Các bước thực hiện:
Bước 1: Khi phát sinh trường hợp phải thu tiền mặt, người nộp tiền hay nhân viên sẽ làm phiếu đề nghị thanh toán hoặc phiếu tạm ứng.
Bước 2: Thủ quỹ sẽ nhận phiếu đề nghị thanh toán từ người nhận tiền và kiểm tra, đối chiếu phiếu đề nghị thanh toán với các chứng từ, hóa đơn liên quan có hợp lệ hay khơng.
Bước 3: Sau khi đối chiếu số liệu, người nhập liệu sẽ tiến hành lập phiếu chi. Bước 4: Kế toán trưởng, Người nhập liệu, Thủ quỹ sẽ ký duyệt phiếu chi.
Bước 5: Người nhận tiền hay nhân viên sẽ ký vào phiếu chi để xác nhận và nhận tiền mặt.
Bước 6: Thủ quỹ sẽ đưa tiền mặt và cùng phiếu chi, đồng thời sẽ đưa lại 1 tờ phiếu chi cho người nhận tiền.
Bước 7: Nhân viên nhập liệu sẽ tiến hành ghi vào hệ thống Công ty. Bước 8: Thủ quỹ lưu phiếu chi cùng các chứng từ liên quan vào hồ sơ.
4.1.1.3. Chứng từ, sổ sách sử dụng: Chứng từ: Chứng từ:
Phiếu thu; Phiếu chi;
Giấy đề nghị thanh toán; Giấy đề nghị tạm ứng; Hóa đơn GTGT liên quan.
Sổ sách:
Sổ quỹ; Sổ cái.
4.1.1.4. Tài khoản sử dụng:
Về tiền mặt, Công ty sử dụng những tài khoản: TK 11110001 – Tiền mặt Nội tệ.
TK 11120001 – Tiền mặt Ngoại tệ.
Nghiệp vụ 1: Ngày 14/10/2016, Công ty CP Xuất Nhập Khẩu Saigontourist thanh
tốn hóa đơn 0000103. Kế tốn lập phiếu thu:
Đơn vị: Công ty TNHH La Vie Mẫu số 01 - TT
Địa chỉ: Quốc lộ 1A, P. Khánh Hậu, TP.
Tân An, Long An, Việt Nam.
(Ban hành theo TT số: 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số: B000014590
Ngày 14 tháng 10 năm 2016
Số: PTHCM201610012 Nợ: 11110001
Có: 13100001
Họ và tên người nộp tiền: CÔNG TY CP XUẤT NHẬP KHẨU SAIGONTOURIST Địa chỉ: 19/45 Trần Đình Xu, Phường Cầu Kho Quận 1
Lý do nộp: Thu tiền hóa đơn 0000103
Số tiền: 629.970,00 đồng (Viết bằng chữ): Sáu trăm hai mươi chín nghìn chín trăm bảy
mươi đồng chẵn ./. ................................................................................................................
Kèm theo: ..... Hóa đơn số 0000103 .............. Chứng từ gốc: ..............................................
Ngày 14 tháng 10 năm 2016
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu thu, Kế toán hạch tốn vào phần mềm của Cơng ty như sau: Nợ TK 11110001: 629.970
Nghiệp vụ 2: Ngày 17/10/2016, nhân viên Lê Thành Tín u cầu thanh tốn tiền chi phí bảo dưỡng xe. Anh Tín đã dựa vào hóa đơn giá trị gia tăng số AT/16P 0013086 để lập giấy đề nghị thanh tốn:
HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Mẫu số:01GTKT3/001 Ngày 07 tháng 10 năm 2016 Ký hiệu: AT/16P
Số: 0013086
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH TOYOTA AN THÀNH FUKUSHIMA Địa chỉ: 606 Trần Hưng Đạo, P.2, Q.5, TP.HCM
Mã số thuế: 313064322
Điện thoại: (08) 3923 0806 Số tài khoản: 10073602 Khách hàng: CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH LA VIE TẠI TP.HCM
Địa chỉ: 360A Bến Vân Đồn, P.1, Q.4, TP.HCM
Mã số thuế: 11001001187-001 Hình thức thanh tốn: TM STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Tiền công 675.000 675.000
2 Phụ tùng 754.340 754.340
Cộng tiền hàng: 1.429.340
Thuế suất thuế giá trị gia tăng:10% Tiền thuế GTGT: 142.934
Tổng cộng tiền thanh toán: 1.572.274
Số tiền bằng chữ: Một triệu, năm trăm bảy mươi hai nghìn hai trăm bảy mươi bốn
đồng.
Người mua hàng Người bán hàng
Kế tốn dựa vào hóa đơn số AT/16P 0013086 cùng với giấy đề nghị thanh toán để lập phiếu chi:
Đơn vị: Công ty TNHH La Vie Mẫu số 02 - TT
Địa chỉ: Quốc lộ 1A, P. Khánh Hậu, TP. Tân
An, Long An, Việt Nam.
(Ban hành theo TT số: 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Quyển số: B000013925
Ngày 17 tháng 10 năm 2016
Số: PCHCM201610010 Nợ: 13310001, 64277323
Có: 11110001 Họ và tên người nhận tiền: LÊ THÀNH TÍN
Địa chỉ: Tài Xế
Lý do nộp: Chi phí bảo dưỡng xe 51LD 4825
Số tiền: 1.572.274 đồng (Viết bằng chữ): Một triệu năm trăm bảy mươi hai nghìn hai trăm bảy
mươi bốn đồng./................................................................................................................................
Kèm theo: Hóa đơn số AT/16P 0013086 Chứng từ gốc: .................................................................
Ngày 17 tháng 10 năm 2016
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Căn cứ vào Hóa đơn giá trị gia tăng số AT/16P 0013086 cùng phiếu phi, Kế toán ghi hạch toán như sau:
Nợ TK 64277323: 1.429.340 Nợ TK 13310001: 142.934 Có TK 11110001: 1.572.274
Nghiệp vụ 3: Ngày 04/11/2016, Công ty bán giấy tờ, chai lọ, sắt vụn… thu về
Đơn vị: Công ty TNHH La Vie Mẫu số 01 - TT Địa chỉ: Quốc lộ 1A, P. Khánh Hậu, TP.
Tân An, Long An, Việt Nam.
(Ban hành theo TT số: 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số: B000014590
Ngày 4 tháng 11 năm 2016
Họ và tên người nộp tiền: TRƯƠNG QUỐC THẮNG
Địa chỉ: Khách hàng
Lý do nộp: Thu bán phế liệu tháng 10/2016
Số: PTHCM201611001 Nợ: 11110001
Có: 71100008
Số tiền: 3.500.000,00 đồng (Viết bằng chữ): Ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn ./. ....... Kèm theo:........................................................ Chứng từ gốc: ..............................................
Ngày 4 tháng 11 năm 2016
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Căn cứ phiếu thu, Kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 11110001: 3.500.000 Có TK 71100008: 3.500.000
Nghiệp vụ 4: Ngày 15/11/2016, nhân viên Nguyễn Kiều An Khánh lập phiếu đề
nghị tạm ứng để đi công tác Cần Thơ.
Đơn vị: Công ty TNHH La Vie Mẫu số 02 - TT Địa chỉ: Quốc lộ 1A, P. Khánh Hậu, TP. Tân
An, Long An, Việt Nam.
(Ban hành theo TT số: 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Quyển số: B000015250
Ngày 15 tháng 11 năm 2016.
Số: PCHCM201610013 Nợ: 14100002
Có: 11110001 Họ và tên người chi tiền: NGUYỄN KIỀU AN KHÁNH
Địa chỉ: SP
Lý do nộp: Chi tạm ứng đi công tác Cần Thơ
Số tiền: ..........2.400.000,00 đồng ......... (Viết bằng chữ): Hai triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn./. Kèm theo: ........ Phiếu tạm ứng...... Chứng từ gốc:........................................................................
Ngày 15 tháng 11 năm 2016
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Căn cứ phiếu chi, Kế toán ghi nhận nghiệp vụ như sau: Nợ TK 14100002: 2.400.000
Có TK 11110001: 2.400.000
Nghiệp vụ 5: Ngày 30/12/2016, nhân viên Trương Văn Sơn hồn lại tiền tạm ứng
cịn lại sau khi sửa chữa, rửa xe cho Công ty.
Đơn vị: Công ty TNHH La Vie Mẫu số 01 - TT Địa chỉ: Quốc lộ 1A, P. Khánh Hậu, TP.
Tân An, Long An, Việt Nam.
(Ban hành theo TT số: 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU Quyển số: B000017439
Ngày 30 tháng 12 năm 2016
Họ và tên người nộp tiền: TRƯƠNG VĂN SƠN
Địa chỉ: Long An
Lý do nộp: Thu hoàn tạm ứng
Số: PTHCM201612008 Nợ: 11110001
Có: 14100002
Số tiền: 1.329.000,00 đồng (Viết bằng chữ): Một triệu ba trăm hai mươi chín nghìn đồng chẵn ./. .......................................................................................................................... Kèm theo:........................................................ Chứng từ gốc: ..............................................
Ngày 30 tháng 12 năm 2016
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Căn cứ phiếu thu, Kế toán ghi nhận nghiệp vụ như sau: Nợ TK 11110001: 1.329.000
Có TK 14100002: 1.329.000
Nghiệp vụ 6: Ngày 30/12/2016, nhân viên Phạm Huỳnh Minh Nhựt nộp phiếu đề
nghị thanh tốn kèm hóa đơn của Chi nhánh Tập đồn Viễn Thơng Qn Đội, u cầu thanh toán lại số tiền chi thuê bao 3G cho ơng Matthias.
HĨA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho người mua Mẫu số:01GTKT0/007 Ngày 01 tháng 12 năm 2016 Ký hiệu: AR/16E
Số: 5802651
Đơn vị bán hàng: TẬP ĐỒN VIỄN THƠNG QN ĐỘI
Địa chỉ: Số 1 Trần Hữu Dực, Phường Mỹ Đình 2, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Mã số thuế: 313064322
Điện thoại: (08) 3923 0806 Số tài khoản: 10073602 Khách hàng: CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH LA VIE TẠI TP.HCM
Địa chỉ: 360A Bến Vân Đồn, P.1, Q.4, TP.HCM
Mã số thuế: 11001001187-001
Hình thức thanh tốn: TM
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Dịch vụ di động 01 181.818 181.818
Cộng: 181.818
Thuế suất thuế giá trị gia tăng:10% Tiền thuế GTGT: 18.182
Tổng cộng tiền thanh toán: 200.000
Số tiền bằng chữ: Hai trăm nghìn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng
Căn cứ vào hóa đơn số AR/16E 5802651, Kế tốn lập phiếu chi như sau:
Đơn vị: Công ty TNHH La Vie Mẫu số 02 - TT
Địa chỉ: Quốc lộ 1A, P. Khánh Hậu, TP. Tân
An, Long An, Việt Nam.
(Ban hành theo TT số: 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Quyển số: B000017431
Ngày 30 tháng 12 năm 2016
Số: PCHCM201612020 Nợ: 64278315, 13310001
Có: 11110001 Họ và tên người chi tiền: PHẠM HUỲNH MINH NHỰT
Địa chỉ: IS/IT
Lý do nộp: Chi phí th bao 3G tháng 11/2016 của ơng Matthias
Số tiền: 200.000,00 đồng (Viết bằng chữ): Hai trăm nghìn đồng chẵn./........................................ Kèm theo: Hóa đơn GTGT AR/16E 5802651 Chứng từ gốc:.........................................................
Ngày 30 tháng 12 năm 2016
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn số AR/16E 5802651 và phiếu chi, Kế tốn hạch tốn nghiệp vụ vào phần mềm Cơng ty:
Nợ TK 64278315: 181.818 Nợ TK 13310001: 18.182 Có TK 11110001: 200.000
629.970
3.500.000
1.329.000
Qua các nghiệp vụ phát sinh, ta sẽ có sơ đồ chữ T như sau:
TK 11110001
13100001
71100008
14100002
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ chữ T tài khoản 11110001 Quý 4 năm 2016 của Công ty TNHH La Vie SDĐK: 143.073.286 64277323 NV 2 NV 1 1.429.340 1.429.340 629.970 14100002 2.400.000 NV 4 2.400.000 NV 3 3.500.000 181.818 NV 6 64278315 181.818 13310001 NV 5 1.329.000 142.934 NV 2 142.934 18.182 NV 6 18.182 5.458.970 4.172.274 SDCK: 144.359.982
Đơn vị: Công ty TNHH La Vie Mẫu số S07-DN
Địa chỉ: Quốc lộ 1A, P. Khánh Hậu, TP. Tân An, Long An, Việt Nam (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ QUỸ TIỀN MẶT Loại quỹ: 11110001 Từ ngày 01/10/2016 đến ngày 31/12/2016 Đơn vị tính: Đồng Ngày, tháng ghi sổ Ngày, tháng chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi chú
Thu Chi Thu Chi Tồn
A B C D E 1 2 3 G
Số tồn đầu kỳ 143.073.286
14/10/2016 14/10/2016 PTHCM2 01610012
Thu tiền hóa đơn
0000103 629.970 143.703.256 ... 17/10/2016 17/10/2016 PCHCM2 01610010 Chi phí bảo dưỡng xe 51LD 4825 1.572.274 142.130.982 ... 04/11/2016 04/11/2016 PTHCM2 01611001 Thu bán phế liệu tháng 10/2016 3.500.000 145.630.982 ... 15/11/2016 15/11/2016 PCHCM2 01611013 Chi tạm ứng đi công tác Cần Thơ 2.400.000 143.230.982 ... 30/12/2016 30/12/2016 PTHCM2 01612008 Thu hoàn tạm ứng 1.329.000 144.559.982 30/12/2016 30/12/2016 PCHCM2 01612020
Chi phí th bao 3G tháng 11/2016 của ơng Matthias
200.000 144.359.982
Cộng số phát
sinh trong kỳ 5.458.970 4.172.274
Số tồn cuối kỳ 144.359.982 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày........tháng.........năm.......... Giám đốc
Đơn vị: Công ty TNHH La Vie Mẫu số S02C1-DN
Địa chỉ: Quốc lộ 1A, P. Khánh Hậu, TP. Tân An, Long An, Việt Nam (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI
Năm: Quý 4/2016
Tên tài khoản: Tiền mặt
Số hiệu: 11110001 Đơn vị tính: Đồng Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Diễn giải Số hiệu TK
đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G
Số phát sinh đầu quý 143.073.286
14/10/2016 PTHCM20
1610012 14/10/2016 Thu tiền hóa đơn 0000103 13100001 629.970 ...
17/10/2016 PCHCM20
1610010 17/10/2016
Chi phí bảo dưỡng xe 51LD
4825 64277323 1.429.340 17/10/2016 PCHCM20 1610010 17/10/2016 Thuế GTGT 13310001 142.934 … 04/11/2016 PTHCM20 1611001 04/11/2016 Thu bán phế liệu tháng 10/2016 71100008 3.500.000 ... 15/11/2016 PCHCM20 1611013 15/11/2016
Chi tạm ứng đi công tác Cần
Thơ 14100002 2.400.000 ... 30/12/2016 PTHCM20 1612008 30/12/2016 Thu tiền tạm ứng 14100002 1.329.000 ... 30/12/2016 PCHCM20 1612020 30/12/2016
Chi phí thuê bao 3G tháng
11/2016 của Matthias 64178315 181.818 30/12/2016 PCHCM20
1612020 30/12/2016 Thuế GTGT 13310001
18.182
Cộng số phát sinh X 5.458.970 4.172.274 X
Số dư cuối kỳ X 144.359.982 X
4.1.1.6. So sánh thực tế và lý thuyết:
Giống nhau:
Trình tự kiểm tra hóa đơn, chứng từ; hạch toán kế toán tiền mặt giống với lý thuyết đã học.
Công ty sử dụng tài khoản, chứng từ, sổ sách theo quy định của Bộ Tài Chính.
Khác nhau:
Lý thuyết Thực tế
- Việc thanh toán tiền mặt diễn ra dưới 20 triệu;
- Khi thu tiền vào thì cần đầy đủ hóa đơn, chứng từ có liên quan.
- Việc thanh tốn tiền mặt diễn ra thực tế dưới 2,5 triệu;
- Khi thu tiền, Công ty không quy định nhất thiết phải đầy đủ hóa đơn, chứng từ có liên quan.