1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác quản lý tài chính của Ngân hàng
1.3.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong cơng tác quản lý tài chính của Ngân hàng
động nghiệp vụ và dịch vụ ngân hàng; Các khoản chi thực hiện theo cơ chế khoán; Các khoản chi phí quản lý khơng thực hiện theo cơ chế khốn. Vì vậy, hoạt động kiểm soát tại NHNN được xây dựng, thiết lập phù hợp với nội dung của từng khoản thu chi. Công tác kế hoạch và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc để trở thành cơng cụ kiểm sốt rất hữu hiệu.
- Ngoài ra, tất cả các nội dung về quản lý tài chính nêu trên đều cần phải được một đơn vị kiểm toán nội bộ độc lập với đơn vị nghiệp vụ để thực hiện công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của Thống đốc NHNN.
1.3.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong cơng tác quản lý tài chính của Ngân hàng Nhà nước Nhà nước
Ngân hàng Nhà nước được sử dụng các nguồn thu để trang trải chi phí hoạt động của mình. Theo cơ chế tài chính này, kinh phí tiết kiệm từ mức khốn chi và kinh phí bổ sung từ chênh lệch thu chi được sử dụng bổ sung thu nhập cho cán bộ, công chức của hệ thống Ngân hàng Nhà nước. Mức chi tối đa do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định trong phương án khốn. Do đó, các đơn vị đã chủ động đổi mới cơ cấu tổ chức, tinh giản bộ máy theo hướng gọn nhẹ, nâng cao hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong đơn vị, tích cực mở rộng các nguồn thu sự nghiệp, sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm các nguồn kinh phí, giảm thiểu các rủi ro. Điều này song song với việc phải đẩy mạnh công tác kiểm tra, kiểm sốt, hồn thiện các chính sách về nhân sự để tăng cường hiệu quả hoạt động của đơn vị, có nghĩa các đơn vị cần phải chú trọng thiết lập cho mình một hệ thống KSNB đủ vững mạnh để
đáp ứng yêu cầu trong cơ chế tài chính mới. Nhìn chung, hệ thống KSNB của NHNN hiện nay có những đặc điểm chủ yếu sau:
1.3.3.1. Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm soát được xác định từ những quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo NHNN, đến hệ thống cơ cấu tổ chức bộ máy NHNN, các chính sách về nhân sự, công tác lập kế hoạch đến cơng tác tự kiểm tra tài chính.
Trước hết là quan điểm, cách thức điều hành và sự quan tâm của lãnh đạo ngân hàng đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Điều này được thể hiện ở việc xây dựng lại và hoàn thiện cơ cấu tổ chức theo hướng hợp lý, phù hợp với tình hình mới. Quy định rõ cơ cấu tổ chức của từng Vụ, Cục cũng như chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phịng ban trực thuộc.
Cơng tác quản lý tài chính và hạch tốn kế toán cũng được quan tâm, xây dựng và ban hành Quy chế quản lý tài chính của NHNN, Quy chế quản lý, sử dụng tài sản của NHNN, Quy chế chi tiêu nội bộ tại NHNN, chi nhánh NHNN và các đơn vị sự nghiệp nhằm tích cực đẩy mạnh tiết kiệm chống lãng phí, tăng cường tính chủ động trong việc khai thác các nguồn thu sự nghiệp. Đối với chính sách nhân sự, NHNN đã ban hành quy chế tuyển dụng, khen thưởng, bổ nhiệm; quy trình thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ. Công tác kế hoạch cũng được các đơn vị xây dựng hàng năm, đối với cơng tác tài chính thì vẫn chủ yếu là việc xây dựng các dự toán về thu nhập - chi phí, kế hoạch đầu tư xây dựng, mua sắm tài sản.
Bên cạnh mơi trường kiểm sốt trong cịn có cả kiểm sốt từ bên ngồi, trong hoạt động tài chính, hàng năm cơ quan Kiểm toán Nhà nước đều thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính NHNN Việt Nam và một số đơn vị NHNN. Ngoài ra, các đơn vị cũng được kiểm sốt bởi Bộ Tài chính đối với việc chấp hành các quy định về thu, chi tài chính của Nhà nước, trình tự và thủ tục thực hiện đầu tư và giải ngân các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, quản lý và sử dụng tài sản công Cơ quan chủ quản cấp trên sẽ là người thẩm tra và phê duyệt quyết tốn tài chính hàng năm, kiểm tra việc chấp hành chế độ chính sách của các đơn vị…Cơng tác kiểm tra thanh tra của các cơ quan chức năng diễn ra thường xuyên.
1.3.3.2. Hệ thống thơng tin kế tốn
Các đơn vị NHNN áp dụng hệ thống kế toán ban hành Chế độ báo cáo tài chính đối với NHNN Việt Nam; Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng; Hệ thống tài khoản kế toán NHNN Việt Nam.
Các đơn vị cũng tuân thủ quy trình lập duyệt và luân chuyển chứng từ kế toán theo chế độ quy định. Các nghiệp vụ kế toán khi phát sinh được phản ánh vào chứng từ kế toán, luân chuyển qua các bộ phận, nhờ đó phát huy được chức năng kiểm tra của kế toán. Các đơn vị thiết lập các tài khoản chi tiết phù hợp với yêu cầu quản lý trên cơ sở hệ thống tài khoản theo quy định. Phần lớn các đơn vị đều sử dụng hình thức sổ nhật ký chung, hình thức kế tốn trên máy vi tính. Ngồi ra cịn các sổ kế tốn phục vụ cơng tác quản trị nội bộ của đơn vị. Các đơn vị thực hiện báo cáo quyết tốn tài chính hàng năm, báo cáo thuế, phí lệ phí… theo hệ thống mẫu biểu chế độ quy định của Ngân hàng Nhà nước.
Phần mềm kế toán được áp dụng ở hầu hết các đơn vị nhằm giảm thiểu khối lượng công việc thủ công, tập trung vào phân tích số liệu chuyên sâu, cung cấp kịp thời số liệu cho cơng tác quản lý tài chính cũng như việc lập các báo cáo định kỳ và đột xuất.
1.3.3.3. Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát tại các đơn vị đã được chú trọng xây dựng như:
Kiểm soát việc tuân thủ pháp luật: Các văn bản trình lãnh đạo phê duyệt, các văn bản xin uỷ quyền thực hiện đều phải trích dẫn đầy đủ các căn cứ về pháp luật và nội dung xin phê duyệt phải phù hợp với pháp luật định, các văn bản này có trình tự ln chuyển đến các phòng ban chức năng trước khi được lãnh đạo đơn vị phê duyệt. Đối với việc soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện việc quản lý trong lĩnh vực chuyên ngành sẽ có sự phối hợp giữa bộ phận chức năng với các Vụ, Cục có liên quan tham gia ý kiến. Các văn bản hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản, quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, quy chế chi tiêu nội bộ tại các đơn vị NHNN... đều được xây dựng và cụ thể hóa dựa trên các Thơng tư hướng dẫn của cơ quan chuyên ngành về lĩnh vực đó như Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Xây
dựng, Bộ Tài chính.
Kiểm soát việc xây dựng kế hoạch, lập dự toán: các đơn vị đều căn cứ vào quy định về dự toán ngân sách, mục lục ngân sách, phối hợp giữa bộ phận kế toán – tài vụ với các bộ phận chức năng khác để xác định mục tiêu, kế hoạch của năm, từ đó lập ra dự tốn thu - chi ngân sách. Bản dự toán phải kèm theo thuyết minh, nêu rõ căn cứ lập, cách lập…;
Kiểm soát việc quản lý sử dụng tài sản, các định mức mua sắm theo tiêu chuẩn của chế độ do BTC quy định, kiểm sốt việc sử dụng xe cơng, kiểm soát việc tuyển dụng, đào tạo và tiền lương, trích nộp bảo hiểm xã hội, hội nghị, hội thảo, cơng tác phí…;
Các đơn vị nhìn chung đều có sự phân cơng rõ ràng trong cơ cấu tổ chức, thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn… đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát được thực hiện nghiêm túc.
1.3.3.4. Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận cấu thành của hệ thống KSNB của NHNN, với chức năng kiểm toán nội bộ và tham mưu giúp Thống đốc chỉ đạo, kiểm tra, giám sát chặt chẽ các hoạt động nghiệp vụ NHNN. Thông qua kết quả kiểm soát, kiểm toán, Kiểm toán nội bộ đưa ra những kiến nghị các Vụ, Cục liên quan thực hiện tốt nhiệm vụ và chấp hành nghiêm túc quy định của Nhà nước.