm.
Kiểm tra các thủ tục kiểm soát tại DN được thiết kế với việc thanh tốn kê khai, chấm cơng tại từng đơn vị sản xuất.
Kiểm tra các thủ tục kiểm sốt liên quan đến việc phê chuẩn.
Cơng tác thanh tốn tiền lương và các khoản trích theo lương.
KTV cần xem xét tính độc lập trong việc phân công công việc giữa người tính lương, người chi trả tiền lương và người theo dõi chấm cơng và lập bảng tính lương. Bên cạnh đó KTV đánh giá việc tổ chức chi trả tiền lương và các khoản tiền lương chưa thanh toán được theo dõi trong sổ sách kế toán. Đồng thời, KTV cũng cần quan tâm đến việc trích lập các khoản BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ có đúng theo tỉ lệ và thời gian quy định hay không.
b). Thực hiện thủ tục phân tích tiền lương và các khoản trích theo lương.
Thủ tục phân tích là phương pháp cơ bản nhất để phát hiện những biến động bất thường, những sai phạm và có ảnh hưởng đến việc KTV phải mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi điều tra những đối tượng liên quan đến chu trình tiền lương. Trong thử nghiệm này, KTV thực hiện các chỉ tiêu phân tích như sau:
Bảng 2.2: Các thủ tục phân tích tiền lương và các khoản trích theo lương
Thủ tục phân tích Ý nghĩa
So sánh chi phí tiền lương với các năm trước
Nhằm phát hiện những biến động bất thường qua đó có thể xác định phạm vi kiểm tra chi tiết và số lượng bằng chứng
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 28
cần thu thập. KTV khi thực hiện thử nghiệm này cần lưu ý đến yếu tố số lao