CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI
3.1.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC
Hình 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cơng ty XYZ
Giám đốc: người quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn về tất cả hoạt động của
công ty. Giám đốc cũng là người phụ trách việc xây dựng và đôn đốc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đàm phán với các công ty khách hàng của công ty. Đồng thời, Giám đốc cũng là người thực hiện giai đoạn tìm hiểu thơng tin khách hàng trước cuộc kiểm tốn.
Bộ phận hành chính: thực hiện thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và
các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong q trình hoạt động kinh doanh của
Giám đốc
Phịng nghiệp vụ
Kiểm tốn Dịch vụ kế tốn,
tư vấn
Bộ phận hành chính
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 35
công ty nhằm phục vụ công tác quản lý, cơng tác tín dụng, đồng thời thực hiện quản lý nhân sự của cơng ty.
Phịng nhiệp vụ: thực hiện cung cấp dịch vụ kiểm toán, kế toán và tư vấn cho
khách hàng. Đứng đầu là trưởng phòng (manager) chịu sự chỉ đạo của giám đốc, dưới manager là senior, phụ việc cho senior là trợ lý.
Đối với dịch vụ kiểm tốn, manager có trách nhiệm phân chia các KTV có kinh nghiệm thực hiện các công việc kiểm tốn, kiểm tra, đơn đốc và kiểm sốt chất lượng cơng việc của các KTV; kiểm tra các BCKT trước khi trình cho giám đốc duyệt lần cuối cùng.
Đối với dịch vụ kế toán và thuế, công việc sẽ được thực hiện bởi manager và senior có kinh nghiệm thực hiện.
3.1.5 NHỮNG THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY.
Thuận lợi:
Những người sáng lập công ty TNHH AICA Việt Nam đều là những người giàu kinh nghiệm và đã từng làm việc tại các công ty Big4, nên mơi trường làm việc và quy trình hoạt động nói chung và quy trình kiểm tốn nói riêng đều được thiết kế dựa trên mơ hình của Big4. Điều này cũng là một nhân tố tạo nên chất lượng và uy tín của cơng ty.
Ngồi ra, việc đào tạo theo chương trình đào tạo tại các tập đồn kiểm toán hàng đầu Big4 cũng tạo ra một đội ngũ nhân viên có trình độ chun mơn cao và thái độ làm việc chuyên nghiệp.
Khó khăn:
Do khách hàng mục tiêu của công ty là các tập đồn đa quốc gia và các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nên việc cạnh tranh thị phần trong thị trường kiểm toán vốn khá gay gắt là một trở ngại lớn. Đồng thời, vấn đề nhân lực ln là bài tốn khó cho ngành kiểm tốn nói chung và cơng ty TNHH AICA Việt Nam nói riêng, đặc biệt khi khách hàng của công ty hầu hết là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoạt động tại Việt Nam. Điều này địi hỏi cơng ty phải có một đội ngũ mạnh với trình độ kiến thức, kinh nghiệm vững chắc và khả năng tiếng anh tốt nhằm đáp ứng được yêu cầu luôn khá cao của doanh nghiệp nước ngoài. Tuy nhiên, trên thực tế, vấn đề tuyển dụng cơng ty khá khó khăn để đáp ứng những yêu cầu đó.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 36
3.2 QUY TRÌNH KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CƠNG TY TNHH AICA VIỆT NAM THỰC HIỆN. TY TNHH AICA VIỆT NAM THỰC HIỆN.
a). Giai đoạn tiền kế hoạch
Đối với khách hàng mới, công ty sẽ gửi thư chào hàng đến đơn vị khách hàng nhằm thông báo các dịch vụ công ty cung cấp. Để đi đến ký hợp đồng, KTV xem xét các vấn đề sau:
Tính liêm chính của đơn vị khách hàng
Năng lực chun mơn của nhóm kiểm tốn
Khả năng tuân thủ chuẩn mực và đạo đức nghề nghiệp
Các vấn đề trọng yếu phát sinh ảnh hưởng đến việc chấp nhận khách hàng mới Mặt khác, đối với khách hàng cũ, công ty chỉ chú trọng xem xét các vấn đề trọng yếu phát sinh trong cuộc kiểm tốn trước đó và những vấn đề khác ảnh hưởng đến việc duy trì khách hàng.
Sau khi xem xét các vấn đề trên, KTV sẽ thỏa thuận các điều khoản hợp đồng kiểm toán với khách hàng.
b). Giai đoạn lập kế hoạch
Trên cơ sở hợp đồng kiểm toán đã ký kết, chủ nhiệm kiểm toán tiến hành lập kế hoạch kiểm toán và thiết kế các chương trình kiểm tốn cụ thể theo các bước sau:
Thu thập thông tin khách hàng
Đối với các khách hàng mới, KTV trao đổi với Ban giám đốc của đơn vị, quan sát thực tế hoặc qua các nguồn khác nhằm thu thập thông tin về hoạt động kinh donh và các nghĩa vụ pháp lý có liên quan đến hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đối với khách hàng thường niên, KTV sẽ xác minh thông tin căn cứ trên hồ sơ kiểm toán và qua trao đổi với KTV tiền nhiệm, đồng thời cập nhật thông tin mới của khách hàng.
Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ.
Trong bước này, KTV tiến hành phân tích sơ bộ trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh bằng cách so sánh các chỉ tiêu đầu kỳ và cuối kỳ, tìm ra và giải thích chênh lệch bất thường nhằm đánh giá mức trọng yếu và khả năng hoạt động liên tục của khách hàng.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 37
KTV đánh giá mức độ trọng yếu của các khoản mục nhằm ước tính sai sót trên BCTC có thể chấp nhận được và đánh giá được mức ảnh hưởng của các sai sót lên BCTC. Mức trọng yếu của khoản mục tiền lương và các khoản trích theo lương được xác định theo: quy mơ và tỷ trọng của chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương so với chi phí sản xuất kinh doanh hoặc doanh thu trong kỳ, đồng thời cũng căn cứ trên xét đoán nghề nghiệp.
Lập kế hoạch chi tiết.
KTV tiến hành thiết kế các chương trình kiểm tốn chi tiết riêng phù hợp từng khoản mục. Chương trình kiểm tốn là những dự kiến chi tiết về cơng việc kiểm toán cần thực hiện, thời gian hồn thành và sự phân cơng giữa các KTV. Chương trình kiểm tốn được thiết kế hợp lý sẽ giúp hướng dẫn KTV thực hiện cuộc kiểm tốn một cách có kế hoạch và hiệu quả
c). Giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán
Tại giai đoạn này, thơng thường sẽ có hai phương pháp tiếp cận cơ bản là tiếp cận dựa trên hệ thống và tiếp cận dựa trên kiểm tra chi tiết số liệu. Tuy nhiên, công ty AICA Việt Nam chú trọng phương pháp tiếp cận dựa trên kiểm tra chi tiết số liệu hơn là dựa trên hệ thống.
Vì vậy, đối với các thử nghiệm kiểm sốt, KTV khơng thực hiện thử nghiệm này hoặc chỉ thực hiện kiểm tra đơn giản đối với các chỉ tiêu: ủy quyền và xét duyệt, phân chia trách nhiệm giữa các chức năng.
d). Giai đoạn kết thúc kiểm toán.
KTV sẽ thực hiện xem xét các sự kiện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ, sau đó tổng hợp kết quả kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 38
3.3 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TỐN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG KIỂM TỐN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY XYZ DO CÔNG TY TNHH AICA VIỆT NAM THỰC HIỆN
3.3.1 MỤC TIÊU KIỂM TỐN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG. VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.
Khoản mục tiền lương là một khoản mục quan trọng trong DN, nó vừa phản ánh số dư trên BCTC, vừa là cơ sở để xác định chi phí (chi phí sản xuất, chí phí quản lý, chi phí bán hàng). Do đó, KTV khơng chỉ kiểm tra số dư các tài khoản liên quan chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương mà còn kiểm tra chi tiết phát sinh của các tài khoản này, đặc biệt là phân bổ chi phí.
Đối với chu trình này, mục tiêu kiểm toán chung là KTV phải thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm tốn thích hợp để khẳng định tính trung thực và hợp lý của các nghiệp vụ về tiền lương và các khoản trích theo lương, các thơng tin tài chính trọng yếu có liên quan đến chu trình tiền lương đều được trình bày phù hợp với các nguyên tắc kế toán, chế độ kế toán hiện hành.
Mục tiêu kiểm toán Diễn giải
Hiện hữu Số dư tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương thực sự tồn tại.
Các nghiệp vụ phát sinh đã được ghi chép phải thực sự xảy ra.
Nghĩa vụ Các khoản tiền lương phải trả nhân viên và các nghĩa vụ khác đối với Nhà nước (BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN) thể hiện trên BCTC thật sự là nghĩa vụ của đơn vị
Đầy đủ Các nghiệp vụ được ghi chép đầy đủ
Tất cả các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương đã được ghi chép đầy đủ
Ghi chép chính xác Số liệu chi tiết của tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương khớp đúng với sổ cái
Các tính tốn liên quan đến tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương đều chính xác về số học
Trình bày và thuyết minh Các khoản tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày, phân loại đúng.
Đánh giá và phân bổ Các khoản phát sinh giảm của tài khoản tiền lương và các khoản trích theo lương được đánh giá và ghi nhận phù hợp
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 39
3.3.2 GIAI ĐOẠN TIỀN KẾ HOẠCH
Tại Quý 4, công ty không thực hiện giai đoạn này do các rủi ro hợp đồng đã được xem xét và hợp đồng kiểm toán đã được ký kết vào đầu Quý 1.
3.3.3 GIAI ĐOẠN LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN.
3.3.3.1 Thu thập thông tin và xác định rủi ro
Do cơng ty XYZ là cơng ty được kiểm tốn theo từng quý nên tại thời điểm kiểm toán q 4.2014, giai đoạn tìm hiểu thơng tin khách hàng được giảm bớt khá nhiều công việc. Chủ yếu, KTV tiến hành dựa trên kết quả tìm hiểu của những năm trước hoặc của các quý trước, đồng thời xác định những nhân tố có ảnh hưởng đến cơng ty khách hàng, qua đó có thể xác định được rủi ro có thể xảy ra.
Thông tin về khách hàng:
Thông tin cơ bản:
Công ty TNHH XYZ là cơng ty có nghĩa vụ hữu hạn, được đầu tư 100% vốn nước ngoài, với hơn hai thành viên sáng lập tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Long An tại ngày 6 tháng 5 năm 2008.
Vốn điều lệ của công ty XYZ là 27.233.525.395 Việt Nam đồng, tương đương 1.919.936 đô la Mỹ. Từ ngày cấp giấy phép đầu tư đến nay, công ty đã nhận đủ vốn góp. Hoạt động chính của cơng ty XYZ là sản xuất sản phẩm nông sản, sản phẩm thủy hải sản cho xuất khẩu và tiêu thụ trong nước.Trong quá trình hoạt động, Cơng ty tuân theo luật đầu tư nước ngoài của Việt Nam, luật thuế, và các quy định liên quan.
Ngày 13 tháng 9 năm 2013, giấy phép kinh doanh được sửa đổi để mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty thêm hạng mục sản xuất thức ăn cho gia súc. Với sự thay đổi này, công ty đã mua đất rộng 10.904,7 m2 để xây dựng kho đông lạnh và nhà máy sản xuất thức ăn gia súc.
Tình hình hoạt động kinh doanh:
Cơng ty thuộc tốp 10 công ty xuất khẩu cá ngừ lớn nhất trong năm 2014. Doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng hằng năm, và tiếp tục sẽ tăng vào năm 2015 với những lý do sau:
Cơng ty mới hồn thành việc xây dựng kho đông lạnh và giá thành sẽ giảm (do trước đó cơng ty thuê kho lạnh để lưu trữ nguyên vật liệu sản xuất và chi phí này khá hao phí).
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 40
Nguyên liệu đầu vào có dấu hiệu giảm trong suốt năm 2014 và giúp cho công ty tăng lợi nhuận trong năm 2014.
Một số sản phẩm được bán trong Việt Nam và Việt Nam cũng là một thị trường tiêu thụ tiềm năng.
Thơng tin về chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương:
Đến cuối năm 2014, số lương nhân viên của công ty XYZ là 2198.
Thủ tục theo dõi thời gian lao động:
Mỗi nhân viên có một thẻ từ với mã số nhân viên riêng biệt. Hàng ngày, trước khi vào Công ty, nhân viên sẽ quét thẻ tại máy ghi thời gian ra vào nhằm cho biết số giờ làm việc cho cơng ty. Phịng hành chính sẽ thu thập bảng tính cơng cho nhân viên dựa vào thẻ từ. Thời gian làm việc chuẩn là 8 giờ/1 ngày cho nhân viên văn phịng và 8 giờ/1 ca cho cơng nhân. Ngày làm việc chuẩn là 26 ngày/ 1 tháng. Bảo vệ sẽ quản lý thẻ nhân viên và thời gian ra vào của nhân viên. Bảng tính cơng hàng tháng sẽ chuyển đến kế tốn lương. Theo đó, kế tốn lương sẽ theo dõi và phân loại
Lương cơ bản: dựa vào hợp đồng. Đối với nhân viên chấm dứt làm việc, lương được trả cho đến ngày ngừng làm việc
Thanh tốn lương:
Hàng tháng, lương của nhân viên được tính tốn chi tiết trên excel: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phụ cấp…. Lương của nhân viên chính thức và khơng chính thức đều được tính trên cơ sở thời gian làm việc trên bảng chấm công, lương của tất cả nhân viên đều được thanh toán qua ngân hàng.
Bảo hiểm thất nghiệp và trợ cấp việc làm:
Theo thông tư số TT 127/2008/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/1/2009, cả chủ doanh nghiệp và người lao động đều đóng góp 1% của số nhỏ hơn giữa lương theo hợp đồng hoặc mức lương bắt buộc tính BHTN được tính bằng 20 lần mức lương tối thiểu. Kinh phí cơng đồn được tính trên lương theo hợp đồng.
Phụ cấp:
Lương tháng 13 được tính bằng 2 tháng lương và thưởng vào đầu tháng của năm kế tiếp.
Phụ cấp thâm niên: với người có thâm niên 10 năm và tùy theo chức vụ sẽ được hưởng phụ cấp tối thiểu 1.000.000/ người
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 41
Thời gian làm ngồi giờ: cơng ty thực hiện chính sách lương làm thêm giờ theo quy định của Luật lao động. Cụ thể như sau: ngày trong tuần: Lương bằng 1.5 lần mức lương theo hợp đồng trước 10 giờ, sau 10 giờ lương bằng 1.8 lần mức lương; cuối tuần: Lương bằng 2 lần mức lương theo hợp đồng; ngày lễ: Lương bằng 3 lần lần mức lương theo hợp đồng
Các khoản trích theo lương:
BHXH, BHYT: Được tính trên lương cơ bản và lương vị trí (tương đương với mức lương theo hợp đồng) nhưng không vượt quá mức 14 triệu đồng.
Thuế TNCN: Thuế TNCN được tính theo cơng thức:
Thuế suất x ([ Lương hợp đồng + lương làm thêm giờ] + [ Phụ cấp + điều chỉnh lương (nếu có) + lương nghỉ phép hàng năm] – các khoản giảm trừ [do vắng mặt + 10,5% khoản trích trừ lương])
Các khoản trừ vào lương:
Hàng tháng, bộ phận nhân sự căn cứ vào bảng chấm công lập danh sách trừ lương, và đưa cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp thực hiện trừ lương của những cá nhân vào bảng lương.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và xác định mức độ rủi ro chung ảnh hưởng đến q trình kiểm tốn chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty XYZ
Cơng ty XYZ là khách hàng lâu năm của công ty AICA Việt Nam nên việc đánh giá hoat động của hệ thống kiểm soát nội bộ đã được thực hiện ở các kỳ kiểm tốn trước. Do đó, trong cuộc kiểm tốn Q 4, KTV khơng đánh giá HTKSNB mà dựa vào kết quả của năm trước đó xem có thay đổi gì khơng. KTV chỉ quan sát đánh giá HTKSNB của công ty XYZ và bằng xét đoán nghề nghiệp KTV đưa ra nhận định, định hướng ban đầu đối với chất lượng bằng chứng cần thu..
Đồng thời, KTV thu thập thông tin khách hàng để hiểu được quy trình hạch tốn tiền lương và để có thể phát hiện những sai phạm có thể xảy ra căn cứ trên các chính sách và thủ tục được áp dụng. KTV đánh giá rủi ro của công ty XYZ trên 3 tiêu chí:
Chế độ và chính sách tiền lương