3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ trong cơng tác
3.2.1. Hoàn thiện mơi trường kiểm sốt
NHNN Việt Nam với vị thế là một ngân hàng trung ương, ngân hàng của các ngân hàng, vì vậy Ban Lãnh đạo NHNN luôn nhận thức phải hoàn thiện hệ thống KSNB là một trong những nội dung trọng điểm trong hoạt động. Để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ với việc tăng cường công tác quản lý tài chính, trước hết phải hồn thiện mơi trường kiểm sốt vì mơi trường kiểm sốt khơng tốt thì các thủ tục kiểm sốt khó có thể đạt được mục tiêu của mình và ngược lại.
Quan điểm điều hành ban lãnh đạo: Trước tiên, Ban Lãnh đạo NHNN cần quán triệt hơn nữa tầm quan trọng của công tác KSNB trong ý thức và thực thi của cán bộ công chức, đặc biệt trong công tác quản lý tài chính sẽ khơng dừng lại ở công tác hậu kiểm, mà phải được tiến hành ở toàn bộ các khâu của quá trình mua sắm tài sản, thu chi tài chính. Cần quan tâm, ưu tiên nguồn lực một cách thích đáng cho việc hình thành, hồn thiện và phát triển của hệ thống này. Nhận thức đúng đắn vai trò của hệ thống KSNB sẽ giúp Ban Lãnh đạo xác định được loại hình kiểm sốt phù hợp với từng đơn vị trong từng giai đoạn của quá trình quản lý. Xuyên suốt quá trình này là hệ thống chính sách và thủ tục kiểm sốt tồn diện phải được thiết kế đầy đủ và hợp lý, đồng thời phải được sửa đổi, cập nhật thường xuyên nhằm hạn chế tính lạc hậu của hệ thống. Nổi bật trong lĩnh vực tài chính là NHNN đã ban hành Quy chế tài chính của NHNN và Quy chế chi tiêu nội bộ của NHNN thể hiện sự tuân thủ nghiêm túc định hướng quản lý tài chính của Chính phủ, Bộ Tài chính. Cụ thể hóa những văn bản trên, tại các đơn vị (Cục Quản trị, NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố) đã xây dựng riêng Quy chế chi tiêu nội bộ tại trụ sở chính, Quy chế chi tiêu nội bộ của từng NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố phù hợp với mơ hình tổ chức và tình hình hoạt động của đơn vị. Việc vận hành hệ thống trên thực tế đã mang lại kết quả khả quan cho NHNN. Điều đó càng khẳng định nhận thức đúng đắn của nhà quản lý vẫn là nhân tố quan trọng nhất quyết định đến xây dựng, vận hành hệ thống KSNB của NHNN, trong đó gắn liền với mục tiêu tăng cường cơng tác quản lý tài chính.
Bên cạnh đó, Ban Lãnh đạo NHNN cần nâng cao nhận thức trong vấn đề nhận diện, đánh giá và phân tích rủi ro. Tuy là một cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước, khơng hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận nhưng vẫn có nhiều rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động của NHNN. Thiếu quá trình đánh giá rủi ro, KSNB sẽ trở nên mất phương hướng. Nhận diện, đánh giá và phân tích rủi ro đồng nghĩa với việc thiết lập những thủ tục kiểm soát hữu hiệu hơn trong việc bảo vệ Nhà nước, NHNN tránh những thất thốt về tài chính, tài sản. Mặt khác, Ban Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa và đẩy mạnh áp dụng những hệ thống quản lý hiện đại để tăng cường tính hiệu quả của hệ thống KSNB, phát huy nền tảng đã triển khai từ dự án FSMIMS.
Cơ chế chính sách: Cơng tác tham mưu cho Thống đốc trong việc ban hành
các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hướng dẫn về quản lý tài chính cần đảm bảo đúng kế hoạch đề ra, tránh tình trạng một số văn bản pháp quy vừa ban hành đã phải chỉnh sửa do chậm ban hành dẫn đến lạc hậu; hoặc đến nay một loạt văn bản hướng dẫn của nhà nước về các mức chi tiêu tài chính đã thay đổi (như nội dung về đào tạo bồi dưỡng, biên soạn giáo trình; chế độ cơng tác phí và hội nghị tập huấn, chế độ hội họp; về lập dự toán quản lý sư dụng và quyết tốn kinh phó NSNN đảm bảo cho cơng tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và hoàn thiện hệ thống pháp luật…) nhưng NHNN chưa có văn bản hướng dẫn sửa đổi/thay thế cho phù hợp với tình hình thực tế.
Kiến nghị với Chính phủ và các Bộ, Ngành xây dựng, ban hành văn bản về KTNB trong công tác quản lý tài chính, tạo cơ sở để hồn thiện các quy định về KTNB NHNN; hồn thiện cơ chế quản lý tài chính. Mặc dù KTNB được quy định thành một chương trong Luật Ngân hàng Nhà nước Việt nam năm 2010. Tuy nhiên, việc ban hành các văn bản pháp lý liên quan đến KTNB nói chung cịn hạn chế do đó để đảm bảo có đủ cơ sở pháp lý để cơng nhận KTNB là một tổ chức cũng như hoạt động tốt cần phải khẩn trương xây dựng và ban hành Nghị định của Chính phủ về tổ chức và hoạt động KTNB, trong đó bao gồm các vấn đề cơ bản như: mục đích, nguyên tắc, phạm vi, đối tượng; tổ chức bộ máy, quyền hạn, trách nhiệm, hoạt động và KTV nội
bộ; các điều kiện đảm bảo cho hoạt động KTNB có hiệu quả… Nghị định sẽ tạo cơ sở pháp lý cho việc triển khai thống nhất hoạt động KTNB tại các cơ quan, tổ chức nói chung và NHNN Việt Nam nói riêng.
Ban hành chuẩn mực về KTNB: Cần khẩn trương ban hành chuẩn mực KTNB bao gồm những quy định chung về nguyên tắc, điều kiện và yêu cầu đạo đức nghề nghiệp, năng lực đối với KTV; quy định về nghiệp vụ kiểm toán và xử lý mối quan hệ phát sinh trong hoạt động KTNB, đồn kiểm tốn là cơ sở để kiểm tra, đánh giá chất lượng kiểm toán và đạo đức nghề nghiệp của KTV.
Xây dựng và ban hành Quy trình kiểm tốn nội bộ NHNN nhằm chuẩn hoá các bước công việc cần thực hiện áp dụng cho mọi cuộc kiểm tốn theo trình tự (chuẩn bị kiểm toán - thực hiện kiểm toán - lập báo cáo kiểm toán - theo dõi thực hiện kiến nghị sau kiểm toán). Đối với các quy trình nghiệp vụ KTNB phải thường xuyên được bổ sung, chỉnh sửa, cập nhật nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu thực tiễn, phù hợp với sự thay đổi của hệ thống văn bản chế độ và sự cải tiến, thay đổi của các quy trình nghiệp vụ trong Ngân hàng Nhà nước.
Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức có vai trị quan trọng trong thiết lập mơi trường kiểm sốt tốt của đơn vị. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo tính xuyên suốt và nhất quán từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai cũng như việc thực hiện các quyết định đó trong phạm vi toàn NHNN. Cơ cấu tổ chức của hệ thống KSNB tại các chi nhánh cần được hoàn thiện theo hướng biên chế đầy đủ và hợp lý, nghĩa là phải tổ chức thành bộ phận riêng biệt chứ không phải nằm trong một phịng, ban nào đó như hiện nay. NHNN cần nghiên cứu về mơ hình tổ chức của bộ máy kiểm soát nội bộ chuyên trách sao cho vừa phù hợp với điều kiện cụ thể vừa phù hợp với thông lệ tốt nhất. Nghiên cứu thiết lập lại bộ phận Kiểm soát nội bộ tại các đơn vị, tránh tình trạng chỉ có một cán bộ kiểm sốt nằm trong phịng Kế tốn thanh tốn hoặc phịng Nghiên cứu tổng hợp nhưng không chịu sự quản lý của Trưởng phịng đó. Ngồi ra, cần ban hành văn bản chính thức quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, ban trong các đơn vị thuộc NHNN và mối quan hệ giữa chúng. Có như vậy các bộ phận mới có ý thức rõ vai trị, vị trí, nhiệm vụ của
họ trong tổ chức, đồng thời nhà quản lý cũng có căn cứ đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của các thành viên.
Chính sách nhân sự: NHNN coi đây là yếu tố quan trọng nhất trong môi trường kiểm soát, họ là những chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm sốt trong hoạt động ngân hàng, vì vậy trong nhiều năm qua, NHNN đã đầu tư khá lớn cho lĩnh vực nhân sự từ khâu đào tạo đến chi phí đào tạo bồi dưỡng, nội dung đào tạo cần tập trung vào các kỹ năng nghiệp vụ, phương pháp hiện đại, tránh đào tạo rập khuôn nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của các cán bộ. Tổ chức các buổi thảo luận trao đổi để các cán bộ được cử đi học truyền đạt kiến thức cho cán bộ không được cử đi học để nhân rộng kiến thức để nâng cao trách nhiệm của các cán bộ được cử đi học và đảm bảo mọi người đều nắm vững được các kiến thức cần thiết.
NHNN cần không ngừng củng cố đào tạo, nâng cao trình độ của cán bộ ở vị trí kiểm sốt, kiểm toán nội bộ bằng cách thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ kiểm sốt, kiểm tốn nội bộ, tập huấn về cơng tác đấu thầu mua sắm tài sản ngoài lớp tập huấn về nghiệp vụ kiểm soát nội bộ hàng năm, tạo điều kiện cho các cán bộ kiểm soát tại chi nhánh được tham dự nhằm giúp cho cán bộ kiểm soát hiểu sâu hơn trong cơng tác kiểm tra tài chính, kiểm sốt chứng từ, nghiệp vụ kế toán tại chi nhánh, hạn chế thấp nhất sai sót trong các lĩnh vực này. Những hướng dẫn mới tại các nghiệp vụ như: Q trình lập dự tốn, kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, kết quả đấu thầu, thực hiện hợp đồng…đúng quy định của Nhà nước và phù hợp với phân cấp quản lý của NHNN cần được ban hành kịp thời, phổ biến đến các đơn vị. Cần có sự luân chuyển cán bộ từ Vụ Kiểm toán nội bộ xuống các Vụ, Cục chức năng để tham gia tác nghiệp tiếp cận với các nghiệp vụ NHTW sau đó luân chuyển trở lại làm cơng tác kiểm tốn. Cử tham gia đào tạo tập huấn tại nước ngoài thu thập những kiến thức mới về kiểm toán. Tranh thủ sự hỗ trợ của các dự án quốc tế trong cấu phần đào tạo một cách có hiệu quả. Phối hợp với các tổ chức quốc tế, các dự án tổ chức các buổi hội thảo về KSNB và KTNB NHTW với sự tham gia của các Vụ, Cục nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của đơn vị, đặc biệt là trách
nhiệm tự đánh giá rủi ro và thực hiện các biện pháp quản lý rủi ro trong phạm vi hoạt động của đơn vị mình.
Về cơ chế tiền lương: NHNN thực hiện theo chế độ lương chung của toàn bộ máy nhà nước, theo đó, khơng cịn các khoản khen thưởng, phúc lợi và thu nhập bổ sung như hiện nay (hệ số 2,8). Để đảm bảo việc thu hút cán bộ, duy trì mức lương của cán bộ công chức NHNN phù hợp với mức lương bình quân chung trong hệ thống ngân hàng, NHNN cần nghiên cứu, trình Thủ tướng Chính phủ mức lương đặc thù ngành và tính vào chi phí tiền lương của NHNN. Ngồi ra, NHNN cần có chính sách xây dựng lại quy chế tiền lương trong nội bộ NHNN, xét tới từng vị trí việc làm, tính chất cơng việc, tính đến khối lượng công việc, mức độ phức tạp, so sánh giữa các Vụ, Cục và với các chi nhánh tỉnh thành phố; từ đó NHNN xây dựng quy chế tiền lương mới thực sự hấp dẫn dựa trên các tiêu chí về mức hoàn thành nhiệm vụ của người lao động, điều tiết phân phối thu nhập, xóa bổ phân phối bình quân tạo động lực khuyến khích người lao động phát huy tinh thần sáng tạo, làm việc hết mình, tăng năng suất hiệu quả lao động. Cơ chế tiền lương mới và chế độ đãi ngộ hấp dẫn sẽ thực sự thổi luồng sinh khí, là động lực thúc đẩy người lao động nhiệt tình, có trách nhiệm, khuyến khích sự sáng tạo, say mê nghiên cứu tìm tịi cơng việc chun mơn. Ví dụ: áp dụng mức hệ số lương chi trả cho cơng chức giữ vị trí bảo vệ, lái xe,...thấp hơn so với công chức làm cơ chế chính sách, nghiệp vụ địi hỏi chun mơn cao...; cán bộ công chức làm việc tại các Vụ, Cục Trung ương cao hơn so với tại các chi nhánh.
Về nhân sự của Vụ Kiểm toán nội bộ, cần bổ sung quy định về số năm công tác trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế tốn và số năm kinh nghiệm trong ngành Ngân hàng đối với cán bộ làm kiểm tốn nội bộ nói chung. Đặc biệt với các chức danh Trưởng, phó kiểm tốn nội bộ, nên tăng số năm kinh nghiệm (tối thiểu phải 5 năm) làm việc trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng. NHNN cần quy định số giờ đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ tối thiểu trong năm đối với kiểm toán viên nội bộ, nhằm liên tục trang bị các kiến thức và kỹ năng mới cho mỗi cán bộ kiểm tốn nội bộ, đáp ứng tốt u cầu cơng việc. Đề xuất cơ chế điều động và tuyển dụng cán bộ đặc thù
đối Vụ Kiểm toán nội bộ; thực hiện tuyển dụng các cán bộ có kinh nghiệm tại các Vụ, Cục NHTW đã kinh qua các nghiệp vụ thực tế. Mặt khác cần luân chuyển các cán bộ của Vụ Kiểm toán nội bộ đến các Vụ, Cục tại trụ sở chính để tạo điều kiện cho cán bộ làm cơng tác kiểm tốn có cơ hội đi thực tế, tiếp cận và cập nhật kiến thức một cách toàn diện.
Tăng cường giám sát cán bộ: Khi NHNN có nhu cầu tuyển dụng nhân sự vào làm cơng tác kế tốn, cần lựa chọn những người có đủ những tố chất phù hợp với cơng việc kế tốn như: phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, cẩn thận, nhiệt tình nhằm hạn chế những rủi ro xảy ra cho ngân hàng sau này; kiểm tốn viên thì cần có kinh nghiệm, có trình độ chun mơn, có kỹ năng phân tích, lắng nghe, thuyết phục... Nhân viên sau khi được tuyển dụng cần được đào tạo vững chắc các quy trình nghiệp vụ, nội quy cơ quan và phải trải qua thời gian tập sự cần thiết để có thể đảm nhận công việc tốt. Định kỳ NHNN thực hiện đánh giá cán bộ về các mặt: Theo dõi việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy trình nghiệp vụ, chấp hành nội quy lao động, thái độ, trách nhiệm với công việc được giao hằng ngày, tư cách cán bộ, đạo đức nghề nghiệp, các phòng ban liên quan, trong việc phối hợp công tác đối với đồng nghiệp. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cũng cần xử lý nghiêm những vi phạm đạo đức nghề nghiệp cho dù là nhỏ đồng thời có chế độ đãi ngộ phù hợp đối với những kiểm sốt viên có năng lực, trình độ chun mơn giỏi.
Cơng tác kế hoạch: Vụ Tài chính - Kế tốn nên tổng hợp kế hoạch tài chính,
duyệt kinh phí khốn hàng năm sớm để các chi nhánh chủ động hơn trong công tác quản lý tài chính tại đơn vị, tránh tình trạng chi tiêu, mua sắm dồn dập cuối năm, dễ xảy ra sai sót, khó khăn trong quá trình kiểm sốt. Mặt khác, các đơn vị khi xây dựng kế hoạch một cách toàn diện, quan tâm đến các nguồn lực cần thiết và dự báo yếu tố tác động của môi trường sẽ giảm bớt tình trạng bổ sung hay thay đổi kế hoạch đột xuất. Do nguồn kinh phí giao khốn hạn hẹp và để đảm bảo đủ nguồn chi cho nhu cầu tiền lương và bổ sung thu nhập, yêu cầu đơn vị chấp hành nghiêm túc chi trong phạm vi kinh phí giao khốn, tính tốn, rà sốt các nhu cầu chi tiêu để phân bổ kinh phí hợp lý, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Đơn vị chỉ
được bổ sung kinh phí trong trường hợp được Thống đốc giao thêm nhiệm vụ đột xuất hoặc phát sinh chi bất khả kháng (do sự cố kỹ thuật, lũ lụt...). Đồng thời, cũng cần xây dựng chế tài xử lý mạnh trong trường hợp đơn vị không thực hiện quy trình của việc kế hoạch (gửi muộn, văn bản không thống nhất, lập kế hoạch sai với quy định hiện hành...) bằng cách phạt vi phạm, trừ thi đua khen thưởng... Vụ KTNB cần khi lập Kế hoạch kiểm toán hàng năm cần đặt trong bối cảnh kế hoạch kiểm toán trung và dài hạn ( 3 hoặc 5 năm) và sắp xếp các quy trình/ nghiệp vụ sẽ được kiểm