1.2. Quy định của pháp luật hiện hành về hóa đơn trong việc xác định nghĩa vụ
1.2.1.2. Quyền và nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân kinh doanh
Trong hoạt động in ấn, phát hành hóa đơn
Chế độ in và phát hành hóa đơn của tổ chức và cá nhân kinh doanh có nhiều sự thay đổi khi có quy định mới đƣợc ban hành bởi các cơ quan có thẩm quyền. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì chủ thể đƣợc quyền in ấn phát hành hóa đơn là tổ chức, cá nhân kinh doanh, bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp ở địa bàn kinh tế khó khăn cũng phải tự đặt in hoặc tự in hóa đơn và cơ quan Thuế khơng bán hóa đơn cho các chủ thể này nữa. Quy định này đã mở rộng rất nhiều về đối tƣợng đƣợc quyền in hóa đơn so với các quy định trƣớc đây và pháp luật trao quyền tự chủ cũng nhƣ tự chịu trách nhiệm cho ngƣời nộp thuế tự in hóa đơn. Điều này sẽ là lợi thế cho cho các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lƣợng lớn nhƣng ngƣợc lại quy định này lại không phù hợp với doanh nghiệp sử dụng ít hóa đơn vì giá thành hóa đơn rất cao.
Đối tƣợng đƣợc quyền tự in hóa đơn là doanh nghiệp (kể cả ngân hàng) phải có vốn điều lệ 15 tỉ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp mới đƣợc tự in hóa đơn30 thay vì mức vốn điều lệ từ 1 tỉ đồng nhƣ quy định trƣớc đây. Điều này chứng tỏ nhà nƣớc đã siết chặt quy định về đối tƣợng tự in hóa đơn để doanh nghiệp tự in khơng cịn “tự do” in và phát hành hóa đơn tràn lan nhƣ trƣớc. Ngoài ra, doanh nghiệp đƣợc quyền tự in và phát hành hóa đơn phải là doanh nghiệp không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế, đồng thời phải có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in theo mẫu do Bộ Tài Chính ban hành31.
Các tổ chức cá nhân kinh doanh đƣợc quyền tự in và phát hành hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hoặc các loại hóa đơn khác phù hợp với mục đích và hoạt động kinh doanh của mình. Ngồi ra, các chủ thể này cịn đƣợc quyền lựa chọn hình thức in hóa đơn bằng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hay khởi tạo hóa đơn điện tử. Để sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa cung ứng dịch vụ, doanh nghiệp phải có thơng báo phát hành hóa đơn và căn cứ vào nhu cầu sử dụng hóa đơn cũng nhƣ việc chấp hành các quy
30
Điều 6 Thơng tƣ 39/2014/TT-BTC.
định về quản lý sử dụng hóa đơn của tổ chức doanh nghiệp mà đƣợc cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ xác định số lƣợng hóa đơn đƣợc thơng báo phát hành.
Đối với cá nhân, hộ kinh doanh cũng khơng đƣợc tự tạo hóa đơn GTGT mà cá nhân, hộ gia đình nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn thì có thể sử dụng hóa đơn bán hàng do Cục Thuế bán hoặc đặt in. Đối với riêng doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế muốn tự in hóa đơn phải sử dụng phần mềm do cơ quan Thuế cung cấp để cơ quan Thuế đảm bảo đƣợc tồn bộ dữ liệu của hóa đơn tự in nhƣng thực chất là để nhà nƣớc có thể dễ dàng kiểm sốt q trình in và phát hành hóa đơn của các chủ thể này bởi đây là những chủ thể đã làm mất niềm tin của nhà nƣớc do đã từng có hành vi vi phạm về hóa đơn, vì vậy đặt những chủ thể này vào trong sự kiểm soát đặc biệt là điều cần thiết.
Trƣớc khi tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn tự in phải thơng báo bằng văn bản với Cục Thuế tỉnh thành phố trực tiếp quản lý về mẫu hóa đơn, số lƣợng phát hành, thời gian sử dụng để cơ quan thuế mở sổ theo dõi quản lý đồng thời tổ chức cá nhân gửi kèm mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn với Tổng cục Thuế về cho Cục Thuế tỉnh, thành phố trực tiếp quản lý. Căn cứ vào cơng văn và mẫu hóa đơn đã đƣợc Tổng cục Thuế chấp nhận, Cục Thuế trực tiếp quản lý kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn tự có của đơn vị có khớp đúng khơng và mở sổ theo dõi. Cơ sở kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về hóa đơn tự in của mình khi mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Đối với việc phát hành hoá đơn của tổ chức, cá nhân kinh doanh thì trƣớc khi sử dụng hoá đơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ phải lập Tờ thơng báo phát hành hố đơn với nội dung gồm hoá đơn mẫu, ngày bắt đầu sử dụng, ngày lập Tờ thông báo phát hành và chữ ký của ngƣời đại diện trƣớc pháp luật. Tờ thơng báo phát hành hố đơn phải đƣợc gửi đến cơ quan thuế nơi tổ chức, cá nhân phát hành thơng báo đóng trụ sở chính, trong thời hạn mƣời ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành và niêm yết ngay tại các cơ sở sử dụng hoá đơn để bán hàng hoá, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hoá đơn và nếu có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới. Đối với tổ chức nhận in hóa đơn phải là những doanh nghiệp có giấy phép hoạt động trong ngành in và tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn phải là doanh nghiệp có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, trong đó có ngành nghề lập trình máy vi tính hoặc xuất bản phần mềm, trừ trƣờng hợp tổ chức tự cung ứng phần mềm tự in hóa đơn để sử dụng. Tổ chức nhận in hóa đơn và cung ứng phần mềm tự in hóa đơn thực hiện trách nhiệm in hóa đơn theo đúng hợp đồng đã ký và phải
đảm bảo chất lƣợng in và định kỳ 3 tháng là phải thơng báo tình hình lên cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
Trong quản lý, sử dụng hóa đơn
Mọi tổ chức, cá nhân phải sử dụng hóa đơn đúng mục đích. Tổ chức, cá nhân sử dụng hố đơn điện tử, hoá đơn tự in chƣa lập đƣợc lƣu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thơng tin, đối với hố đơn đặt in chƣa lập thì đƣợc lƣu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lƣu trữ bảo quản chứng từ có giá. Riêng đối với hóa đơn đã lập trong các đơn vị kế toán đƣợc lƣu trữ theo quy định lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán, cịn hố đơn đã lập trong các tổ chức, cá nhân khơng phải là đơn vị kế tốn đƣợc lƣu trữ và bảo quản nhƣ tài sản riêng của tổ chức, cá nhân đó.
Trong trƣờng hợp hóa đơn bị mất hay bị cháy, hỏng thì tổ chức, cá nhân phải lập biên bản và phải có đơn khai báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn khai báo là sau ngày biên bản đƣợc lập xong, nhƣng chậm nhất không quá 05 (năm) ngày, kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hoá đơn. Đối với hóa đơn hết giá trị sử dụng thì tổ chức, cá nhân phải thực hiện hủy hóa đơn và việc hủy hóa đơn phải đƣợc thơng qua Hội đồng hủy hoá đơn32
.
Tổ chức cá nhân kinh doanh phải Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý kể cả trƣờng hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. Đối với trƣờng hợp doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp không thuộc đối tƣợng tự in, đặt in hoặc thuộc loại rủi ro cao về thuế thì thực hiện báo cáo theo tháng với thời hạn nộp là ngày 20 của tháng tiếp theo, nộp trong 12 tháng từ ngày thành lập và sau đó cơ quan Thuế có thơng báo chuyển sang khai quý mới đƣợc chuyển sang báo cáo theo quý.
Đối với quy định về hóa hóa đơn từ cơ quan thuế để sử dụng của các doanh nghiệp vẫn cịn nhiều điểm đáng lƣu ý. Trong đó, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế là quy định mới đƣợc ban hành mà các văn bản luật trƣớc đây chƣa hề có hƣớng dẫn. Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế sẽ bị Cục trƣởng Cục Thuế công công khai danh sách vào ngày 15 hàng tháng. Theo đó những doanh nghiệp này khơng đƣợc quyền in hóa đơn do đã từng có hành vi vi phạm về hóa đơn do cố ý hoặc có chủ ý sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hoá đơn để trốn thuế, gian lận thuế và bị xử lý vi phạm hành chính đối với hành vi trốn thuế, gian lận thuế. Để ngăn chặn hành vi gian lận này của các doanh nghiệp có thể tiếp tục diễn ra nên tổng Cục Thuế đã đặt những doanh nghiệp này trong sự kiểm
32
sốt chặt chẽ và khơng đƣợc tiếp tục tự in hóa đơn mà thay vào đó là mua hóa đơn của cơ quan Thuế. Bên cạnh đó thơng tƣ cũng quy định trƣờng hợp trong vịng 30 ngày kể từ ngày Cục trƣởng Cục Thuế có văn bản thơng báo cho doanh nghiệp biết đối với doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế và kể từ ngày có quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế và gian lận thuế có hiệu lực thi hành đối với doanh nghiệp có hành vi vi phạm về hóa đơn thì doanh nghiệp phải lập báo cáo hóa đơn hết giá trị sử dụng và thực hiện hủy các hóa đơn tự in, đặt in hết giá trị sử dụng và thơng báo kết quả hủy hóa đơn cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.
Quy định này có thể xem nhƣ một chế tài đối với doanh nghiệp có hành vi gian lận thuế thơng qua in hóa đơn nhằm ngăn chặn hành vi lợi dụng việc in hóa đơn để chiếm đoạt tiền thuế của nhà nƣớc. Việc bị thông báo công khai là doanh nghiệp chịu rủi ro cao về thuế đã gián tiếp làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp, gây bất lợi trong hoạt động kinh doanh, buộc doanh nghiệp thực hiện việc tiêu hủy số hóa đơn đã in có thể khiến doanh nghiệp thất thốt một số tiền khơng nhỏ và cịn bị đặt trong sự kiểm sốt chặt chẽ của cơ quan thuế. Đối với riêng hóa đơn đi mua từ Cục Thuế các tỉnh, thành phố thì trách nhiệm của tổ chức và hộ cá nhân là phải có đơn đề nghị mua hóa đơn và bổ sung văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất kinh doanh để nhà nƣớc dễ dàng kiểm soát đƣợc việc sử dụng hóa đơn đúng mục đích và tránh tình trạng mua bán hóa đơn bất hợp pháp.