CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI
3.3 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TỐN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ
3.3.3 GIAI ĐOẠN LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN
3.3.3.1 Thu thập thông tin và xác định rủi ro
Do cơng ty XYZ là cơng ty được kiểm tốn theo từng quý nên tại thời điểm kiểm toán q 4.2014, giai đoạn tìm hiểu thơng tin khách hàng được giảm bớt khá nhiều công việc. Chủ yếu, KTV tiến hành dựa trên kết quả tìm hiểu của những năm trước hoặc của các quý trước, đồng thời xác định những nhân tố có ảnh hưởng đến cơng ty khách hàng, qua đó có thể xác định được rủi ro có thể xảy ra.
Thơng tin về khách hàng:
Thông tin cơ bản:
Công ty TNHH XYZ là cơng ty có nghĩa vụ hữu hạn, được đầu tư 100% vốn nước ngoài, với hơn hai thành viên sáng lập tại Việt Nam theo giấy phép đầu tư cấp bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Long An tại ngày 6 tháng 5 năm 2008.
Vốn điều lệ của công ty XYZ là 27.233.525.395 Việt Nam đồng, tương đương 1.919.936 đô la Mỹ. Từ ngày cấp giấy phép đầu tư đến nay, công ty đã nhận đủ vốn góp. Hoạt động chính của cơng ty XYZ là sản xuất sản phẩm nông sản, sản phẩm thủy hải sản cho xuất khẩu và tiêu thụ trong nước.Trong quá trình hoạt động, Cơng ty tuân theo luật đầu tư nước ngoài của Việt Nam, luật thuế, và các quy định liên quan.
Ngày 13 tháng 9 năm 2013, giấy phép kinh doanh được sửa đổi để mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty thêm hạng mục sản xuất thức ăn cho gia súc. Với sự thay đổi này, công ty đã mua đất rộng 10.904,7 m2 để xây dựng kho đông lạnh và nhà máy sản xuất thức ăn gia súc.
Tình hình hoạt động kinh doanh:
Cơng ty thuộc tốp 10 công ty xuất khẩu cá ngừ lớn nhất trong năm 2014. Doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng hằng năm, và tiếp tục sẽ tăng vào năm 2015 với những lý do sau:
Cơng ty mới hồn thành việc xây dựng kho đông lạnh và giá thành sẽ giảm (do trước đó cơng ty thuê kho lạnh để lưu trữ nguyên vật liệu sản xuất và chi phí này khá hao phí).
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 40
Nguyên liệu đầu vào có dấu hiệu giảm trong suốt năm 2014 và giúp cho công ty tăng lợi nhuận trong năm 2014.
Một số sản phẩm được bán trong Việt Nam và Việt Nam cũng là một thị trường tiêu thụ tiềm năng.
Thơng tin về chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương:
Đến cuối năm 2014, số lương nhân viên của công ty XYZ là 2198.
Thủ tục theo dõi thời gian lao động:
Mỗi nhân viên có một thẻ từ với mã số nhân viên riêng biệt. Hàng ngày, trước khi vào Công ty, nhân viên sẽ quét thẻ tại máy ghi thời gian ra vào nhằm cho biết số giờ làm việc cho cơng ty. Phịng hành chính sẽ thu thập bảng tính cơng cho nhân viên dựa vào thẻ từ. Thời gian làm việc chuẩn là 8 giờ/1 ngày cho nhân viên văn phịng và 8 giờ/1 ca cho cơng nhân. Ngày làm việc chuẩn là 26 ngày/ 1 tháng. Bảo vệ sẽ quản lý thẻ nhân viên và thời gian ra vào của nhân viên. Bảng tính cơng hàng tháng sẽ chuyển đến kế tốn lương. Theo đó, kế tốn lương sẽ theo dõi và phân loại
Lương cơ bản: dựa vào hợp đồng. Đối với nhân viên chấm dứt làm việc, lương được trả cho đến ngày ngừng làm việc
Thanh toán lương:
Hàng tháng, lương của nhân viên được tính tốn chi tiết trên excel: lương cơ bản, lương làm thêm giờ, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phụ cấp…. Lương của nhân viên chính thức và khơng chính thức đều được tính trên cơ sở thời gian làm việc trên bảng chấm công, lương của tất cả nhân viên đều được thanh toán qua ngân hàng.
Bảo hiểm thất nghiệp và trợ cấp việc làm:
Theo thông tư số TT 127/2008/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/1/2009, cả chủ doanh nghiệp và người lao động đều đóng góp 1% của số nhỏ hơn giữa lương theo hợp đồng hoặc mức lương bắt buộc tính BHTN được tính bằng 20 lần mức lương tối thiểu. Kinh phí cơng đồn được tính trên lương theo hợp đồng.
Phụ cấp:
Lương tháng 13 được tính bằng 2 tháng lương và thưởng vào đầu tháng của năm kế tiếp.
Phụ cấp thâm niên: với người có thâm niên 10 năm và tùy theo chức vụ sẽ được hưởng phụ cấp tối thiểu 1.000.000/ người
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 41
Thời gian làm ngồi giờ: cơng ty thực hiện chính sách lương làm thêm giờ theo quy định của Luật lao động. Cụ thể như sau: ngày trong tuần: Lương bằng 1.5 lần mức lương theo hợp đồng trước 10 giờ, sau 10 giờ lương bằng 1.8 lần mức lương; cuối tuần: Lương bằng 2 lần mức lương theo hợp đồng; ngày lễ: Lương bằng 3 lần lần mức lương theo hợp đồng
Các khoản trích theo lương:
BHXH, BHYT: Được tính trên lương cơ bản và lương vị trí (tương đương với mức lương theo hợp đồng) nhưng không vượt quá mức 14 triệu đồng.
Thuế TNCN: Thuế TNCN được tính theo công thức:
Thuế suất x ([ Lương hợp đồng + lương làm thêm giờ] + [ Phụ cấp + điều chỉnh lương (nếu có) + lương nghỉ phép hàng năm] – các khoản giảm trừ [do vắng mặt + 10,5% khoản trích trừ lương])
Các khoản trừ vào lương:
Hàng tháng, bộ phận nhân sự căn cứ vào bảng chấm công lập danh sách trừ lương, và đưa cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp thực hiện trừ lương của những cá nhân vào bảng lương.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và xác định mức độ rủi ro chung ảnh hưởng đến q trình kiểm tốn chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty XYZ
Cơng ty XYZ là khách hàng lâu năm của công ty AICA Việt Nam nên việc đánh giá hoat động của hệ thống kiểm soát nội bộ đã được thực hiện ở các kỳ kiểm tốn trước. Do đó, trong cuộc kiểm tốn Q 4, KTV khơng đánh giá HTKSNB mà dựa vào kết quả của năm trước đó xem có thay đổi gì khơng. KTV chỉ quan sát đánh giá HTKSNB của công ty XYZ và bằng xét đoán nghề nghiệp KTV đưa ra nhận định, định hướng ban đầu đối với chất lượng bằng chứng cần thu..
Đồng thời, KTV thu thập thông tin khách hàng để hiểu được quy trình hạch tốn tiền lương và để có thể phát hiện những sai phạm có thể xảy ra căn cứ trên các chính sách và thủ tục được áp dụng. KTV đánh giá rủi ro của cơng ty XYZ trên 3 tiêu chí:
Chế độ và chính sách tiền lương
Phương thức tính lương và thanh tốn lương cho người lao động
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 42
Qua đó, KTV nhận thấy khoản mục tiền lương của cơng ty khơng có điều chỉnh nào cũng như sự thay đổi trong chính sách tiền lương, nhân sự trong BGĐ và trong phịng kế tốn nên KTV đưa ra nhận xét ban đầu về hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty XYZ là tương đối tốt và rủi ro kiểm soát ở mức thấp, đồng thời độ kiểm tra chi tiết áp dụng ở mức trung bình.
Xác định các khoản mục quan trọng:
Các tài khoản chính liên quan đến chu trình và những rủi ro ảnh hưởng đến báo cáo tài chính liên quan đến những tài khoản này:
Các khoản mục quan trọng:
Các khoản phải trả liên quan đến tiền lương: phải trả cho cơ quan Nhà nước các khoản BHXH; BHYT; BHTN, phải trả cho nhân viên.
Chí phí tiền lương
Rủi ro có liên quan đến các khoản mục:
Việc tính chi phí lương có sai sót, phân loại sai giữa tài khoản chi phí tiền lương, BHYT và BHXH vào chi phí của cơng ty dẫn đến phản ánh sai nghĩa vụ đối với nhân viên và với cơ quan bảo hiểm xã hội.
3.3.3.2 Lập kế hoạch kiểm tốn tồn diện và thiết kế chương trình kiểm tốn.
Trao đổi trước cuộc kiểm tốn:
Do cơng ty XYZ là khách hàng thường niên của cơng ty, nên cơng ty có những hiểu biết về nét đặc thù hoạt động của khách hàng cũng như khả năng xảy ra sai phạm của khách hàng, xác định được những khoản mục có rủi ro cao để tập trung kiểm tra. Trong cuộc thảo luận, trưởng nhóm kiểm tốn thơng qua những hiểu biết và đặc điểm của đơn vị khách hàng cho thành viên trong nhóm biết; đồng thời cũng nhấn mạnh những rủi ro có thể xảy ra và cung cấp giấy tờ làm việc của quý trước và năm trươc cho KTV phụ trách từng phần hành. Từ đó, trưởng nhóm kiểm tốn định hướng cho các KTV những phán đoán và thiết kế các phương pháp kiểm toán để phát hiện ra những sai phạm.
Phân công công việc:
Nhóm kiểm tốn gồm có 6 người trong đó có 1 người phụ trách phần hành tiền lương và các khoản trích theo lương.
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 43 Thiết kế các thử nghiệm kiểm toán
Sau khi đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng như những rủi ro có thể xảy ra, KTV sẽ thiết kế chương trình kiểm tốn với các cơng việc cụ thể như sau:
Chương trình kiểm tốn chu trình tiền lương và các khoản trích theo lương tại cơng ty XYZ:
Bản 3.2: Chương trình kiểm tốn chu trình tiền lương
Thủ tục WP KTV
1
Đối chiếu số dư trên Bảng cân đối kế toán, sổ cái tài khoản, các sổ chi tiết và các tài liệu khác Đối chiếu số phát sinh giữa sổ cái, sổ chi tiết và bảng cân đối phát sinh.
Đã kiểm tra
2 Thu thập bảng lương, kiểm tra việc tính tốn tổng
quỹ lương và các khoản trích theo lương. P1,P2,P3,P4
3
Tiến hành so sánh tiền lương của các nhân viên và các khoản trích theo lương với các kỳ trước, phân tích chi phí và tìm ra có biến động bất thường của chi phí lương
P0
4 Kiểm tra hợp đồng hoặc quy định của công ty
nhằm xác định các ước tính của cơng ty Đã kiểm tra
5
Chọn mẫu nhân viên trong công ty và thực hiện tính lại chi phí lương và các khoản trích theo lương
P5
6
Tính lại thuế TNCN của các nhân viên, so sánh với việc thanh toán qua ngân hàng, với bảng kê khai thuế TNCN và giấy nộp thuế TNCN
Phần hành O
SVTH: HUỲNH ĐẶNG THU TRÚC 44