Chương 1 : GIỚI THIỆU
3.2 Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Phương
3.2.2 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban
3.2.2.1 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của OCB Tây Đơ gọn nhẹ, có sự phân cơng trách nhiệm rõ ràng và hoạt động có hiệu quả dưới sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Ban Giám đốc.
Quyền hạn và trách nhiệm của Ban Giám đốc và chức năng của từng phòng được thực hiện theo quy chế quản lý hoạt động do Hội Đồng Quản Trị Ngân hàng Phương Đông ban hành.
Cơ cấu tổ chức của OCB Tây Đô theo sơ đồ như sau:
Sơ đồ 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA OCB TÂY ĐƠ
(Nguồn: Phịng Hành chính Tổng hợp OCB Tây Đơ)
Qua sơ đồ 2 như trên cho thấy, cơ cấu tổ chức quản lý của OCB Tây Đô gồm những thành phần sau:
- Ban Giám đốc gồm: Giám đốc chi nhánh kiêm Giám đốc Phòng KHDN, và Giám đốc Phòng KHCN. - Các phòng nghiệp vụ gồm: Phòng KHDN, Phòng KHCN, Phịng Kế tốn, Phịng Hành chính Tổng hợp – Vi tính. Ban Giám Đốc Phịng KHCN Bộ phận Hỗ trợ tín dụng Phịng HCTH - Vi tính Bộ phận Kho quỹ Phịng Kế tốn Phịng KHDN Giám Đốc KHDN Giám Đốc KHCN Bộ phận Dịch vụ khách hàng Các phịng/ Bộ phận chức năng Phịng Giao dịch
Phân tích hoạt động tín dụng tại Ngân hàng TMCP Phương Đơng - Chi nhánh Tây Đô
- Các bộ phận gồm: Bộ phận Hỗ trợ tín dụng, Bộ phận Dịch vụ khách hàng và Bộ phận Kho quỹ.
- Các Phòng Giao dịch trực thuộc tại Thành phố Cần Thơ gồm: An Hòa, An Phú, Phước Thới và Đông Thuận.
Hiện nay, nguồn nhân lực của OCB Tây Đô như sau:
- Về số lượng nhân viên nam, nữ, nguồn nhân lực của OCB Tây Đô đến tháng 01 năm 2012 như sau:
Bảng 2: NGUỒN NHÂN LỰC TẠI OCB TÂY ĐÔ 2009 - THÁNG 01/2012
Đơn vị tính: người KHOẢN MỤC NĂM 2009 2010 2011 01/2012Tháng 1. Nam 46 44 38 34 2. Nữ 40 38 35 36 Tổng nhân viên 86 82 73 70
(Nguồn: Phịng Hành chính Tổng hợp OCB Tây Đô)
Qua bảng số liệu về nguồn nhân lực của OCB Tây Đô như bảng 2 cho thấy, sự biến động về số lượng nhân viên của ngân hàng qua các năm là không nhiều. Đối với cuối năm 2011, số lượng nhân viên có nhiều thay đổi, vì trong năm 2011 có nhiều lần ngân hàng cơ cấu lại tổ chức, đồng thời điều chuyển cơng tác. Bên cạnh đó cũng có một số nhân viên ngừng cơng tác, vì đến tuổi hưu hay do một số điều kiện khách quan. Đến thời điểm cuối tháng 01 năm 2012, số lượng nhân viên của ngân hàng là 70 người.
- Về trình độ chun mơn, nguồn nhân lực của OCB Tây Đô đến tháng 01 năm 2012 là 70 người, bao gồm:
+ Đại học: 40 người.
+ Đang học Đại học: 2 người. + Cao đẳng: 6 người.
+ Kỹ sư: 1 người. + Trung cấp: 10 người. + Phổ thông: 11 người.
- Về số thâm niên của nhân viên tại OCB Tây Đơ thì những nhân viên có thâm niên cao đại đa số giữ các chức vụ quản lý trong ngân hàng. Trong 70
người, có 13 người làm việc dưới 2 năm, 16 người làm việc trong khoảng thời gian từ 2 đến 4 năm. Cịn lại 41 người có thâm niên trên 4 năm. Hiện tại, có 2 người có thâm niên lâu nhất là 29 năm và đều đang giữ nhiệm vụ chủ chốt tại ngân hàng [29].
3.2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ chung của các phòng, ban a) Giám đốc chi nhánh kiêm Giám đốc KHDN
Là người đứng đầu CN, chịu trách nhiệm quản lí và điều hành mọi hoạt động của CN, đồng thời chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và pháp luật về hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của CN.
+ Giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động của CN và phụ trách một số mảng quan trọng của CN, phân cơng hoặc ủy quyền cho Phó Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của CN. Việc phân công cụ thể này phải được sự chấp thuận của Tổng Giám đốc.
+ Giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốc. Giám đốc có thể ủy quyền cho các Phó Giám đốc, trưởng đơn vị trực thuộc CN, các nhân viên có trình độ thay mặt mình thực hiện một số cơng việc cụ thể và phải chịu trách nhiệm về sự ủy quyền đó.
Giám đốc KHDN là người quản lý tồn bộ nhân sự và hoạt động về KHDN tại CN và các đơn vị trong cơ cấu tổ chức của CN, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Khối KHDN trong việc quản lý điều hành KHDN của CN; được quyết định giải quyết các công việc quản lý và kinh doanh; ký kết các hợp đồng tín dụng, kinh doanh, thương mại, dân sự theo các quy chế, quy định, phân cấp, ủy quyền của Hội sở chính và theo quy định của pháp luật.
+ Giám đốc KHDN báo cáo và chịu sự đánh giá về chỉ tiêu kinh doanh và quản lý dân sự của Giám đốc Khối KHDN; đồng thời chịu sự đánh giá về các mặt khác của Giám đốc chi nhánh. Khi báo cáo kết quả kinh doanh cho Giám đốc Khối KHDN thì đồng thời gửi báo cáo cho Giám đốc chi nhánh. Trong CN thì Giám đốc chi nhánh giữ quyền Giám đốc KHDN.
b) Giám đốc KHCN
+ Giám đốc KHCN là người quản lý toàn bộ nhân sự và hoạt động về KHCN tại CN và các đơn vị trong cơ cấu tổ chức của CN, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Khối KHCN trong việc quản lý điều hành KHCN của CN;
Phân tích hoạt động tín dụng tại Ngân hàng TMCP Phương Đơng - Chi nhánh Tây Đô
được quyết định giải quyết các công việc quản lý và kinh doanh; ký kết các hợp đồng tín dụng, kinh doanh, thương mại, dân sự theo các quy chế, quy định, phân cấp, ủy quyền của Hội sở chính và theo quy định của pháp luật.
+ Giám đốc KHCN báo cáo và chịu sự đánh giá về chỉ tiêu kinh doanh và quản lý dân sự của Giám đốc Khối KHCN; đồng thời chịu sự đánh giá về các mặt khác của Giám đốc chi nhánh. Khi báo cáo kết quả kinh doanh cho Giám đốc Khối KHCN thì đồng thời gửi cho Giám đốc chi nhánh.
c) Phịng kinh doanh KHDN
+ Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn, điều hành của Khối KHDN ở Hội sở, xây dựng và tổ chức triển khai kế hoạch, nghiệp vụ kinh doanh trên toàn CN đối với KHDN và tổ chức có chức năng hoạt động kinh doanh.
+ Theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh và đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thành kế hoạch.
+ Chăm sóc KHDN hiện hữu và tiếp thị để phát triển KH mới.
+ Thu thập các ý kiến đóng góp của KHDN về các sản phẩm, dịch vụ của NH, nghiên cứu việc thực hiện các sản phẩm, dịch vụ cùng loại của NH khác trên địa bàn để đề xuất các ý kiến cải tiến.
+ Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị trực thuộc CN đối với nghiệp vụ liên quan đến hoạt động của phòng.
+ Thực hiện các báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định của CN.
d) Phòng kinh doanh KHCN
+ Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn, điều hành của Khối KHDN ở Hội sở, xây dựng và tổ chức triển khai kế hoạch, nghiệp vụ kinh doanh trên toàn CN đối với KHCN và tổ chức không hoạt động kinh doanh, cá nhân, hộ gia đình, tổ hợp tác và hộ kinh doanh cá thể.
+ Phát triển sản phẩm thẻ tín dụng và dịch vụ NH để phục vụ KHCN theo định hướng của Khối KHCN.
+ Theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh và đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thành kế hoạch.
+ Thu thập các ý kiến đóng góp của KHCN về các sản phẩm, dịch vụ của NH, nghiên cứu việc thực hiện các sản phẩm, dịch vụ cùng loại của NH khác trên địa bàn để đề xuất các ý kiến cải tiến.
+ Chăm sóc KHCN hiện hữu và tiếp thị để phát triển KH mới.
+ Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị trực thuộc CN đối với nghiệp vụ liên quan đến hoạt động của phòng.
+ Thực hiện các báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định của CN.
e) Bộ phận Hỗ trợ tín dụng
+ Hỗ trợ, kiểm sốt cơng tác tín dụng và quản lý nợ.
+ Xử lý các giao dịch quốc tế, kiểm soát và đề xuất các biện pháp thực hiện đối với các khoản nợ trễ hạn, nợ quá hạn, nợ xấu.
+ Thực hiện báo cáo định kỳ và kiểm tra đột xuất các loại nợ, lập kế hoạch nợ quá hạn, kế hoạch dự phòng rủi ro và theo dõi thực hiện.
+ Lưu trữ, bảo quản các hợp đồng tín dụng, các giấy tờ nợ và các giấy tờ khác có liên quan.
f) Phịng Dịch vụ KH
+ Tiếp xúc với KH, hỗ trợ KH trong giao dịch hàng ngày, quản lý, duy trì và quan hệ thường xuyên với KH…
+ Thực hiện các hoạt động về kinh doanh ngoại tệ, chi trả kiều hối, dịch vụ chuyển tiền nhanh, phát hành và thanh toán hai loại thẻ tín dụng quốc tế Visacard, Mastercard, mở tài khoản ATM,…
g) Phịng Kế tốn
+ Tiếp nhận, kiểm tra hạch tốn tổng hợp các số liệu phát sinh hàng ngày, thực hiện công tác hạch tốn cho tồn CN.
+ Hậu kiểm tra các chứng từ kế toán do các đơn vị trực thuộc CN thực hiện, đề xuất các biện pháp xử lý kịp thời nếu có sai sót.
+ Quản lý thanh khoản tại CN và các đơn vị trực thuộc để đảm bảo an toàn chi trả, đồng thời chấp hành tốt định mức thanh khoản được giao.
h) Phòng Giao dịch
Phòng Giao dịch là đơn vị trực thuộc của CN, hạch tốn báo sổ, có con dấu riêng và được thực hiện một số nội dung hoạt động theo sự phân công, ủy quyền của Giám đốc chi nhánh và Tổng Giám đốc phê duyệt.
+ Cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của NH trong phạm vi được ủy quyền. + Xây dựng kế hoạch kinh doanh tháng, năm.
Phân tích hoạt động tín dụng tại Ngân hàng TMCP Phương Đơng - Chi nhánh Tây Đô
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch được giao, theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh.
+ Thu thập ý kiến đóng góp của KHCN về sản phẩm, dịch vụ của NH.
+ Quản lý thanh khoản tại Phòng Giao dịch, thực hiện các lệnh điều hòa tiền mặt, vàng trong nội bộ, kiểm kê tồn quỹ định kỳ và đột xuất theo quy định.
+ Bảo quản, quản lý việc sử dụng con dấu của Phòng Giao dịch. + Thực hiện thu chi tiền mặt, vàng của KH theo đúng quy định.
+ Lưu trữ, bảo quản các giấy tờ có giá và các hồ sơ tài liệu theo quy định.
i) Bộ phận Kho quỹ
+ Quản lý chi phí điều hành tổng hợp kế hoạch kinh doanh, theo dõi, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện của tồn CN.
+ Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và đảm bảo an toàn tyệt đối kho quỹ, phối hợp thực hiện các báo cáo hoạt động hàng tháng, sơ kết 6 tháng và tổng kết năm.
+ Thực hiện các cơng việc điều hịa tiền mặt, vàng trong nội bộ, lưu trữ, bảo quản các giấy tờ có giá và các hồ sơ tài liệu theo quy định của NH.
+ Thực hiện kiểm kê tồn quỹ định kỳ và đột xuất theo quy định của NH.
j) Phịng Hành chính Tổng hợp – Vi tính
Phịng Hành chính Tổng hợp:
+ Tiếp nhận, phân phối, phát hành, theo dõi và lưu trữ văn thư tại CN.
+ Phụ trách mua sắm, tiếp nhận, quản lý, phân phối công cụ lao động, ấn chỉ, văn phòng phẩm.
+ Thực hiện quản lý, bảo dưỡng cơ sở hạ tầng toàn CN. + Quản lý tài sản cố định của tồn CN.
Tổ vi tính: chịu trách nhiệm về hệ thống máy tính, mạng nội bộ, giấy tờ công văn gửi đi và nhận về, bảo mật thông tin và dữ liệu tại NH.