1.2. Quy định của pháp luật hiện hành về hóa đơn trong việc xác định nghĩa vụ
1.2.2. Điều kiện để hóa đơn đảm bảo tính hợp pháp, có giá trị trong việc xác
nghĩa vụ thuế
Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định của pháp luật 33
. Về hình thức hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc phải có cho từng loại hóa đơn, nội dung in sẵn trên hóa đơn phải nguyên vẹn, không rách hoặc nhàu nát và các số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ, chính xác, khơng bị tẩy xóa hoặc sửa chữa. Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, khơng đƣợc tẩy xóa, sửa chữa, phải dùng cùng màu mực và loại mực không phai, số và chữ viết phải liên tục không đƣợc ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn, gạch chéo phần còn trống34
. Ngồi các quy định bắt buộc trên thì hóa đơn hợp pháp phải là hóa đơn cịn giá trị sử dụng, không bị cơ quan thuế ra thơng báo là hóa đơn đã mất hoặc thơng tin không đảm
33 Khoản 4 Điều 3 Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
bảo tính chính xác. Chỉ có hóa đơn đảm bảo tính hợp pháp mới đƣợc sử dụng, lƣu hành và thực hiện chức năng của nó trong xác định thuế, quyết tốn, kê khai, khấu trừ thuế.
Hóa đơn đảm bảo tính hợp pháp tức là hóa đơn phải do chủ thể là Bộ tài Chính ủy quyền cho Cục Thuế các tỉnh, thành phố phát hành hoặc hóa đơn do doanh nghiệp tự tạo theo quy định về in ấn, phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn. Hóa đơn phải do ngƣời bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lập và giao bản gốc liên 2 (là liên dùng để giao cho khách hàng) cho ngƣời mua. Riêng đối với hóa đơn tự in, để đảm bảo tính pháp lý thì ngồi các quy định nhƣ trên, hóa đơn tự in của các tổ chức, cá nhân kinh doanh phải đƣợc Tổng Cục Thuế chấp nhận bằng văn bản, lúc này hóa đơn sẽ chính thức đƣợc cơng nhận nhƣ là hóa đơn do Cục Thuế phát hành và có giá trị trong việc khấu trừ cũng nhƣ hoàn thuế.
Đối với hóa đơn điện tử, để đảm bảo tính pháp lý hóa đơn điện tử phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện nhƣ có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính tồn vẹn của thơng tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thơng tin đƣợc tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính tồn vẹn là thơng tin cịn đầy đủ và chƣa bị thay đổi, ngồi những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lƣu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử và thơng tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng đƣợc dƣới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết35. Cịn đối với hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính tồn vẹn của thơng tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã đƣợc chuyển đổi và chữ ký, họ tên của ngƣời thực hiện chuyển đổi đƣợc thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.