1. Tổng quan về sơ đồ tổ chức và qui trình quản lý chi phí
Ở nước Anh, tổ chức Chính phủ có tính tập trung hoá cao, mặc dù vậy, các Bộ thường có quyền tự chủ cao.
Đối với các dự án quan trọng của Chính phủ, có các tổ chức đóng vai trò Chủ đầu tư của các dự án. Mỗi tổ chức này quản lý các dự án thuộc về chuyên môn của họ. Ví dụ : dự án đầu tư xây dựng một tuyến đường cao tốc được quản lý bởi cơ quan quản lý đường cao tốc, dự án đường sắt được quản lý bởi cơ quan quản lý giao thông, cơ quan năng lượng nguyên tử quản lý các dự án năng lượng, cơ quan dầu khí quản lý các dự án dầu khí , các dự án cấp thoát nước do cơ quan cảng hàng không ...Ngoài ra còn có các công ty, các quỹ đầu tư làm chủ đầu tư của dự án do họ đầu tư.
Đối với các dự án của Chính phủ Anh, Chủ đầu tư uỷ nhiệm cho kỹ sư chuyên ngành và kiến trúc sư là công ty tư nhân ( hoặc nhà nước tuyển) để phác thảo dự án và thiết kế sơ bộ. Trong giai đoạn này, kỹ sư chuyên ngành và kiến trúc sư được hỗ trợ bởi tư vấn thiết kế và tư vấn quản lý chi phí là các công ty tư nhân. Các công ty này được giới thiệu bởi kỹ sư chuyên ngành và kiến trúc sư cho chủ đầu tư lựa chọn. Khái toán chi phí được tính trên đơn vị m2 để xác định lượng vốn cho dự án và được tư vấn quản lý chi phí tính toán dựa trên các thông tin cơ bản về dự án, dựa trên diện tích một m2 sàn.
Khi lượng vốn dành cho dự án được chấp thuận thiết kế sơ bộ sẽ được trình cho chủ đầu tư. Tư vấn quản lý chi phí lập dự toán sơ bộ mô tả lượng vốn xây dựng sẽ được chi tiêu như thế nào. Dự toán sơ bộ được xác định dựa
31
trên thiết kế. Do đó, dự toán sơ bộ đưa ra mục tiêu chi phí cho mỗi người trong nhóm thiết kế. Khi quyết định về thiết kế được đưa ra, tư vấn quản lý chi phí sẽ lập dự toán và dự toán này có liên quan đến dự toán sơ bộ đã được duyệt. Nếu bị vượt quá dự toán sơ bộ được duyệt, dự toán sơ bộ hoặc thiết kế sẽ được cảnh báo. Chi phí dự phòng trong dự toán sơ bộ sẽ giúp giải quyết các vấn đề xảy ra. Mặc dù vậy, thường thì ít khi gặp những thay đổi trong ngân sách hoặc thiết kế sơ bộ trong giai đoạn thiết kế thi công. Khi xong thiết kế thi công, tư vấn quản lý chi phí sẽ lập biểu khối lượng bao gồm chi tiết tất cả các hạng mục công việc theo yêu cầu thiết kế. Biểu khối lượng sẽ được áp giá và sau đó sẽ được sử dụng để phân tích hồ sơ thầu của các nhà thầu.
Tại Vương quốc Anh, không có nhà thầu thuộc nhà nước ( chỉ có các cơ quan quản lý công trình công cộng nhưng chủ yếu cho các công việc bảo trì và khẩn cấp), do đó các dự án quan trọng được đấu thầu giữa các công ty tư nhân. Có thể trao thầu dưới hình thức thầu chính, Xây dựng-Vận hành- chuyển giao hoặc chìa khoá trao tay.
Sau khi trao thầu xây dựng, qui trình quản lý chi phí được thiết lập để kiểm soát giá trong quá trình xây dựng do tư vấn quản lý chi phí tiến hành.
Một cách khác để thực hiện dự án của chính phủ Anh là dự án thực hiện bởi một nhà thầu chịu trách nhiệm cả về thiết kế và xây dựng. Nhà thầu thiết kế và xây dựng có thể được lựa chọn một cách đơn giản thông qua thương thảo hợp đồng giữa nhà thầu và chủ đầu tư.
Nhà thầu thiết kế xây dựng được chọn thông qua đấu thầu. Chủ đầu tư sẽ nêu rõ yêu cầu về công trình xây hoàn thành, những phần việc còn lại sẽ thuộc trách nhiệm của nhà thầu thiết kế và xây dựng. Chủ đầu tư yêu cầu các nhà thầu đệ trình đề xuất bao gồm thiết kế và giá trọn gói. Sau đó, thương thảo hợp đồng để lựa chọn nhà thầu. Chủ đầu tư sẽ lấy ý kiến từ các nhà tư vấn kiến trúc, kỹ thuật và tư vấn quản lý chi phí để chọn lựa nhà thầu thiết kế
32
và xây dựng. Tư vấn quản lý chi phí tham gia vào dự án để giúp chủ đầu tư kiểm soát chi phí dự án.
2. Các Giai đoạn đầu tư XD và các căn cứđể xác định, quản lý chi phí XD
Qua nghiên cứu các tài liệu có liên quan đến chi phí xây dựng của một số nước nêu trên cho thấy quá trình đầu tư và xây dựng được xác định theo trình tự và các bước sau:
Bước 1: Ước tính ngân quỹ dự án phù hợp với ý tưởng dự án và thực hiện nghiên cứu tiền khả thi (đối với dự án đầu tư xây dựng có kỹ thuật phức tạp)
Bước 2: Xác định và bố trí ngân quỹ dự án dựa trên cơ sở đề xuất ý tưởng thiết kế dự án và thực hiện nghiên cứu khả thi.
Bước 3: Chi phí xây dựng bước thiết kế sơ bộ gồm thiết kế kỹ thuật (nếu có) đối với công trình có kỹ thuật phức tạp
Bước 4: Chi phí xây dựng ở bước thiết kế bản vẽ thi công Bước 5: Chi phí xây dựng ở giai đoạn đấu thầu
Bước 6: Chi phí xây dựng ở giai đoạn xây dựng.
Các căn cứ và tư liệu để xác định và quản lý chi phí xây dựng của các nước trên được chia làm hai hệ thống theo hệ tiêu chuẩn Anh và theo hệ tiêu chuẩn Mỹ.
¾ Theo hệ tiêu chuẩn Anh (gồm các nước Anh, Úc,…)
* Có nhiều phương pháp tiêu chuẩn đo bóc khối lượng (Standard Method of Measurement - SMM) được sử dụng tại Anh cho các dự án hạ tầng và dân dụng. Nguồn dữ liệu được xây dựng bởi các nhà tư vấn quản lý khối lượng giàu kinh nghiệm, với ngân hàng dữ liệu về đơn giá được xây dựng từ nhân công, vật liệu và máy móc. Đơn giá được áp dụng cho bất cứ dự án nào có sử dụng hệ tiêu chuẩn đo bóc khối lượng và như vậy sẽ tương đối dễ dàng cho tư vấn quản lý chi phí đo bóc khối lượng của một dự án và vận dụng áp
33
giá các dự án tương tự đã thực hiện trước đây và có sử dụng cùng một phương pháp đo bóc chuẩn.
* Ngân quĩ được xác định dựa trên phác thảo dự án bằng cách tính toán diện tích sàn xây dựng (CFA) sau đó áp giá tính cho 1m2 CFA. Tư vấn xây dựng có một ngân hàng dữ liệu đơn giá tính trên 1m2 CFA cho các loại công trình xây dựng khác nhau và giá được dựa trên các hệ số tiêu chuẩn như hệ số sử dụng đất, hệ số diện tích lưu thông, hệ số diện tích sử dụng chung ...
* Khái toán được xác định dựa trên thiết kế phác thảo hoặc thiết kế sơ bộ. Bản khái toán này sẽ xem xét thông số, các hệ số để dự tính chi phí. Ví dụ, mặt tiền hay khu vực lưu thông. Các thông số này có thể sử dụng để phát triển dự toán một cách cụ thể hơn. Khi thiết kế được triển khai, các chi tiết thiết kế được cung cấp và dự báo chi phí xây dựng được xác định bởi tư vấn quản lý chi phí. Dựa trên thiết kế chi tiết và bản vẽ sơ bộ, khôí lượng và đơn giá được lập để thực hiện dự toán sơ bộ – cung cấp thông tin chi tiết về các yếu tố của dự án.
Các dữ liệu chi phí quan trọng, được sử dụng để lập ngân sách, dự báo sơ bộ lấy từ biểu khối lượng và đơn giá của dự án được đấu thầu trước đây. Điều này giải thích tại sao hệ tiêu chuẩn đo bóc khối lượng rất quan trọng, hệ tiêu chuẩn đo bóc khối lượng không chỉ đưa ra cơ sở cho việc tính toán và áp giá mà còn tạo ra sự nhất quán về đơn gía ở các dự án khác nhau. Tư vấn quản lý chi phí cũng sử dụng cả chỉ số giá để lập, xác định sự khác nhau về giá ở các địa phương và biến đổi giá theo thời gian về nhân công, máy móc và vật liệu. Đây là công cụ quản lý chi phí chủ yếu của Tư vấn quản lý chi phí với mục đích đánh giá ngân sách và lập dự toán.
Tư vấn quản lý chi phí của Anh rất giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp, họ sử dụng nguồn dữ liệu được xây dựng dựa trên kinh nghiệm và các dự án tương tự đã có nghiên cứu giá thị trường vật liệu, nhân công, máy móc để lập
34
dự toán ngân sách và chi phí xây dựng được sử dụng làm cơ sở đánh giá hồ sơ thầu.
Phương pháp luận của hệ thống quản lý chi phí xây dựng của Anh là liên tục cải tiến dự toán chi phí dự án dựa trên mức độ chi tiết của thiết kế đưa ra. Do đó, việc phân tích chi phí được triển khai từ tính toán trên m2, chi phí cơ bản đến bảng khối lượng chi tiết.
* Chi phí xây dựng ở bước 2 hoặc bước 1 nêu trên: Chi phí xây dựng ở giai đoạn này có thể dựa vào giá xây dựng của các công trình tương tự đã xây dựng, chỉ tiêu suất đầu tư, chi phí xây dựng tính theo fút vuông, fút khối có tính đến đặc điểm riêng của khu vực sẽ xây dựng công trình tương lai và mức biến động giá cả theo thời gian,…
* Chi phí xây dựng ở các bước 3, 4, 5 nêu trên: ở các nước này không có hệ thống định mức dự toán thống nhất, không có các bảng đơn giá xây dựng chi tiết riêng do cơ quan có thẩm quyền Nhà nước ban hành như ở Trung Quốc, Việt nam làm cơ sở xây dựng chi phí đầu tư xây dựng công trình.
Việc xây dựng chi phí xây dựng làm căn cứ để xác định giá mời thầu hoặc tham khảo khi xác định giá dự thầu trong đấu thầu.
Một số nội dung được quy định trong một nhóm công tác của SMM bao gồm:
+ Giới thiệu về yêu cầu kỹ thuật.
+ Cách tính hao phí về vật liệu, máy thi công, nhân công phù hợp với đơn vị tính của một loại công tác xây lắp.
+ Cách thức tính đơn giá đầy đủ (gồm chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí máy thi công, lợi nhuận và phụ phí) phù hợp với đơn vị tính của một loại công tác xây lắp. Trong đó giá vật liệu, giá nhân công, giá giờ máy thi công được lấy theo mức giá trên thị trường ở khu vực có dự án đầu tư xây dựng.
35
Việc xác định chi phí xây dựng ở bước thiết kế kỹ thuật cho từng hạng mục công trình có kỹ thuật phức tạp chủ yếu dựa vào bảng giá tính cho từng bộ phận kết cấu của công trình hay còn gọi là đơn giá xây dựng tổng hợp, được xác định trên cơ sở SMM và phù hợp với từng nhóm bộ phận kết cấu cụ thể.
¾ Theo hệ tiêu chuẩn Mỹ (gồm Mỹ, Thái Lan, Singapore,…)
* Chi phí xây dựng ở bước 2 hoặc bước 1 nêu trên: Ở Mỹ và một số nước theo hệ tiêu chuẩn Mỹ, các cơ quan Nhà nước không tổ chức xây dựng và ban hành các định mức, tiêu chuẩn chi phí thống nhất làm cơ sở xác định chi phí xây dựng các dự án xây dựng. Tất cả các loại định mức, tiêu chuẩn chi phí,... dùng để xác định chi phí xây dựng đều do các công ty tư vấn xây dựng có danh tiếng biên soạn và cung cấp. Hầu như mức chi phí xây dựng ở giai đoạn này của tất cả các loại dự án đầu tư xây dựng chủ yếu do các công ty tư vấn giá xây dựng xác định cho nhà đầu tư trên cơ sở số liệu lịch sử từ các dự án đã đầu tư xây dựng thông qua hệ số quy mô về tổng công suất, tổng diện tích hay khối tích của dự án đầu tư xây dựng dự kiến và dự án đã được đầu tư xây dựng. Ngoài ra còn tính đến đặc điểm riêng của khu vực xây dựng công trình dự kiến và sự biến động giá cả theo thời gian,.. hoặc có thể sử dụng bảng giá tính sẵn theo fút vuông, fút khối và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí xây dựng.
* Chi phí xây dựng ở các bước 3, 4, 5 nêu trên: Chi phí xây dựng trong các bước này được xác định trên cơ sở các thông tin, dữ liệu, bảng giá do các công ty tư vấn giá xây dựng cung cấp. Các tư liệu làm căn cứ xác định chi phí xây dựng mà các công ty tư vấn thường xuyên công bố gồm:
+ Đơn giá tính theo fút vuông và fút khối + Đơn giá xây dựng tổng hợp
36
Ngoài ra còn có chi phí đơn vị và những khoản mục chi phí khác được tính trong chi phí xây dựng (chi phí thầu phụ, phụ phí, chi phí lán trại văn phòng, lợi nhuận,…), các loại chi phí này được nhà thầu xác định cho mình hoặc do tổ chức tư vấn quản lý chi phí xây dựng xác định cho chủ đầu tư, được sử dụng để tính chi phí ở giai đoạn xây dựng công trình.
1. Đơn giá tính theo fút vuông, fút khối: Đơn giá này làm cơ sở xác định chi phí xây dựng khi công trình có kích thước gần đúng đã được xác định, mức giá này được tính trên cơ sở giá xây dựng của hàng nghìn công trình xây dựng đã hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định.
2. Đơn giá xây dựng tổng hợp: Là một tổ hợp các chi phí tính cho một nhóm các loại các công tác xây lắp hoặc các công việc quy vào một danh mục đơn giá để tính chi phí xây dựng. Đơn giá xây dựng tổng hợp là tổng của các đơn giá xây dựng chi tiết của nhóm công tác xây lắp đó.
Đây là loại đơn giá có ý nghĩa quan trọng, việc sử dụng đơn giá xây dựng tổng hợp để xác định chi phí xây dựng cho các giải pháp thiết kế khác nhau cho phép nhanh chóng tìm ra được mức chênh lệch chi phí giữa các giải pháp thiết kế, qua đó chủ đầu tư cũng nắm được mức vốn cần thiết cho công trình trước khi thiết kế bản vẽ thi công công trình.
3. Đơn giá xây dựng chi tiết: Đơn giá chi tiết cho một khoản mục xây lắp thường bao gồm các khoản mục chi phí về vật liêu, nhân công, máy thi công. Ngoài ra nó còn được mã hoá thống nhất theo hệ mã “số”, mỗi loại công tác xây lắp được xác định theo đơn vị tính phù hợp.
Đơn giá xây dựng chi tiết làm cơ sở để xác định chi phí xây dựng ở giai đoạn thiết kế bản vẽ thi công, giúp chủ đầu tư có căn cứ để đánh giá các mức giá dự thầu của nhà thầu đồng thời là căn cứ để nhà thầu có thể sử dụng xác định mức giá dự thầu khi đấu thầu.
37
3. Các khâu chủđạo trong tiến trình quản lý chi phí xây dựng:
Việc quản lý chi phí xây dựng của các dự án xây dựng, chủ đầu tư đều giao cho các công ty tư vấn trợ giúp trong quá trình quản lý chi phí xây dựng ở hai giai đoạn:
- Giai đoạn trước khi xây dựng - Giai đoạn xây dựng công trình.
Quản lý chi phí xây dựng trước khi xây dựng được thực hiện chủ yếu thông qua hai khâu:
(1)Xác định chi phí xây dựng của dự án đầu tư xây dựng ở các giai đoạn:
- Nghiên cứu khả thi (Frefeasibility Study - F/S): Tập trung vào việc xác định một mức giá xây dựng sát thực với ý tưởng thiết kế dự án đầu tư xây dựng.
- Thiết kế sơ bộ (Outline proposals): Tập trung vào việc chọn giải pháp thiết kế sơ bộ phù hợp với mức chi phí xây dựng hợp lý.
- Thiết kế cụ thể (Sketch design): Tập trung vào việc kiểm tra hiệu quả toàn bộ thiết kế và bảo đảm rằng chi phí xây dựng không vượt so với mức chi phí xây dựng ở các giai đoạn trên.
- Lập hồ sơ mời thầu (Documentation): Bảo đảm mức chi phí xây dựng trên các hồ sơ cuối cùng không vượt quá mức chi phí xây dựng đã được lập ở giai đoạn thiết kế cụ thể, thực hiện bằng cách tiếp tục kiểm tra chi phí trong quá trình thiết lập hồ sơ.
Mục tiêu đặt ra là mức chi phí xây dựng ở giai đoạn sau cùng không