2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Để tạo điều kiện truyền đạt nhanh chóng các quyết định trong sản xuất và quản lý, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng.
Theo mô hình này các quyết định của lãnh đạo được truyền trực tiếp xuống các
phòng chức năng và đơn vị sản xuất. Các phòng chức năng trên cơ sở nhiệm vụ của
mình, phối hợp với nhau giúp ban giám đốc chỉ đạo các đơn vị thực hiện các quyết
định về sản xuất và quản lý. Các đơn vị sản xuất quan hệ với nhau để hoàn thành tốt
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có chức năng, quyền hành cao nhất, trực
tiếp bổ nhiệm, bãi nhiệm, quyết định, khen thưởng, kỷ luật đối với hội đồng quản trị
và ban kiểm soát. Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty. Quyết định tổ chức
lại, giải thể công ty.
Hội đồng quản trị: do đại hội cổ đông bầu ra, có quyền quyết định mọi
vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Hội đồng quản trị có các
quyền và nhiệm vụ sau: đề xuất, bổ sung, sửa đổi điều lệ khi cần thiết, đề xuất kế
hoạch kinh doanh hàng năm, phương hướng đầu tư phát triển. Chuẩn bị các phương
án phân phối lợi nhuận của công ty, trích lập các quỹ, … Hội đồng quản trị
Ban giám đốc
Phòng
Kế hoạch - Kỹ thuật
Xí nghiệp 1 Xí nghiệp 2 Xí nghiệp 3
Phòng Kế toán Phòng Tổ chức - Hành chính Ban kiểm soát Xí nghiệp 4 Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát: do hội đồng cổ đông bầu ra, có trách nhiệm kiểm soát mọi
hoạt động của công ty với vai trò độc lập, chịu trách nhiệm về những sai phạm gây
thiệt hại cho công ty trong khi thực hiện nhiệm vụ.
Ban giám đốc: gồm có 1 giám đốc và 1 phó giám đốc
- Giám đốc: là người đại diện cho công ty trước pháp luật và cơ quan Nhà nước. Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo toàn bộ hoạt động sản xuất kinh
doanh, thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
trong những năm tới do hội đồng quản trị quyết định.
- Phó giám đốc: phụ trách phòng kỹ thuật, là người giúp cho giám đốc theo
dõi và quản lý về các vấn đề kỹ thuật trong sản xuất, chỉ đạo điều hành công tác khi
giám đốc đi vắng.
Phòng kế hoach – kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc trong khâu xây dựng
kế hoạch, kiểm tra thực hiện kế hoạch, tổng hợp các báo cáo thống kê, lập các hợp đồng kinh tế, hoạch định các chiến lược kinh doanh. Lập dự toán công trình và lập phương án, biện pháp tổ chức thi công. Giao khối lượng công việc cho cácấi nghiệp
sản xuất. Quản lý và điều động xe máy, thiết bị thi công. Nghiệm thu công trình, tham gia kiểm kê khối lượng dở dang.
Phòng kế toán: tham mưu, giúp giám đốc trong việc thực hiện công tác kế
toán, thống kê theo đúng quy định của Nhà nước. Tổ chức theo dõi, ghi chép, tính
toán, phản ánh chính xác, kịp thời đầy đủ số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn và kết quả sản xuất kinh doanh. Tính toán và trích nộp đúng, kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên và trích lập các quỹ của công
ty. Lập các báo cáo kế toán theo quy định. Cung cấp thông tin về mặt tài chính kịp
thời, chính xác phục vụ cho việc quản lý của lãnh đạo công ty.
Phòng tổ chức – hành chính: công tác tổ chức hành chính chung của
công ty. Quản lý lưu trữ hồ sơ lý lịch và thống kê nhân sự hàng năm. Theo dõi, phổ
biến chế độ tiền lương, tiền công. Chỉ đạo công tác an toàn lao động, bảo hiểm xã hội, phòng cháy chữa cháy. Giải quyết chế độ nghỉ hưu cho cán bộ công nhân viên
nhân lực, thi đua khen thưởng. Thực hiện chế độ văn thư, lưu trữ , in ấn tài liệu liên
quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Quản lý con dấu của công ty theo đúng quy định của nhà nước.
Các xí nghiệp: là nơi trực tiếp thi công xây dựng các công trình. Mỗi xí
nghiệp đều có giám đốc xí nghiệp, cán bộ kỹ thuật, kế toán và thủ kho.
+ Giám đốc xí nghiệp: là người đại diện cao nhất trong xí nghiệp, chịu sự
quản lý trực tiếp của ban giám đốc công ty về mọi mặt. Trên cơ sở nhiệm vụ công
ty giao, chủ động tổ chức hoạt động sản xuất, tính toán các phương án đảm bảo, đề
xuất yêu cầu với ban giám đốc, các phòng ban hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ được giao để đạt kết quả cao nhất.
+ Kỹ thuật viên: cùng với giám đốc xí nghiệp chịu trách nhiệm về chất lượng
thi công các công trình. Nhận và nghiên cứu kỹ hồ sơ dự toán, thiết kế, bảo vệ thi công, qua đó lập phương án thi công. Nghiên cứu, tổ chức việc tập kết và bố trí sử
dụng vật tư theo từng phần của công trình. Thực hiện nghiêm chỉnh quy trình, quy phạm kỹ thuật thi công. Khi công trình gần hoàn thành thì phải tập hợp các hồ sơ
biên bản nghiệm thu nhật ký công trình, bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ dự toán, bản vẽ thiết
kế thi công để báo cáo lên giám đốc xí nghiệp, đội trưởng.
+ Kế toán đội: thực hiện việc ghi chép sổ sách về vật tư, theo dõi công nợ và chấm công. Tham gia thanh toán quyết toán khối lượng công trình hoàn thành, đề
xuất việc thanh toán công nợ với giám đốc xí nghiệp. Định kỳ chuyển số liệu lên
phòng kế toán của công ty.
+ Thủ kho: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho và ghi vào thẻ kho.
Căn cứ vào các hợp đồng giao nhận thầu đã ký với Ban quản lý công trình,
công ty giao khối lượng công việc cho các xí nghiệp. Từ đó các xí nghiệp triển khai
kế hoạch sản xuất, thi công đúng đồ án thiết kế, đúng quy trình kỹ thuật, đảm bảo
chất lượng công trình và tiến độ thi công công trình. Định kỳ các xí nghiệp báo cáo
tìn
2.1.4. Tổ chức sản xuất tại Công ty2.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất 2.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức sản xuất
tình hình thực hiện kế hoạch, tiến độ thi công và nhu cầu về vật tư, tiền vốn, các điều kiện thi công khác với công ty.
Đặc điểm hoạt động sản xuất của công ty là thường xuyên lưu động trên các
công trường nên công ty tổ chức thành nhiều xí nghiệp sản xuất bao gồm 4 xí
nghiệp. Các xí nghiệp hoạt động phân tán theo từng địa điểm xây dựng công trình.
Công ty chỉ đạo trực tiếp đến các xí nghiệp, cùng với xí nghiệp bàn bạc thống nhất phương án thi công như bố trí kế hoạch sản xuất, tiến độ thi công cho từng xí nghiệp phù hợp với tiến độ chung của công ty. Xí nghiệp lại bố trí phân công công việc cho từng tổ và từng công nhân.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức sản xuất của công ty
2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận sản xuất
Tổ nề, mộc: có nhiệm vụ thi công phần xây đúc như đổ bê tông, xây
đá….Ngoài ra còn dựng và tháo lắp ván khuôn, giàn giáo. Tổ xây lắp có trách nhiệm thi công đúng đồ án thiết kế, đúng quy trình kỹ thuật, đảm bảo chất lượng
công trình và có trách nhiệm bảo quản các đồ dùng phục vụ công tác xây lắp.
Tổ xe, máy: có nhiệm vụ sử dụng máy thi công như xe kamaz, máy ủi,
máy xúc, máy trộn bêtông,…để thực hiện khối lượng xây lắp như vận chuyển vật
liệu, chở đất để phục vụ thi công công trình, đào, đắp đất; san ủi mặt bằng;…Đồng
thời có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn máy móc thi công được giao. Văn phòng công ty Xí nghiệp 2 Xí nghiệp 3 Xí nghiệp 1 Xí nghiệp 4 Tổ xe,máy Tổ nề, mộc Tổ xe,máy Tổ nề, mộc Tổ xe,máy Tổ nề, mộc Tổ xe,máy Tổ nề, mộc
2.1.4.3. Quy trình hoạt động sản xuất sản phẩm xây lắp
Sơ đồ 2.3: Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh Bước 1: Hoạt động tìm kiếm hợp đồng xây dựng
Đây là một trong những hoạt động có vai trò quan trọng của công ty trên thị trường xây dựng. Nếu hoạt động này đạt kết quả tốt có nghĩa là công ty ký kết được
nhiều hợp đồng xây dựng thì các hoạt động khác của công ty mới có điều kiện thực
hiện được. Hiện nay, công ty có thể ký các hợp đồng xây dựng với các chủ đầu tư trong 2 trường hợp sau:
+ Đấu thầu xây dựng: Khi nhận được thư mời thầu xây dựng, căn cứ vào đồ
án thiết kế công trình và theo yêu cầu của chủ đầu tư, bộ phận kế hoạch kỹ thuật của
công ty tiến hành lập hồ sơ dự thầu công trình. Sau đó trình lên giám đốc ký duyệt
hồ sơ dự thầu và gửi chủ đầu tư để tham gia đấu thầu.
+ Công ty được chủ đầu tư lựa chọn để giao thầu trực tiếp (chỉ định thầu)
Bước 2: Đấu thầu và nhận thầu xây lắp
Sau khi thắng thầu hoặc được chủ đầu tư lựa chọn, công ty nhận được thông
báo trúng thầu của chủ đầu tư và quyết định trúng thầu do cơ quan có thẩm quyền
cấp. Công ty tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng , bảo lãnh thực hiện hợp đồng
với bên chủ đầu tư rồi nhận công trình chuẩn bị tiến hành khởi công.
Bước 3: Lập kế hoạch sản xuất
Trong cùng một thời gian, công ty phải triển khai thực hiện nhiều hợp đồng
xây dựng khác nhau, trên các địa điểm khác nhau... nên để có thể thực hiện đồng
thời nhiều công trình thì công ty sẽ giao khoán lại cho các xí nghiệp trực thuộc.
Lập kế hoạch sản xuất Nghiệm thu , bàn giao CT, HMCT hoàn thành và quyết toán với chủ đầu tư Hoạt động tìm kiếm hợp đồng xây dựng Đấu thầu và nhận thầu xây lắp Tiến hành thi công xây lắp
Sau khi hoàn thành công việc đấu thầu và nhận thầu công trình công ty tiến
hành lập bảng dự toán chi phí. Trên cơ sở dự toán thi công Phòng Kế hoạch – Kỹ
thuật sẽ nghiên cứu, tổ chức phân chia thành nhiều hạng mục công việc khác nhau, tính toán chi phí cụ thể để giao nhiệm vụ cho các xí nghiệp thực hiện.
Công ty có nhiệm vụ kiểm tra việc sử dụng chi phí sao cho phù hợp với định
mức dự toán đề ra, tiết kiệm tối đa chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình.
Bước 4: Hoạt động tổ chức thi công và quản lý công trình
Hoạt động này có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty. Đây là hoạt động trực tiếp tạo ra kết quả của công ty. Nó không những ảnh hưởng đến việc hoàn
thành các hợp đồng đã được ký kết, tạo uy tín của công ty mà còn ảnh hưởng đến
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Sơ đồ 2.4: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp
Từ các nguyên vật liệu như sắt, thép, cát, đá, xi măng, gạch, sỏi, phụ gia bê
tông,… dưới sự tác động của máy móc và nhân công sau một thời gian thi công sẽ
tạo ra sản phẩm xây lắp.
Trên cơ sở hồ sơ thiết kế do chủ đầu tư cung cấp và hợp đồng xây dựng đã
được ký kết, công ty tự tổ chức quá trình thi công để tạo sản phẩm xây dựng đúng
thiết kế dưới sự giám sát của chủ đầu tư công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi
công. Máy ủi, máy xúc, … Mặt bằng xây dựng Xi măng, cát, đá, sắt Máy trộn bê tông, máy Đổ bê tông cốt thép Gạch, cát, xi măng Xây đá Trộn vữa Sản phẩm xây lắp
Bước 5: Công tác nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành và thanh toán quyết toán với chủ đầu tư
- Sau khi công trình hay hạng mục công trình hoàn thành, bên A và bên B
tiến hành tổ chức nghiệm thu bàn giao và đưa vào sử dụng. Thành phần nghiệm thu
bao gồm chủ đầu tư (bên A), đơn vị thi công (bên B), thiết kế và cơ quan chức năng
có liên quan.
- Hai bên A-B tiến hành quyết toán công trình hoàn thành sau khi đã nghiệm
thu bàn giao công trình
- Về công tác bảo hành công trình đơn vị trực thuộc được giao nhiệm vụ sẽ
chịu trách nhiệm trực tiếp và chịu chi phí ( nếu có hư hỏng ), công ty chỉ kiểm tra, giám sát công tác bảo hành và chỉ đạo tổ chức thực hiện khi cần thiết.
2.1.4. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của công ty
2.1.4.1. Các nhân tố bên ngoài
Điều kiện tự nhiên
Điều kiện tự nhiên là nhân tố ảnh hưởng lớn đến sản phẩm xây lắp của công ty. Do đặc điểm của ngành xây lắp, các công việc xây lắp thường được diễn ra
ngoài trời nên chịu sự tác động trực tiếp của các yếu tố môi trường như: mưa, lũ,
bão,…Các yếu tố này có ảnh hưởng đến tiến độ thi công, chất lượng của công trình.
Mặt khác, quá trình thi công ngoài trời nên máy móc, thiết bị cũng dễ bị hư hỏng
nên phải tổ chức thật tốt công tác bảo quản máy móc ngoài trời để tránh dẫn đến các
thiệt hại không đáng kể.
Lãi suất ngân hàng
Chế độ lãi suất ngân hàng cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng đối với
sự phát triển của công ty vì công ty hoạt động chủ yếu nhờ vốn vay từ ngân hàng.
Nhưng với số lượng vốn vay lớn, tốc độ giải ngân của các chủ đầu tư thường chậm
trễ, thời gian vay dài mà lãi suất hiện nay lại quá cao khiến cho phần lớn lợi nhuận
của công ty là phải trả lãi cho ngân hàng. Chính vì vậy, việc lãi suất ngân hàng quá
cao đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến các hoạt động đầu tư, sản xuất của công ty.
Pháp luật ổn đinh, chính sách thuế có nhiều ưu đãi từ khi công ty chuyển
sang hoạt động dưới hình thức cổ phần như miễn giảm thuế trong những năm đầu,
điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất kinh doanh của công ty.
Đối thủ cạnh tranh
Toàn cầu hóa đã tạo ra sức ép cạnh tranh cho các doanh nghiệp chính vì vậy
công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh trong và ngoài tỉnh cho nên việc tìm kiếm
việc làm dưới hình thức đấu thầu đang diễn ra hết sức gay gắt. Đây cũng là vấn đề
nổi cộm đối với các nhà thầu hiện nay với mục đích mong muốn tìm được việc làm
cho người lao động góp phần đẩy mạnh năng lực sản xuất, cải thiện đời sống vật
chất cho họ.
Giá cả thị trường
Do sự biến động của nền kinh tế thị trường, giá cả cũng như các yếu tố đầu
vào không ngừng leo thang làm cho các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn. Sư
tăng vọt về giá cả nguyên vật liệu làm cho chi phí sản xuất tăng lên. Vì vậy công ty
cần có các chiến lược dự trữ, thu mua nguyên vật liệu phù hợp để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được thường xuyên và liên tục.
2.1.4.2. Các nhân tố bên trong
Vốn
Vốn là yếu tố quan trọng hàng đầu trong quá trình tồn tại và phát triển của
Công ty. Nguồn vốn kinh doanh chủ yếu của công ty là nguồn vốn tín dụng. Vì vốn
công ty hạn chế do các chủ đầu tư thường chậm trễ trong việc cấp phát vốn xây
dựng và thanh toán chi phí cho công ty cho nên để đảm bảo cho quá trình sản xuất
diễn ra liên tục và đúng tiến độ thi công, công ty phải vay vốn từ ngân hàng và các tổ chức kinh doanh khác. Do đó, khả năng tự chủ tài chính của công ty thấp. Đây là