1.4. Những nhân tố ảnh hưởng đến Hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác
1.4.2. Nhân tố chủ quan
- Trước hết có thể kể đến quan điểm của Ban lãnh đạo NHNN về vai trò của KTNB: Khi lãnh đạo NHNN quan tâm đúng mức, KTNB sẽ được đặt đúng vị trí của nó, từ đó, góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của ngân hàng. Khi việc tiếp nhận thông tin và xử lý thông tin được cung cấp bởi bộ phận kiểm toán một cách khách quan, kịp thời. Ban lãnh đạo ngân hàng phải quan tâm đúng mức tới những thông tin báo cáo do KTNB cung cấp và được tiếp nhận xử lý một cách khách quan và kịp thời.
NHNN là cơ quan ngang Bộ theo ngành dọc. Do khoảng cách về địa lý và số lượng Chi nhánh quá nhiều, do đó hệ thống kiểm sốt nội bộ địi hỏi xây dựng một cách khoa học, chặt chẽ, thống nhất, có sự liên thơng nhằm phát huy hiệu quả công tác KTNB. Điểm này khác với NHTW các nước bởi NHTW các nước có rất ít Chi nhánh gắn với địa giới hành chính, mà chủ yếu là các Ngân hàng khu vực.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ tại NHNN. Các bộ phận, phòng ban trong ngân hàng cần hiểu rằng kiểm toán nội bộ hỗ trợ trong việc thực hiện trách nhiệm của mình về kiểm sốt nội bộ và trao đổi thơng tin về các sáng kiến, các thông lệ tốt nhất nhằm đạt được các mục tiêu đề ra để có sự phối hợp tốt nhất trong cơng việc. Cơ cấu này cần thực sự đảm bảo tính độc lập, khách quan, tránh chồng chéo chức năng, nhiệm vụ ảnh hưởng đến hoạt động của các đơn vị của NHNN. Khi các chính sách, thủ tục kiểm sốt cho mỗi quy trình đã được ban hành đầy đủ đi kèm với các tiêu chí đánh giá kết quả hoạt đồng rõ ràng thì ngân hàng có thể quản lý tốt hoạt động và các rủi ro liên quan. Việc tự kiểm tra, kiểm soát thường xuyên là một phần của kiểm soát nội bộ, cần thực hiện nghiêm túc giảm lãng phí nguồn lực, kém hiệu quả.
- Thứ ba là cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ KTNB: Phần mềm quản trị điều
hành, kiểm toán chuyên dụng, hệ thống máy tính, các thiết bị chuyên dùng sẽ là những công cụ đắc lực giúp nâng cao hiệu quả các hoạt động ngân hàng.
- Thứ tư là số lượng và chất lượng đội ngũ kiểm tốn viên: Con người ln là nhân tố quan trọng trong bất kỳ một hệ thống, khâu tổ chức nào. Đây là nhân tố có ảnh hưởng quan trọng nhất đến năng lực của đơn vị kiểm tốn, bởi vì KTNB được thực hiện bởi con người theo những quy trình kiểm tốn và cơng nghệ hỗ trợ. Vị trí kiểm sốt nội bộ cần cơng chức được đào tạo bài bản, đầy đủ, có kinh nghiệm xử lý nghiệp vụ quản lý tài chính tại các chi nhánh hoặc tại Vụ Tài chính Kế tốn. Một đơn vị KTNB mạnh phải có một đội ngũ cán bộ đủ về số lượng và từng cán bộ phải có trình độ chun mơn, kinh nghiệm nghề nghiệp cũng như động lực cá nhân tốt.
1.5. Kinh nghiệm quốc tế về hệ thống kiểm sốt nội bộ trong cơng tác quản lý
1.5.1. Kinh nghiệm quốc tế về hệ thống kiểm sốt nội bộ trong cơng tác quản lý tài chính của Ngân hàng Trung ương một số quốc gia
Ngân hàng Liên bang Đức
Hệ thống kế toán của Ngân hàng Liên bang Đức phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung đã được chấp nhận. BCTC hàng năm phải được lập dưới góc độ những nhiệm vụ của Ngân hàng Liên bang Đức, đặc biệt do BCTC của Ngân hàng Liên bang Đức là một phần không tách rời của Hệ thống các Ngân hàng Trung ương châu Âu và phải được cơng bố với giải thích hợp lý; cơ cấu các khoản tài sản nợ không cần phải công bố. Hội đồng Ngân hàng Trung ương Liên bang Đức phải lập BCTC năm nhanh chóng. Bản kiểm tốn năm phải được kiểm toán bởi một hay nhiều kiểm toán viên độc lập do Hội đồng Ngân hàng Trung ương bổ nhiệm với sự nhất trí của Hội đồng các Kiểm tốn viên Liên bang và sau đó được cơng bố. Bản báo cáo của Kiểm toán viên được coi là cơ sở cho sự kiểm toán do Hội đồng các kiểm toán viên Liên bang tiến hành. Hội đồng các Kiểm toán viên Liên bang phải báo cáo những thông tin này lên Hạ viện.
Về công tác quản lý tài chính, Ngân hàng Liên bang Đức phải lập tài khoản chi phí. Trước khi bắt đầu năm tài chính, Ngân hàng Liên bang Đức phải lập ra các tài khoản chi phí tiêu chuẩn và kế hoạch đầu tư. Vào cuối năm tài chính, Ngân hàng Liên bang Đức sẽ làm đánh giá so sánh các số liệu dự tốn và chi phí, đầu tư thực tế. Bản phân tích này phải được xem xét một cách độc lập bởi các kiểm toán viên. Báo cáo Quyết tốn, tài khoản chi phí tiêu chuẩn, kế hoạch đầu tư, đánh giá so sánh số liệu dự tốn và chi phí, đầu tư thực tế và các báo cáo của kiểm toán viên phải được chuyển cho Bộ Tài chính Liên bang, Hội đồng các Kiểm toán viên Liên bang. Báo cáo Quyết toán, đánh giá so sánh số liệu dự tốn và chi phí, đầu tư thực tế và các báo cáo của kiểm tốn viên phải được trình lên Hạ viện.
Ngân hàng Quốc gia Hungary
Ban Kiểm soát là cơ quan thay mặt chủ sở hữu Ngân hàng Quốc gia Hungary thực hiện chức năng giám sát. Phịng Kiểm sốt nội bộ của Ngân hàng Quốc gia Hungary nằm dưới sự kiểm soát của Ban Kiểm soát, với những vấn đề vượt quyền
hạn của Ban Kiểm sốt thì dưới sự điều hành của Ban Lãnh đạo. Trong trường hợp Ban Lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý của mình phát hiện ra có báo cáo liên quan đến kiểm toán thuộc thẩm quyền của Ban Kiểm sốt thì Ban Lãnh đạo phải trao đổi với Ban Kiểm soát về bản bảo cáo đó. Thẩm quyền của Ban Kiểm sốt khơng vượt q các trách nhiệm đã được quy định. Ban Kiểm soát phải chuẩn bị bản báo cáo được quy định tại Luật Doanh nghiệp. Kiểm toán viên của Ngân hàng Quốc gia Hungary có thể được bổ nhiệm với nhiệm kỳ tối đa 10 năm. Sau khi hết nhiệm kỳ trên, kiểm tốn viên này khơng được bổ nhiệm lại trong vịng 5 năm.
Ngân hàng Trung ương Thụy Điển
Tại trụ sở chính Ngân hàng Trung ương Thụy Điển có một đơn vị kiểm toán và chịu sự điều hành hoạt động của Hội đồng quản trị. Hoạt động của đơn vị kiểm toán bao gồm kiểm tra một cách độc lập việc điều hành và quản lý nội bộ của Ngân hàng Trung ương, và làm thế nào Ngân hàng Trung ương đáp ứng được các trách nhiệm kế tốn tài chính của mình. Việc kiểm tốn sẽ tuân theo những nguyên tắc chung về kiểm toán nội bộ. Ngân hàng Trưng ương thông qua kế hoạch kiểm toán hoạt động của mình theo sự tư vấn của Cơ quan Kiểm toán nhà nước Thụy Điển.
Mỗi năm, trước khi kết thúc tháng 12, Ban Điều hành Ngân hàng Trung ương Thụy Điển sẽ dự thảo bản ngân sách tài chính cho các hoạt động quản lý của năm kế toán tiếp theo. Ban Điều hành sẽ đệ trình bản dự thảo này lên Ủy ban Tài chính Quốc hội và Cơ quan Kiểm toán quốc gia cũng như cho Hội đồng quản trị. Ngân hàng Trung ương phải thực hiện kế toán ghi sổ, yêu cầu này sẽ phải tuân thủ các chuẩn mực chung về kế toán. Các hướng dẫn của Ngân hàng Trung ương Châu Âu về khuôn khổ pháp luật quy định về kế tốn và báo cáo tài chính trong hệ thống các Ngân hàng Trung ương châu Âu sẽ được áp dụng. Vào mỗi năm, trước 15/2, Ban Điều hành sẽ đệ trình bản báo cáo thường niên về các hoạt động của Ngân hàng Trung ương trong năm tài chính lên Quốc hội, Cơ quan Kiểm toán quốc gia, Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị sẽ đưa ra các kiến nghị lên Quốc hội và Cơ quan kiểm toán quốc gia về việc phân bổ lợi nhuận của Ngân hàng Trung ương. Bản báo
cáo thường niên này sẽ bao gồm kế toán lỗ lãi, bảng cân đối kế toán, Báo cáo của Ban Điều hành, tài khoản ngoại hối và chính sách tiền tệ và cách làm như thế nào để ngân hàng hoạt động an tồn và hiệu quả. Quốc hội thơng qua việc phân bổ các lợi nhuận của Ngân hàng Trung ương.
Hội đồng quản trị thanh toán các khoản chi phí của Ngân hàng Trung ương Thụy Điển khi được Quốc hội quyết định việc thanh toán này là cho các hoạt động quản lý của Ban Điều hành Ngân hàng Trung ương. Việc thanh tốn các khoản chi phí này chỉ có thể bị từ chối chấp nhận nếu có lý do cho rằng đó là trách nhiệm tài chính của một cá nhân. Ngân hàng Trung ương hàng năm báo cáo lên Quốc hội về các biện pháp quản lý tài chính và Ngân hàng Trung ương đã thực hiện theo sự giám sát của Cơ quan Kiểm toán quốc gia.
Ngân hàng Nhân dân Trung Quốc
Ngân hàng Nhân dân Trung Quốc thực hiện quản lý độc lập nguồn tài chính của mình. Ngân sách của Ngân hàng Nhân dân Trung Quốc được xem xét bởi Vụ Tài chính Quốc Vụ viện và được hợp thành Ngân sách Trung ương. Việc sử dụng ngân sách này chịu sự thanh tra của Vụ Tài chính Quốc Vụ viện. Việc thu chi tài chính và thực hành kế toán của Ngân hàng Nhân dân Trung Quốc tuân thủ theo pháp luật và các thể chế hành chính về các chế độ kiểm toán thống nhất, và chịu sự kiểm toán độc lập và giám sát của cơ quan kiểm toán và Vụ Tài chính Quốc Vụ viện theo pháp luật quy định.
1.5.2. Bài học cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
Qua nghiên cứu mơ hình tổ chức và hoạt động của NHTW của một số nước có thể nhận thấy rõ ràng một số vấn đề cần nghiên cứu để vận dụng vào thực tế của Việt Nam cụ thể như sau:
- Thứ nhất, về mơ hình Ngân hàng Trung ương
Mặc dù mơ hình tổ chức của NHTW có khác nhau, có NHTW trực thuộc Chính phủ hoặc trực thuộc Quốc hội... nhưng Ban lãnh đạo các NHTW đều rất chú trọng đến công tác KTNB. Hầu hết NHTW các nước đều có Ủy ban kiểm tốn mặc dù Ủy ban kiểm toán trực thuộc Thống đốc hay Tổng Kiểm tốn, có thể độc lập với
Thống đốc là cơ quan tham mưu về KTNB NHTW. Bộ phận KTNB của NHTW các nước đều có cơ cấu tổ chức là một Vụ độc lập có tính độc lập cao trong thực hiện nghiệp vụ chịu trách nhiệm thông tin báo cáo trực tiếp lên Thống đốc, Ủy ban kiểm toán, hoặc Hội đồng quản trị.
- Thứ hai, về tính độc lập khách quan của Kiểm tốn nội bộ
Tính độc lập khách quan là quy định có tính ngun tắc; nguyên tắc này được hiểu là hoạt động KTNB không chịu áp lực trong việc xác định đối tượng kiểm toán, cách thức và phương pháp tiến hành kiểm tốn cũng như thơng tin về kết quả kiểm toán. Vụ Kiểm toán nội bộ không tham gia vào bất kỳ hoạt động tác nghiệp hoặc điều hành nào của NHTW. Các KTV có thái độ cơng bằng, không thành kiến khi tiến hành cơng việc của mình. Các chức năng, nguyên tắc hoạt động của KTNB được thể chế hóa trong Luật và hệ thống văn bản pháp quy.
- Thứ ba, về xây dựng kế hoạch và quy trình kiểm tốn
Mặc dù hoạt động của NHTW tương đối ít rủi ro hơn hoạt động của Ngân hàng thương mại nhưng thực tế vẫn phát sinh các rủi ro và tổn thất trong từng hoạt động. Do vậy, tất cả các NHTW đều thực hiện đánh giá mức độ rủi ro, trích lập dự phịng theo chuẩn mực kế tốn quốc tế và phải được kiểm toán theo quy định.
KTNB thường xây dựng kế hoạch kiểm toán nhiều năm và từng năm trên cơ sở đánh giá và xếp loại rủi ro của các hoạt động NHTW. Quy trình kiểm tốn áp dụng quy trình theo chuẩn mực kiểm toán nội bộ bao gồm 4 bước: Lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán, lập báo cáo kiểm toán, theo dõi đánh giá đảm bảo chất lượng kiểm tốn. Điều đáng chú ý đó là các nước đã và đang thực hiện phương pháp kiểm toán dựa trên cơ sở đánh giá rủi ro với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, sử dụng các phần mềm kiểm tốn. Để đảm bảo chất lượng kiểm tốn thì ngồi việc theo dõi thực hiện kiến nghị kiểm toán, NHTW chú trọng đến cơng tác kiểm sốt, đánh giá chất lượng kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho hoạt động này luôn tuân theo các quy định đặt ra.
NHTW các nước đặc biệt quan tâm đến đội ngũ kiểm sốt nội bộ, đặt ra tiêu chuẩn trình độ cũng như kinh nghiệm công tác. Các cán bộ công chức làm công việc này phải có trình độ cao, chun mơn sâu, kinh nghiệm lâu năm thường cao hơn các cán bộ làm nghiệp vụ khác. Nhìn chung, các NHTW đều quy định nhân viên làm công tác KTNB phải tuân thủ theo chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp. Một số NHTW không thực hiện tuyển dụng cán bộ mới mà thường điều động luân chuyển cán bộ từ các bộ phận khác đã có kinh nghiệm, am hiểu quy trình, nghiệp vụ, có khả năng tiếp cận phương pháp kiểm tốn sẽ thuận lợi hơn ví dụ như: Cơng nghệ thơng tin,... Bên cạnh đó có chế độ ưu đãi đối với cơng chức kiểm soát nội bộ đảm bảo thu hút được cán bộ giỏi.
Kiểm toán viên nội bộ NHNN Việt Nam phải là người có trình độ, phẩm chất, kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực được kiểm toán. Kiểm toán viên được đào tạo cơ bản và thường xuyên được bồi dưỡng chuyên sâu về kỹ thuật kiểm toán. Tích cực xây dựng và từng bước mở rộng mối quan hệ hợp tác, giao lưu với KTNB NHTW các nước, các tổ chức KTNB quốc tế nhằm tạo cơ hội thuận lợi cho quá trình nghiên cứu, học tập kinh nghiệm áp dụng những mơ hình, phương pháp kiểm tốn hiện đại vào hoạt động KTNB NHNN Việt Nam.
- Thứ năm, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kiểm toán, đặc biệt là các nghiệp vụ kiểm toán: KTNB phải được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin, được trang bị hệ thống phần mềm xử lý, đánh giá rủi ro cũng như phân tích dữ liệu tốt.
TỔNG KẾT CHƯƠNG 1
Trong chương này, tác giả đã hệ thống hóa và cụ thể hóa về các vấn đề cơ bản của hệ thống kiểm sốt nội bộ - một bộ phận khơng thể thiếu của quá trình quản lý. Các yếu tố cấu thành của hệ thống cũng được phân tích, tổng hợp và khái qt hóa từ đó làm rõ hơn bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ với tư cách là phương sách quản lý hữu hiệu và đối với việc hiện thực hóa các mục tiêu của đơn vị. Trên cơ sở đó, luận án đi sâu và làm rõ hơn vai trị của hệ thống KSNB với việc tăng cường cơng tác quản lý tài chính tại ngân hàng.
Ngồi các lý luận cơ bản trên, luận văn đã trình bày đặc điểm của quản lý tài chính trong Ngân hàng Nhà nước có ảnh hưởng tới hệ thống KSNB, các nguyên nhân khách quan, chủ quan tác động từ đó phân tích những ưu, nhược điểm của yếu tố cấu thành hệ thống KSNB với công tác quản lý tài chính.
Mơi trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin và các thủ tục kiểm soát trong một đơn vị chịu sự tác động của nhiều yếu tố khác nhau cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Việc phát triển và cụ thể hóa lý luận về hệ thống KSNB là tiền đề để phân tích và đánh giá vài trò của các yếu tố cấu thành nên hệ thống KSNB trong cơng tác quản lý tài chính tại Ngân hàng Nhà nước.